Gestion des voyages d'affaires des TPE et PME : mode d'emploi

Introduction

Saviez-vous qu’en 2024, les petites et moyennes entreprises représentaient 99,9 % du paysage entrepreneurial français ? Cette part écrasante, révélée par l’Insee et qui inclut les micro-entreprises, emploie à elle seule 6,2 millions de salariés et réalise 35,8 % du chiffre d’affaires en France. Alors qu’il est vrai que les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises (les ETI et les GE) bénéficient d’une plus grande visibilité, les petites structures font face à un quotidien tout autre, et la gestion des déplacements professionnels n’échappe pas à son lot de défis.

Contrairement aux grandes entreprises, les petites ne disposent pas nécessairement d’une équipe exclusivement dédiée à la gestion des voyages d’affaires. Employés, comptables, responsables… chacun s’efforce, au mieux, de prendre sa part. Pourtant, il suffit de quelques déplacements en dehors du bureau pour alourdir la charge administrative ou dépenser plus que nécessaire. Dans ce contexte, une organisation structurée devient un levier essentiel pour maîtriser les coûts et stimuler la productivité.

Dans cet article, vous découvrirez pourquoi il est essentiel de mettre en place une stratégie adaptée à la réalité des TPE et PME, ainsi que les méthodes et outils qui vous permettront d’anticiper les imprévus, de simplifier la planification et de soulager votre équipe. L’objectif : optimiser chaque euro investi, tout en garantissant confort et satisfaction aux collaborateurs en déplacement.

Les défis courants auxquels font face les petites entreprises

1. Erreurs dans la soumission des notes de frais et perte des reçus

Un simple retard dans l’envoi des justificatifs ou l’égarement d’une facture peut suffire à déstabiliser la comptabilité. Dans une petite entreprise, où l’équipe administrative se résume souvent à un nombre limité de personnes, ce genre d’imprévu peut rapidement retarder le traitement des dépenses et compliquer la clôture des comptes.

2. Réservations non encadrées et montants non autorisés

Lorsque les collaborateurs réservent individuellement, chacun sur la plateforme de leur choix, les tarifs obtenus peuvent varier considérablement, et certains frais peuvent dépasser les budgets fixés. C’est précisément dans ces situations qu’une politique de voyage clairement définie permet de standardiser les pratiques et de réagir efficacement face à des dépenses inappropriées ou imprévues.

3. Manque de contrôle global sur les dépenses

Sans système de suivi ni plateforme centralisée de réservation, il est difficile de maintenir une visibilité globale sur le budget voyages. Résultat : les principaux postes de dépenses (transport, hébergement, repas) restent flous et l’organisation ne peut pas s’adapter de manière optimale. Par ailleurs, gérer la comptabilité de façon manuelle ou via des solutions disparates demande beaucoup de temps et accroît considérablement le risque d’erreurs.

Bonnes pratiques autour de la gestion des voyages pour les petites entreprises

Centralisez les réservations et établissez des partenariats

Réserver ses trains via la plateforme Trainline ou exclusivement sur les canaux de la SNCF, qui propose notamment une interface SNCF Connect dédiée aux professionnels, permet par exemple de centraliser les réservations de train et d’avoir, au fil des mois, une vue d’ensemble de ses trajets. Il en va de même pour les billets d’avion ou les hébergements : plusieurs agences de voyages en ligne, comme Liligo.fr ou Booking.com, proposent également des versions spécifiquement adaptées aux professionnels.

De plus, si vos déplacements concernent régulièrement une même ville, envisagez de conclure un accord direct avec un hôtel afin de bénéficier de tarifs hôteliers d’entreprise. Un petit hôtel de ville où l’on a ses habitudes peut faire toute la différence lors d’un voyage d’affaires.

Réservez en avance

Cela s’applique à tout le monde, mais quelquefois, les réflexes personnels peinent à se traduire dans la vie professionnelle. Ce que l’on sait, c’est que les tarifs fluctuent et sont généralement plus abordables quelques semaines, voire quelques mois, avant un voyage. Finies les réservations de dernière minute : réservez tôt et évitez la flambée des prix, surtout pour les trajets en train ou en avion.

Élaborez une politique de voyage claire et à jour

Même pour les entreprises les plus petites, il n’y a rien de tel qu’un document résumant clairement le budget maximal accepté pour chaque poste de dépense. Les limites tarifaires, la classe de voyage autorisée ou encore le type d’hôtel recommandé (deux ou trois étoiles) doivent être clairement indiqués dans cette politique de voyage d’entreprise, afin de lever toute ambiguïté. Il est également important de préciser les processus de validation, ainsi que le calendrier de remboursement des frais, si l’entreprise ne dispose pas de carte bancaire corporate.

Adoptez une plateforme de gestion tout-en-un

Tirer parti des solutions numériques complètes comme Navan peut générer des bénéfices très rapidement pour une petite entreprise. Même si l’intégration d’une plateforme de gestion des voyages peut parfois sembler superflue, un outil centralisé permet de rationaliser vos processus T&E et de disposer, dès son lancement, d’une vision globale des dépenses. Fini les allers-retours entre diverses plateformes : la solution, conçue pour répondre aux besoins des structures de votre taille, propose uniquement les options conformes à la politique interne de l’entreprise. 

Cette centralisation vous donne accès à un suivi détaillé et à des rapports automatisés. Les principaux indicateurs sont visibles en un coup d’œil (nombre de trajets mensuels, coût moyen par déplacement, proportion de voyages en train plutôt qu’en avion, bilan carbone des déplacements, etc.), ce qui facilite la planification financière et l’évaluation du retour sur investissement des séjours.

De plus, les employés gagnent en autonomie : ils peuvent réserver leurs déplacements, modifier leur itinéraire et recevoir des alertes en temps réel en cas d’annulation. Toutes ces fonctionnalités, qui vont de la planification à la gestion des frais, sont réunies dans une application unique et simple à utiliser.

Communiquez autour de vos règles

Pour qu’une politique de voyage soit correctement appliquée, il est crucial que chacun comprenne ce qu’il y gagne. L’objectif n’est pas d’imposer un contrôle excessif, mais au contraire d’apporter une transparence sur ce qui est autorisé ou non, afin de responsabiliser et autonomiser chaque collaborateur.

Dans ce cadre, organisez par exemple une réunion d’information ou utilisez vos canaux de communication internes, comme Slack, pour diffuser les nouvelles directives. Donnez des conseils pratiques, comme par exemple, réserver plus tôt ou limiter certains frais d’hébergement pour optimiser les dépenses de l’entreprise et, in fine, de bénéficier à tout le monde.

FAQ

Que doit contenir une politique de voyage pour les TPE et PME ?

La politique de voyage doit encadrer les voyages d’affaires sous forme de grandes lignes, en détaillant notamment le budget maximal pour les hébergements, la procédure d’approbation — qu’elle soit automatique ou soumise à validation — ainsi que les conditions de remboursement. Elle peut également inclure des consignes de sécurité et prévoir d’éventuelles restrictions sur certains modes de transport.

Comment suivre ses frais de voyage lorsqu’on est une petite structure ?

Adopter une solution numérique centralisée, conçue pour les entreprises, permet de regrouper toutes les informations relatives aux déplacements professionnels en un seul endroit. Chaque fois qu’un collaborateur réserve un billet ou transmet ses justificatifs, les données se synchronisent automatiquement, ce qui facilite la comptabilité et la gestion du budget. De surcroît, la génération de rapports en temps réel fournit une visibilité immédiate sur les frais engagés, simplifiant ainsi le pilotage financier et la prise de décision.

Comment intégrer la dimension RSE dans la gestion des voyages ?

Même pour une TPE ou une PME, les enjeux écologiques peuvent être pris en compte dans la politique de voyage. Pour y parvenir, l’entreprise peut mettre en place des mesures concrètes comme inciter ses collaborateurs à privilégier des modes de transport moins émetteurs de CO₂ (train, covoiturage, etc.) ou à choisir des hébergements labellisés pour leur impact environnemental réduit. 

Par ailleurs, certaines solutions de gestion comme Navan affichent la consommation carbone associée à chaque option de transport et permettent de suivre l’empreinte écologique de l’ensemble des déplacements.

Navan, l’allié de confiance des petites entreprises françaises

Pour les TPE et PME qui souhaitent aller au-delà d’une simple plateforme de réservation, Navan propose un écosystème conçu spécifiquement pour le marché français et ses particularités. En plus de gérer les dépenses, Navan offre des outils de reporting avancés permettant de suivre l’empreinte carbone, de respecter les exigences RSE et de mettre en avant les options écoresponsables au moment de la réservation. Les responsables de petites structures peuvent ainsi prendre des décisions éclairées, sans s’encombrer de démarches manuelles.

À noter que la solution s’adapte à la croissance de votre organisation : qu’il s’agisse d’ajouter de nouveaux utilisateurs, de vous accompagner dans la conquête de nouveaux marchés ou de profiter de nouveaux partenariats, Navan est un allié de taille pour soutenir l’évolution de votre entreprise. Cette capacité d'évolution garantit une gestion fluide et tourne résolument l’outil vers l’avenir.

Conclusion

Gérer efficacement ses voyages d’affaires, même avec des ressources limitées, est à la portée de toutes les petites entreprises. En structurant votre politique de voyage, en centralisant les réservations et en utilisant des outils adaptés, vous gagnez non seulement en visibilité sur vos dépenses, mais vous offrez également davantage d’autonomie à vos collaborateurs. L’enjeu est double : optimiser chaque somme dépensée et garantir la satisfaction des équipes en déplacement. Enfin, intégrer des considérations RSE, comme l’empreinte carbone, permet de faire rimer performance avec responsabilité, tout en valorisant vos engagements auprès de vos clients et partenaires.