Guide complet pour comprendre les tarifs hôteliers d’entreprise

Introduction

Selon les destinations clés de ses voyages d’affaires, la négociation de tarifs hôteliers revêt une importance capitale pour une entreprise. Ces accords garantissent non seulement des prix préférentiels, mais offrent également divers avantages, tels que le petit-déjeuner inclus, une connexion Internet haut débit ou encore des conditions d’annulation flexibles.

Qu’il s’agisse d’une ville où l’on réunit régulièrement ses équipes, d’un lieu de rencontre avec des clients ou encore d’un quartier stratégique pour un événement annuel majeur, les voyages d’affaires poursuivent leur essor en Europe. Selon la Global Business Travel Association, les dépenses dans ce secteur devraient augmenter de plus de 35 % d’ici à 2025. En France, Atout France et le Comité régional du tourisme d’Île-de-France constatent une dynamique particulièrement soutenue dans la région parisienne, considérée comme l’une des principales destinations mondiales pour les salons et congrès. Chaque année, des centaines d’événements y accueillent exposants et visiteurs venus du monde entier, contribuant ainsi à la vitalité du tourisme d’affaires.

Dans cet article, découvrez pourquoi les tarifs d’entreprise constituent un atout réel et comment les mettre en place. Prêt à optimiser vos dépenses professionnelles tout en améliorant le confort de vos collaborateurs en déplacement ?

Pourquoi négocier des tarifs hôteliers pour votre entreprise ?

Pour obtenir des réductions

Les coûts d’hébergement représentent un poste de dépenses conséquent des voyages d’affaires pour les entreprises. Réduire un tarif moyen de 10 ou 15 euros par nuitée peut générer d'importantes économies, en plus d'avantages comme le petit-déjeuner offert ou une annulation gratuite. Par exemple, une société payant 600 nuitées à 120 euros chacune dépense 72 000 euros par an ; une remise de 15 % fait économiser plus de 10 000 euros : une somme non négligeable !

Pour assurer le confort et la sécurité de vos employés 

Lancer son dévolu sur un hôtel bien localisé, doté d’une bonne connexion Wi-Fi et offrant divers services – salle de fitness, piscine, salles de réunion – valorise le séjour de vos employés. Un hébergement confortable réduit la fatigue, soutient la productivité et renforce l’attractivité de l’entreprise pour de futurs collaborateurs. De plus, le climat de confiance instauré avec la structure hôtelière renforce la sécurité des déplacements professionnels de vos collaborateurs : ils sont entre de bonnes mains. 

Pour simplifier la gestion de vos voyages d’affaires

Un partenariat direct avec un hôtel ou l’utilisation d’une plateforme de réservation unique comme Navan permet d’uniformiser les processus de réservation et d'alléger considérablement l’organisation des déplacements pros. Les employés, les responsables et les travels managers n’ont plus à consulter plusieurs sites : ils se tournent directement vers l’hôtel partenaire ou choisissent une option proposée par la plateforme. Le tout, pour  une meilleure visibilité globale sur les réservations et un meilleur suivi des dépenses.

Les éléments-clés d’une bonne négociation

1. Estimez avec précision votre volume de nuitées

Une entreprise qui sollicite un hôtel ou une chaîne hôtelière en justifiant un volume de nuitées régulier – à l’aide de rapports des années précédentes, par exemple – dispose d’un argument de poids lors des négociations. Dans les grandes villes comme Paris, Lyon, Lille ou Bordeaux, l’offre est vaste, mais assurer une fréquentation stable, y compris en période creuse, suscite l’intérêt des établissements pour combler leurs saisons les moins actives.

2. Prenez en compte la saisonnalité

Certaines périodes, notamment celles qui coïncident avec des salons professionnels et autres événements majeurs, font grimper la demande et les prix —  les Jeux Olympiques 2024 en sont un bon exemple –, et réduisent votre marge de négociation. En revanche, le reste de l’année, un hôtel peut se montrer plus flexible pour combler ses chambres vides, en proposant parfois des avantages comme un surclassement, une place de parking gratuite ou une politique d’annulation flexible.

3. Mettez en avant la notoriété ou le potentiel de croissance de votre entreprise

Les hôtels valorisent les partenaires capables de leur garantir une certaine visibilité et un flux de réservations stable. Si votre marque ou vos clients jouissent déjà d’une bonne réputation, mettez-les en avant. Présentez également votre ambition de développement géographique ou votre volonté d’augmenter la fréquence de vos déplacements : cela rassure l’hôtel sur la pérennité de votre collaboration. Vous êtes une petite structure ? Misez tout sur vos valeurs et la mission portée par votre entreprise.

Les différentes approches pour obtenir des tarifs corporate

1. Nouez un partenariat direct

La négociation en personne renforce la crédibilité de votre démarche et permet de créer un lien de confiance plus solide. Commencez par contacter l’établissement hôtelier par téléphone ou par email afin de fixer un rendez-vous. Envoyez ensuite un représentant de votre entreprise qui présentera vos besoins, votre volume de réservations et vos perspectives de croissance, tout en valorisant l’image et la fiabilité de votre structure.

2. Profitez des offres corporate des grandes chaînes

Les groupes comme Accor ou encore Marriott proposent des codes ou des programmes de fidélité exclusifs pour les entreprises. Ces derniers permettent aux voyageurs d’affaires de bénéficier de tarifs négociés ou de services préférentiels lors d’une réservation dans les hôtels de ces chaînes.

Nous vous conseillons d’évaluer attentivement les avantages offerts par ces programmes, qui diffèrent tous, afin de déterminer s’ils en valent réellement la peine.

3. Utilisez une plateforme de gestion des voyages d'affaires 

Recourir à une agence de voyage d'affaires en ligne comme Navan est l’une des approches les plus efficaces pour obtenir de meilleurs tarifs, sans même avoir à négocier !

En mutualisant les réservations de nombreuses entreprises, une plateforme de gestion tout-en-un accroît son pouvoir de négociation, bénéficiant ainsi aux PME comme aux grands comptes. Elle centralise en outre toutes vos réservations – avion, train, hôtel –  et fournit un suivi précis des dépenses, tout en garantissant une assistance rapide en cas d’imprévu.

Les principaux défis à relever

Obtenir un volume de réservation minimum

Certains hôtels exigent un nombre minimum de nuitées annuelles pour accorder une remise significative. Les petites structures qui voyagent peu risquent de ne pas atteindre ce seuil. Dans ce cas, recourir à une solution de gestion des voyages d’affaires en ligne ou consolider ses déplacements avec d’autres succursales du même groupe peut augmenter artificiellement le volume total et renforcer votre poids dans la négociation.

Faire respecter votre politique de voyage

Même si vous négociez d’excellents tarifs, vous risquez de passer à côté des économies attendues si vos équipes continuent à réserver hors des canaux prévus par votre politique de voyage. Pour prévenir ce phénomène, misez tout sur la communication : expliquez à vos collaborateurs pourquoi il est essentiel d’utiliser la procédure officielle en mettant en avant la réduction des coûts, la facilité de réservation et la sécurité ; montrez-leur régulièrement les économies réalisées pour valoriser les efforts collectifs. Enfin, mettez à leur disposition des outils simples et intuitifs qui facilitent les réservations au quotidien et encouragent l’adoption de la politique de voyage.

Les tendances qui influent sur les tarifs hôteliers d'entreprise

1. L’intelligence artificielle

Grâce à l’intelligence artificielle, la gestion des déplacements professionnels connaît une véritable révolution, impactant directement les tarifs hôteliers d’entreprise. Les plateformes de réservation comme Navan s’appuient sur l’IA pour analyser une multitude de critères et offrir des choix de trajets et d’hôtels les plus pertinents possibles. 

Cette personnalisation accrue permet aux hôtels d’ajuster en temps réel leurs tarifs corporate pour mieux répondre à la demande et optimiser leur taux d’occupation.

2. L’éco-responsabilité

Alors que les entreprises se doivent d'intégrer des critères de RSE dans leurs politiques de voyage, les voyageurs d’affaires se montrent également de plus en plus sensibles aux questions environnementales et sociétales. Cela engendre une quête d'hébergement plus responsable. Par conséquent, les hôtels qui s’engagent dans des démarches durables attirent davantage de voyageurs d’affaires et sont plus à même de conclure des partenariats durables avec les entreprises.

3. Le bleisure 

Les déplacements professionnels s’entremêlent de plus en plus avec des séjours loisirs : les salariés aspirent à prolonger leur visite pour découvrir la ville, ou à ajouter des moments de détente à leur mission. Les entreprises y voient un atout pour motiver et fidéliser leurs collaborateurs, d’où le développement d’offres combinant hébergement professionnel et activités touristiques. Dans cette veine, le télétravail hybride permet de travailler à distance depuis un hôtel situé dans une autre région, ce qui appelle de nouveaux contrats hôteliers plus flexibles.

Comment Navan peut vous aider à négocier et gérer vos tarifs corporate

Navan s’impose comme l’une des plateformes phares de gestion de voyages professionnels, en France comme à l’international. Grâce à la mutualisation des réservations de nombreuses entreprises, elle obtient des remises significativement plus élevées que celles qu’une société seule pourrait négocier. 

Au-delà de tarifs préférentiels sur tout son vaste réseau international d’hébergement, Navan, c’est :

→ une interface unique pour toutes vos réservations 

→ un tableau de bord intuitif pour suivre les dépenses en temps réel

→ des outils de mesure de l’impact carbone de ses déplacements et des indicateurs d’émissions pour chaque option de transport

→ un programme de récompenses, les Navan Rewards, qui encourage des choix d’hôtels plus économiques

→ une assistance voyageur expérimentée et disponible 24h/24 et 7j/7

→ de nombreuses autres fonctionnalités innovantes basées sur l’automatisation et l’IA

Conclusion

Négocier efficacement des tarifs hôteliers d’entreprise s’avère indispensable pour optimiser votre budget voyages, améliorer le confort de vos collaborateurs et renforcer l’image de votre marque. Dans un contexte où le bleisure, l’éco-responsabilité et l’IA façonnent l’évolution du tourisme d’affaires, adopter des solutions modernes et flexibles est devenu un véritable levier de compétitivité.

Pour aller plus loin, un partenariat direct avec les hôtels, l’utilisation d’offres corporate ou le recours à une plateforme innovante comme Navan sont autant de stratégies gagnantes pour maîtriser vos coûts et fluidifier vos procédures. En misant sur la personnalisation des services et la centralisation des données, vous vous assurez un suivi précis de vos déplacements professionnels et un accompagnement sur mesure en cas d’aléas.

Car il ne s’agit plus simplement de réduire les dépenses consacrées aux déplacements, mais bien de créer une expérience de voyage d’affaires performante et épanouissante pour vos équipes. En adoptant une politique proactive de négociation tarifaire et en tirant parti des dernières avancées technologiques, vous posez les bases d’une croissance pérenne.