Cartes d’achat : quels avantages pour les entreprises ?

Les cartes d’achat sont des moyens de paiement que les entreprises mettent à disposition de leurs employés pour qu’ils puissent effectuer des achats dans le cadre de leurs fonctions. Elles leur permettent de dépenser l’argent de l’entreprise de manière sécurisée et contrôlée, sans passer par le processus habituel des comptes fournisseurs.

Selon les politiques internes, les collaborateurs peuvent s’en servir pour régler toutes sortes de dépenses professionnelles, du café à la chambre d’hôtel, en passant par les abonnements logiciels.

En Europe, l’usage des cartes virtuelles pour encadrer et rationaliser les dépenses des entreprises est en croissance constante. D’après Statista, le marché européen des cartes virtuelles était estimé à près de 100 milliards d’euros en 2021, avec une progression attendue de plus de 15 % par an jusqu’en 2026. Une tendance portée par la digitalisation des paiements et par la volonté des entreprises de mieux maîtriser leurs dépenses.

Qu’est-ce qu’une carte d’achat ? 

Une carte d’achat est une carte de paiement professionnelle utilisée par les entreprises pour rationaliser le processus d’achat et de paiement dans le cadre des activités courantes.

Généralement, ces cartes sont émises pour certains employés et intégrées à des limites de dépenses définies à l’avance. Elles leur permettent d’effectuer des achats directement auprès des fournisseurs, sans avoir à créer un bon de commande, ni avancer les frais puis attendre un remboursement.

Résultat : une gestion facilitée des achats récurrents, un suivi simplifié des notes de frais, une meilleure maîtrise du cash flow et un contrôle accru des finances de l’entreprise.

💡 Les cartes d’achat offrent aussi un reporting précis de toutes les transactions. Elles deviennent ainsi un véritable levier d’optimisation pour les entreprises qui souhaitent simplifier leurs processus internes et réduire le temps consacré aux tâches administratives.

Avec les bonnes cartes, les responsables financiers et comptables peuvent éliminer les dépenses non conformes tout au long du processus de paiement. Voici les principaux avantages des cartes d’achat pour les entreprises :

1. Politiques personnalisables

Ces cartes offrent un contrôle renforcé sur les dépenses professionnelles :

• Limites de dépense par carte ou par fournisseur
• Listes de fournisseurs pré-approuvés
• Montants d’indemnités journalières définis en amont

Résultat : les employés savent ce qu’ils peuvent dépenser, et les équipes comptables peuvent aligner les contrôles sur les codes GL de l’entreprise.

2. Moins de remboursements

Les détenteurs de cartes n’ont plus besoin d’avancer les frais avec leur carte personnelle. Grâce aux règles de dépenses intégrées, ils savent exactement ce qui est autorisé. Cela réduit les remboursements et simplifie le suivi.

3. Coûts réduits

Certaines entreprises réalisent jusqu’à 80 % d’économies en mettant en place des cartes d’achat :

• Moins de temps passé entre la demande, l’achat et le paiement
• Moins d’étapes manuelles
• Moins de charges administratives

4. Plus de sécurité

Les cartes virtuelles utilisent des technologies de sécurité avancées qui surpassent souvent les méthodes de paiement traditionnelles :

• Authentification biométrique (empreinte digitale)
• Systèmes de puce + code PIN
• Protocoles HTTPS et SSL

Ce niveau de sécurité élevé permet de réduire considérablement le risque de fraude, en particulier dans un contexte d’achats fréquents ou à distance.

Les avantages des cartes d’achat sur les cartes d’entreprise

Voici quelques exemples de cas où les cartes d’achat sont plus performantes en matière de gestion des paiements et des notes de frais :

• Contrairement aux cartes P, les cartes corporate ne sont pas équipées de mécanismes de contrôle des dépenses adéquats et sont souvent associées à des logiciels obsolètes.
• Avec de nombreux programmes de cartes corporate, la réconciliation des notes de frais s’avère être un processus fastidieux. Les notes de frais, les reçus papier et les pièces justificatives se multiplient, sont difficiles à contrôler et font perdre un temps précieux aux équipes Finance.
• Il est plus facile de frauder avec une carte corporate. En multipliant les achats en ligne, les utilisateurs sèment leurs informations de carte corporate sur internet : une aubaine pour les fraudeurs.

Cartes d’achat : le bon choix pour mon entreprise ?

Chaque entreprise est unique, et il en va de même pour les solutions de cartes corporate. Vous cherchez à simplifier les processus internes de vos équipes Finance ? Les cartes de paiement virtuelles peuvent vous aider à apporter des solutions aux problèmes suivants : 

• Manque de contrôle sur les dépenses des employés
• Perte de temps causée par les rapports de notes de frais
• Visibilité limitée sur les dépenses d’entreprise
• Processus ralentis à cause de reçus perdus et d’erreurs de réconciliation

💡 Si l'un de ces problèmes fait l'objet d'une conversation récurrente ou d'une plainte de la part des équipes Finance, des admins ou des employés, il est peut-être temps de mettre en place un nouveau processus pour les paiements. Ces cartes sont un moyen sûr et innovant pour les entreprises d’améliorer le status quo, et leurs capacités sont décuplées lorsqu'elles sont associées à un logiciel de gestion des notes de frais adéquat.

La carte d’achat couplée à une solution de gestion des notes de frais : le duo gagnant

Les cartes de paiement virtuelles permettent déjà d’appliquer des contrôles personnalisés. Mais pour en tirer le plein potentiel, elles doivent être associées à une solution de gestion des notes de frais de bout en bout, capable de croiser automatiquement chaque transaction avec les politiques internes de l’entreprise.

Voici les trois piliers d’un tel système :

1. Des processus d’approbation efficaces

Une bonne solution automatise l’approbation des transactions conformes :

• Les dépenses respectant la politique interne sont validées automatiquement grâce aux règles intégrées.
• Toute transaction suspecte est signalée par un drapeau et soumise à une approbation manuelle.

Cette automatisation :

• Réduit les allers-retours inutiles
• Facilite la traçabilité de chaque action
• Permet de bloquer les dépenses non autorisées avant qu’elles ne soient engagées

2. L’automatisation comptable

En s’intégrant aux principaux logiciels comptables, une bonne solution permet :

• Une synchronisation automatique des données
• Une réduction des erreurs et doublons
• Un gain de temps considérable à la clôture de fin de mois

Résultat : les équipes Finance bénéficient d’une visibilité en temps réel sur les dépenses, et peuvent s’appuyer sur des données fiables pour piloter la stratégie financière.

3. Une sécurité renforcée

En combinant une solution de notes de frais et des cartes d’achat virtuelles, l’entreprise peut :

• Équiper tous les collaborateurs concernés
• Générer des cartes à usage unique, pour des dépenses ponctuelles ou récurrentes
• Définir des dates d’expiration précises

Ces cartes virtuelles sont intraçables sans accès au système du titulaire, ce qui limite fortement les risques de fraude.

💡 Le dernier « Report on Card Fraud » de la Banque centrale européenne (BCE) souligne que 80 % des fraudes sur les paiements par carte concernent les transactions à distance (CNP – Card Not Present). L’utilisation de cartes virtuelles, dont les identifiants changent ou expirent rapidement, figure parmi les meilleures pratiques pour réduire ces fraudes.

Une carte d'achat qui évolue avec votre entreprise

Les cartes de paiement virtuelles se sont imposées comme un outil incontournable pour les entreprises souhaitant gérer leurs dépenses de manière plus sûre, plus pratique et plus efficace.

Mais attention : un système de carte d’achat ne suffit pas à lui seul. Sans une solution capable d’évoluer avec votre entreprise, vous risquez de perdre en efficacité — et de passer à côté de véritables gains.