Guide pratique pour élaborer votre politique de voyage d’entreprise

Introduction

Lorsque les employés enfreignent régulièrement la politique de voyage de leur entreprise, ce n’est pas forcément qu’ils veulent mal faire : ce peut être aussi parce que cette dernière présente quelques défauts ou ne correspond pas à leurs besoins réels. Une politique de voyage trop alambiquée ou trop spécifique, des critères de réservation peu clairs et des limites de dépenses floues entraînent des répercussions plus importantes qu’il n’y paraît.

Une enquête de BCD Travel réalisée en 2024 sur les politiques de voyage des entreprises a révélé que bien que neuf employés sur dix disent avoir connaissance de la politique de voyage de leur entreprise, les deux tiers l’ont contournée au cours de l'année. 

Véritable feuille de route pour tout ce qui concerne les déplacements professionnels de l’entreprise, compagnon de bord des voyageurs d’affaires, la politique de voyage permet d’encadrer le processus de réservation, de contrôler les dépenses réalisées en déplacement et de garantir un alignement sur les objectifs globaux et spécifiques de l’entreprise. Enfin, elle est également essentielle pour instaurer un climat de confiance entre employeurs et collaborateurs.

De plus, dans un environnement réglementaire complexe — notamment en France et en Europe, où les obligations légales sont exigeantes — disposer d’une charte structurée est un atout majeur pour éviter toute source de litige et garantir la sécurité des employés.

Dans ce guide, nous vous accompagnons pour réaliser une politique de voyage d’entreprise dans les règles de l’art qui vous assure à la fois clarté, économies et taux de conformité record. Nous vous révélons également les pièges à éviter ainsi que les avantages de la technologie pour assurer une bonne adoption de votre politique par vos équipes.

Qu'est-ce qu’une politique de voyage ?

Définition

Une politique de voyage (PVE) est un ensemble de règles et de directives qui encadrent les voyages d’affaires au sein d’une entreprise. Son objectif est d’aider les employés à organiser, gérer et facturer leurs déplacements professionnels de manière efficace, et de permettre aux employeurs de garder leur budget voyage sous contrôle et de garantir la sécurité des voyageurs.

Elle permet également de faire le lien entre les différentes parties de l’entreprise — des employés aux travel managers, jusqu’aux équipes comptables et financières — en définissant les rôles et les responsabilités de chacune.

Les éléments essentiels d’une politique :

• les plafonds de dépense pour les différentes composantes d’un voyage 
• les règles à suivre pour la réservation de vols, d’hôtels, de trains ou de voitures de location 
• les processus d’approbation pour les réservations
• les directives liées au calcul des frais de déplacement et à leur remboursement
• les coordonnées d’un responsable en cas de questions ou d’urgence

Pourquoi une entreprise a-t-elle besoin d’une politique de voyage bien structurée ? 

1. Pour encadrer les dépenses et définir un budget voyage pertinent

Une charte de voyage bien définie permet de suivre et de maîtriser efficacement les dépenses. L’employeur peut fixer des limites claires pour chaque poste budgétaire (transport, restauration, hébergement), informant ainsi les collaborateurs sur ce qui est autorisé et pris en charge par l’entreprise.

2. Pour assurer une meilleure conformité juridique

Parce que les obligations légales et fiscales varient d’un pays à l’autre, une politique de voyage bien définie vous aide à respecter les règles en vigueur. En France, par exemple, l’URSSAF contrôle les frais professionnels et exige des justificatifs précis, à prendre en compte lors de la constitution de votre politique de voyage.

3. Pour gagner du temps et optimiser la productivité

Une politique de voyage établit des processus précis quant, par exemple, aux canaux autorisés pour réaliser ses réservations ou alors, quant à l’archivage des justificatifs. Des directives claires font gagner du temps autant aux employés qu'aux équipes financières. Chacun peut ainsi pleinement se concentrer sur ses missions respectives.

Les éléments clés d’une politique de voyage

1. Les règles concernant les processus de réservation

• Délais de réservation : indiquez le nombre de jours à respecter pour soumettre une demande de voyage et finaliser la réservation (par exemple : 7 jours avant la date de départ). Cela permet de mieux s’organiser et permet une visibilité sur les déplacements futurs des voyageurs d’affaires. De plus, instaurer un laps de temps minimum pour réaliser ses réservations permet de bénéficier de tarifs plus avantageux qu’au dernier moment.

• Processus d’approbation : définissez les responsabilités de chaque intervenant (employé, travel manager, service financier) et les procédures à respecter dans la validation du voyage, ainsi que les canaux de communication privilégiés (plateforme de gestion de voyages d’affaires, e-mails, etc.).

2. Les dépenses autorisées

• Transport : indiquez les modes de transport (train, avion, location de voiture, etc.) et les classes de voyage (économique, business) autorisés ou non. Précisez également les conditions d’utilisation des transports publics ou du covoiturage.

• Hébergement : renseignez les catégories d’hôtels (deux, trois, quatre étoiles) et les options (locations saisonnières, résidences, etc.) autorisés, en indiquant les plafonds ou les montants maximum par nuit et selon la destination.

• Repas : définissez les limites de dépenses ou des indemnités journalières pour la restauration, en tenant compte de la destination, ainsi que les dépenses (boissons alcoolisées, restaurants étoilés) exclues ou limitées.

• Frais annexes : déclarez les dépenses supplémentaires prises en charge (frais de taxi, frais de stationnement, Wi-Fi, etc.) et les dépenses à la charge du voyageur.

3. Les processus de gestion des dépenses et de remboursement

• Modalités : indiquez si les frais doivent être payés avec la carte bancaire d’entreprise ou si le voyageur d’affaire engage lui-même les frais et se fait rembourser ensuite. 

• Délais de remboursement : [si l’employé avance les frais] renseignez le temps de traitement (par exemple : 15 jours ouvrés après la réception des justificatifs) et les obligations éventuelles liées à la période de clôture comptable.

• Justificatifs : précisez les documents requis (factures, reçus, tickets de transport, etc.) pour chaque type de dépense ainsi que les conditions de validité.

4. Les outils et les méthodes de réservation privilégiés

• Outil de réservation : indiquez les sites de réservation à privilégier ou la plateforme de gestion des voyages d'affaires à utiliser. Précisez les avantages que présente l’outil de réservation choisi par l’entreprise (par exemple : tarifs négociés, centralisation des dépenses, visibilité en temps réel).

• Politiques d’intégration : expliquez la manière dont ces outils s’intègrent aux systèmes internes (comptabilité, reporting) et comment ils facilitent le suivi des dépenses et le respect de la politique en vigueur.

Comment élaborer une politique de voyage efficace ?

• Déterminez les caractéristiques de votre politique selon la nature de votre structure

Les pratiques et les contraintes diffèrent entre une fintech, une PME ou une multinationale. Pour cette raison, prenez le temps d’examiner vos dépenses antérieures, d’évaluer la fréquence des déplacements et de considérer la culture d’entreprise afin de concevoir une politique de voyage parfaitement adaptée à votre structure.

Si vous êtes une petite et moyenne entreprise, privilégiez la simplicité afin de soutenir une croissance rapide et d’éviter les procédures trop lourdes.

Si vous êtes une grande entreprise ou une multinationale, mettez en place des processus plus structurés, adaptés à un volume de déplacements plus important, et prévoyez des mécanismes de contrôle et de validation à plusieurs niveaux si nécessaire.

• Identifiez les objectifs de votre entreprise

Commencez par déterminer vos objectifs en adoptant une politique de voyage : il peut s’agir de la réduction des coûts liés aux déplacements, d’une meilleure conformité légale, de l’optimisation des processus de réservation et de soumission des notes de frais ou encore de l’amélioration de la satisfaction de vos collaborateurs. Si vous mettez à jour votre politique de voyage, nous vous conseillons également de bien repérer les éléments qui ont fait l'objet d’un non-respect dans le passé. Une fois que les besoins de vos entreprises seront bien définis et les défis bien cernés, il sera plus facile de développer une politique adaptée. 

• Définissez des règles claires

Une bonne politique de voyage doit être simple et concise pour faciliter l’adhésion des collaborateurs, au risque de créer un document que personne ne lira. Définissez précisément les règles (plafonds, protocoles de réservation, etc.), en veillant à supprimer toute ambiguïté. Le document doit être facile à comprendre et à appliquer au quotidien.

• Impliquez les services concernés et vos employés pour valider et affiner le document

Associer les équipes concernées dans la gestion des voyages d’affaires dans la réalisation du document vous permettra de prendre en compte les spécificités financières, juridiques et opérationnelles propres à l’entreprise. Laissez votre porte ouverte à l'échange afin de recueillir les besoins et les contraintes de chacun. De cette manière, vous obtiendrez une charte de voyage réaliste, plus susceptible d’être respectée par tous.

• Prenez en compte les facteurs extérieurs essentiels

Au-delà des aspects budgétaires, pensez à intégrer les obligations légales et fiscales de votre entreprise ou encore les préoccupations écologiques et leur impact sur les voyages d’affaires. Par exemple : obliger à prendre le train pour des trajets inférieurs à 400 km pour réduire les émissions des déplacements pros de l’entreprise et respecter le quota carbone annuel imposé par les réglementations européennes.

Bonnes pratiques autour de la mise en place d’une politique de déplacement

• Utilisation d’une plateforme de gestion des voyage d’affaires

Les solutions numériques recèlent de fonctionnalités innovantes qui rendent la planification et la gestion des voyages d’affaires nettement plus efficaces. Certaines agences de voyage d’affaires digitales, telle que Navan, centralisent l’ensemble des segments de voyage et offrent une vue globale et en temps réel des dépenses. Elles génèrent également des rapports avancés, indispensables pour analyser les coûts et réaliser des optimisations.

• Communication renforcée autour de la politique de voyage

Même la meilleure des politiques sera inefficace si elle n’est pas partagée et comprise par tous. Prévoyez des temps d’échange (formations, réunions d’équipe, modules e-learning) pour sensibiliser les collaborateurs, et mettez la documentation à leur disposition. Des canaux de communication clairs et réactifs — via un outil de gestion professionnel comme Slack, par exemple — permettent de répondre rapidement aux questions et d’encourager une meilleure collaboration autour des déplacements professionnels.

Les erreurs fréquentes à éviter

• Imposer des directives trop complexes

Une politique de voyage interminable, truffée d’exceptions, risque de décourager vos collaborateurs et de multiplier les risques de mauvaise compréhension. Pour garantir une bonne adhésion, privilégiez la clarté et la concision.

• Ne pas mettre à jour sa politique

Les pratiques, les réglementations et les besoins de l’entreprise évoluent dans le temps. Il est donc essentiel de réviser votre politique de voyage quand cela est nécessaire. De plus, nous vous conseillons de prévoir un dispositif d’exception et un processus d’approbation adaptés aux situations atypiques. De cette manière, vous traitez les demandes spéciales de manière justifiée et validée par la direction, tout en assurant une certaine flexibilité.

FAQ

Qu’est-ce qu’une politique de voyage ?

Une politique de voyage est un document qui réunit les règles et les procédures liées aux déplacements professionnels. Elle comprend, entre autres, les plafonds de dépenses pour les voyages et les notes de frais, les processus de réservation et d’approbation ainsi que toutes les règles concernant le traitement des dépenses.

Quelles sont les étapes à suivre pour élaborer une politique de voyage ?

Commencez par analyser la situation existante (dépenses, besoins, retours des collaborateurs), définissez des objectifs clairs (réduire les coûts, simplifier les processus, etc.) et rédigez un document concis, soutenu par les différents départements concernés dans la gestion des dépenses des voyages d’affaires.

Quelles dépenses doivent être incluses ?

L’objectif est que tous les cas de figure soient pris en compte dans votre politique de voyage. Veillez donc à y inclure non seulement les dépenses principales (transport, hébergement, restauration), mais aussi les frais annexes. Adaptez la liste selon votre secteur d’activité et votre budget alloué aux déplacements pros.

Comment la technologie simplifie-t-elle la gestion des voyages d’affaires ?

La technologie révolutionne la gestion des voyages d’affaires en automatisant la saisie des notes de frais, en proposant des validations de dépenses en un temps restreint et en générant des rapports d’analyse détaillés.

De plus, le niveau de personnalisation que permet ces solutions les rend encore plus pertinentes. Grâce à l’intelligence artificielle, certaines plateformes peuvent analyser l’historique de réservations et les préférences de chaque employé, pour proposer des offres de voyage adaptées à leurs besoins, dans le respect de la politique de voyage de l’entreprise.

Quels sont les principaux avantages d’une politique de voyage ?

Une politique de voyage renforce le contrôle des coûts et assure une meilleure conformité plus sûre en tenant compte des obligations légales et fiscales. Du point de vue des collaborateurs, cette charte apporte une meilleure visibilité sur les procédures à suivre et limite ainsi les dépenses non conformes à la politique interne de l’entreprise. 

Conclusion

Vous l’aurez compris, instaurer une politique de voyage est essentiel pour mieux maîtriser les dépenses, clarifier les processus et offrir à vos collaborateurs des repères fiables lors de leurs déplacements professionnels. Il est toutefois crucial de tenir compte des spécificités et des défis de votre entreprise, tout en impliquant l’ensemble des parties prenantes pour élaborer un document pertinent. Au-delà de l’organisation interne, cette démarche garantit également le respect des réglementations légales, tout en prenant en compte des critères climatiques. Le tout, pour une gestion des voyages d’affaires responsable et pérenne.

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