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Guide pour planifier vos voyages d'affaires

Guide pratique pour planifier vos voyages d'affaires en 2025

L'équipe Navan

13 janv. 2025
un employé organise son prochain voyage d'affaires à partir du guide Navan

Introduction

Si les voyages d’affaires sont cruciaux pour rencontrer des clients et prospecter à travers le monde, ils jouent également un rôle essentiel dans la cohésion des équipes. Start-ups comme grands groupes témoignent du défi d’organisation que représentent les rassemblements de collaborateurs, comme le confirme l’étude menée par Navan x Swift sur l’état des voyages et des dépenses d’affaires en 2025.

Entre la multiplication des outils d’organisation des déplacements professionnels, la digitalisation avancée de chacun des processus, l’attention portée à l’empreinte écologique ou encore, l’exigence accrue de transparence financière, la gestion de ces déplacements professionnels est un enjeu de taille pour les employeurs, eux-mêmes tenus à des obligations.

Face à tous ces aspects, voici notre guide indispensable pour mener à bien chacune de vos missions professionnelles en 2025.

L'essentiel à savoir sur la politique de voyage

Une politique de voyages d’affaires énonce notamment :

• Les plafonds pour les différents types de dépenses (transport, hébergement, restauration, etc.)

• Les canaux de réservation obligatoires (plateformes internes, sites externes, agences partenaires)

• Les procédures d’approbation (validations hiérarchiques, délais à respecter, justificatifs requis)

• Les exigences en matière d’assurance et de conformité (visas, documentation légale)

• Les critères environnementaux (transport ferroviaire privilégié, compensation carbone, etc.)

En maîtrisant ces règles, les employés peuvent optimiser à la fois la gestion du budget alloué au déplacement, la traçabilité des dépenses et l’efficacité des réservations. Des outils internes ou externes facilitent l’application de ces politiques en automatisant l’approbation des voyages et la collecte des justificatifs.

Bon à savoir

Une solution numérique pour gérer vos voyages d’affaires telle que Navan accompagne les entreprises dans l’élaboration de leur politique interne. Elle ajuste les possibilités pour les voyageurs en fonction de cette politique, ce qui permet d’éviter tout dépassement budgétaire.

Notre guide complet pour organiser vos voyages d’affaires

1. Définir l’objectif et le budget du voyage

Avant toute chose, il est important de clarifier l’objet d’un déplacement : est-ce pour rencontrer un prospect, participer à un salon, signer un partenariat ou se réunir en équipe ? Cela permet d’estimer la durée du séjour, le nombre de personnes impliquées et le montant des dépenses.

Vient ensuite l’étape du budget prévisionnel qui prend notamment en compte les frais suivants :

• Les frais de transport (avion, train, location de voiture, etc.)

• L’hébergement et les repas

• Les assurances spécifiques et les frais administratifs (visas, documents requis)

Cette estimation servira de référence et facilitera le processus d’approbation auprès de la hiérarchie et de l’équipe financière.

2. Réserver les transports et l’hébergement

Pour réduire les coûts et gagner du temps lors de vos réservations, nous vous conseillons :

• D’utiliser des plateformes de comparaison, afin d'identifier rapidement les vols ou hôtels les plus avantageux.

• De réserver à l'avance, pour bénéficier de réductions substantielles, surtout pour les vols long-courriers.

• De profiter des tarifs négociés, grâce aux accords de votre entreprise avec certaines compagnies aériennes, chaînes hôtelières ou centrales de location de véhicules.

Bon à savoir

Une plateforme tout-en-un comme Navan peut être votre unique interface pour vos réservations. Elle compare en temps réel les offres de différents prestataires et vous permet d’obtenir les meilleurs tarifs grâce à ses accords avec les compagnies aériennes et les chaînes hôtelières.

3. Gérer les formalités administratives

Les démarches administratives varient en fonction de la destination et de la durée du séjour. Trois points restent néanmoins essentiels :

• Vérifiez les exigences de visa : certains pays requièrent un visa d’affaires ou un ETA pouvant prendre du temps à obtenir. Renseignez-vous systématiquement sur les délais.

• Souscrivez à des assurances adaptées : au-delà de l’assurance médicale standard, une couverture supplémentaire peut s’avérer utile (perte de bagages, rapatriement, cyber-risque).

• Rassemblez les documents requis : ordres de mission, confirmations de réservations, lettres d’invitation ou contrats d’affaires, pour être prêt en cas de demande à la douane ou à l’aéroport.

Bon à savoir

En 2025, le Royaume-Uni exige désormais un ETA pour les voyageurs souhaitant se rendre sur son territoire et qui ne sont pas soumis à l’obligation de visa. Cette mesure concerne également les ressortissants européens. Retrouvez ici tout ce que vous devez savoir.

4. Finaliser l’itinéraire et la logistique

Une fois vos réservations effectuées, peaufinez le planning du déplacement professionnel :

Synthétisez les informations clés (horaires de vols, adresses d’hôtels, lieux de rendez-vous). Une plateforme de gestion de voyages d’affaires tout-en-un, par exemple, réunit toutes vos réservations en un même lieu. 

Anticipez les imprévus : prévoyez du temps entre chaque rendez-vous, surtout si vous changez de pays ou de fuseau horaire.

Informez vos collègues : communiquez votre planning complet pour qu’ils sachent à quel moment vous êtes disponible et comment vous joindre.

5. Post-voyage : analyser les résultats et mettre en place de bonnes pratiques 

Le suivi en temps réel des déplacements et des dépenses est indispensable pour réagir rapidement à tout imprévu. Au retour du voyage, il est crucial d’évaluer :

• Le respect du budget initial : un dépassement peut être l’occasion pour l’entreprise d’ajuster les plafonds ou encore, d’inciter à faire respecter davantage les délais de réservation.

• Les bénéfices concrets générés par le déplacement : nouveaux contrats, opportunités, retours sur investissement, etc.

• Les points d’amélioration pour les prochains voyages : qualité des prestataires choisis, utilité réelle d’un billet en classe affaires, etc.

Ce bilan permettra de maximiser la valeur ajoutée de chaque déplacement et d’affiner la stratégie globale de l’entreprise.

Les outils et les ressources essentiels pour les voyageurs

Les technologies de gestion de voyages d’affaires se sont considérablement enrichies, offrant une plus grande transparence et une automatisation accrue. Parmi les outils incontournables, on retrouve :

• Les plateformes de réservation de voyages d’affaires en ligne : elles comparent en un clic les offres de plusieurs prestataires.

• Les applications de gestion de dépenses : elles numérisent, catégorisent et traitent automatiquement vos justificatifs de frais, facilitant le suivi en temps réel et permettant un remboursement rapide.

• Les cartes corporate : elles sécurisent les transactions, permettent de fixer des plafonds et de réconcilier automatiquement les dépenses.

• Les calendriers partagés : ils simplifient la coordination entre les membres d’une équipe dispersée.

• Les solutions d’alertes en temps réel : elles vous préviennent instantanément en cas de retard, de grève, d’évolution des restrictions sanitaires ou de risques sécuritaires

Bon à savoir

Une plateforme tout-en-un peut intégrer toutes ou une partie de ces fonctionnalités. C’est le cas de la solution Navan, qui centralise l’ensemble des outils nécessaires pour organiser vos voyages d’affaires et propose également des solutions de paiement corporate via des cartes virtuelles et physiques. Ce n’est pas tout : Navan gère la réconciliation des dépenses et génère automatiquement des rapports.

Comment optimiser les coûts d’un voyage d’affaires ?

La recherche d’économies constitue un enjeu majeur pour les entreprises de toutes tailles. Quelques conseils pour optimiser un budget de voyage d’affaires.

• Réservez tôt : la plupart des compagnies aériennes et ferroviaires proposent des tarifs plus avantageux lorsqu’on s’y prend à l’avance.

Comparez méthodiquement : utilisez plusieurs comparateurs pour maximiser vos chances de trouver la meilleure offre.

Exploitez les volumes de réservation : si votre entreprise voyage souvent vers la même destination, négociez des tarifs privilégiés avec des prestataires locaux.

Pensez à tous les modes de transport : pour certains trajets, le train peut être moins cher et plus pratique que l’avion, surtout à l’échelle régionale. Une façon également de rendre vos voyages d’affaires plus écoresponsables.

• Contrôlez les frais annexes : soyez attentif aux surcoûts (bagages supplémentaires, frais de modification, petits extras) qui peuvent rapidement faire grimper la facture.

Comment s’assurer de la sécurité et de la conformité pendant les déplacements pros ?

La sécurité des collaborateurs en mission est un sujet prioritaire. Au-delà des assurances, voici quelques précautions utiles :

• Informez-vous sur la destination : consultez les conseils aux voyageurs délivrés par les gouvernements et surveillez l’actualité locale (grèves, troubles politiques, risques sanitaires).

• Téléchargez des applications d’alerte et de suivi : elles vous préviennent d’éventuelles crises et permettent à l’entreprise de localiser rapidement les employés si besoin.

• Respectez la législation locale : renseignez-vous sur les formalités douanières (importation de matériel, documentation nécessaire), ainsi que sur les obligations administratives spécifiques (inscription temporaire auprès d’une autorité locale, par exemple).

• Sécurisez vos données : veillez à transporter vos équipements (ordinateurs, téléphones) de manière sécurisée et ne vous connectez qu’à des réseaux fiables, surtout si vous manipulez des informations sensibles.

En parallèle, assurez-vous de respecter les politiques de voyage relatives à la conformité : utilisation des canaux de paiement autorisés, factures répertoriées, confidentialité des documents, etc.

FAQ

  • Comment la technologie peut-elle faciliter la planification d’un voyage d’affaires ?

Aujourd’hui, la technologie propose une automatisation poussée et une visibilité globale sur l’ensemble du cycle de voyage. Les plateformes tout-en-un vous aident à réserver vos billets, votre hôtel et vos transferts à partir d’une même interface, tout en comparant les offres en temps réel. Des systèmes de validation numériques accélèrent l’approbation du déplacement, tandis que les applications mobiles assurent un suivi constant (alertes de vol, enregistrement des reçus, conversions monétaires). Résultat : gain de temps, meilleure traçabilité et réduction des erreurs.

  • Quelles sont les erreurs courantes à éviter lors de la planification d’un voyage d’affaires ?

Ignorer la politique interne : vous risquez de ne pas être remboursé en cas de dépenses hors budget ou de prestataires non agréés. 

Réserver tardivement : le coût des billets d’avion peut exploser, surtout au dernier moment.

Sous-estimer les risques : certains pays exigent des documents ou vaccins spécifiques ; mieux vaut se renseigner en amont pour éviter de se retrouver bloqué à la douane.

Ne pas prévoir un plan B : grèves, catastrophes naturelles ou pannes informatiques peuvent perturber un séjour si aucune alternative n’est envisagée.

  • Quels sont les avantages de faire appel à une agence de gestion de voyages d’affaires en ligne ?

Gain de temps : une agence de voyages d'affaires digitale s’occupe de toutes les étapes, de la réservation à la facturation, en passant par la négociation de tarifs.

Meilleure visibilité : des reporting détaillés permettent de suivre l’évolution des dépenses en temps réel et d’ajuster rapidement votre politique de voyage.

Assistance continue : en cas d’imprévu (annulation de vol, problème de visa), l’agence peut mettre en place des solutions de secours.

Expertise pointue : les TMC (Travel Management Companies) connaissent les réglementations internationales, les meilleurs itinéraires ou encore les hôtels les plus adaptés à chaque type de déplacement.

Découvrez Navan, l’application nº1 pour la gestion des voyages d’affaires et des dépenses

Pensée en réponse à ces enjeux, Navan est une solution complète pour simplifier et optimiser la planification de vos déplacements professionnels. L’application regroupe :

• Une plateforme de réservation en temps réel : comparez instantanément les prix de multiples compagnies aériennes et hôtelières, en tenant compte de la politique de voyage de votre entreprise.

• Un module de gestion de dépenses : numérisez vos justificatifs, suivez vos dépenses et obtenez des rapports détaillés, pour un contrôle budgétaire optimal. À noter que Navan s’intègre aux systèmes préexistants pour une synchronisation fluide des processus financiers et administratifs.

• Des alertes intelligentes : restez informé des retards de vol, des changements de portes d’embarquement et des modifications de réglementations locales.

• Une assistance personnalisée 24/7 : les équipes de Navan sont disponibles pour vous aider à chaque étape, depuis la réservation jusqu’au retour de mission.

Résumé

Bien planifier un voyage d’affaires repose sur plusieurs piliers fondamentaux : anticiper, respecter la politique de voyage, maîtriser les coûts et assurer la sécurité. Dès l’identification de l’objectif du déplacement, il est essentiel de définir un budget clair et de comparer différentes options de transport et d’hébergement. 

Une stratégie d’optimisation du temps et des coûts s’appuie sur la négociation avec des prestataires, l’utilisation d’outils de reporting et la collecte systématique des retours d’expérience. Parallèlement, la sécurité — physique et numérique — reste un enjeu majeur, tout comme la conformité aux réglementations locales et le respect des plafonds de dépenses fixés par l’entreprise.

En souscrivant à une solution comme Navan, l’entreprise et les collaborateurs gagnent en efficacité et en tranquillité : tout le cycle de voyage est géré depuis une seule plateforme intuitive, où chaque dépense est tracée et validée en quelques clics. De quoi garantir une meilleure rentabilité pour chaque déplacement professionnel et offrir aux voyageurs d’affaires un accompagnement sur mesure.

Bon voyage !

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Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement. Il ne reflète pas nécessairement le point de vue de Navan et il ne s’agit en aucun cas de conseils juridiques, fiscaux, financiers, comptables ou de toute autre sorte. Si vous avez besoin de conseils spécifiques pour votre entreprise, veuillez consulter un expert, car les règles et les réglementations changent régulièrement.

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