Les 8 meilleurs logiciels B2B pour gérer vos voyages d’affaires en 2025
L'équipe Navan
Parce qu’aujourd’hui, la gestion des voyages d’affaires ne se limite plus à la réservation de billets d’avion ou de chambres d’hôtel, les tableaux Excel et les outils traditionnels de voyages se révèlent de moins en moins adéquats. Politiques d'approbation, contraintes budgétaires, suivi en temps réel des dépenses, automatisation de la comptabilité ou encore sécurité des paiements… Les entreprises prennent désormais en compte de multiples paramètres qui les mènent à adopter des solutions de gestion qui répondent à leurs besoins spécifiques.
Dans ce contexte, la digitalisation des processus est devenue un enjeu clé pour optimiser la productivité des équipes et réduire significativement les coûts liés aux déplacements professionnels. Plusieurs solutions destinées au monde des affaires se démarquent en proposant des fonctionnalités pointues. L’intelligence artificielle a bouleversé l’organisation des voyages d’affaires, proposant des résultats de recherche toujours plus personnalisés aux voyageurs.
Quand certaines plateformes couvrent toute la chaîne du voyage - de la planification jusqu’à l’émission de rapports détaillés, d’autres se spécialisent dans un aspect précis comme la réservation hôtelière, la recherche de vols ou encore, la gestion des notes de frais. Voici un tour d’horizon des plateformes digitales devenues incontournables, que nous avons classées en quatre catégories :
- les meilleurs logiciels tout-en-un pour organiser les voyages d’affaires
- les meilleurs logiciels pour réserver des hébergements
- les meilleurs logiciels pour gérer les réservations de transports
- les meilleurs logiciels pour simplifier la gestion des notes de frais et des paiements corporate
Des solutions qui vont faire gagner votre entreprise en efficacité, ainsi qu’améliorer le bien-être de vos collaborateurs en déplacement, tout en permettant un meilleur contrôle sur vos budgets et rapports financiers.
Les plateformes tout-en-un pour organiser les voyages d’affaires
1. Navan
Navan est une plateforme conçue pour organiser et gérer l’ensemble des déplacements professionnels. Elle centralise la réservation de vols, d’hôtels, de voitures de location ou de trains sur une interface intuitive, où les collaborateurs peuvent à la fois prévoir leurs voyages et retrouver toutes leurs réservations. Les administrateurs de l’entreprise, de leur côté, bénéficient d’un tableau de bord analytique pour suivre en temps réel les dépenses et assurer le respect des règles internes.
La solution inclut un module d’approbation configurable : les responsables peuvent fixer des plafonds de dépenses ou exiger une validation à chaque étape, limitant efficacement les dépassements budgétaires. Autre atout : Navan propose des solutions de paiement flexibles sous forme de cartes physiques et virtuelles, dont les conditions d’utilisation et limites sont définies par l’entreprise.
En matière d’empreinte carbone, Navan aide les entreprises à atteindre leurs objectifs d’éco-responsabilité en fournissant des rapports dédiés et en incitant les collaborateurs à prendre des décisions de voyages éclairées. Lors de la réservation d’un vol, ils peuvent consulter les émissions de CO₂ associées, en fonction de l’itinéraire, du type d’avion et de la classe de cabine choisie, et ainsi privilégier des options plus vertes.
Navan se démarque également par son programme de fidélité qui encourage les options économiques et conformes aux politiques internes de l’entreprise. Le programme Navan Rewards, entièrement financé par Navan, permet aux employés d’obtenir des réductions sur leurs réservations personnelles lorsqu’ils optent pour des hôtels d’affaires moins chers. Votre employé a permis à votre entreprise de faire des économies ? Navan le récompense !
2. SAP Concur
SAP Concur est une référence sur le marché de la gestion des voyages d’affaires et des notes de frais. Grâce à son intégration native avec l’écosystème SAP (ERP, finances, ressources humaines), cette solution permet d’automatiser chaque étape des déplacements professionnels : réservation, suivi des dépenses, facturation et récupération de TVA.
L’interface propose une vue claire des voyages et des dépenses en temps réel, aidant les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur le budget et la politique de voyage.
Les solutions pour réserver des hébergements
3. HRS
La plateforme allemande HRS (Hotel Reservation Service) est un acteur majeur pour la réservation d’hôtels en B2B, particulièrement pertinent pour le marché européen. Grâce à un vaste catalogue d’établissements, il répond aux besoins de tous types d’entreprises, de la PME aux grands groupes, en proposant des tarifs négociés et une gestion centralisée des réservations.
L’interface HRS offre des filtres de recherche avancés (localisation, catégorie, équipements), permettant de dénicher l’hôtel le plus adapté à chaque mission. Son module de facturation et de consolidation des dépenses facilite ensuite le suivi administratif et comptable, réduisant le temps passé à traiter les justificatifs.
4. HotelPlanner, pour les réservations de groupes
Spécialisé dans les réservations d’hôtels et de lieux de séminaires pour groupes, HotelPlanner facilite la mise en concurrence de plusieurs établissements simultanément. Idéal pour organiser des réunions, conférences et grands événements professionnels, il permet d’obtenir des devis personnalisés et de comparer rapidement les offres.
Son interface simple d'utilisation offre un gain de temps pour les organisateurs, qui peuvent ensuite gérer la facturation et le suivi des dépenses de manière centralisée. HotelPlanner convient autant aux entreprises souhaitant regrouper leurs collaborateurs dans un hôtel unique qu’aux événements impliquant plusieurs centaines de participants.
Les logiciels pour réserver des moyens de transports
5. Kayak for Business, pour voyager dans les airs
Kayak for Business est la déclinaison B2B du célèbre comparateur de vols et hôtels Kayak. Elle s’adresse aux entreprises en quête d’une plateforme réactive pour réserver leurs déplacements professionnels. Les utilisateurs peuvent comparer en quelques clics les tarifs de centaines de compagnies aériennes, d’hôtels et de loueurs de voitures, tout en tenant compte des politiques internes de voyage (plafonds budgétaires, compagnies préférées, etc.).
Le plus de Kayak for Business, ce sont ses alertes de prix en temps réel, aidant à réserver au moment le plus opportun pour réaliser des économies.
6. Trainline for Business, pour voyager sur rails
Trainline for Business est l’option B2B de Trainline, un agrégateur de transport qui se distingue par une large couverture ferroviaire et des solutions de mobilité verte. Spécialement conçu pour répondre aux besoins des entreprises, il facilite la réservation simultanée de différents modes de transport, depuis le train à grande vitesse jusqu’aux lignes régionales et aux bus longue distance en Europe.
Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs recherches selon les politiques internes de voyage (budget, durée, émissions carbone) et bénéficier d’alertes tarifaires pour réserver au bon moment. Cette approche encourage un déplacement plus durable en privilégiant des alternatives moins carbonées que l’avion ou la voiture individuelle.
Les solutions de gestion de notes de frais avec cartes de paiement corporate
7. AirPlus, pour des solutions de paiement corporate personnifiées
AirPlus se positionne comme un acteur majeur pour la gestion des paiements dans le cadre des voyages d’affaires. Grâce à ses cartes logées et cartes corporate, toutes les dépenses liées aux déplacements (billets d’avion, réservations d’hôtels, location de véhicules) peuvent être regroupées sur un même compte.
La centralisation proposée par AirPlus simplifie le reporting et la récupération de TVA, tout en offrant une visibilité accrue sur les dépenses par service, par filiale ou par collaborateur. L’outil s’intègre facilement à d’autres solutions pour automatiser encore plus la comptabilité et le suivi des transactions.
8. Rydoo, pour une gestion 100% automatisée des notes frais
Rydoo, d’origine belge, est une plateforme novatrice qui combine la réservation de voyages, la gestion des notes de frais et l’automatisation des justificatifs. Les collaborateurs peuvent prendre en photo leurs reçus via l’application mobile, la solution se chargeant de reconnaître les montants, la TVA et la date.
Quant aux responsables, ils peuvent valider les dépenses en quelques clics, tandis que la comptabilité dispose d’une vision instantanée des coûts. Les entreprises peuvent également configurer leurs propres politiques pour limiter les excès budgétaires.
Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement. Il ne reflète pas nécessairement le point de vue de Navan et il ne s’agit en aucun cas de conseils juridiques, fiscaux, financiers, comptables ou de toute autre sorte. Si vous avez besoin de conseils spécifiques pour votre entreprise, veuillez consulter un expert, car les règles et les réglementations changent régulièrement.