Les 8 meilleurs logiciels B2B pour gérer vos voyages d’affaires en 2025

Parce qu’aujourd’hui, la gestion des voyages d’affaires ne se limite plus à la réservation de billets d’avion ou de chambres d’hôtel, les tableaux Excel et les outils traditionnels de voyages se révèlent de moins en moins adéquats. Politiques d'approbation, contraintes budgétaires, suivi en temps réel des dépenses, automatisation de la comptabilité ou encore sécurité des paiements… Les entreprises prennent désormais en compte de multiples paramètres qui les mènent à adopter des solutions de gestion qui répondent à leurs besoins spécifiques. 

Dans ce contexte, la digitalisation des processus est devenue un enjeu clé pour optimiser la productivité des équipes et réduire significativement les coûts liés aux déplacements professionnels. Plusieurs solutions destinées au monde des affaires se démarquent en proposant des fonctionnalités pointues. L’intelligence artificielle a bouleversé l’organisation des voyages d’affaires, proposant des résultats de recherche toujours plus personnalisés aux voyageurs.

Quand certaines plateformes couvrent toute la chaîne du voyage  - de la planification jusqu’à l’émission de rapports détaillés, d’autres se spécialisent dans un aspect précis comme la réservation hôtelière, la recherche de vols ou encore, la gestion des notes de frais. Voici un tour d’horizon des plateformes digitales devenues incontournables, que nous avons classées en quatre catégories :

• les meilleurs logiciels tout-en-un pour organiser les voyages d’affaires
• les meilleurs logiciels pour réserver des hébergements
• les meilleurs logiciels pour gérer les réservations de transports
• les meilleurs logiciels pour simplifier la gestion des notes de frais et des paiements corporate

Des solutions qui vont faire gagner votre entreprise en efficacité, ainsi qu’améliorer le bien-être de vos collaborateurs en déplacement, tout en permettant un meilleur contrôle sur vos budgets et rapports financiers.

Les plateformes tout-en-un pour organiser les voyages d’affaires

1. Navan

Navan est une plateforme conçue pour organiser et gérer l’ensemble des déplacements professionnels. Elle centralise la réservation de vols, d’hôtels, de voitures de location ou de trains sur une interface intuitive, où les collaborateurs peuvent à la fois prévoir leurs voyages et retrouver toutes leurs réservations. Les administrateurs de l’entreprise, de leur côté, bénéficient d’un tableau de bord analytique pour suivre en temps réel les dépenses et assurer le respect des règles internes.

La solution inclut un module d’approbation configurable : les responsables peuvent fixer des plafonds de dépenses ou exiger une validation à chaque étape, limitant efficacement les dépassements budgétaires. Autre atout : Navan propose des solutions de paiement flexibles sous forme de cartes physiques et virtuelles, dont les conditions d’utilisation et limites sont définies par l’entreprise.

En matière d’empreinte carbone, Navan aide les entreprises à atteindre leurs objectifs d’éco-responsabilité en fournissant des rapports dédiés et en incitant les collaborateurs à prendre des décisions de voyages éclairées. Lors de la réservation d’un vol, ils peuvent consulter les émissions de CO₂ associées, en fonction de l’itinéraire, du type d’avion et de la classe de cabine choisie, et ainsi privilégier des options plus vertes.

Navan se démarque également par son programme de fidélité qui encourage les options économiques et conformes aux politiques internes de l’entreprise. Le programme Navan Rewards, entièrement financé par Navan, permet aux employés d’obtenir des réductions sur leurs réservations personnelles lorsqu’ils optent pour des hôtels d’affaires moins chers. Votre employé a permis à votre entreprise de faire des économies ? Navan le récompense !

En bref :

• Plateforme centralisée : gestion des voyages, des notes de frais et des paiements sur une seule plateforme

• Le plus large inventaire du marché : inventaire international de vols, hôtels, voitures de location et trains, accès à des tarifs négociés et au contenu NDC des compagnies aériennes majeures

• Contrôle précis et visibilité globale : tableaux de bord dynamiques et synchronisation avec vos outils internes (ERP, logiciels RH…) pour monitorer et optimiser les dépenses en temps réel

• Programme de fidélité avantageux : le programme Navan Rewards récompense les options qui respectent les politiques internes de l’entreprise

• Gestion budgétaire avancée : enregistrement automatique des notes de frais, carte de paiement corporate intégrée et paramétrage dynamique des politiques internes

• Expérience collaborateur renforcée : service client multilingue joignable 24/7 et interface intuitive

• Gain de temps pour tout le monde : application mobile intuitive qui permet aux collaborateurs d’enregistrer facilement les justificatifs et aux équipes finances de les recevoir instantanément

• Engagement durable : mesure de l’empreinte carbone, informations sur les émissions des trajets et accompagnement dans la mise en place de stratégies de déplacements responsables

2. SAP Concur

SAP Concur est une référence sur le marché de la gestion des voyages d’affaires et des notes de frais. Grâce à son intégration native avec l’écosystème SAP (ERP, finances, ressources humaines), cette solution permet d’automatiser chaque étape des déplacements professionnels : réservation, suivi des dépenses, facturation et récupération de TVA. 

L’interface propose une vue claire des voyages et des dépenses en temps réel, aidant les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur le budget et la politique de voyage.

En bref :

• Automatisation avancée : synchronisation directe avec SAP et autres outils de comptabilité, réduisant les saisies manuelles

• Gestion globale : vols, hôtels, locations de voitures et notes de frais, le tout sur une interface unifiée

• Contrôle budgétaire : tableaux de bord en temps réel pour analyser les coûts et optimiser les politiques internes

• Conformité renforcée : outils de reporting complets pour assurer la conformité légale et financière de l’entreprise

Les solutions pour réserver des hébergements

3. HRS

La plateforme allemande HRS (Hotel Reservation Service) est un acteur majeur pour la réservation d’hôtels en B2B, particulièrement pertinent pour le marché européen. Grâce à un vaste catalogue d’établissements, il répond aux besoins de tous types d’entreprises, de la PME aux grands groupes, en proposant des tarifs négociés et une gestion centralisée des réservations. 

L’interface HRS offre des filtres de recherche avancés (localisation, catégorie, équipements), permettant de dénicher l’hôtel le plus adapté à chaque mission. Son module de facturation et de consolidation des dépenses facilite ensuite le suivi administratif et comptable, réduisant le temps passé à traiter les justificatifs.

En bref :

• Réseau étendu : plus de 300 000 hôtels référencés à l’international, dont de nombreuses offres en Europe

• Tarifs préférentiels : des réductions corporate intéressantes pour maîtriser le budget hébergement 

• Interface performante : recherche optimisée, personnalisation des critères et annulations flexibles selon la politique de voyage

• Outils de reporting : contrôle des dépenses par collaborateur ou par département, avec factures consolidées

• Support multilingue : assistance par téléphone en anglais et en ligne en français, 24h/24 et 7 j/7

4. HotelPlanner, pour les réservations de groupes

Spécialisé dans les réservations d’hôtels et de lieux de séminaires pour groupes, HotelPlanner facilite la mise en concurrence de plusieurs établissements simultanément. Idéal pour organiser des réunions, conférences et grands événements professionnels, il permet d’obtenir des devis personnalisés et de comparer rapidement les offres. 

Son interface simple d'utilisation offre un gain de temps pour les organisateurs, qui peuvent ensuite gérer la facturation et le suivi des dépenses de manière centralisée. HotelPlanner convient autant aux entreprises souhaitant regrouper leurs collaborateurs dans un hôtel unique qu’aux événements impliquant plusieurs centaines de participants.

En bref :

• Expert des groupes : tarifs avantageux pour les réservations d’un grand nombre de chambres ou de salles

• Devis instantanés : comparaison d’offres en temps réel pour trouver la meilleure solution qualité-prix

• Organisation simplifiée : gestion des salles de réunion, formules de restauration et planning complet

• Facturation unifiée : facture globale ou individualisée selon les besoins, facilitant le suivi comptable

Les logiciels pour réserver des moyens de transports

5. Kayak for Business, pour voyager dans les airs 

Kayak for Business est la déclinaison B2B du célèbre comparateur de vols et hôtels Kayak. Elle s’adresse aux entreprises en quête d’une plateforme réactive pour réserver leurs déplacements professionnels. Les utilisateurs peuvent comparer en quelques clics les tarifs de centaines de compagnies aériennes, d’hôtels et de loueurs de voitures, tout en tenant compte des politiques internes de voyage (plafonds budgétaires, compagnies préférées, etc.). 

Le plus de Kayak for Business, ce sont ses alertes de prix en temps réel, aidant à réserver au moment le plus opportun pour réaliser des économies.

En bref :

• Recherche exhaustive : vols et locations de voitures référencés à l’échelle internationale

• Interface intuitive : navigation fluide, disponibilité en français et filtres de recherche ciblés pour les pros

• Économies instantanées : alertes de prix et comparateurs de tarifs pour réserver au meilleur coût

• Politique de voyage intégrée : possibilité de paramétrer des restrictions ou approbations internes

• Reporting rapide : aperçu global des réservations et outils d’analyse budgétaire simplifiés

6. Trainline for Business, pour voyager sur rails

Trainline for Business est l’option B2B de Trainline, un agrégateur de transport qui se distingue par une large couverture ferroviaire et des solutions de mobilité verte. Spécialement conçu pour répondre aux besoins des entreprises, il facilite la réservation simultanée de différents modes de transport, depuis le train à grande vitesse jusqu’aux lignes régionales et aux bus longue distance en Europe. 

Les utilisateurs peuvent personnaliser leurs recherches selon les politiques internes de voyage (budget, durée, émissions carbone) et bénéficier d’alertes tarifaires pour réserver au bon moment. Cette approche encourage un déplacement plus durable en privilégiant des alternatives moins carbonées que l’avion ou la voiture individuelle.

En bref :

• Large choix de transports : trains à grande vitesse, lignes régionales, bus et autres solutions plus vertes

• Interface personnalisable : réservation en fonction du budget, de la durée et des émissions carbone

• Alertes de prix : possibilité d’anticiper les hausses tarifaires pour réaliser des économies

• Reportage complet : suivi des dépenses et de l’empreinte environnementale en temps réel

• Offre économique : formule complète pour 5 euros par mois par voyageur 

Les solutions de gestion de notes de frais avec cartes de paiement corporate

7. AirPlus, pour des solutions de paiement corporate personnifiées

AirPlus se positionne comme un acteur majeur pour la gestion des paiements dans le cadre des voyages d’affaires. Grâce à ses cartes logées et cartes corporate, toutes les dépenses liées aux déplacements (billets d’avion, réservations d’hôtels, location de véhicules) peuvent être regroupées sur un même compte. 

La centralisation proposée par AirPlus simplifie le reporting et la récupération de TVA, tout en offrant une visibilité accrue sur les dépenses par service, par filiale ou par collaborateur. L’outil s’intègre facilement à d’autres solutions pour automatiser encore plus la comptabilité et le suivi des transactions.

En bref :

• Cartes de paiement B2B : regroupement des frais de voyage sur un seul relevé, limitant la paperasse

• Suivi analytique : rapports détaillés pour optimiser la politique de voyage et réduire les coûts

• Compatibilité ERP : intégration fluide avec des outils de comptabilité et des ERP tels que SAP

• Conformité et sécurité : réduction des risques de fraude grâce à un contrôle strict des dépenses

• Soutien paneuropéen : couverture IBAN/SEPA, idéale pour les échanges financiers au sein de l’UE

8. Rydoo, pour une gestion 100% automatisée des notes frais

Rydoo, d’origine belge, est une plateforme novatrice qui combine la réservation de voyages, la gestion des notes de frais et l’automatisation des justificatifs. Les collaborateurs peuvent prendre en photo leurs reçus via l’application mobile, la solution se chargeant de reconnaître les montants, la TVA et la date. 

Quant aux responsables, ils peuvent valider les dépenses en quelques clics, tandis que la comptabilité dispose d’une vision instantanée des coûts. Les entreprises peuvent également configurer leurs propres politiques pour limiter les excès budgétaires.

En bref :

• Digitalisation des frais : scan automatique des reçus, extraction de la TVA et suivi en temps réel

• Réservations intégrées : possibilité de réserver vols, trains et hôtels sans quitter la plateforme

• Interface intuitive : conçue pour améliorer l’adoption, disponible en plusieurs langues dont le français

• Intégrations puissantes : synchronisation avec SAP, Sage, Cegid pour réduire les doubles saisies

• Gain de temps : traitement rapide des notes de frais et remboursements plus efficaces

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