Kilometerpauschale

Was ist eine Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale ist der pauschale Kilometersatz für beruflich veranlasste Fahrten mit dem privaten Fahrzeug außerhalb des regelmäßigen Arbeitswegs [1]. Im Steuerrecht (§ 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a EStG) wird dieser Ansatz als „pauschale Kilometersätze“ bezeichnet.

Ein Beispiel verdeutlicht den Unterschied. Fährt eine Vertriebsmitarbeiterin mit dem privaten Pkw von München zu einem Kundentermin nach Augsburg und zurück (80 Kilometer) kann sie 80 × 0,30 Euro, also 24 Euro, ansetzen. Würde sie dieselbe Strecke täglich zur ersten Tätigkeitsstätte fahren, würde nur die einfache Entfernung über die Entfernungspauschale berücksichtigt.

Alltag, Unternehmen und Steuerrecht

Im Alltag werden Kilometerpauschale, Kilometergeld und Pendlerpauschale oft miteinander verwechselt. Gemeint ist dann manchmal der Arbeitsweg, manchmal die Dienstfahrt.

Für die Erstattung im Unternehmen ist die Reisekostenrichtlinie maßgeblich. Sie legt fest, ob und in welcher Höhe private Kilometer erstattet werden. Dieser Erstattungssatz kann vom steuerlichen Höchstsatz abweichen.

Im Steuerrecht wird zwischen zwei Fällen unterschieden. Die Kilometerpauschale gilt für beruflich veranlasste Fahrten, die weder Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte noch Fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung zum Familienwohnsitz (sog. „Familienheimfahrten“) sind [1]. Die Entfernungspauschale gilt nur für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte.

Kilometerpauschale und Entfernungspauschale im Vergleich

Ob eine Dienstreise vorliegt, hängt davon ab, ob die Tätigkeit außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte stattfindet. Der regelmäßige Arbeitsweg fällt weiterhin unter die Entfernungspauschale, auch wenn privat gefahren wird.

Wie hoch ist der pauschale Kilometersatz?

Statt der tatsächlichen Fahrzeugkosten können pauschale Kilometersätze angesetzt werden. Maßgeblich sind die als höchste Wegstreckenentschädigung festgesetzten Beträge [1][2].

• Pkw: 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer. Das ist die höchste Wegstreckenentschädigung nach § 5 Absatz 2 BRKG. Im öffentlichen Dienst wird dieser Satz nur gezahlt, wenn an der Benutzung des Kraftwagens ein erhebliches dienstliches Interesse besteht. Ohne diese Feststellung gilt dort 0,20 Euro.
• Andere motorbetriebene Fahrzeuge: 0,20 Euro je Kilometer, etwa Motorrad, Motorroller oder Moped [2].

Wer die tatsächlichen Kosten ansetzt, berechnet den individuellen Kilometersatz auf Grundlage der über zwölf Monate angefallenen Gesamtkosten des Fahrzeugs. [3] Die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg beträgt seit dem 1. Januar 2026 einheitlich 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer [1][4].

Der Arbeitgeber kann den pauschalen Satz unter den gesetzlichen Voraussetzungen steuerfrei erstatten, soweit er als Werbungskosten abziehbar wäre [5]. Stellt das Unternehmen für die Auswärtstätigkeit ein Fahrzeug, darf es die pauschalen Kilometersätze nicht steuerfrei erstatten [3].

Was muss dokumentiert werden?

Für die steuerfreie Reisekostenerstattung benötigt der Arbeitgeber Nachweise, aus denen sich Anlass, Strecke und Kilometer nachvollziehen lassen [3]. Ein formelles Fahrtenbuch im Sinne der Dienstwagenbesteuerung ist dafür nicht automatisch vorgeschrieben. Die Angaben müssen aber belegen, dass eine Auswärtstätigkeit vorlag und nicht nur der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte.

Anlass und Ziel. Der berufliche Grund und der Zielort müssen im Antrag oder in der Abrechnung angegeben werden, damit sich die Fahrt von der Entfernungspauschale trennen lässt.

Kilometer und Fahrzeug. Datum, Start, Ziel und gefahrene Kilometer bilden die Grundlage für die pauschale Abrechnung. Beim individuellen Kilometersatz werden zusätzlich die tatsächlichen Gesamtkosten des Fahrzeugs berücksichtigt.

Richtlinie und Belege. Die Reisekostenrichtlinie legt fest, ob das Unternehmen den Satz auszahlt. Tickets oder Hotelrechnungen können für die Abrechnung anderer Reisekosten weiterhin erforderlich sein. Die Kilometerpauschale selbst ist eine von mehreren Reisekostenpauschalen.

Kilometerpauschale im Geschäftsreisekontext

Beschäftigte können den pauschalen Kilometersatz als Werbungskosten berücksichtigen, soweit der Arbeitgeber ihn nicht steuerfrei erstattet. Selbstständige können prüfen, ob sie denselben Ansatz als Betriebsausgaben geltend machen können.

Unternehmen können entscheiden, ob sie 0,30 Euro, einen niedrigeren Satz oder die tatsächlichen Kosten erstatten. Übersteigt die Zahlung den steuerfreien Rahmen, kann der Mehrbetrag Arbeitslohn werden. Eine digitale Reisekostenabrechnung verknüpft die Angaben zur Strecke mit dem Reiseanlass.

Navan bündelt Fahrtstrecken, Belege und Abrechnung in einem System, sodass sich die Kilometerpauschale zusammen mit dem Anlass der Reise erfassen lässt. Die konkrete steuerliche Behandlung hängt weiterhin von den gesetzlichen Voraussetzungen und der jeweiligen Unternehmensrichtlinie ab.