Dienstreise

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste Reise zu einem Ort außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte, um dort ein Dienstgeschäft zu erledigen [1]. Die tägliche Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte zählt nicht dazu.

Im Alltag werden „Geschäftsreise“ und „Dienstreise“ häufig gleichbedeutend verwendet. Der Begriff „Dienstreise“ stammt aus dem öffentlichen Reisekostenrecht, während das Steuerrecht nach § 9 EStG von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit spricht. Als erste Tätigkeitsstätte gilt dabei die ortsfeste betriebliche Einrichtung, der eine Person dauerhaft zugeordnet ist.

Dienstreise, Geschäftsreise und Auswärtstätigkeit im Vergleich

Ob eine Reisekostenerstattung steuerfrei bleibt, richtet sich nach den Kriterien der Auswärtstätigkeit, nicht nach dem Wort auf dem Antrag.

Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Die steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten und Pauschalen setzt voraus, dass jemand beruflich außerhalb von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte tätig ist. In der Praxis lassen sich drei Fragen nacheinander klären:

• Wo liegt die erste Tätigkeitsstätte?
• Findet die Tätigkeit außerhalb dieser Stätte und außerhalb der Wohnung statt?
• Ist der Anlass beruflich veranlasst?

Wenn alle drei Punkte erfüllt sind, kann eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegen. Welche Kosten berücksichtigt oder erstattet werden, hängt zusätzlich von § 9 EStG und der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens ab.

Arbeitgeber können Reisekosten unter den gesetzlichen Voraussetzungen steuerfrei erstatten, soweit die Beträge als Werbungskosten abziehbar wären [2]. Für Vergütungen aus öffentlichen Kassen ist § 3 Nr. 13 EStG relevant.

Anlass und Ort sollten schon im Dienstreiseantrag stehen. Fehlen sie dort, muss die Abrechnung später nachweisen, dass überhaupt eine Auswärtstätigkeit vorlag.

Welche Kosten gehören zur Dienstreise?

Der Verpflegungsmehraufwand braucht keine Restaurantbelege, aber belastbare Abwesenheitszeiten. Die Kilometerpauschale gilt nur, wenn privat gefahren wird und kein Dienstwagen die Fahrtkosten bereits trägt.

Was ist keine Dienstreise?

Der regelmäßige Arbeitsweg. Die tägliche Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ist keine Dienstreise. Sie wird grundsätzlich über die Entfernungspauschale berücksichtigt.

Private Reisetage. Urlaubstage oder private Zwischenstopps müssen vom beruflichen Reiseteil getrennt werden. Private Mehrkosten sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.

Fragen zur Arbeitszeit während der Reise und zur Fürsorgepflicht behandelt der Beitrag zur Dienstreise-Compliance.

Was muss dokumentiert werden?

Für die steuerliche Einordnung braucht es nachvollziehbare Angaben zu Anlass, Ort und Zeitraum. Ohne diese Nachweise lässt sich nicht belegen, ob eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorlag oder lediglich der reguläre Arbeitsweg zurückgelegt wurde.

Anlass und Ort. Der berufliche Grund und der Tätigkeitsort sollten im Antrag oder in der Abrechnung festgehalten werden. Das gilt auch dann, wenn das Unternehmen intern keine formelle Genehmigung verlangt.

Abwesenheitszeiten. Beginn und Ende der Abwesenheit bilden die Grundlage für die Berechnung von Verpflegungspauschalen und helfen bei der Abgrenzung zum normalen Arbeitsweg.

Belege und Pauschalen. Tickets und Hotelrechnungen weisen tatsächlich entstandene Kosten nach. Für Verpflegungspauschalen sind dagegen die Abwesenheitszeiten entscheidend – einzelne Belege für jede Mahlzeit sind dafür nicht erforderlich.

Eine Reisekostenrichtlinie legt zusätzlich fest, welche Klasse gebucht werden darf und wann ein Antrag erforderlich ist.

Dienstreisen zentral organisieren

Werden Geschäftsreisen zentral gebucht – zum Beispiel über Navan – lassen sich Buchungs- und Ausgabendaten außerdem an einem Ort zusammenführen. Dadurch lassen sich Reiseanlass, Buchungsdaten und Ausgaben gemeinsam erfassen und leichter nachvollziehen. Die steuerliche Behandlung richtet sich weiterhin nach den gesetzlichen Voraussetzungen und der jeweiligen Unternehmensrichtlinie.