Reisekostenpauschale

Was ist eine Reisekostenpauschale?

Eine Reisekostenpauschale ist ein festgelegter Betrag, mit dem Unternehmen die auf einer Dienstreise anfallenden Kosten erstatten, ohne dass für jede Position ein Einzelbeleg vorliegen muss. Der Begriff ist ein Sammelbegriff und umfasst mehrere Einzelpauschalen, die jeweils eine bestimmte Kostenart abdecken.

Der Vorteil liegt in der Vereinfachung. Statt jede Mahlzeit oder jeden gefahrenen Kilometer einzeln zu belegen, rechnen Mitarbeitende und Buchhaltung mit festen Sätzen. Das senkt den Aufwand und macht die Reisekosten für beide Seiten planbar.

Ein Beispiel verdeutlicht das Prinzip. Reist eine Vertriebsmitarbeiterin für zwei Tage zu einem Kundentermin in eine andere Stadt, kann das Unternehmen die Verpflegung über die gesetzliche Pauschale abrechnen, die Übernachtung über einen Beleg und die Fahrt mit dem eigenen Wagen über einen pauschalen Kilometersatz. So entsteht eine einheitliche Abrechnung aus mehreren Bausteinen.

Welche Reisekostenpauschalen gibt es?

In der Praxis lassen sich mehrere Pauschalen unterscheiden, die jeweils eine typische Kostenart abdecken.

• Verpflegungspauschale: Sie deckt den zusätzlichen Verpflegungsaufwand auf Reisen ab. Für Inlandsreisen betragen die Sätze im Jahr 2025 28 Euro für einen vollen Reisetag mit 24 Stunden Abwesenheit und jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag [1]. Der zugrunde liegende Verpflegungsmehraufwand beschreibt die Mehrkosten, die durch die Verpflegung außerhalb des gewohnten Umfelds entstehen.
• Übernachtungspauschale: Für Übernachtungen kann der Arbeitgeber entweder die tatsächlichen Kosten oder einen pauschalen Betrag erstatten. Die Höhe der steuerfreien Pauschale gibt die Finanzverwaltung vor, weshalb Unternehmen die jeweils gültigen Sätze prüfen sollten. In der Praxis rechnen viele Betriebe Übernachtungen über den Einzelnachweis ab, weil Hotelrechnungen ohnehin vorliegen und die tatsächlichen Kosten oft über einer Pauschale liegen.
• Kilometerpauschale: Nutzen Reisende den privaten Pkw für eine Dienstreise, lässt sich ein pauschaler Kilometersatz ansetzen. Wie dieser Satz funktioniert und wofür er gilt, erläutert der Beitrag zur Kilometerpauschale.

Wann greift die Verpflegungspauschale?

Die Verpflegungspauschale hängt von der Abwesenheitsdauer ab. Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit von mehr als acht Stunden ohne Übernachtung lassen sich für Inlandsreisen im Jahr 2025 14 Euro ansetzen. Bei mehrtägigen Reisen gelten 28 Euro für jeden vollen Tag mit 24 Stunden Abwesenheit sowie 14 Euro für den An- und Abreisetag [1].

Eine wichtige Grenze ist die sogenannte Dreimonatsfrist. Arbeitet eine Person längere Zeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte, lässt sich die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate ansetzen [1]. Danach entfällt der Anspruch, bis eine Unterbrechung von ausreichender Dauer die Frist neu beginnen lässt.

Pauschale oder Einzelnachweis im Vergleich

Bei der Abrechnung stellt sich oft die Frage, ob mit Pauschalen oder mit Einzelbelegen gearbeitet wird. Beide Verfahren haben ihre Berechtigung und schließen sich nicht grundsätzlich aus.

Bei der Pauschale wird ein fester Satz angesetzt, unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten. Beim Einzelnachweis werden die realen Ausgaben über Belege abgerechnet. Für die Verpflegung sind in Deutschland ausschließlich die gesetzlichen Pauschalen maßgeblich, während sich Übernachtung und Fahrtkosten wahlweise pauschal oder über Einzelnachweis abrechnen lassen.

Welches Verfahren sinnvoll ist, hängt von der Kostenart ab. Für die Verpflegung nimmt der Gesetzgeber die Entscheidung ab, da nur die Pauschale zulässig ist. Bei Übernachtung und Fahrtkosten lohnt sich ein Blick auf die konkrete Reise. Liegen die tatsächlichen Kosten deutlich über dem pauschalen Satz, ist der Einzelnachweis oft günstiger, während die Pauschale bei überschaubaren Ausgaben den geringeren Aufwand bietet.

Wie werden Reisekostenpauschalen steuerlich behandelt?

Reisekostenpauschalen sind steuerlich klar geregelt und in bestimmten Grenzen steuerfrei. Zahlt der Arbeitgeber die Pauschalen innerhalb der gesetzlichen Sätze, bleiben sie für Mitarbeitende steuer- und sozialabgabenfrei.

Diese steuerliche Behandlung ist ein wesentlicher Grund für die Verbreitung von Pauschalen. Sie geben Unternehmen und Reisenden Sicherheit über den erstattungsfähigen Betrag und vermeiden Diskussionen über einzelne Ausgaben. Voraussetzung ist, dass die Reise beruflich veranlasst ist und die Abwesenheitszeiten dokumentiert werden.

Für die Verpflegung gibt das Einkommensteuergesetz die Beträge vor. Für Inlandsreisen gelten im Jahr 2025 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden sowie 14 Euro für An- und Abreisetage [1]. Für Auslandsreisen legt das Bundesministerium der Finanzen jährlich länderspezifische Sätze fest.

Die genannten Beträge gelten für das Jahr 2025 und können sich in späteren Jahren ändern. Unternehmen sollten die jeweils gültigen Sätze und ihre konkrete Anwendung mit einer Steuerberatung abstimmen.

Reisekostenpauschalen im Unternehmen anwenden

Damit Pauschalen einheitlich angewendet werden, halten Unternehmen die Regeln in einer Reisekostenrichtlinie fest. Dort steht, welche Pauschalen gelten, wie Reisen genehmigt werden und wie die Abrechnung abläuft. Typischerweise regelt eine solche Richtlinie außerdem, welche Verkehrsmittel und Buchungsklassen erlaubt sind und ab welcher Dauer eine Übernachtung genehmigt wird.

Eine klare Richtlinie sorgt dafür, dass Reisende wissen, welche Beträge sie erwarten können, und dass die Buchhaltung einheitlich abrechnet. Je stärker die Abrechnung standardisiert und automatisiert ist, desto weniger Rückfragen entstehen. In einem System wie Navan lassen sich die hinterlegten Pauschalen direkt auf gebuchte Reisen anwenden, sodass Auszahlung und Dokumentation zusammenlaufen. Für wiederkehrende Reisen schafft das Verlässlichkeit, weil Mitarbeitende weniger Belege einreichen und Freigaben schneller laufen.