A1-Bescheinigung

Was ist eine A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung dokumentiert, welches Sozialversicherungsrecht bei einer vorübergehenden Tätigkeit im EU-Ausland, im EWR, in der Schweiz oder im Vereinigten Königreich gilt [1].

Beispiel: Eine Controllerin, die für zwei Workshop-Tage von München nach Wien fliegt, bleibt in der Regel in der deutschen Sozialversicherung, wenn die Voraussetzungen einer Entsendung vorliegen. Die Bescheinigung ist der Nachweis gegenüber den Stellen im Zielstaat.

Rechtlich bestätigt die A1-Bescheinigung nicht, dass eine Dienstreise genehmigt ist. Sie weist nach, welches Sozialversicherungsrecht während der Tätigkeit im Ausland gilt. Fehlt dieser Nachweis, kann der Zielstaat eine Versicherungspflicht vor Ort annehmen.

A1-Bescheinigung, Reiserichtlinie und Entsendung im Vergleich

Diese drei Aspekte werden häufig miteinander verwechselt.

Die Reiserichtlinie legt Buchungsklasse, Genehmigung und Fürsorgepflicht fest. Die A1-Bescheinigung sagt nichts darüber aus, ob die Reise intern genehmigt wurde. Eine Geschäftsreiseversicherung deckt andere Risiken als die Sozialversicherung.

Für welche Länder gilt die A1-Bescheinigung?

Eine deutsche A1-Bescheinigung gilt für vorübergehende berufliche Tätigkeiten in den EU-Mitgliedstaaten sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz und im Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland ausgestellt [1][6]. Für Tätigkeiten außerhalb dieses Gebiets wird keine A1-Bescheinigung ausgestellt.

Besteht mit dem Zielstaat ein Sozialversicherungsabkommen, etwa mit den USA oder China, kann ein anderer Entsendenachweis erforderlich sein [1]. Im vertragslosen Ausland muss der Arbeitgeber die sozialversicherungsrechtliche Einordnung selbst prüfen.

Das Vereinigte Königreich gehört nach dem Brexit nicht mehr zur EU. Zum Nachweis der deutschen Rechtsvorschriften wird nach Angaben der DVKA während eines Übergangszeitraums weiterhin eine A1-Bescheinigung ausgestellt [7].

Ob ein Transitland eine eigene Bescheinigung braucht, hängt davon ab, ob dort tatsächlich gearbeitet wird. Wer nur durch Österreich nach Italien fährt, um dort eine Besprechung wahrzunehmen, übt in Österreich in der Regel keine Tätigkeit aus. Wer Güter durch denselben Staat transportiert, schon [1].

Wie lange ist eine A1-Bescheinigung gültig?

Es gibt keine einheitliche Gültigkeitsdauer für alle Fälle.

Der Vordruck A1 bleibt gültig bis zu dem auf dem Formular angegebenen Ablaufdatum oder bis der ausstellende Träger ihn zurückzieht oder für ungültig erklärt [4]. Die Bescheinigung gilt als verbindlich, solange sie nicht widerrufen wurde [3].

Bei einer Entsendung nach Artikel 12 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 unterliegt die Person weiterhin den Rechtsvorschriften des Entsendestaats, sofern die voraussichtliche Dauer der Arbeit 24 Monate nicht überschreitet und keine andere entsandte Person abgelöst wird [2]. Die 24 Monate begrenzen die Weitergeltung des Entsenderechts, nicht automatisch die Gültigkeit jedes A1-Formulars.

Für Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat tätig sind, kann nach der Deutschen Rentenversicherung eine A1-Bescheinigung für bis zu fünf Jahre und für alle betreffenden Mitgliedstaaten ausgestellt werden [1]. Zuständig ist bei Wohnsitz in Deutschland die DVKA.

Eine Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 kann in Betracht kommen, wenn die Voraussetzungen einer Entsendung nicht vorliegen. Den Antrag nimmt die DVKA entgegen [1][5].

Wer beantragt die A1-Bescheinigung?

In Deutschland stellt der Arbeitgeber den Antrag grundsätzlich elektronisch, über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal [5]. Seit dem 1. Januar 2025 ist ein Papierantrag nach Angaben der Deutschen Rentenversicherung unzulässig [1].

Die zuständige Stelle hängt von der Krankenversicherung ab. Bei gesetzlich Versicherten wird der Antrag über den Arbeitgeber bei der Krankenkasse gestellt. Privat Versicherte ohne berufsständische Versorgung gehen an den Rentenversicherungsträger. Bei einer berufsständischen Versorgung ist die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen zuständig [1]. Um Anliegen von Personen, die regelmäßig in mehreren Mitgliedstaaten arbeiten, kümmert sich unabhängig von der Krankenversicherung die DVKA.

Liegen die Voraussetzungen vor, übermittelt die zuständige Stelle dem Arbeitgeber die Daten der A1-Bescheinigung nach § 106 SGB IV innerhalb von drei Arbeitstagen. Der Arbeitgeber macht sie der beschäftigten Person unverzüglich zugänglich [5]. Selbstständige beantragen die Bescheinigung für sich selbst über das SV-Meldeportal.

Was muss dokumentiert werden?

Für den A1-Antrag brauchen die Träger nachvollziehbare Angaben zu Person, Zielstaat und Zeitraum. Die interne Reisegenehmigung ersetzt diesen Antrag nicht.

Reiseziel und Zeitraum. Land und voraussichtliche Dauer müssen in der Buchung und im Antrag angegeben werden. Anlass und Zielstaat sollten schon im Dienstreiseantrag stehen.

Nachweis auf der Reise. Der elektronische Antrag dokumentiert zunächst nur die Antragstellung, nicht die bereits erteilte A1-Bescheinigung. Bei verstärkten Kontrollen, nach der Deutschen Rentenversicherung insbesondere in Frankreich, Österreich und der Schweiz, empfiehlt es sich, die Bescheinigung vorab zu beantragen [1]. Bei kurzfristigen Dienstreisen von bis zu sieben Tagen kann sie im Bedarfsfall nachträglich beantragt werden.

Getrennte Pflichten. Nationale Meldepflichten im Zielstaat, etwa nach Österreich, Frankreich, Belgien oder in die Niederlande, sind von der A1-Bescheinigung zu unterscheiden [1]. Sie sind Teil der Dienstreise-Compliance.

A1-Bescheinigung im Geschäftsreisekontext

Wer Dienstreisen zentral plant, hat Reiseziel und Zeitraum vor der Abreise im Blick. Diese Angaben können als Grundlage für den A1-Antrag dienen. Den Antrag muss der Arbeitgeber jedoch beim zuständigen Sozialversicherungsträger stellen.

Navan bündelt Reisebuchung und Abrechnung in einem System und kann dadurch relevante Reisedaten zentral verfügbar machen. Die Plattform stellt die A1-Bescheinigung nicht aus und ersetzt weder den Antrag noch die sozialversicherungsrechtliche Prüfung. Ob die deutschen Rechtsvorschriften weitergelten, hängt von den Voraussetzungen des Einzelfalls und der Entscheidung des zuständigen Trägers ab.