Reisekostenrichtlinie

Was ist eine Reisekostenrichtlinie?

Eine Reisekostenrichtlinie ist die interne Vorgabe eines Unternehmens, welche beruflich veranlassten Reisekosten erstattet werden und welche Regeln für Belege, Pauschalen, Höchstbeträge und Fristen gelten.

Beispiel: Nach einem zweitägigen Kundentermin in München reicht die Vertriebsmitarbeiterin das Bahnticket und die Hotelrechnung gegen Beleg ein. Für die Verpflegung gilt die entsprechende Pauschale und die Abrechnung muss vor Ablauf der intern gesetzten Frist vorliegen.

Ob überhaupt erstattet wird, legt nicht das Einkommensteuergesetz fest. Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder die Reisekostenrichtlinie entscheiden über den Anspruch. Die Steuerfreiheit von Erstattungen durch Arbeitgeber in der Privatwirtschaft richtet sich nach § 3 Nr. 16 EStG, soweit die Beträge als Werbungskosten nach § 9 EStG abziehbar wären [3].

Reisekostenrichtlinie und Reiserichtlinie

Die Begriffe „Reiserichtlinie“ und „Reisekostenrichtlinie“ werden häufig verwechselt. Die Reiserichtlinie regelt, wie Reisen gebucht und durchgeführt werden. Die Reisekostenrichtlinie legt dagegen fest, welche Kosten erstattet werden und welche Nachweise, Höchstbeträge und Fristen gelten.

Was legt die Reisekostenrichtlinie fest?

Die steuerlich anerkannten Reisekosten lassen sich in vier Kategorien einteilen. Die Reisekostenrichtlinie legt fest, welche dieser Kosten das Unternehmen ersetzt, bis zu welcher Höhe und gegen welche Nachweise [1][2].

Im Inland gelten 28 Euro für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 Euro für An- und Abreisetage sowie für eintägige Abwesenheiten von mehr als acht Stunden [1].

Beim privaten Pkw kann anstelle der tatsächlichen Gesamtkosten die Kilometerpauschale angesetzt werden.

Der Verpflegungsmehraufwand richtet sich nach der Abwesenheitsdauer, nicht dem Restaurantpreis. Ein teures Abendessen erhöht den Betrag nicht. Gestellte Mahlzeiten können zu Kürzungen der Pauschale führen.

Für Fahrtkosten, Übernachtungen und Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten grundsätzlich steuerfrei erstatten. Das Steuerrecht sieht dafür keine festen Höchstbeträge vor. Die Reisekostenrichtlinie kann jedoch niedrigere Erstattungsgrenzen festlegen.

Das Einkommensteuerrecht sieht keine gesetzliche Einreichungsfrist für die Abrechnung vor. Die Frist wird in der Richtlinie vorgegeben.

Was muss dokumentiert werden?

Für die Steuerfreiheit muss nachvollziehbar bleiben, dass eine Auswärtstätigkeit vorlag. Anlass und Art der Tätigkeit, Reisedauer und Reiseweg müssen deshalb in der Reisekostenabrechnung angegeben und durch geeignete Unterlagen wie Tickets, Hotelrechnungen oder Schriftverkehr ergänzt werden [2].

Belege und Pauschalen. Tatsächliche Kosten werden durch Einzelbelege nachgewiesen. Für die Abrechnung von Pauschalen sind hingegen die Abwesenheitszeiten maßgeblich.

Lohnkonto. Unterlagen, aus denen sich die Voraussetzungen der Erstattung ergeben, bewahrt der Arbeitgeber als Belege für das Lohnkonto auf [2]. Das Lohnkonto selbst ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren [4]. Soweit die Abrechnung als Buchungsbeleg gilt, beträgt die Frist acht Jahre [5].

Private Anteile. Urlaubstage oder private Zwischenstopps müssen vom beruflichen Teil getrennt werden. Private Mehrkosten sind grundsätzlich nicht erstattungsfähig.

Hinweis: Diese Angaben sind allgemein und ersetzen keine steuerliche Beratung für den Einzelfall.

Wann wird aus der Erstattung Arbeitslohn?

Die Reisekostenerstattung bleibt steuerfrei, soweit sie die nach § 9 EStG abziehbaren Beträge nicht übersteigt [3]. Typischerweise sind drei Fälle zu unterscheiden:

• Die Zahlung liegt über den gesetzlich abziehbaren Beträgen, etwa bei einer Erstattung, die über die gesetzliche Verpflegungspauschale hinausgeht.
• Der Nachweis fehlt, dass überhaupt eine Auswärtstätigkeit vorlag, etwa beim täglichen Pendeln zur ersten Tätigkeitsstätte.
• Private Anteile werden nicht herausgerechnet.

Was das Unternehmen nicht oder nur teilweise ersetzt, kann die reisende Person in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Eine Ausnahme bilden bestimmte Übernachtungspauschalen, die nur der Arbeitgeber zahlen darf [2].

Reisekostenrichtlinie im Geschäftsreisekontext

In der Praxis werden Belege, Abwesenheitszeiten und Freigabe in derselben digitalen Reisekostenabrechnung erfasst. Fehlt die Richtlinie, prüft die Buchhaltung jeden Fall einzeln. Steht sie im System, sieht die reisende Person vor der Abrechnung, welche Positionen erstattungsfähig sind.

Navan bündelt Belege, Pauschalen und Abrechnung in einem System, sodass Reiseanlass und Ausgaben gemeinsam erfasst werden können. Die konkrete steuerliche Behandlung hängt weiterhin von den gesetzlichen Voraussetzungen und der jeweiligen Unternehmensrichtlinie ab.