Auslandszuschlag

Was ist ein Auslandszuschlag?

Der Auslandszuschlag ist eine zusätzliche Zahlung zum Arbeitsentgelt für einen beruflichen Einsatz im Ausland [1]. Im öffentlichen Dienst ist er Teil der Auslandsdienstbezüge. Dort stehen neben dem Zuschlag ein Mietzuschuss und gegebenenfalls ein Kaufkraftausgleich [2].

Im Alltag wird mit „Auslandszuschlag“ häufig jede zusätzliche Zahlung für einen beruflichen Einsatz im Ausland bezeichnet. Steuerlich und im Reisekostenrecht sind ein vertraglicher Entsendungszuschlag und eine Verpflegungspauschale jedoch nicht dasselbe.

Beispiel: Wer für drei Tage zu einem Kunden nach Lyon fliegt, befindet sich in der Regel auf einer Dienstreise. Wer für 18 Monate ins Ausland entsandt wird und dort seinen Wohnsitz nimmt, kann dagegen einen vertraglichen Auslandszuschlag vereinbaren.

Auslandszuschlag, Kaufkraftausgleich und Verpflegungspauschale im Vergleich

Der Verpflegungsmehraufwand gehört zur Reisekostenabrechnung. Er richtet sich nach Abwesenheitsdauer, Land und gestellten Mahlzeiten [4]. Er ist nicht mit einem monatlichen Zuschuss zu den Lebenshaltungskosten im Gastland gleichzusetzen. Das Auslandstagegeld nach der Auslandsreisekostenverordnung gilt für Auslandsdienstreisen, nicht für die allgemeine Verwendung am Dienstort [6].

Ist der Auslandszuschlag steuerfrei?

Nicht automatisch. Die Bezeichnung allein macht die Zahlung nicht steuerfrei.

Im öffentlichen Dienst können Auslandsbezüge nach § 3 Nr. 64 Satz 1 EStG unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei bleiben. Maßgeblich ist, ob sie den Arbeitslohn übersteigen, der bei einer gleichwertigen Tätigkeit am Dienstort der zahlenden öffentlichen Stelle zustehen würde [3].

Bei Beschäftigten in der Privatwirtschaft, die für einen begrenzten Zeitraum entsandt werden und im Ausland einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt haben, nennt § 3 Nr. 64 Satz 3 EStG den Kaufkraftausgleich. Er bleibt steuerfrei, soweit er den nach § 55 BBesG zulässigen Betrag nicht übersteigt [3]. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht dazu eine Gesamtübersicht der Kaufkraftzuschläge [5]. Ein allgemeiner Lebenshaltungs- oder Erschwerniszuschlag fällt nicht schon unter diese Vorschrift, nur weil er intern so bezeichnet wird.

Davon zu unterscheiden ist die steuerfreie Erstattung von Reisekosten. Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes können Reisekosten steuerfrei erstatten, soweit die Beträge als Werbungskosten nach § 9 EStG abziehbar wären [3]. Dabei handelt es sich um die Erstattung von Reisekosten für eine Auswärtstätigkeit, nicht den monatlichen Entsendungszuschlag. Dieser Text ersetzt keine steuerliche Beratung für den Einzelfall.

Was muss dokumentiert werden?

Ohne nachvollziehbaren Anlass, Ort und Zeitraum lässt sich später nicht belegen, ob eine Entsendung, eine Dienstreise oder beides vorlag.

Entsendung. In Vertrag oder Richtlinie sollten Einsatzort, Dauer und die vorgesehene Rückkehr festgehalten sein. Für die Steuer nach § 3 Nr. 64 Satz 3 EStG kommt es auf den begrenzten Zeitraum, den ausländischen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt und darauf an, welcher Teil der Zahlung als Kaufkraftausgleich ausgewiesen wird.

Dienstreise. Hier zählen beruflicher Anlass, Tätigkeitsort und Abwesenheitszeiten. Die Verpflegungspauschale braucht diese Daten, keine monatliche Lebenshaltungskalkulation.

Auslandszuschlag im Geschäftsreisekontext

Bei einer Auslandsreise können Unternehmen Reiseziel, Zeitraum und Reisekosten zentral dokumentieren und abrechnen. Ein vertraglicher Auslandszuschlag ist davon zu unterscheiden und wird außerhalb der Reisekostenabrechnung geregelt.

Navan unterstützt Unternehmen bei der Planung und Abrechnung von geschäftlichen Reisen. Die steuerliche Behandlung eines vertraglichen Auslandszuschlags bleibt davon unabhängig.