Mietwagen

Was ist ein Mietwagen?

Ein Mietwagen ist ein Fahrzeug, das ein Vermieter für einen begrenzten Zeitraum gegen Entgelt zur Verfügung stellt [1]. Die Mietdauer reicht typischerweise von wenigen Stunden bis zu mehreren Wochen. Reisende nutzen ihn, um am Zielort unabhängig von Fahrplänen mobil zu sein.

Beispiel: Eine Vertriebsmitarbeiterin fliegt nach München, holt am Flughafen einen Wagen ab, fährt zum Kunden nach Augsburg und gibt ihn vor dem Rückflug wieder ab. Für solche Strecken ist ein Mietwagen auf Dienstreise oft praktisch, weil Bahn oder Taxi zwischen den Terminen nicht passen.

Mietwagen, Leihwagen und Selbstfahrende im Vergleich

Im Alltag werden die Begriffe oft gleich verwendet. Rechtlich werden sie jedoch unterschieden.

Wer gegen Gebühr mietet, schließt einen Mietvertrag. Der Vermieter überlässt den Gebrauch, der Mieter zahlt die vereinbarte Miete [1]. Die Leihe nach § 598 BGB ist unentgeltlich [2]. Im Vermietungsalltag ist „Leihwagen“ dennoch üblich. Zivilrechtlich ist das Wort aber ungenau.

Der Begriff „Mietwagen“ im Personenbeförderungsgesetz bezeichnet dagegen etwas anderes. Dort führt der Unternehmer die Fahrt mit Fahrer:in aus. Nach dem Auftrag muss der Wagen grundsätzlich zum Betriebssitz zurück [3]. Das selbst gefahrene Auto der Autovermietung ist ein Mietfahrzeug für Selbstfahrende. Wer es gewerbsmäßig ohne Fahrer vermietet, muss die Verwendung der Zulassungsbehörde anzeigen [4].

Mietwagen im Geschäftsreisekontext

Auf der Geschäftsreise ist der Mietwagen ein Fahrtmittel, kein Firmenwagen. Die Reiserichtlinie legt fest, welche Fahrzeugklasse gebucht werden darf, ob eine Rückgabe an einem anderen Ort zulässig ist und wer zusätzlich fahren darf.

Zahlung und Kaution laufen oft über eine Firmenkreditkarte. Zahlt die reisende Person privat, muss sie den Beleg für die spätere Reisekostenerstattung einreichen.

Der Halter muss für das Fahrzeug eine Haftpflichtversicherung unterhalten [5]. Sie deckt Schäden, die andere durch den Gebrauch des Wagens erleiden. Kaskoschutz, Selbstbeteiligung und Ausschlüsse stehen im Mietvertrag, nicht im Pflichtversicherungsgesetz. Eine Reiseversicherung ersetzt diesen Kfz-Schutz nicht.

Die Rückgabe an einer anderen Station ist vertraglich oft möglich, häufig gegen Aufpreis. Kraftstoffregelung, Kilometerlimit und Zusatzfahrer:innen sollten ebenfalls vor der Buchung geprüft werden, nicht erst an der Station.

Wer Geschäftsreisen früh plant, kann Abholort, Rückgabe und Klasse zusammen mit Flug und Hotel klären. Navan bündelt alle Reisebestandteile sowie die Mietwagenbuchung, Kartenzahlung und Abrechnung in einem System, sodass Miete und Reiseanlass gemeinsam erfasst werden können. Die konkrete steuerliche Behandlung hängt weiterhin von den gesetzlichen Voraussetzungen und der jeweiligen Unternehmensrichtlinie ab.

Was muss dokumentiert werden?

Steuerlich können die tatsächlichen Kosten für das bei einer Auswärtstätigkeit genutzte Verkehrsmittel als Fahrtkosten gelten [6]. Arbeitgeber können sie unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei erstatten, soweit sie als Werbungskosten abziehbar wären [7]. Die Kilometerpauschale gilt für den privaten Pkw, nicht als Ersatz für eine Mietrechnung.

• Mietvertrag und Übergabe: Fahrzeugklasse, Zeitraum, Stationen, Kraftstoffregelung und vorhandene Schäden gehören in Vertrag und Übergabeprotokoll.
• Versicherung und Fahrer: Welcher Haftpflicht- und Kaskoschutz besteht, sollte in den Buchungsunterlagen dokumentiert sein.
• Beleg und Anlass: Die Rechnung muss der beruflich veranlassten Fahrt zugeordnet werden können. Private Umwege oder Urlaubstage sind herauszurechnen.