Reiserichtlinie

Was ist eine Reiserichtlinie?

Eine Reiserichtlinie ist das interne Regelwerk, mit dem ein Unternehmen festlegt, wie Geschäftsreisen geplant, genehmigt, gebucht und durchgeführt werden. Sie gibt vor, über welchen Kanal gebucht wird, welche Klasse zulässig ist, welche Anbieter Vorrang haben und wer die Reise freigibt.

Wenn eine Führungskraft aus dem Vertrieb von Frankfurt nach München zu einem Kundentermin reist, bestimmt nicht allein der Ticketpreis, wie die Buchung der Reise zu erfolgen hat. Die Reiserichtlinie kann vorgeben, dass die Verbindung über das firmenweite Tool gebucht wird, dass auf Inlandsstrecken mit der Bahn die zweite Klasse zu wählen ist und dass die Führungskraft vor der Buchung zustimmen muss. Welche Kosten später als Spesen erstattet werden, wird nicht in diesem Rahmen geregelt.

Im Alltag werden Reiserichtlinie und Reisekostenrichtlinie oft miteinander verwechselt. Die beiden Richtlinien überschneiden sich, regeln aber unterschiedliche Dinge. Die Reisekostenrichtlinie befasst sich mit Erstattung, Belege, Pauschalen und Fristen.

Reiserichtlinie und Reisekostenrichtlinie im Vergleich

Beide Richtlinien sind wichtige Bestandteile des Reisemanagements. Die Fragen, die sie beantworten, sind andere.

Die Tabelle zeigt die unterschiedlichen Bereiche, die in der Praxis oft in einer Datei landen. Wird beides vermischt, riskiert Freigaben ohne Sicherheitsregeln oder Erstattungsgrenzen ohne passenden Buchungskanal.

Was gehört in eine Reiserichtlinie?

Buchungskanal. Die Richtlinie legt fest, ob Beschäftigte selbst buchen, ein Reisebüro einschalten oder ein zentrales Tool nutzen müssen. Ohne diese Vorgabe entstehen Buchungen, über die das Unternehmen keinen Überblick hat.

Buchungsklasse. Festgelegt wird, welche Kategorie bei Flug, Bahn, Mietwagen und Hotel zulässig ist, oft gestaffelt nach Strecke, Dauer oder Funktion.

Bevorzugte Anbieter. Firmenraten und festgelegte Partner gehören in dieses Regelwerk, weil sie die Buchung steuern, nicht die spätere Erstattung. Wer bei einem anderen Anbieter bucht, braucht in der Regel eine Ausnahmegenehmigung.

Genehmigung. Im Dienstreiseantrag werden Anlass, Ziel, Zeitraum und voraussichtliche Buchungsklasse festgehalten, bevor jemand bucht. Ohne Freigabe fehlt später der Nachweis, dass die Dienstreise überhaupt angeordnet war.

Fürsorgepflicht und Reisesicherheit

Die schriftliche Reiserichtlinie ist selbst kein Gesetz. Die Fürsorgepflicht ergibt sich jedoch aus gesetzlichen Pflichten des Arbeitgebers. Nach § 618 BGB muss der Arbeitgeber Dienstleistungen so regeln, dass Beschäftigte gegen Gefahr für Leben und Gesundheit geschützt sind, soweit die Natur der Dienstleistung es gestattet [1].

Für Dienstreisen bedeutet das konkret, Risiken am Zielort vorher zu klären und Schutzmaßnahmen festzulegen. Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, die erforderlichen Maßnahmen zu treffen, ihre Wirksamkeit zu prüfen und sie an veränderte Anforderungen anzupassen [2]. Grundlage dafür ist eine Gefährdungsbeurteilung. Bei ähnlichen Bedingungen kann eine Beurteilung für vergleichbare Reisen ausreichen [3].

Kommt ein neues Ziel oder ein deutlich höheres Risiko hinzu, muss die Unterweisung angepasst werden [4]. Das Auswärtige Amt unterscheidet zwischen Sicherheitshinweisen und Reisewarnungen. Eine Reisewarnung ist der dringende Appell, Reisen in ein Land zu unterlassen, weil eine akute Gefahr für Leib und Leben vorliegt [5]. Viele Unternehmen untersagen Dienstreisen in solche Gebiete oder verlangen dafür eine gesonderte Freigabe.

Private Anteile an einer Dienstreise erzeugen Graubereiche bei Haftung und Versicherung. In der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2026 gaben 72 % der befragten Unternehmen an, solche privaten Reiseanteile noch nicht in der Reiserichtlinie geregelt zu haben [6]. 2025 wurden in Deutschland 116,1 Millionen Geschäftsreisen unternommen. Ohne klare Buchungs- und Sicherheitsregeln wächst das Risiko mit dem Volumen.

Fragen zu Arbeitszeit auf der Reise und zu Schutzpflichten werden im Beitrag zur Dienstreise-Compliance vertieft.

Was muss dokumentiert werden?

Die Richtlinie wirkt nur, wenn Zuständigkeit und Ausnahmeweg nachvollziehbar festgehalten sind. Ein abgelegtes Dokument hilft wenig, wenn es zum Buchungszeitpunkt niemand findet.

Geltungsbereich. Die Angaben klären, für wen die Regeln gelten, welche Reisearten erfasst sind und wer über Ausnahmen entscheiden darf.

Genehmigungsweg. Dokumentiert wird, wer vor der Buchung freigibt, welche Angaben der Antrag enthalten muss und wie kurzfristige Reisen laufen.

Buchung und Klasse. Erfasst werden der zugelassene Kanal, die erlaubten Kategorien und der Umgang mit bevorzugten Anbietern.

Sicherheit. Dazu zählen Notfallkontakt, der Umgang mit Reise- und Sicherheitshinweisen und die Bedingung, unter der eine Reise nicht angetreten wird.

Belege, Pauschalen und Einreichungsfristen gehören nicht in diesen Abschnitt. Sie sind Gegenstand der Reisekostenrichtlinie. Übergeordnete Regeln zu Recht und Verhalten werden in den Compliance-Richtlinien festgehalten.

Reiserichtlinie im Geschäftsreisekontext

Die Richtlinie wird bei der Buchung wirksam. Wenn die Buchungsklasse und die erforderliche Genehmigung bereits bei der Auswahl der Verbindung sichtbar sind, gibt es weniger nachträgliche Ausnahmen und weniger Buchungen mit unklaren Reisezielen.

Navan bündelt Buchung, Richtlinien, Freigabeabläufe und Abrechnung in einem System, sodass sich Tarife, Buchungsklassen und Genehmigungen zentral und im Rahmen der Reiserichtlinie steuern lassen. Welche Schutzmaßnahmen im Einzelfall nötig sind, bleibt Aufgabe des Unternehmens und richtet sich nach den gesetzlichen Pflichten.