Spesenbetrug vermeiden: Prävention leicht gemacht

Spesenbetrug ist ein unterschätztes Risiko in Unternehmen aller Größenordnungen. Ob „versehentliche“ Doppelabrechnungen, privat verbuchte Abendessen oder manipulierte Taxiquittungen, kleine betrügerische Abrechnungen sind längst Teil des täglichen Geschäfts. 

Und doch wird der Spesenbetrug meist als minimalinvasiver Einzelfall wahrgenommen – mit verheerenden Folgen. Schon kleine Unachtsamkeiten in der Spesenabrechnung können sich rasch zu erheblichen finanziellen Schäden summieren und das Vertrauen innerhalb des Teams langfristig erschüttern.

Gut, dass Sie dem nicht hilflos ausgeliefert sind: Mit modernen Tools wie automatisierter Belegprüfung, smarten Spesenmanagement-Systemen und transparenten Firmenkreditkarten rüsten Sie Ihr Unternehmen gegen Missbrauch. 

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie mit den richtigen Strategien Risiken minimieren und Arbeitsabläufe optimieren, um so dem Spesenbetrug ein für alle Mal einen Riegel vorzuschieben.

Was ist Spesenbetrug?

Spesenbetrug beschreibt das vorsätzliche Fehlverhalten von Mitarbeitenden oder Führungskräften, unrechtmäßige Ausgaben oder Aufwendungen als Spesen abzurechnen. Dabei werden zum Beispiel private Ausgaben als dienstliche deklariert oder gefälschte Belege eingereicht, um sich einen finanziellen Vorteil zu verschaffen.

Welche Arten von Spesenbetrug gibt es?

Spesenbetrug kann sehr unterschiedliche Formen annehmen.Umso wichtiger ist es, sich für typische Betrugsmuster zu sensibilisieren. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Arten von Spesenbetrug mit passenden Praxisbeispielen:

1. Fiktive oder private Ausgaben

Einer der häufigsten Betrugsversuche besteht darin, private Ausgaben oder sogar komplett erfundene Ausgaben als geschäftliche Rechnungen einzureichen.

Beispiel: Ein Teammitglied reicht einen Bewirtungsbeleg für ein privates Abendessen mit dem Freundeskreis oder Ausgaben für Freizeitaktivitäten und private Einkäufe ein und deklariert dieses fälschlicherweise als geschäftlich. 

2. Doppelte Einreichen von Belegen

Um eine mehrfache Erstattung derselben Ausgabe zu erschleichen, werden Belege in unterschiedlichen Formen oder Zeitpunkten erneut eingereicht.

Beispiel: Eine Taxiquittung wird einmal digital über eine App eingereicht und später zusätzlich als Originalbeleg in Papierform zur Abrechnung vorgelegt. 

3. Manipulierte Belege

Betrügende nutzen zunehmend technische Hilfsmittel, um Belege zu ihren Gunsten zu verändern. Neben klassischen Bildbearbeitungsprogrammen kommen hierbei immer häufiger KI-basierte Tools und Apps zum Einsatz, mit denen sich gefälschte Belege schnell und täuschend echt erstellen lassen.

Beispiel: Eine Hotelrechnung wird mithilfe von KI-gestützten Bildgeneratoren so bearbeitet, dass ein höherer Betrag ausgewiesen wird oder zusätzliche, nie angefallene Positionen eingefügt werden. Diese täuschend echten Rechnungen und Quittungen sind auf den ersten Blick kaum von echten Dokumenten zu unterscheiden.

4. Überhöhte Kilometer-/Distanzangaben

Bei der Abrechnung von Dienstreisen mit dem eigenen Auto werden zu hohe oder nicht korrekte Kilometerstände angegeben – zum Beispiel, indem der kürzeste Weg ignoriert oder private Umwege als dienstlich ausgegeben werden.

Beispiel: Für eine Fahrt zum Kunden werden statt der tatsächlichen 30 Kilometer, 60 Kilometer angesetzt, um eine höhere Kilometerpauschale zu kassieren.

5. Falsche Angaben zu Teilnehmenden

Hier werden interne Treffen als externe Geschäftstermine deklariert, um größere oder nicht erlaubte Spesen abzurechnen.

Beispiel: Ein gemeinsames Mittagessen von Kolleg:innen wird als „Kundenmeeting“ ausgegeben.

6. Vordatierung oder nachträgliche Umdeklarierung

Durch die Verschiebungen von Zahlungs- oder Rechnungsdaten in einen anderen Abrechnungszeitraum werden Überschneidungen verschleiert oder betriebliche Höchstbeträge umgangen.

Beispiel: Betrügende reichen ihren Beleg nicht im tatsächlichen Monat ein. Stattdessen geben Sie diesen nachträglich ab oder deklarieren ihn so, dass er in einen anderen Zeitraum fällt, um bestehende Budgets nicht zu überschreiten oder verjährte Ansprüche noch einzulösen.

Prävention: Wie kann ich Spesenbetrug verhindern?

Eine wirksame Prävention von Spesenbetrug basiert auf einer Kombination aus technischen, organisatorischen und verhaltensbezogenen Maßnahmen. Diese können wie folgt aussehen: 

Moderne, technische Präventionsmaßnahmen

1. Wählen Sie einen professionellen Spesenmanagement-Anbieter

Arbeiten Sie bevorzugt mit professionellen Anbietern für Spesenmanagement-Lösungen zusammen, die Systeme nach aktuellen deutschen Sicherheitsstandards bereitstellen. 

Dazu zählen insbesondere die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), moderne Verschlüsselungstechnologien sowie regelmäßige Sicherheitsupdates. 

Achten Sie darauf, dass die Anbieter eine revisionssichere Archivierung, Zugriffskontrollen und verschlüsselte Protokollierung aller Verarbeitungsvorgänge gewährleisten können. 

2. Achten Sie auf eine sichere Zahlungsabwicklung und Datenübertragung

Verwenden Sie ausschließlich vertrauenswürdige, zertifizierte Zahlungsplattformen, die modernen Sicherheitsstandards entsprechen und den Datenschutz wahren. 

Auf diese Weise können Sie gewährleisten, dass sensible Informationen wie Kreditkarten- oder Kontodaten nicht in falsche Hände geraten oder manipuliert werden können.

Regulieren Sie zudem den internen Zugang zu Abrechnungsdaten. Unbefugte Änderungen oder Zugriffe können dadurch rechtzeitig nachvollzogen und erkannt werden.

3. Implementieren Sie ein geregeltes Kartenmanagement

Legen Sie Tages- und Transaktionslimits auf Ihre Firmenkreditkarten fest, um unangemessen hohe Ausgaben zu verhindern. Je nach Bedarf können Sie auch bestimmte Händler, Währungen und Anlässe für Zahlungen sperren. 

Geben Sie außerdem nur Firmenkarten mit begrenzter Laufzeit aus und deaktivieren Sie diejenigen, die länger als 13 Monate nicht genutzt wurden, um Missbrauch zu vermeiden.Besonders effektiv sind individualisierbare Firmenkreditkarten, bei denen jedem Mitarbeitenden ein spezifisches Ausgabenlimits zugewiesen werden kann. 

Ein digitales Spesenmanagement bietet zudem die Möglichkeit, Transaktionen in Echtzeit einzusehen und nachzuverfolgen. 

4. Automatisieren Sie Plausibilitäts- und Duplikatsprüfungen

Leistungsfähige Systeme erkennen doppelt eingereichte Belege zuverlässig, prüfen die Plausibilität von Angaben wie Datum, Ort, Belegtext und abgerechneten Beträgen und gleichen beispielsweise Hotelbuchungen mit den jeweiligen Kalenderdaten der Geschäftsreise ab. 

Der Einsatz künstlicher Intelligenz hilft zudem, verdächtige Muster zu erkennen und bei Auffälligkeiten automatisierte Alarmmeldungen auszulösen.

Ein weiteres nützliches Feature bietet das digitale Belegmanagement: Mitarbeitende können ihre Belege direkt per App fotografieren und hochladen. Auf diese Weise werden alle Dokumente zentral erfasst, die Bearbeitungszeiten verkürzt und die Nachvollziehbarkeit erhöht.

5. Verschlüsseln Sie Ihre Daten

Sämtliche Transaktionen und Abrechnungen sollten durchgehend verschlüsselt werden, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen und die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DSGVO) zu erfüllen. 

Für die Verwaltung und Archivierung von Spesenbelegen gelten zudem die GoBD sowie handels- und steuerrechtliche Vorschriften (§§ 238, 257 HGB, §§ 146, 147 AO). Eine lückenlose Protokollierung aller Bearbeitungsschritte (Audit Trail) erhöht die Nachvollziehbarkeit, erleichtert Prüfungen in Verdachtsfällen und sichert die Rechtskonformität.

Organisatorische und verhaltensbezogene Präventionsmaßnahmen 

1. Pflegen Sie interne Richtlinien

Erstellen und kommunizieren Sie klare, verständliche und regelmäßig aktualisierte Reise- und Reisekostenrichtlinien. 

Definieren Sie Mindestanforderungen an die Spesenabrechnung und informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über die rechtlichen Konsequenzen von Spesenbetrug, um das Bewusstsein für Compliance und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zu schärfen.

2. Wenden Sie das Vier-Augen-Prinzip an

Erfassen und prüfen Sie Spesendaten immer durch mehrere Personen oder mit Hilfe moderner digitaler Tools. 

Digitale Lösungen ermöglichen die direkte Einreichung, automatisierte Überprüfung und revisionssichere Archivierung von Belegen, wodurch Fehlerquellen reduziert und Prozesse beschleunigt werden.

3. Veranstalten Sie Schulungen

Führen Sie regelmäßige Trainings für Mitarbeitende und Führungskräfte zu den Risiken und typischen Erscheinungsformen von Spesenbetrug durch. Vermitteln Sie die aktuellen rechtlichen Vorgaben und sensibilisieren Sie für mögliche Manipulationen. 

Fördern Sie zudem eine offene Feedback-Kultur, in der Verdachtsfälle vertraulich und ohne Angst vor Nachteilen gemeldet werden können.

4. Reagieren Sie rechtzeitig auf Warnsignale

Mit der Nutzung von automatisierten Spesenmanagement-Systemen, die interne Richtlinien integrierten, werden verdächtige Vorgänge selbstständig erkannt und als Warnsignale („Flags“) gemeldet. 

Reagieren Sie umgehend auf diese Hinweise und gehen Sie den Verdachtsfällen konsequent nach. Leiten Sie, falls erforderlich, sofortige Maßnahmen ein – zum Beispiel die Deaktivierung betroffener Zahlungskarten.

Praktische Tipps zur Verhinderung von Spesenbetrug in Unternehmen

Für Unternehmen & Führungskräfte

Um Spesenbetrug im Unternehmen wirksam vorzubeugen, sollten klare und verständliche Spesenrichtlinien erstellt, leicht zugänglich gemacht und konsequent angewendet werden. 

Diese internen Vorgaben sollten sich am geltenden Bundesreisekostenrecht orientieren und den Ablauf der Spesenabrechnung eindeutig regeln. 

Außerdem ist es ratsam, alle Mitarbeitenden zu schulen und für das Thema zu sensibilisieren. Karten- und Zugriffsrechte sollten regelmäßig überprüft und nicht mehr verwendete Firmenkarten zeitnah gesperrt werden. 

Wer einen ganzheitlichen Schutz, mit mehr Transparenz und automatisierten Sicherheitsmaßnahmen nutzen möchte, sollte auf moderne, digitale Spesenmanagement-Lösungen mit Verschlüsselungstechnologie setzen. 

Für Mitarbeitende

Achten Sie darauf, Ihre Spesen immer korrekt und vollständig abzurechnen. Denken Sie daran, die Belegpflicht sowie alle Fristen einzuhalten und ausschließlich berufliche Ausgaben geltend zu machen. 

Sollten Sie Rückfragen haben oder sich doch unsicher sein, informieren Sie sich nochmal über die geltende Reisekostenrichtlinie. Sollte dies nicht helfen oder Ihnen Unregelmäßigkeiten oder Sicherheitsbedenken auffallen, wenden Sie sich frühzeitig an Ihre Vorgesetzten oder die zuständige Abteilung. 

Navan – für mehr Sicherheit

Mit Navan steuern Sie das Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement Ihres Unternehmens sicher und effizient über eine zentrale, benutzerfreundliche Plattform. Dabei bietet diese All-in-one-Lösung mehr Transparenz, Sicherheit und fördert das Vertrauen im gesamten Unternehmen.

Ihre Vorteile im Überblick:

• Automatisierte Spesenverwaltung: Jede Kartenzahlung wird in Echtzeit synchronisiert und lückenlos dokumentiert. Unregelmäßigkeiten fallen sofort auf und können direkt überprüft werden.
• Individuelle Ausgabenlimits: Die gezielte Budgetierung für Teams, Abteilungen und Anlässe reduziert Schlupflöcher für Missbrauch auf ein Minimum.
• Echtzeit-Warnmeldungen: Überschreitungen, doppelte Abrechnungen oder verdächtige Transaktionen werden sofort gemeldet – Sie können unmittelbar eingreifen.
• Transparente Ausgabenübersicht: Detaillierte Dashboards geben Überblick über alle Ausgaben in Echtzeit – filterbar nach Mitarbeitenden, Abteilungen und Ausgabe-Kategorien. 
• Automatisierte Richtlinienintegration: Sie können Ihre Reisekosten- und Reiserichtlinien automatisiert integrieren. Dadurch erhalten Ihre Mitarbeitenden nur richtlinienkonforme und unangemessene oder nicht regelkonforme Spesen werden konsequent verhindert.

Fazit

Spesenbetrug stellt Unternehmen vor erhebliche Herausforderungen, doch mit den richtigen Maßnahmen lässt sich dieses Risiko wirksam minimieren. Digitale Tools, klare Richtlinien und die Sensibilisierung aller Mitarbeitenden sollten essenzielle Bausteine jeder Präventionsstrategie sein.

Mit Navans innovativen Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement-System wählen Sie die beste Lösung aus einer Hand. Modernste Technologie, individuelle Ausgabenlimits, KI-gestützte Richtlinienkonformität und ein Datenüberblick in Echtzeit werden auf einer benutzerfreundlichen Plattform vereint. 

Sie schützen Ihr Unternehmen zuverlässig vor Betrugsfällen, steigern die Transparenz und fördern nachhaltig das Vertrauen und die Selbständigkeit Ihres Teams.