Pleo Alternativen: Führende Tools im Vergleich

Sie suchen nach einer anderen Lösung für Ihr Ausgabenmanagement als Pleo, doch wissen nicht, wo Sie damit anfangen sollen? Dann sind Sie hier genau richtig. 

In diesem Artikel stellen wir Ihnen drei Pleo-Alternativen vor und vergleichen deren Funktionen, Preise und Besonderheiten – damit Sie noch heute die richtige Wahl treffen können.

Was ist Pleo?

Pleo ist eine moderne, ganzheitliche Spesenmanagement-Lösung, die speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) entwickelt wurde. Mit seiner Gründung in Dänemark im Jahr 2015 hat sich Pleo rasch als Spitzenreiter in der digitalen und automatisierten Ausgabenverwaltung positioniert.

​​Das Tool bietet physische und virtuelle Mastercard-Firmenkarten, eine Transaktionsverfolgung in Echtzeit und eine vereinfachte Belegerfassung, was die Verwaltungsaufwände in der Spesenabrechnung für Unternehmen deutlich reduziert.

Pleo und die drei Alternativen im Vergleich

1. Navan – Die All-in-one-Lösung für globales Ausgaben- und Reisemanagement

Warum ist Navan eine gute Alternative zu Pleo?

Während Pleo sich ausschließlich auf das Ausgabenmanagement konzentriert, geht Navan einen Schritt weiter: Die Plattform bietet eine ganzheitliche Lösung für das gesamte Reise- und Spesenmanagement – alles auf einer zentralen Plattform. 

Von der Reiseplanung über die Buchung bis zur Abrechnung und Erstattung können Unternehmen alle Prozesse effizient abbilden, ohne mehrere Tools nutzen zu müssen.

Navan eignet sich sowohl für kleine und mittlere Unternehmen als auch für große Konzerne, da das System individuell angepasst und beliebig skaliert werden kann. Automatisierungen, Künstliche Intelligenz sowie zahlreiche Schnittstellen zu anderen Systemen sparen allen Beteiligten signifikant Zeit und administrativen Aufwand. Gerade im Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement werden durch Navan manuelle Aufgaben mit automatisierten Workflows ersetzt.

Die wichtigsten Vorteile von Navan:

• Flexible Zahlungsmöglichkeiten: Ausgabe von physischen und virtuellen Karten (inkl. Integration von Navan Connect und BrexPay), Rückerstattungen per Überweisung oder Gehaltsabrechnung, unterstützt in über 25 Währungen und 45 Ländern.
• Echtzeit-Transaktionsübersicht: Sämtliche Ausgaben werden sofort synchronisiert und klar im Dashboard dargestellt – auf Ihrem Desktop und per App.
• Dynamische Ausgabenrichtlinien: Präzise Konfiguration von Reiserichtlinien und unternehmensinternen Reisekostenrichtlinien mit automatischer Budgetanpassung.
• Intelligente Belegerfassung: Automatisches Erfassen und Zuweisen von Belegen per OCR-Scan direkt über Ihr Smartphone.
• Ausgereifte Berichte und Analysen: Granulare Datenanalysen, z. B. zum Reiseverhalten Ihrer Mitarbeitenden, zum Emissionsausstoß und zu den Reisekosten pro Abteilung, inkl. individueller KPIs unterstützen die Budgetoptimierung und das Aufdecken von Anomalien.
• Integriertes Geschäftsreisemanagement: Direktbuchung von Flügen, Hotels, Zügen und Mietwagen über eine Plattform, mit Zugriff auf ein globales Inventar und ausschlaggebende Sondertarife. 
• Nahtlose Integration: Zwei-Faktor-Synchronisation mit Buchhaltungs-, HR- und ERP-Systemen garantiert einfache und zuverlässige Datenverarbeitung.
• Rund-um-die-Uhr Premium-Support: 24/7 Unterstützung durch das Navan-Team und die KI-basierte Reiseassistenz Ava.

Preismodelle

• Für bis zu 300 Mitarbeitende: Maßgeschneidertes Angebot, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens 
• Bei mehr als 300 Mitarbeitenden: Preis auf Anfrage

Das sagen Nutzer:innen: 

G2 Rating: 4,7/5 (+8.000 Rezensionen)

2. Spendesk – Transparentes Ausgabenmanagement für moderne Teams

Warum ist Spendesk eine gute Alternative zu Pleo?

Spendesk bietet eine ganzheitliche Plattform, die sämtliche Prozesse des Ausgabenmanagements zentralisiert – von der Beschaffung über Spesenberichte und virtuelle Firmenkarten bis hin zur vollständigen Integration in die Buchhaltung. Die Lösung zeichnet sich besonders durch ihre Benutzerfreundlichkeit und klar strukturierte Workflows aus. 

Damit eignet sich Spendesk vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die eine schnelle, unkomplizierte und sichere Verwaltung ihrer Unternehmensausgaben wünschen, ohne dabei auf Flexibilität verzichten zu müssen.

Die wichtigsten Vorteile von Spendesk:

• Flexible Firmenkarten: Ausgabe von physischen sowie virtuellen Karten mit sofortiger Transaktionskontrolle und integrierten Ausgaberichtlinien für mehr Sicherheit.
• Vollständig digitaler Beschaffungsprozess: Vom Anfrage- über den Genehmigungs-, bis hin zum Bezahlprozess wird der gesamte Purchase-to-Pay-Ablauf digital und transparent abgebildet, mit vollständiger Nachverfolgbarkeit aller Ausgaben.
• Echtzeit-Budgetkontrolle: Vordefinierte Budgets mit Live-Tracking und Warnmeldungen verhindern Budgetüberschreitungen.
• Belege-Automatisierung: Belege können per Smartphone hochgeladen und mittels OCR automatisch erfasst werden. Intelligente Erinnerungen unterstützen eine lückenlose Dokumentation.
• Nahtlose Buchhaltungs-Integration: Synchronisation mit den gängigen ERP- und Finanzsystemen erleichtert und beschleunigt Monats- und Jahresabschlüsse.
• Höchste Sicherheit und Compliance: Schutz durch End-to-End-Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung sowie ISO 27001, DSGVO und PCI-DSS Konformität.

Preismodelle:

• Essentials (für kleine Teams): Zugang zu den Kernfunktionen wie physische/virtuelle Karten, Ausgabenmanagement, Beleg-Automatisierung (OCR), mehrstufige Genehmigungen, Budgettracking, Multi-Entity-Management und Buchhaltungsintegration. Preis auf Anfrage.
• Scale (für wachsende KMU): Enthält alle Essentials-Funktionen sowie Bestellanforderungen, Teilbudgets, Spesen-Dashboards, HR-Integrationen und die Anbindung an TravelPerk. Außerdem Support durch ein engagiertes Team. Preise variieren.
• Premium (für größere Unternehmen): Umfasst alle Scale-Funktionen sowie erweiterte ERP-Integrationen, KI-basierte Kategorisierung, eine offene API, unbegrenzte Einheitenverwaltung und priorisierten Support. Preise auf Anfrage.

Das sagen Nutzer:innen: 

G2 Rating: 4,6/5 (+400 Rezensionen)

3. Rydoo – Intelligentes Spesenmanagement für effiziente Teams

Warum ist Rydoo eine passende Alternative zu Pleo?

Rydoo bietet ein besonders anwenderfreundliches, mobiles Spesenmanagement mit starker Automatisierung und vielfältigen Integrationsmöglichkeiten. Die Lösung richtet sich vor allem an Unternehmen, die effiziente Workflows, eine strenge Kontrolle ihrer Ausgaben sowie die vollständige Einhaltung länderspezifischer Vorschriften benötigen – insbesondere bei internationalen Teams.

Die wichtigsten Vorteile von Rydoo:

• Erfassung von Ausgaben und Kilometern in Echtzeit: Intuitive mobile App mit OCR-Erkennung und direkter Synchronisation mit Firmenkreditkarten ermöglicht flexibles, papierloses Arbeiten unterwegs.
• Anpassbare Genehmigungsworkflows: Automatisierte, mehrstufige Freigabeprozesse mit maßgeschneiderten Regeln je nach Team oder Ausgabeart.
• Intelligente Audits & Sicherheits-Features: Automatische Erkennung nicht konformer Ausgaben und Anomalien reduzieren den manuellen Prüfaufwand und vermeiden Fehler in der Abrechnung sowie Betrugsrisiken.
• Firmenkartenintegration: Realtime-Synchronisierung von Transaktionen durch Rydoo-Karten oder direkte Bankanbindungen.
• Mehrländer-Compliance: Länderspezifische Verwaltung von Steuervorschriften, Tagessätzen und weiteren lokalen Regularien dank integrierter Richtlinien für zahlreiche Länder (z. B. MwSt., Pauschalen, Landesgesetze).
• Starke Integrationsfähigkeit: Kompatibel mit über 35 Tools, darunter TravelPerk, QuickBooks, Xero, DATEV und NetSuite. Ideal für Unternehmen, die bereits mit etablierten ERP-, HR- oder Buchhaltungssoftwares arbeiten.

Preisstruktur:

• Essentials: ab 8 €/Monat/Nutzer:in. Beinhaltet unbegrenztes Ausgabenmanagement, mobile Belegerfassung, Kilometerverfolgung sowie Export als PDF und Excel.
• Pro: ab 10 €/Monat/Nutzer:in. Enthält zusätzlich Tagessätze, fortschrittliche Buchhaltungsintegration, erweiterte Workflows und verstärkte Prüfmechanismen.
• Business/Enterprise: auf Anfrage. Enthält offene API, Single Sign-on (SSO), smarte Reports, erweitertes Smart Audit und bevorzugten Support.

Das sagen Nutzer:innen: 

G2 Rating: 4,4/5 (+700 Rezensionen)

Wie wähle ich die beste Pleo Alternative für mein Unternehmen?

Um die beste Expense-Software-Alternative für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie systematisch vorgehen. Diese Kriterien können Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen:

1. Definieren Sie Ihren Bedarf und Ihre Anforderungen

Überlegen Sie sich, wie viele Mitarbeitende die neue Software-Lösung tatsächlich nutzen werden, denn Ihre Unternehmensgröße hat einen entscheidenden Einfluss auf die Auswahl und Skalierbarkeit des passenden Anbieters. 

Klären Sie zudem, welche Ausgabenarten erfasst werden sollen: Benötigen Sie die App hauptsächlich für Reisekosten, Spesen und Bewirtungen oder eher für allgemeine betriebliche Aufwendungen? 

Berücksichtigen Sie dabei auch die spezifischen Abläufe und Strukturen Ihrer Buchhaltung. Analysieren Sie, wie komplex Ihre Freigabe- und Abrechnungsprozesse sind und welche Anforderungen Sie an Genehmigungs-Workflows stellen. 

2. Prüfen Sie die wichtigsten Funktionen

Eine leistungsstarke Expense Software kann den gesamten Prozess der Spesenabrechnung in Ihrem Unternehmen erheblich vereinfachen und beschleunigen. Um von maximaler Effizienz, Datenschutz und Rechtssicherheit zu profitieren, sollten Sie bei der Auswahl besonderen Wert auf folgende Funktionen legen: 

• Belegscan per Smartphone (OCR)
• Reibungslose Anbindung an diverse Buchhaltungssysteme (z. B. DATEV)
• Automatisierte Genehmigungs-Workflows
• Mehrwährungsfähigkeit
• Automatische Mehrwertsteuer-Erkennung
• Integriertes Richtlinienmanagement
• Vereinfachte Firmenkreditkarten-Anbindung
• Übersichtliches Online-Dashboard und Reporting-Funktionen (in Echtzeit)
• DSGVO-Konformität und GoBD Archivierung

3. Testen Sie die Benutzerfreundlichkeit

Eine intuitiv bedienbare App oder Software-Lösung spart Ihren Mitarbeitenden Zeit und reduziert Fehler bei der Spesenabrechnung. 

Indem Sie die Benutzerfreundlichkeit der Anwendung vorab testen – beispielsweise durch eine Demoversion oder eine Testphase – stellen Sie sicher, dass alle Funktionen leicht zugänglich und verständlich sind. 

Sie erhöhen die Akzeptanz im Team und sorgen dafür, dass der Umstieg auf die neue Lösung reibungslos gelingt.

2. Vergleichen Sie den Support-Umfang

Ein kompetenter und gut erreichbarer Kundensupport ist besonders im Arbeitsalltag von großer Bedeutung, um bei technischen Fragen oder Problemen schnell Unterstützung zu erhalten. 

Vergleichen Sie daher die angebotenen Support-Services der verschiedenen Anbieter – etwa Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, verfügbare Kommunikationswege (z. B. Telefon, E-Mail, Live-Chat), Sprachenvielfalt und Zusatzleistungen wie persönliche Ansprechpartner oder Hilfe bei der Einrichtung.

3. Prüfen Sie die Sicherheits- und Compliance-Standards

Der Schutz sensibler Unternehmensdaten und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sind bei digitalen Lösungen von größter Bedeutung. 

Achten Sie darauf, dass Ihre Expense-Lösung moderne Sicherheitsstandards erfüllt. Informieren Sie sich, ob die Anwendung DSGVO- und GoBD-konform ist und regelmäßigen Prüfungen oder Zertifizierungen unterzogen wird. 

4. Analysieren Sie die Preisstrukturen 

Die Kosten für eine Expense-Lösung können je nach Anbieter und Funktionsumfang stark variieren. Vergleichen Sie daher zu Beginn die unterschiedlichen Preisstrukturen sorgfältig.

Achten Sie darauf, ob die Abrechnung pro Nutzer:in, pro Monat oder als Pauschalbetrag erfolgt und welche Leistungen bereits im Grundpreis enthalten sind.

Nicht immer sind Zusatzkosten für Erweiterungen, Kundensupport oder zusätzliche Integrationen im Basispreis enthalten. Sie sollten diese daher unbedingt im Blick behalten. 

Eine transparente und detaillierte Kostenübersicht ermöglicht es Ihnen, die langfristige Wirtschaftlichkeit Ihrer Spesen-Software realistisch einzuschätzen und teure Überraschungen zu vermeiden.

5. Holen Sie sich Referenzen und Erfahrungsberichte ein

Suchen Sie gezielt nach Referenzen und unabhängigen Erfahrungsberichten, etwa auf Bewertungsplattformen wie G2. Dort erhalten Sie einen umfassenden Einblick in die praktischen Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung, die Qualität des Kundensupports und mögliche Herausforderungen im Einsatz.

Fazit

Die Auswahl der passenden Alternative zu Pleo hängt maßgeblich von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. 

Während einige Unternehmen vor allem Wert auf einfache Prozesse und ein solides Ausgabenmanagement legen, benötigen andere eine umfassendere, global skalierbare Lösung, die auch das Geschäftsreisemanagement abdeckt.

Navan kann hier insbesondere Unternehmen überzeugen, die effiziente Workflows, maximale Transparenz und eine nahtlose Integration von Reise- und Spesenmanagement schätzen – und das unabhängig von Standort und Unternehmensgröße. 

Mit einem hohen Automatisierungsgrad, intuitiver Benutzerführung und flexiblem Support bildet Navan nicht nur eine umfassende, sondern auch zukunftssichere Alternative zu Pleo.