Rydoo Alternativen: 5 Tools für Ihr Ausgabenmanagement
Jennifer Jane Schmidt
Rydoo zählt in Europa zu den wichtigsten Anbietern, wenn es um die Digitalisierung von Spesenabrechnungen und das Management von Geschäftsausgaben geht. Seit der Markteinführung im Jahr 2018 hat sich die belgische SaaS-Lösung mit ihrem Ansatz zur Automatisierung von Erstattungsprozessen und Vereinfachung des Buchhaltungsaufwands stabil am Markt platziert.
Doch die Anforderungen an Reisekostenabrechnungs-Software steigen von Jahr zu Jahr. Mit zunehmender Komplexität wünschen sich Unternehmen nun umfassendere und besser integrierte Lösungen:
Vom Bezahlen in Echtzeit über die Buchung von Geschäftsreisen bis hin zu flexiblen Ausgaberichtlinien, einer hohen Integrationsflexibilität in Bezug auf verschiedene HR- und ERP-Systeme, sowie detaillierte Analyse-Dashboards.
Damit Sie einen besseren Überblick über einen Teil des aktuellen Marktangebots bekommen, stellen wir Ihnen hier die Top-5 Spesenmanagement-Alternativen vor und vergleichen diese miteinander:
- Spendesk: Ermöglicht detaillierte Zahlungsübersicht in Echtzeit
- Jenjii: Bietet Unternehmen ein modellierbares Ausgabenmanagement
- Pleo: Setzt auf Flexibilität für Start-ups und KMU
- Navan: Vereint Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement in einer Lösung
- SAP Concur: Blick auf eine lange Tradition für anspruchsvolle Großunternehmen zurück
1. Spendesk – Transparentes Ausgabenmanagement für moderne Teams
Wem bringt Spendesk einen Mehrwert?
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Scale-ups und wachsende Unternehmen, die ihre täglichen Ausgaben besser kontrollieren möchten, ist Spendesk eine gute Wahl.
Hauptfunktionen:
- Individuelle Zahlungskarten: Alle Mitarbeitenden können eine Spendesk-Karte erhalten – wahlweise physisch oder virtuell.
- Echtzeit-Ausgabenüberprüfung: Vorgesetzte können Zahlungsanfragen vor Freigabe direkt prüfen oder ablehnen und so bereits während des Buchungsvorgangs für mehr Kontrolle sorgen.
- Anpassbare Freigabe-Workflows: Spendesk bietet flexible Genehmigungsprozesse, die auf die internen Richtlinien zugeschnitten werden können (je nach gewähltem Tarif in unterschiedlichem Umfang).
- Integration in ERP- und Buchhaltungssoftware: Die Plattform kann mit gängigen Buchhaltungsprogrammen wie Sage, Cegid oder QuickBooks verbunden werden, um Buchungsdaten automatisch zu exportieren.
- Budgets in Echtzeit: Buchhaltungs- und Finanzteams können Budgetgrenzen und Zuweisungen nach Teams oder Projekten jederzeit überwachen; bei drohender Überschreitung werden sie automatisch benachrichtigt.
- Vereinfachte Bankabstimmung und Spesenabwicklung: Über eine Spendesk-Karte getätigte Ausgaben werden automatisch mit den dazugehörigen Belegen und Buchungen abgeglichen. Für private, nicht über die Karte getätigte Auslagen gibt es ein eigenes Modul für die Erstattung.
Preise:
- Essentials (für kleine Teams): Preis auf Anfrage; Zugang zu den Kernfunktionen wie physische/virtuelle Karten, Ausgabenmanagement, Beleg-Automatisierung (OCR), mehrstufige Genehmigungen, Budget-Tracking, Multi-Entity-Management und Buchhaltungsintegration.
- Scale (für wachsende KMU): Preis auf Anfrage; Enthält alle Essentials-Funktionen sowie Bestellanforderungen, Teilbudgets, Spesen-Dashboards, HR-Integrationen und die Anbindung an TravelPerk. Außerdem gibt es ein Support-Team.
- Premium (für größere Unternehmen): Preise auf Anfrage; Umfasst alle Scale-Funktionen sowie erweiterte ERP-Integrationen, KI-basierte Kategorisierung, eine offene API, unbegrenzte Einheitenverwaltung und priorisierten Support.
Das sagen Nutzer:innen:
G2-Bewertung: 4,6/5 (+400 Rezensionen)
„Komplettlösung für das Management von Geschäftsausgaben. Mir gefällt besonders, dass ich Belege direkt vom Smartphone aus hochladen kann. Zahlungen werden zentral abgewickelt und die Anwendung ist wirklich einfach zu bedienen und schnell einzuführen.“ – Lorna C., HR-Managerin.
2. Jenji – für Unternehmen, die ihre Ausgaben flexibel managen möchten
Für wen ist Jenji geeignet?
Jenji unterstützt mittelständische Betriebe bis hin zu Großunternehmen, die besonderen Wert auf Compliance und ein präzises Ausgabenmanagement legen.
Hauptfunktionen:
- Automatisierte Belegerkennung (OCR) und Spesenerfassung: Belege können über die mobile App sofort erfasst werden. Beträge, Mehrwertsteuer und Kategorie werden automatisch extrahiert – sogar offline.
- Detaillierte Analysen und Berichte: Granulare Dashboards ermöglichen die Auswertung von Ausgaben nach Projekt, Kostenstelle oder Land.
- Integration mit ERP- und HR-Systemen: Native Schnittstellen zu Sage, Cegid, SAP, der Lohnbuchhaltung, Banken sowie eine offene API zur erweiterten Synchronisierung.
- Automatisiertes Compliance-Audit: Doppelte oder fehlerhafte Belege sowie Verstöße gegen interne Richtlinien werden in Echtzeit erkannt.
- Offene API und individuelle Anpassungen: Workflows, Felder, Benachrichtigungen und Reports lassen sich individuell auf die Anforderungen des Unternehmens zuschneiden.
Preise:
- Solo-Plan: Kostenlos – beinhaltet Beleg-Scan und Buchhaltungsexport
- Team-Plan: 5 € pro Nutzer/Monat, mit eingeschränktem Funktionsumfang
- Enterprise-Plan: Auf Anfrage – individuelle Features und persönlicher Support
Das sagen Nutzer:innen:
G2-Bewertung: 4,0/5 (7 Bewertungen)
„Sehr einfach zu bedienen und zu implementieren! Ideal, um verschiedene Ausgaben nachzuverfolgen. Der Kundensupport ist hervorragend und es ist immer jemand erreichbar, der hilft. Ich nutze das Tool mindestens einmal im Monat.
Es gibt so viele Funktionen, die das Spesenmanagement erleichtern – ich kann meine Ausgaben wirklich mühelos abrechnen. Die Integration ist ebenfalls top.” – Ellie Alaisha S., Marketing-Assistentin
3. Pleo – für Start-ups und KMU, die Flexibilität suchen
Wer profitiert von Pleo?
Vor allem kleine Unternehmen, Agenturen, Start-ups und Scale-ups, die eine einfache und flexible Lösung für die Verwaltung ihrer täglichen Geschäftsausgaben suchen, finden in Pleo eine solide Wahl.
Hauptfunktionen:
- Physische und virtuelle Karten: Jedes Teammitglied kann eine eigene Zahlungskarte (physisch oder virtuell) erhalten. Limits und Berechtigungen können individuell eingestellt werden.
- Intuitive mobile App: Ausgaben lassen sich in Echtzeit verfolgen, jede Transaktion wird sofort per Push-Mitteilung angezeigt. Die App erleichtert zudem die Belegverwaltung und -aufbewahrung.
- Automatische Kategorisierung der Ausgaben: Belege werden automatisch den richtigen Buchhaltungskategorien zugeordnet – das vereinfacht die Erfassung und Nachverfolgung.
- Belegerfassung per Foto: Nutzer:innen können Belege einfach mit der App fotografieren; diese werden direkt mit der passenden Transaktion verknüpft.
- Schneller Buchhaltungs-Export: Pleo lässt sich nahtlos mit gängiger Buchhaltungssoftware wie QuickBooks, Xero oder Sage verbinden. So können Ausgabendaten schnell und automatisch exportiert werden.
Preise (jährliche Abrechnung):
- Starter: Kostenlos für bis zu 2 Nutzer:innen
- Essential: 39 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 11 €/Monat
- Advanced: 89 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 14,50 €/Monat
- Beyond: 179 €/Monat mit 3 Nutzer:innen inklusive, jede weitere Person 17,50 €/Monat
Das sagen Nutzer:innen:
G2-Bewertung: 4,7/5(+ 1.100 Bewertungen)
„It reduces admin overhead with automated receipt capture, real-time expense tracking, and a clean, user-friendly interface. Spending limits and policy controls are easy to configure, making it simple to empower teams while maintaining oversight. Integration with accounting systems is straightforward and effective.” – Jakob D.
4. Navan – für die ganzheitliche Verwaltung von Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen
Für wen ist Navan die beste Wahl?
Alle Unternehmensgrößen werden durch Navan gut betreut. Ob Kleinstunternehmen (VSEs), kleine und mittlere Unternehmen (KMU) oder Großkonzerne – Navan unterstützt Sie darin, Ihr Reise- und Spesenmanagement zu zentralisieren.
Hauptfunktionen:
- Flexible Zahlungsoptionen mit präziser Ausgabenerfassung: Physische und virtuelle Karten, Integration von Navan Connect zur Verbindung bestehender Firmenkreditkarten und die Möglichkeit, ein neues Zahlungssystem einzurichten. Erstattungen können direkt oder über die Gehaltsabrechnung in über 25 Währungen und 45 Ländern abgewickelt werden.
- Echtzeit-Überblick über Ausgaben: Alle Transaktionen werden sofort auf der Plattform erfasst und im Echtzeit-Ausgaben-Dashboard angezeigt. So können Finanz-, Buchhaltungs- und Reisemanager Geschäftsreisebudgets effizient überwachen und auf Unregelmäßigkeiten schnell reagieren.
- Dynamische Ausgabenrichtlinien: Interne Richtlinien sind vollständig konfigurierbar, Budgets werden automatisch an Marktpreise und Reiseziele angepasst.
- Intelligente Belegerfassung per OCR: Belege können einfach mit dem Handy gescannt und automatisch der passenden Ausgabe zugeordnet werden.
- Fortschrittliche Berichte auf Basis granularer Daten: Mehrere Analyse-Ebenen ermöglichen ein tieferes Verständnis der Kostentreiber, schnelle Erkennung von Auffälligkeiten und das Aufdecken von Optimierungspotenzial.
- Integriertes Geschäftsreisemanagement: Navan deckt den gesamten Zyklus von der Geschäftsreiseorganisation bis zur Spesenabrechnungen ab. Die Benutzeroberfläche ist für verschiedene Rollen – Mitarbeitende, Reiseverantwortliche, Buchhaltung und Finanzabteilung – optimiert. Von der Buchung von Transport und Unterkunft bis zur Organisation von Teamreisen oder Seminaren ist alles auf einer Plattform gebündelt.
- Nahtlose Anbindung an bestehende Verwaltungs- und Buchhaltungssysteme: Navan lässt sich problemlos in vorhandene Software integrieren, mit bidirektionaler Datensynchronisierung. So behalten Unternehmen den Überblick über Cashflows, erkennen Unregelmäßigkeiten frühzeitig und vereinfachen das Rechnungswesen, ohne zwischen verschiedenen Tools springen zu müssen.
Preise:
- Für bis zu 300 Mitarbeitende: Maßgeschneidertes Angebot, je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens
- Bei mehr als 300 Mitarbeitenden: Preis auf Anfrage
Das sagen Nutzer:innen:
G2-Bewertung: 4,7/5 (+8,000 Reviews)
„Navan – Einfach und stressfrei reisen. Was mir an Navan am besten gefällt, ist, dass durch die Plattform der Stress bei der Buchung von Geschäftsreisen komplett wegfällt. Alles geht schnell, unkompliziert und flexibel – so kann ich mich wirklich auf meine Arbeit konzentrieren, anstatt Flüge und Hotels parallel zu organisieren. Außerdem behält man mit der App immer den Überblick, da alle Buchungen und Unterlagen an einem Ort gebündelt sind. Ein echter Lebensretter, wenn ich unterwegs bin!” – Trishla J, Staff Finance Solution Engineer bei SentinelOne.
5. SAP Concur – für anspruchsvolle Großunternehmen
Für wen ist SAP Concur gedacht?
Vor allem für große Unternehmen und multinationale Konzerne mit komplexen Anforderungen an Reisekosten- und Spesenmanagement.
Hauptfunktionen:
- Erweiterte, anpassbare Genehmigungsworkflows: Mit SAP Concur lassen sich mehrstufige Freigabeprozesse individuell einrichten – angepasst an verschiedene Teams, Unternehmensbereiche oder Ausgabenarten.
- Native Integration mit SAP ERP und SAP S/4HANA: Direkte, bidirektionale Anbindung an SAP-Systeme automatisiert finanzielle und buchhalterische Prozesse. Die Implementierung erfordert allerdings spezielle Add-ons.
- Globale Compliance und lokale Richtlinien: Länderspezifische Spesenrichtlinien sind möglich, wobei stets steuerliche und gesetzliche Anforderungen vor Ort beachtet werden.
- Integriertes Reise- und Spesenmanagement: Von der Buchung von Geschäftsreisen über die Spesenverwaltung bis zur Abrechnung läuft alles auf einer Plattform.
- Internationaler und mehrwährungsfähiger Einsatz: Mehrsprachigkeit, Unterstützung verschiedener Währungen und Anpassung an lokale Steuervorgaben sind gewährleistet. Allen Nutzer:innen wird eine Hauptwährung für Erstattungen zugewiesen.
Preise:
Nur auf Anfrage erhältlich. SAP Concur ist als Premium-Lösung für große Unternehmen und Transformationsprojekte positioniert.
Das sagen Nutzer:innen:
G2-Bewertung: 4,0/5 (+ 6.000 Bewertungen)
„Eines der besten SAP-Produkte auf dem Markt. Das Reporting ist in letzter Zeit sehr fortschrittlich und optimiert geworden, sodass man sich nun viel leichter zurechtfindet. Das Einreichen und Freigeben von Spesen ist deutlich einfacher geworden, und auch die Hierarchien sind jetzt besser strukturiert. Die Reaktionszeiten wurden zudem erheblich verbessert.“ – Deepak G., Advisory System Analyst, Enterprise
Wie wähle ich die passende Ausgabenmanagement-Lösung für mein Unternehmen?
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie sich diese 5 Fragen stellen:
1. Sind Ihre Geschäftsausgaben regelmäßig oder eher einmalig?
Wenn Ihre Teams regelmäßig Ausgaben haben (z. B. Abos, Materialeinkäufe, häufige Geschäftsreisen), brauchen Sie ein Tool, das das Nachverfolgen, Kategorisieren und Abgleichen solcher Transaktionen automatisieren und transparent darstellen kann.
Sind Ihre Ausgaben dagegen eher selten oder unregelmäßig, reicht eventuell auch eine einfachere, flexible Lösung aus – solange diese eine effektive Budgetkontrolle gewährleisten kann.
2. Arbeiten Ihre Mitarbeitenden an einem Ort oder sind sie auf mehrere Standorte verteilt?
Wenn Ihr Unternehmen Standorte im In- und Ausland, Homeoffice-Teams oder internationale Abteilungen hat, sollte die Lösung ein dezentrales, mehrbenutzerfähiges und ggf. mehrwährungsfähiges Ausgabenmanagement bieten und mobil nutzbar sein. So behalten alle den Überblick und Ihre Mitarbeitenden können ortsunabhängig und reibungslos arbeiten.
3. Muss die Lösung in Ihre bestehenden Systeme integriert werden?
Wenn Sie bereits ERP-, HR- oder Buchhaltungssoftware nutzen, sollten Sie ein Tool wählen, das sich nahtlos und sicher in diese Systeme integrieren lässt. Gute Schnittstellen sparen viel Zeit bei der Administration, vermeiden Doppelerfassungen und erhöhen die Zuverlässigkeit Ihrer Finanzdaten.
4. Wie wichtig sind Ihnen Richtlinienkonformität und ein aussagekräftiges Reporting?
Gerade bei sich regelmäßig ändernden gesetzlichen Anforderungen und Steuerregeln bieten einige Lösungen fortschrittliche Compliance-Funktionen: z. B. automatische Überprüfung von Belegen, Anwendung interner Richtlinien und einfachere Audit-Vorbereitung.
Außerdem ermöglichen individuell anpassbare, detaillierte Auswertungen ein besseres Budgetmanagement und fundierte Entscheidungen – vor allem, wenn Sie in Echtzeit einsehbar sind.
5. Ist ein integriertes Reisekostenmanagement für Sie relevant?
Wenn Geschäftsreisen einen großen Teil Ihrer Ausgaben ausmachen, ergibt es Sinn, eine Lösung zu wählen, die Reisebuchung, Spesenmanagement und Einhaltung von Reiserichtlinien zentral zusammenführt.
Umfangreiche Software-Lösungen vereinfachen die Abläufe Ihrer Mitarbeitenden, erleichtern die Kostenkontrolle und die Verhandlung mit Anbietern, wodurch Sie eine konsolidierte Sicht auf alle reisekostenbezogenen Ausgaben erhalten.
Unser Tipp: Beziehen Sie in Ihre Entscheidung unbedingt auch die Erfahrungen anderer Nutzer:innen ein – achten Sie auf Flexibilität, Sicherheit und die Qualität des Kundensupports bei den vorgestellten Lösungen.
Fazit
Die Anforderungen an moderne Ausgabenmanagement-Lösungen wachsen – von Echtzeit-Tracking über flexible Integrationen bis hin zu lückenloser Compliance. Unser Vergleich der Rydoo Alternativen zeigt: Unternehmen haben im Jahr 2025 die Wahl zwischen hervorragend aufgestellten, innovativen Tools für unterschiedliche Bedürfnisse und Unternehmensgrößen.
Besonders Navan hebt sich als umfassende Plattform hervor, die Geschäftsreise- und Spesenmanagement intelligent vereint und mit flexiblen Zahlungsmöglichkeiten, dynamischen Richtlinien sowie starker Integration punktet.
Welche Lösung am Ende am besten passt, hängt jedoch maßgeblich von Ihren individuellen Anforderungen ab: Nutzen Sie Testphasen, Erfahrungsberichte und Support-Angebote, um die für Sie beste Wahl zu treffen. So schaffen Sie die optimale Basis für ein transparentes, effizientes Ausgabenmanagement.
Warum können Sie unserer Analyse vertrauen?
Wir wissen, dass die Wahl einer passenden Geschäftsreiseagentur komplex ist und haben die besten Rydoo-Alternativen sorgfältig und transparent ausgewählt. Dabei haben wir besonderen Wert auf die angebotenen Leistungen, Erfahrungen am Markt und die wichtigsten Funktionen gelegt. Die vorgestellten Bewertungen stammen aus verifizierten, positiven Nutzererfahrungen und zeigen, wie gut die jeweiligen Lösungen die Erwartungen erfüllen.
Diese Inhalte dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Sie spiegeln nicht notwendigerweise die Ansichten von Navan wider und sollten nicht als Rechts-, Steuer-, Sozialleistungs-, Finanz-, Buchhaltungs- oder sonstige Beratung angesehen werden. Wenn Sie eine spezifische Beratung für Ihr Unternehmen benötigen, wenden Sie sich bitte an Fachkräfte des jeweiligen Gebiets, da sich die Regeln und Vorschriften häufig ändern.