Reisestellenkarte oder Firmenkreditkarte? So finden Sie die beste Lösung

Die größte Hürde auf Geschäftsreisen ist längst nicht mehr die Buchung von Flügen oder Hotels, sondern die Frage: Wie wickeln wir Zahlungen sicher und transparent ab? Angesichts digitaler Wallets und virtueller Kreditkarten wirken manuelle Spesenabrechnungen und Barbelege zunehmend antiquiert. 

Doch welche Kreditkarten-Lösung ist die beste? Eine zentral verwaltete Reisestellenkarte oder eine personenbezogene Firmenkreditkarte? Im Folgenden helfen wir Ihnen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. 

Was ist eine Reisestellenkarte?

Eine Reisestellenkarte – im Englischen auch Business Travel Account genannt – ist ein bargeldloses Zahlungsmittel, das speziell für die Buchung von Geschäftsreisen verwendet wird. Diese Karte wird nicht auf eine bestimmte Person ausgestellt, sondern typischerweise zentral hinterlegt und für alle Reisezahlungen eines Unternehmens genutzt. 

Wo kommt eine Reisestellenkarte zum Einsatz?

Eine Reisestellenkarte kommt dann zum Einsatz, wenn Unternehmen die Rahmenbedingungen einer Geschäftsreise (z. B. Anreise, Abreise, Unterkunft) organisieren und buchen möchten. Sie wird beispielsweise bei Online-Reisebüros hinterlegt, um Flüge, Bahntickets, Mietwagen oder Hotels zentral zu buchen.

Auf diese Weise lassen sich alle Reisekosten auf einer gemeinsamen Reisestellenrechnung zusammenführen. Das vereinfacht nicht nur die Verwaltung der Ausgaben, sondern auch die internen Abrechnungsprozesse.

Worin unterscheidet sich eine Reisestellenkarte von einer regulären Firmenkreditkarte? 

Der größte Unterschied zwischen einer Reisestellenkarte und einer klassischen Kreditkarte liegt darin, dass – anders als bei einer Firmenkreditkarte (englisch: Corporate Card) – nur Leistungen rund um die Rahmenbedingungen einer Reise abgebucht werden können. Mit einer Reisestellenkarte ist z. B. die Zahlung eines Geschäftsessens vor Ort nicht möglich. 

Was sind die Vor- und Nachteile einer Reisestellenkarte?

Mit einer Reisestellenkarte profitieren Unternehmen vor allem von einer zentralen Abwicklung und Bündelung aller Buchungen, vereinfachen so ihre Reise- und Abrechnungsprozesse, kontrollieren ihre Kosten besser und erhalten zusätzlich besondere Rabatte und Sonderkonditionen. Gleichzeitig müssen Mitarbeitende keine eigenen Zahlungsmittel einsetzen und keine privaten Reisekostenvorschüsse tätigen.

Nachteil ist die begrenzte Nutzbarkeit für reine Reisekosten, da weitere Kosten über andere Zahlungsmittel abgerechnet oder in Vorleistung bezahlt werden müssen und sie zudem nicht von allen Travel Management Anbietern akzeptiert werden. 

Außerdem können geringere Bonusprogramme und Rabatte anfallen. Der höhere Verwaltungsaufwand bei der Zuordnung einzelner Reisen kann die Gefahr von Reisekosten-Richtlinienverstöße und Missbrauch erhöhen.

Sind Firmenkreditkarten die bessere Lösung für Geschäftsreisen?  

Ob eine Reisestellenkarte oder eine personengebundene Firmenkreditkarte (Corporate Card) sinnvoller ist, hängt vor allem von Ihren Anforderungen ab.

Reisestellenkarten eignen sich besonders für planbare, regelmäßige Kosten wie Flüge, Hotels oder Bahnreisen. Sie ermöglichen eine zentrale Abrechnung aller Reisekosten auf einer gemeinsamen Rechnung, was den Überblick und die Buchhaltung vereinfacht.  

Corporate Cards hingegen bieten mehr Flexibilität. Mitarbeitende erhalten eine eigene Karte mit individuellem Verfügungsrahmen, den sie auf eine Vielzahl an Ausgaben selbstständig anwenden können. Da die Zahlungen über Firmenkreditkarten üblicherweise erst nach dem Zahlungsziel von zwei bis vier Wochen eingezogen werden, entsteht zudem ein kurzfristiger Liquiditätsvorteil.

Wer sich eine ganzheitliche Automatisierung und Kostenübersicht wünscht, kann auf ganzheitliche Plattformen wie Navan zurückgreifen, die Reisebuchung, -verwaltung und Zahlungslösung verbinden. Für jede Buchung, die über Navans Online-Plattform erfolgt, wird automatisch eine virtuelle Karte generiert.

Diese der Reisebuchung zugeordnete Karte bedeutet, dass Reisende ihre Buchungsausgaben nicht separat über eine Reisekostenabrechnung einreichen müssen. Die Nutzung der Firmenkarten von Navan bietet Ihnen weitere Vorteile. Integrierte Richtlinien aktivieren die jeweilige Kreditkarte nur für die Reise, was missbräuchliche Ausgaben verhindert, während sämtliche Transaktionen automatisch und in Echtzeit der entsprechenden Buchung zugeordnet werden.

Dank dieser sofortigen Zuordnung und Richtlinienprüfung behalten Sie jederzeit den Überblick und können Ihre Reisekosten mit maximaler Kontrolle und größtmöglicher Flexibilität verwalten.

Was sollte eine gute Firmenkreditkarte können?

Wenn Sie sich gegen eine Reisestellenkarte und für eine Firmenkreditkarte entscheiden, sollten Sie auf einen Anbieter setzen, der Ihren Geschäftsalltag umfassend vereinfacht. Zu den wichtigsten Funktionen und Vorteilen zählen: 

• Vielfältige Einsatzmöglichkeiten: Statt nur Reisekosten zu decken, sollte Ihre Business Kreditkarte für sämtliche Geschäftsausgaben – vom Mittagessen, über Bürobedarf bis hin zu Online-Services – nutzbar sein.
• Automatische Richtlinienkontrolle: Pro Teammitglied sollten flexible Ausgabelimits festgelegt werden, die jedoch nur auf Reisen oder für bestimmte Händler aktiviert werden können. Die Integration interner Reise- und Ausgaberichtlinien vereinfacht und beschleunigt Ihre Genehmigungs- und Buchungsprozesse.
• Transparente Abrechnung und Reporting: Eine klare Kostenübersicht und aussagekräftige Analysefunktionen bilden die Grundlage für eine effiziente Buchhaltung. Die nahtlose Anbindung an ein Expense-Management-System mit Echtzeit-Datenübersicht hilft Ihnen, Ihre Ausgabedaten frühzeitig einzusehen und in Ihr Kostenmanagement einzubinden.
• Umfassende Integrationsmöglichkeiten: Die reibungslose Integration der Firmenkreditkarte in Ihr Expense-Management-System erfasst Ihre Ausgaben in Echtzeit und übermittelt diese automatisch an Ihre Buchhaltungs- sowie ERP-Systeme. Die Auswertung Ihrer Transaktionsdaten wird vereinfacht.

Wie viel kosten Firmenkreditkarten im Vergleich zu Reisestellenkarten?

Je nach Leistungsspektrum und Kartenanbieter kann die Kostenstruktur für Firmenkreditkarten und Reisestellenkarten sehr unterschiedlich ausfallen. 

In der Regel sind Reisestellenkarten günstiger als Firmenkreditkarten. Dieser geringere Preis ist jedoch auch direkt mit ihrem eingeschränkten Wirkungsfeld in Zusammenhang zu bringen und bietet dadurch ggf. nicht unbedingt einen direkten Vorteil. 

Bei der Entscheidung für einen Kreditkartentypen sollten Sie daher den spezifischen Bedarf Ihres Unternehmens berücksichtigen. Stehen z. B. individuelle Nutzungsvorteile und umfassende Absicherungen im Vordergrund oder legen Sie größeren Wert auf eine zentralisierte Reisekostenabwicklung? 

Für eine bessere Übersicht haben wir Ihnen folgende Informationen zusammengestellt: 

Firmenkreditkarten

• Grundgebühr/Jahr: Je nach Anbieter zwischen ca. 20 und 1.800 Euro (Stand 2025), abhängig vom Leistungsspektrum und der Kartenanzahl. Ab einem gewissen Umsatz verzichten manche Anbieter auf die Grundgebühr.
• Zinsen: Bleiben Salden offen, fallen Zinsen an, deren Höhe in Relation zur Unternehmensbonität vereinbart wird. 
• Zusätzliche Gebühren: Dazu zählen Kosten für Bargeldabhebungen, verspätete Zahlungen, Fremdwährungsumsätze oder überzogene Kreditlinien.
• Zusatzleistungen: Einige Firmenkreditkarten locken mit Versicherungen (z. B. Reiseversicherungen), Bonusprogrammen oder Cashback-Optionen.

Reisestellenkarten

• Grundgebühr/Jahr: Oft niedriger als bei klassischen Firmenkreditkarten (ab ca. 15 Euro, Stand 2025) oder teilweise gebührenlos, da kein Kreditrahmen gewährt wird.
• Zinsen: In der Regel nicht relevant, sofern alle Rechnungen pünktlich beglichen werden und kein Kreditrahmen genutzt wird.
• Zusätzliche Gebühren: Häufig fallen Transaktions- oder Servicegebühren an und Bargeldabhebungen können nur eingeschränkt möglich sein oder zusätzliche Kosten verursachen. Fremdwährungsumsätze sowie verspätete Zahlungen können ebenfalls zu Gebühren führen.

Wie sicher ist die Nutzung von Firmenkreditkarten? 

Die Nutzung von Firmenkreditkarten für Geschäftsreisen ist grundsätzlich sicher – vorausgesetzt, Sie als Unternehmen und Ihre Reisenden setzen entsprechende Sicherheitsmaßnahmen um. 

Folgende sechs Praktiken unterstützen eine sichere Handhabung: 

1. Sorgen Sie dafür, dass nur autorisierten Mitarbeitenden Firmenkreditkarten zur Verfügung stehen. Richten Sie für jede Karte ein individuelles Kreditlimit ein, das zum jeweiligen Reise- und Ausgabenprofil passt.

Mit Navan lassen sich etwa Rollen und Berechtigungen flexibel festlegen und bei Bedarf schnell ändern. Außerdem können Sie für jedes Kartenkonto individuelle Limits, Kategorien und Ausgaberegeln hinterlegen, damit Kosten stets im vorgegebenen Rahmen bleiben.

2. Stellen Sie für Ihre Mitarbeitenden klare Ausgabenrichtlinien bereit, die direkt auf den Firmenkreditkarten hinterlegt sind und bei Verwendung automatisch umgesetzt werden. Sie verhindern dadurch nicht nur Verstöße bei Reisebuchungen, sondern auch bei sämtlichen anderen Zahlungen. 

Navan ermöglicht es Ihnen, Ihre Reiserichtlinien direkt im Buchungs- und Zahlungsprozess abzubilden, sodass Verstöße automatisch erkannt und verhindert werden. Sie sparen Zeit bei Prüfungen und geben Ihren Mitarbeitenden transparente Vorgaben für eine sichere, aber selbstständige Nutzung der Firmenkreditkarten.

3. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeitenden außerdem regelmäßig, ihre Abrechnungen zu kontrollieren und Unregelmäßigkeiten unverzüglich zu melden. Kommunizieren Sie interne Prozesse klar, damit alle wissen, an wen sie sich im Ernstfall wenden müssen.

Navans Algorithmen prüfen auffällige Transaktionen und kennzeichnen oder sperren diese je nach Höhe der Ausgabe für Sie.

4. Setzen Sie auf moderne Sicherheitstechnologien, wie ein mehrstufiges Authentifizierungsverfahren (z. B. 3D Secure) und Echtzeit-Benachrichtigungen bei Zahlungen. Dadurch können Sie verdächtige Transaktionen schneller erkennen und stoppen.

Neben vielen weiteren Sicherheitsmaßnahmen nutzt Navan beispielsweise Echtzeit-Push-Nachrichten, damit verdächtige oder abweichende Zahlungen sofort geprüft und bei Bedarf gesperrt werden können.

5. Führen Sie regelmäßige Kreditaudits durch. Manche Anbieter stellen Softwarelösungen oder Online-Tools bereit, mit denen Sie die Transaktionen in Echtzeit verfolgen können.

Dank der detaillierten Analysefunktionen und der übersichtlichen Dashboards von Navan gewinnen Sie einen transparenten Echtzeit-Datenüberblick und können Ausgabentrends und Einsparpotenziale ablesen.

6. Achten Sie darauf, dass es zu keinen Überschneidungen in der Nutzung der Firmenkreditkarte für private und geschäftliche Zahlungen kommt. 

Mit Navan lassen sich Ihre Kreditkarten bedarfsgerecht sperren oder anhand des Händlercodes auf bestimmte Ausgaben limitieren (z. B. Transport, Hotel, Verpflegung). So haben Sie die Gewissheit, dass nur die Kosten übernommen werden, die dem Unternehmenszweck dienen.

7. Regelmäßige Schulungen können Ihre Mitarbeitenden für neue Phishing-Methoden und andere Betrugsmaschen sensibilisieren.

Virtuelle Firmenkreditkarten: eine noch bessere Alternative?

Virtuelle Firmenkreditkarten gelten zunehmend als vielversprechende Alternative zu klassischen Firmenkreditkarten – vor allem, wenn es um Geschäftsreisen geht. Doch sind sie wirklich die „bessere“ Lösung?

Virtuelle Kreditkarten punkten zunächst damit, dass sich Ihre internen Richtlinien integrieren lassen. Automatische Limits und Genehmigungen sorgen für eine höhere Ausgabenkontrolle und minimieren das Betrugsrisiko. Da keine statische Kartennummer verwendet wird, ist eine missbräuchliche Nutzung zusätzlich erschwert. 

Als rein digitale Lösung beschleunigt sich mit dieser Zahlungsmöglichkeit auch die Abrechnung. Transaktionen werden vollständig in Echtzeit erfasst, der Datenabgleich wird beschleunigt und die manuelle Spesenabrechnung entfällt. 

Gleichzeitig lassen sich virtuelle Karten sehr schnell und in beliebiger Anzahl aufstellen, da keine physischen Karten produziert werden müssen. Dies zahlt sich gerade für Unternehmen aus, die ein starkes Wachstum antizipieren und an mehreren Standorten operieren. 

Die Bündelung sämtlicher Zahlungsdaten in einem zentralen System sorgt für maximale Ausgabentransparenz und unterstützt ein einheitliches Spesenmanagement. 

Auch die Reisenden selbst profitieren von einem höheren Komfort: Statt mit mehreren Plastikkarten zu hantieren, zahlen sie ihre Auslagen bequem per Smartphone und haben dabei alle Ausgaben jederzeit im Blick. 

In Kombination mit einer professionellen Software für Spesen- und Ausgabenverwaltung entsteht so eine zukunftsweisende Lösung, die sämtliche Transaktionen automatisiert erfasst und den Verwaltungsaufwand nachhaltig verringert.

Ob virtuelle Firmenkreditkarten wirklich besser sind als herkömmliche Lösungen, hängt letztlich von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Gerade für datengetriebene, flexible und transparente Prozesse bei Geschäftsreisen stellen sie zweifellos eine moderne und oft effizientere Alternative dar.

Spesenmanagement mit Navan: Ihre beste Lösung

Navan automatisiert den gesamten Prozess von der Bezahlung bis zur Abstimmung – und sorgt auf diese Weise langfristig für mehr Effizienz und weniger Abrechnungsfehler. Dank Echtzeit-Transparenz und maßgeschneiderter Ausgabenkontrollen haben Sie Ihre Finanzen jederzeit im Blick.

Fazit 

Am Ende entscheidet Ihr Unternehmensbedarf darüber, ob eine Reisestellenkarte oder eine Firmenkreditkarte die bessere Wahl für Ihre Geschäftsreisen ist. Wenn Sie Buchungen zentralisieren und Kosten klar bündeln möchten, bietet sich eine Reisestellenkarte an. 

Benötigen Sie hingegen mehr Flexibilität, individuelle Ausgabelimits und die Möglichkeit, nicht nur klassische Reisekosten abzudecken, finden Sie mit Navan die Zahlungslösung, die am Besten zu Ihrem Unternehmen passt. 

Ob Sie nun bestehende Karten verbinden oder virtuelle Kreditkarten und Ausgabenkarten für einmalige Zahlungen generieren oder die Firmenkarten von Navan nutzen möchten – Navans  End-to-End-Lösung für Geschäftsreisen und Ausgabenmanagement verschlankt, automatisiert und optimiert Ihr Buchungserlebnis.