Firmenrabatt Hotel: Mit diesen Tricks können Sie richtig sparen

Hotelkosten stellen für viele Unternehmen einen der größten Kostentreiber im Reisekostenmanagement dar. Mit insgesamt 496,1 Millionen Übernachtungen in Deutschland – so besagt der DRV-Report 2025 – und einem Anteil von rund 33 % an den gesamten Reisekosten, die laut der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2023 auf Übernachtungen entfallen, steht außer Frage, dass jede zusätzliche Buchung das Firmenbudget erheblich belasten kann.

Wer gleichzeitig Kosten kontrollieren und den Komfort seiner Mitarbeitenden auf Reisen sicherstellen möchte, steht jedoch nicht vor unlösbaren Herausforderungen. Durch die Nutzung von Firmenrabatten in Hotels lassen sich verlässlich Einsparungen erzielen, ohne Abstriche bei Qualität und Service in Kauf zu nehmen.

Wie Sie dabei vorgehen und worauf Sie besonders achten sollten, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was sind Firmenrabatte und warum sind sie nützlich?  

Firmenrabatte sind Preisnachlässe, die Unternehmen von Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern erhalten. In Hotels beziehen sich solche Firmenraten auf besondere Preisnachlässe oder Konditionen, die Geschäftskunden bei der Buchung von Hotelzimmern, Konferenzräumen oder anderen Hotelleistungen erhalten. 

In der Regel sind diese an ein höheres Buchungs­volumen, wiederkehrende Aufenthalte oder exklusive Rahmenverträge zwischen dem Hotel und dem Unternehmen geknüpft.

Diese Art der Kooperation zwischen Hotels und Geschäftskunden birgt eine Vielzahl an Vorteilen:

Vorteile für Mitarbeitende

• Dank stabiler Konditionen müssen sich Geschäftsreisende weniger um ständig schwankende Tagesraten kümmern und können budgetfreundlich buchen.
• Vorverhandelte Preise bzw. spezielle Buchungs-Codes ersparen langwierige Preisvergleiche und zeitfressende Buchungsprozesse.
• Firmenrabatte gehen oftmals mit weiteren Services einher. Dazu zählen u. a. ein erweitertes Frühstück, Highspeed-WLAN oder ein Early-Check-in.
• Bei Messen oder Großveranstaltungen profitieren Mitarbeitende von garantierten Kontingenten und müssen seltener auf Alternativen ausweichen.

Vorteile für Unternehmen

• Fest vereinbarte Firmenraten minimieren das Risiko saisonaler oder tagesaktueller Preisschwankungen und ermöglichen eine genauere Kostenkalkulationen ohne teure Überraschungen. 
• Mit fest zugesicherten Kontingenten können Unternehmen selbst bei hoher Nachfrage auf ausreichende Zimmer zurückgreifen. Das ermöglicht eine verlässliche Planung von Dienstreisen.
• Die Kooperation mit bestimmten Hotelketten beschleunigt die Reiseplanung und den Buchungsprozess, wodurch zeitintensive Abstimmungs- und Genehmigungsprozesse entfallen. 
• Ein hohes Buchungsvolumen verschafft Firmen mehr Freiheit in Preisverhandlungen und eröffnet Spielraum für zusätzliche Vorteile (z. B. kostenfreie Stornierungen oder flexiblere Laufzeiten).

Wie erhalte ich Firmenraten?

1. Erstellen Sie ein Geschäftsreiseprogramm. 

Erfassen Sie in einer detaillierten Bedarfsanalyse, wie viele Übernachtungen pro Jahr für Ihr Unternehmen anfallen und in welchen Regionen diese stattfinden. Berücksichtigen Sie dabei die bevorzugten Hotelkategorien, um ein tragfähiges Firmenraten-Konzept zu entwickeln. 

Definieren Sie dazu eine Reiserichtlinie, die Budgets, bevorzugte Hotelketten sowie Buchungs- und Spesenrichtlinien festlegt. Auf diese Weise können Sie Ihrem Team klare Vorgaben geben und profitieren von Transparenz im gesamten Buchungsprozess. 

Übernehmen Sie selbst die Verantwortung für das Projekt oder bestimmen Sie eine oder mehrere Personen, die für das Travel Management zuständig sind, die Ratenverhandlungen und das Controlling übernehmen. 

Sie oder die entsprechenden Beteiligten sind veranwortlich dafür, sämtliche Hotelangebote zu prüfen, die gewünschten Konditionen auf Firmenebene zu verhandeln und diese an den Rest des Teams zu kommunizieren.

2. Nehmen Sie Kontakt mit Ihren Wunschhotels auf. 

Als nächstes gehen Sie oder die Verantwortlichen in die gründliche Recherche. Bestimmen Sie Hotelketten oder Hotelmarken, die Ihren Richtliniennforderungen hinsichtlich Lage, Service, Preis und Image entsprechen.

Bei regelmäßig wiederkehrenden Zimmerbuchungen in bestimmten Städten empfiehlt sich eine partnerschaftliche Kooperation mit ausgewählten Häusern vor Ort. 

Setzen Sie sich nun mit dem Hotelverkauf in Verbindung, um Ihr Interesse an einem Firmenrabatt zu erläutern. Dazu zählen die gewünschten Kontingente, Stornofristen sowie im Preis enthaltene Extras wie Frühstück, WLAN oder Parkplätze. 

Fragen Sie nach Tagungsräumen für Meetings, Early-Check-in oder Late-Check-out, um die Konditionen noch gezielter an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Eine sorgfältig vorbereitete Checkliste gewünschter Sonderkonditionen hilft Ihnen dabei, keine Details zu übersehen.

In den Verhandlungsgesprächen sollten Sie nicht nur auf Einsparungen bei den Zimmerpreisen, sondern auch auf mögliche Upgrades oder lose Bonusprogramme wie Treuepunkte oder Prämien eingehen.

3. Verhandeln Sie die beste Rate.  

Ihr stärkstes Argument in der Verhandlung sind Ihre Volumen- und Nutzungsdaten. Je konkreter Sie aufzeigen, wie häufig Ihre Mitarbeitenden im gewünschten Hotel unterkommen werden, desto attraktiver wird Ihr Unternehmen für den Hotelpartner. 

Einmal geeinigt, ist es essenziell, alle Eckpunkte Ihrer Verhandlung vertraglich festzuhalten. Achten Sie auf die genaue Aufführung des Rabatt-Umfangs, der Zahlungsmodalitäten, Laufzeiten und Verlängerungsoptionen sowie Regelungen für Umbuchungen und Stornierungen. Nur so ist sichergestellt, dass Sie langfristig von der Zusammenarbeit profitieren.

Welche Unternehmensgröße profitiert am meisten von Firmenrabatten?

Grundsätzlich ist die konsequente Nutzung und Kommunikation des vorhandenen Volumens – nicht allein die Unternehmensgröße – entscheidend, wenn es darum geht, von besonderen Firmenrabatten zu profitieren. 

Je nachdem, ob Sie ein kleines oder großes Unternehmen sind, können Sie diese Aspekte beachten: 

Klein- und mittelständische Unternehmen (KMU): Bei KMUs zahlt sich eine solide Netzwerkpflege schnell aus. Persönliche Beziehungen zu ausgewählten Hotels erleichtern Verhandlungen und schaffen Vertrauen. Selbst bei überschaubarem Buchungsvolumen können sich KMUs über Treue- und Bonusprogramme attraktive Angebote, Zusatzleistungen oder besondere Tarife sichern.

Große Unternehmen: Unternehmen mit hohem Buchungsvolumen können langfristige Abkommen aushandeln, bei denen feste Kontingente und Jahresraten für eine stabilere Budgetplanung sorgen. 

Besonders in international aufgestellten Konzernen bieten weltweite Verträge mit bekannten Hotelketten einheitliche Konditionen in zahlreichen Ländern. Durch die Vielzahl an Buchungen verbessern sich zudem die Chancen, weitere Leistungen wie flexible Stornierungen oder Upgrades ohne Aufpreis zu verhandeln.

Woher weiß ich, ob mein Unternehmen von den Firmenraten profitiert?  

Firmenrabatte können Unternehmen beträchtliche Einsparungen bringen – vorausgesetzt, sie werden konsequent genutzt und laufend optimiert. 

Mit der folgenden Checkliste können Sie regelmäßig überprüfen, ob die ausgehandelten Konditionen weiterhin profitabel sind und wo gegebenenfalls Verbesserungsbedarf besteht.

Checkliste: So überprüfen Sie die Performance Ihrer Firmenrabatte

▢ Kostenersparnis messen  

• Vergleichen Sie Quartals- oder jahresweise die ausgehandelten Preise mit den regulären Hotelraten.  
• Ermitteln, wie viel Ihr Unternehmen in Euro oder prozentual spart.

▢ Buchungsvolumen tracken  

• Erfassen Sie, wie oft Ihre Mitarbeitenden tatsächlich über Ihre Firmenrate buchen.  
• Hinterfragen Sie, ob das ausgehandelte Kontingent vollständig genutzt wird oder ob ungenutzte Reservierungen anfallen.

▢ Budgeteinhaltung prüfen  

• Beobachten Sie, ob das Jahres- oder Reisekostenbudget eingehalten oder sogar unterschritten wird, seitdem Ihre Firmenraten genutzt werden.  
• Stellen Sie fest, ob die vereinbarten Konditionen bei Überschreitungen optimiert werden müssen.

▢ Mitarbeiterfeedback einholen  

• Bringen Sie regelmäßig in Erfahrung, wie zufrieden Reisende mit ihrem Buchungsprozess und den neuen Hotelkonditionen sind.  
• Geben Sie Probleme oder Verbesserungsvorschläge zeitnah an die zuständigen Travel Manager:innen weiter.

▢ Daten regelmäßig auswerten  

• Erstellen Sie Statistiken und Berichte zum Reiseverhalten (z. B. monatliche oder vierteljährliche Reports).  
• Erkennen Sie Veränderungen frühzeitig und gehen Sie gegebenenfalls in die Nachverhandlungen mit Ihren Hotel-Partnern.

▢ Langfristige Entwicklung beobachten  

• Ziehen Sie in längeren Zeitabständen (z. B. jährlich) Bilanz: Hat sich der Status quo verbessert oder verschlechtert?  
• Nutzen Sie diese Erkenntnisse für die nächste Verhandlungsrunde.

Warum sollte ich mit einer Travel Management Company wie Navan zusammenarbeiten?  

Hotelkosten gehören für viele Unternehmen nachweislich zu den größten Kostentreibern im Reisemanagement, gerade wenn häufige Buchungen anfallen oder zusätzliche Services wie Tagungsräume gefragt sind. 

An dieser Stelle setzt Navan an: Durch exklusive Firmenraten für Hotels, umfangreiche Buchungsoptionen, integrierte Richtlinienkontrollen und Echtzeit-Einblicke in Ihre Ausgaben lassen sich spürbare Einsparungen erzielen, ohne dass Reisende auf Komfort oder Flexibilität verzichten müssen.

Die Plattform bündelt hochwertige Angebote aus globalen Vertriebssystemen, Direktanbindungen und B2C-Seiten, sodass Sie an jedem Standort von attraktiven Konditionen profitieren. Ein 24/7-Support garantiert, dass Sie jederzeit, auch bei Last-Minute-Anfragen, persönlich unterstützt werden.

Automatisierungen bei Genehmigungen und Abrechnungen reduzieren manuelle Aufwände auf ein Minimum und erhöhen die Effizienz. 

Detaillierte Reportings und smarte Richtlinien sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen eine klare Übersicht über sämtliche Reisekosten behält, Budgets einhält und langfristig von stabilen Firmenrabatten profitiert. 

Ob Sie gerade erst damit beginnen, ein Reisemanagement aufzubauen, oder bereits ein komplexes Travel-Programm verwalten – Navan bietet Lösungen, die sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Fazit  

Gut verhandelte Firmenrabatte senken nicht nur Ihre Übernachtungskosten, sondern ermöglichen auch den Zugriff auf attraktive Zusatzleistungen wie flexible Stornierungsbedingungen und Early-Check-ins. 

Unternehmen sichern sich durch die Nutzung von Firmenraten langfristig budgetfreundliche Preise und erhöhen gleichzeitig den Komfort ihrer Geschäftsreisende.

Wenn Sie die vollen Möglichkeiten Ihrer Firmenrabatte ausschöpfen möchten, sollten Sie auf Navans Expertenwissen und umfassende Software setzen. Ob Sie Firmenrabatte in Hotels einer bestimmten Region oder weltweit benötigen – die Plattform sorgt für exklusive Angebote, automatisierte Buchungs- und Abrechnungsprozesse sowie einen 24/7-Support. 

Auf diese Weise schöpfen Sie das Einsparpotenzial Ihrer Firmenraten voll aus und optimieren gleichzeitig Ihr Geschäftsreisemanagement.