Travel Risk Management: So schützen Sie Mitarbeitende auf Geschäftsreisen

Politische Umbrüche, Naturkatastrophen, plötzlich ausbrechende Streiks oder neuartige Gesundheitsgefahren können in kürzester Zeit zu riskanten Situationen führen – besonders auf Geschäftsreisen. Statt sich jedoch von diesen Eventualitäten verunsichern zu lassen, sollten Unternehmen sich frühzeitig mit möglichen Krisenszenarien vertraut machen und passende Notfallpläne sowie Präventionsmaßnahmen ausarbeiten. 

Genau hier setzt professionelles Travel Risk Management an: Es hilft Ihnen, in kritischen Momenten den Überblick zu bewahren, Ihren Mitarbeitenden Sicherheit zu geben und jederzeit souverän zu reagieren. Im Folgenden erfahren Sie, wie Ihnen Strategien, eingespielte Prozesse und digitale Tools dabei helfen können, vorbereitet zu sein und Ihre Reisenden zu schützen.

Definition: Was ist Travel Risk Management?

Travel Risk Management, auf Deutsch Reiserisikomanagement, umfasst die systematische Erkennung, Bewertung und Steuerung von Risiken, die während einer Geschäftsreise entstehen können. Dazu gehören beispielsweise politische und gesundheitliche Risiken, Naturereignisse, Kriminalität, Reiseunterbrechungen und Notfälle. Ziel ist es, Reisende vorzubereiten, Risiken zu reduzieren und im Ernstfall schnell reagieren zu können.

Wichtige Maßnahmen sind etwa die regelmäßige Beobachtung und Analyse der politischen Situation, möglicher Naturkatastrophen und der medizinischen Versorgung am Reiseziel, das Erstellen von Notfall- und Evakuierungsplänen sowie die gezielte Beratung und Schulung der Reisenden im Vorfeld.

Travel Risk Management bildet damit den strategischen Rahmen für Unternehmen. Eine praktische Übersicht mit konkreten Maßnahmen für Unternehmen und Reisende finden Sie in unserer Checkliste für Sicherheit auf Geschäftsreisen.

Warum ist das Reiserisikomanagement auf Geschäftsreisen wichtig?

Auf Dienstreisen ist ein durchdachtes Reiserisikomanagement unerlässlich, da Unternehmen auch unterwegs eine grundlegende Verantwortung für das Wohl ihrer Mitarbeitenden übernehmen. Entsprechend dieser Fürsorgepflicht (Duty of Care), sind Unternehmen dazu angehalten, alles Erforderliche zu tun, um potenzielle Gefahren zu verringern und ihre Mitarbeitenden auch außerhalb des Firmengeländes zu schützen.

Die ISO 31030 bietet Unternehmen einen internationalen Orientierungsrahmen für den Aufbau und die Weiterentwicklung ihres Reiserisikomanagements. Sie beschreibt unter anderem Prozesse zur Risikoidentifikation, Prävention, Kommunikation und Reaktion im Notfall.

Welche Sicherheitsrisiken sind auf Geschäftsreisen möglich?

Ein sicheres und umsichtiges Travel Risk Management sollte eine Vielzahl möglicher Gefahren berücksichtigen, die bei Dienstreisen auftreten können. Dabei spielen sowohl die Gegebenheiten am Reiseziel als auch individuelle Faktoren der Reisenden eine Rolle. Zu den häufigsten Sicherheitsrisiken auf Geschäftsreise zählen:

Politische Instabilität

Unruhen, Demonstrationen oder sogar gewaltsame Konflikte, instabile Regierungssysteme sowie Kriminalität und Korruption erschweren schnelle und effektive Hilfeleistungen.

Hygiene und Gesundheit  

Mangelnde Trinkwasser- und Lebensmittelhygiene erhöhen das Risiko von Infektionskrankheiten, während eine unzureichende medizinische Versorgung (z. B. schlecht ausgestattete Kliniken) Notfallbehandlungen erschwert.

Sicherheit in den Unterkünften  

Ungesicherte oder schlecht gewartete Hotels erhöhen das Risiko für Einbrüche und Überfälle, während fehlende oder unzureichend standardisierte Notausgänge und Brandschutzvorkehrungen ein weiteres Sicherheitsrisiko darstellen.

Individuelle Risiken und besondere Schutzbedürfnisse  

Nicht alle Reisenden sind denselben Risiken ausgesetzt. Je nach Reiseziel können beispielsweise weibliche Reisende, LGBTQ+-Personen, Menschen mit Behinderung oder gesundheitlich besonders gefährdete Personen zusätzlichen Schutz oder besondere Vorbereitung benötigen. Auch religiöse und kulturelle Anforderungen sollten berücksichtigt werden.

Kulturelle Praktiken  

Kulturelle Normen (z. B. Kleidungs- oder Verhaltensregeln) werden durch Unwissenheit missachtet, was erhebliche (auch rechtliche) Konsequenzen mit sich bringen kann.

Wie bauen Unternehmen ein Reiserisikomanagement auf?

Ein wirksames Reiserisikomanagement besteht nicht aus einer einzelnen Maßnahme. Unternehmen sollten Risiken systematisch bewerten, Reisende vorbereiten, Zuständigkeiten festlegen und ihre Prozesse regelmäßig überprüfen. Die folgenden fünf Schritte bieten eine praktische Grundlage.

1. Risiken und Zielregionen bewerten

Beginnen Sie mit einer systematischen Bewertung der Reiseziele und -routen. Berücksichtigen Sie dabei unter anderem politische Instabilität, Kriminalität, Naturereignisse, gesundheitliche Risiken, die medizinische Versorgung und mögliche Reiseunterbrechungen.

Bewerten Sie nicht nur das Land als Ganzes, sondern auch die konkrete Region, den Reisezeitraum, die geplanten Transportmittel und die Tätigkeit vor Ort. Je nach Risikolage können zusätzliche Freigaben, alternative Routen oder besondere Schutzmaßnahmen erforderlich sein.

2. Reisende informieren und schulen

Stellen Sie Reisenden vor der Abreise aktuelle Informationen zu ihrem Ziel und den relevanten Risiken bereit. Dazu können Reise- und Sicherheitshinweise des Auswärtigen Amts, Informationen zu lokalen Gepflogenheiten, Einreisebestimmungen und Verhaltensempfehlungen gehören.

Bei Reisen in Regionen mit erhöhtem Risiko können ergänzende Sicherheits- oder Kulturtrainings sinnvoll sein. Reisende sollten außerdem wissen, an wen sie sich bei Fragen oder in einem Notfall wenden können und wie sie wichtige Warnungen erhalten.

3. Kommunikationswege und Zuständigkeiten definieren

Legen Sie fest, wer für die Bewertung von Reiserisiken, die Freigabe bestimmter Reisen und die Kommunikation mit den Reisenden verantwortlich ist. Definieren Sie außerdem klare Eskalationswege für unterschiedliche Szenarien.

Dazu gehören beispielsweise eine zentrale Notfallnummer, erreichbare Ansprechpersonen, festgelegte Informationskanäle und Regeln für die Nutzung von Reise- und Standortdaten. Unternehmen sollten auch prüfen, ob Buchungen außerhalb der verwalteten Systeme zu Informationslücken führen können.

4. Notfall- und Evakuierungsprozesse vorbereiten

Entwickeln Sie konkrete Abläufe für mögliche Ereignisse wie Naturkatastrophen, politische Unruhen, schwere Unfälle oder größere Reiseunterbrechungen. Ein Notfallplan sollte festlegen, wer Entscheidungen trifft, wie betroffene Reisende identifiziert und kontaktiert werden und wann externe Unterstützung hinzugezogen wird.

Je nach Reiseziel können auch Evakuierungs-, Rückholungs- oder alternative Reisepläne erforderlich sein. Testen Sie die wichtigsten Abläufe regelmäßig, damit Zuständigkeiten und Kommunikationswege im Ernstfall bekannt sind.

5. Maßnahmen regelmäßig überprüfen und aktualisieren

Reiserisikomanagement ist ein fortlaufender Prozess. Überprüfen Sie Ihre Richtlinien und Notfallpläne regelmäßig und passen Sie sie an veränderte Sicherheitslagen, neue Reiseziele oder organisatorische Änderungen an.

Analysieren Sie außerdem vergangene Vorfälle, Beinahe-Ereignisse und Rückmeldungen der Reisenden. Daraus lassen sich Verbesserungen für künftige Reisen ableiten. Auch Datenlücken, etwa durch nicht erfasste Buchungen oder unvollständige Reiseinformationen, sollten regelmäßig identifiziert und geschlossen werden.

Welche Rolle spielt die Reiserisikorichtlinie?

Eine Reiserisikorichtlinie übersetzt die allgemeine Travel-Risk-Management-Strategie in klare Regeln und Abläufe. Sie sollte unter anderem festlegen:

• Wie Reiseziele und Reiserisiken bewertet werden
• Wann eine zusätzliche Freigabe oder besondere Vorbereitung erforderlich ist
• Welche Informationen und Schulungen Reisende erhalten
• Wer im Notfall informiert und entscheidungsbefugt ist
• Wie mit Reise- und Standortdaten umgegangen wird
• Welche Kommunikations-, Evakuierungs- und Unterstützungsprozesse gelten
• Wie Vorfälle dokumentiert und Maßnahmen regelmäßig aktualisiert werden

Die Reiserisikorichtlinie sollte mit der allgemeinen Reiserichtlinie verknüpft sein. Während die Reiserichtlinie den organisatorischen und finanziellen Rahmen einer Geschäftsreise vorgibt, konzentriert sich die Reiserisikorichtlinie auf Sicherheit, Prävention und Krisenreaktion.

Welche Vorteile bietet das Travel Risk Management?

Die Einführung einer umfassenden Reiserisikorichtlinie kann sich für Unternehmen in vielfacher Hinsicht bezahlt machen.

Erfüllen der Fürsorgepflicht

Ein strukturiertes Reiserisikomanagement unterstützt Unternehmen dabei, ihre Fürsorgepflicht angemessen umzusetzen und rechtliche sowie finanzielle Risiken zu reduzieren.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung:

Wenn Mitarbeitende spüren, dass ihr Arbeitgeber im Ernstfall für sie da ist, fühlen sie sich wertgeschätzt und entwickeln ein tiefes Vertrauen. 

Reduzierung finanzieller Risiken

Störungen im Reiseablauf können hohe Kosten verursachen. Eine frühzeitige Risikoerkennung und ein effektiver Notfallplan senken teure Ausfälle und Folgekosten.  

Effizientere Abläufe

Ein strukturiertes Vorgehen bei der Reiseplanung inklusive Notfallmanagement ermöglicht einen reibungslosen, wirtschaftlichen und gefahrenreduzierten Ablauf, von der Buchung bis hin zum Krisenmanagement.

Welche Rolle spielt Technologie im Reiserisikomanagement?

Digitale Tools können Unternehmen dabei unterstützen, Reiserisiken schneller zu erkennen, relevante Informationen zentral zu verwalten und im Notfall gezielt zu reagieren. Sie ersetzen jedoch keine klaren Zuständigkeiten und Notfallprozesse, sondern ergänzen sie.

Echtzeit-Risikoinformationen

Plattformen für Reiserisikomanagement können Informationen zu politischen Ereignissen, Naturkatastrophen, Streiks, Wetterlagen oder gesundheitlichen Risiken bündeln und laufend aktualisieren. So erhalten Verantwortliche einen aktuellen Überblick über mögliche Auswirkungen auf laufende oder bevorstehende Reisen.

Standortübersicht der Reisenden

Wenn Buchungs- und Reisedaten zentral erfasst werden, können Unternehmen im Krisenfall schneller feststellen, welche Reisenden sich in einem betroffenen Gebiet aufhalten könnten. Eine solche Standortübersicht sollte transparent geregelt sein und die geltenden Datenschutzvorgaben berücksichtigen.

Warnungen und Reiseanpassungen

Automatisierte Warnungen können Reisende und Verantwortliche über relevante Ereignisse informieren. Je nach System lassen sich außerdem alternative Verbindungen prüfen, Buchungen anpassen oder Reisen in bestimmte Zielregionen nach den Vorgaben der Reiserichtlinie einschränken.

Mobile Kommunikation und Notfallhilfe

Mobile Anwendungen und digitale Kommunikationskanäle ermöglichen es, Sicherheitsinformationen, Verhaltenshinweise und Notfallkontakte direkt an Reisende zu übermitteln. Umgekehrt können Reisende schneller Unterstützung anfordern oder ihren Status zurückmelden.

KI und Predictive Analytics

KI-gestützte Systeme können große Mengen an Reise-, Ereignis- und Buchungsdaten auswerten. Predictive Analytics nutzen historische Muster und aktuelle Informationen, um mögliche Verspätungen, Reiseunterbrechungen oder andere Entwicklungen früher sichtbar zu machen.

Solche Technologien können die Reaktion beschleunigen und Verantwortliche bei der Priorisierung unterstützen. Die abschließende Bewertung von Risiken und die Entscheidung über Schutzmaßnahmen sollten jedoch bei qualifizierten Verantwortlichen bleiben.

Hinweis: Predictive Analytics (dt. „Vorausschauende Analysen”) nutzen vergangene Daten und setzen statistische Methoden sowie maschinelles Lernen ein, um die Wahrscheinlichkeit bestimmter zukünftiger Ereignisse abzuschätzen.

Wie unterstützt Navan Unternehmen beim Reiserisikomanagement?

Navan bündelt Reise-, Buchungs- und Sicherheitsinformationen auf einer zentralen Plattform. Dadurch können Travel Manager:innen und Admins relevante Entwicklungen schneller einordnen, betroffene Reisende gezielter erreichen und Maßnahmen koordinieren.

• Reise- und Buchungsdaten zentralisieren: Die Plattform führt Reisepläne, Buchungen und relevante Reisedaten an einem Ort zusammen. Je mehr Reisen über zentral erfasste Kanäle gebucht werden, desto vollständiger ist der verfügbare Überblick.
• Betroffene Reisende schneller identifizieren: Eine Live-Übersicht kann dabei helfen, festzustellen, welche Reisenden sich in einem von einer Störung oder einem Sicherheitsereignis betroffenen Gebiet aufhalten könnten.
• Risiken und Reiseauswirkungen früher erkennen: Das Travel Impact Dashboard informiert über Ereignisse, die laufende oder bevorstehende Reisen beeinflussen können. So können Verantwortliche mögliche Auswirkungen prüfen und gegebenenfalls Alternativen organisieren.
• Reiserichtlinien im Buchungsprozess berücksichtigen: Admins können bestimmte Städte, Länder oder andere Buchungsoptionen nach den Vorgaben ihrer Reiserichtlinie einschränken.
• Reisende im Notfall unterstützen: Über den 24/7-Support und digitale Kommunikationskanäle erhalten Reisende Hilfe bei Änderungen, Fragen oder akuten Problemen. KI-gestützte Funktionen können dabei helfen, wiederkehrende Anliegen schneller zu bearbeiten, während Reiseexpert:innen komplexe Situationen übernehmen.

Welche Funktionen sinnvoll sind, hängt von der Reiserichtlinie, den Reisezielen, den Buchungskanälen und den konkreten Anforderungen des Unternehmens ab. Mehr über Geschäftsreisemanagement mit Navan erfahren Sie auf unserer Produktseite.

FAQ

Was ist Travel Risk Management?

Travel Risk Management, auf Deutsch Reiserisikomanagement, umfasst die systematische Erkennung, Bewertung und Steuerung von Risiken, denen Beschäftigte auf Geschäftsreisen ausgesetzt sein können. Dazu gehören beispielsweise gesundheitliche, politische, sicherheitsbezogene, ökologische und logistische Risiken.

Warum ist Travel Risk Management für Unternehmen wichtig?

Ein strukturiertes Reiserisikomanagement hilft Unternehmen, Reisende besser vorzubereiten, Risiken frühzeitig zu erkennen und im Notfall schneller zu reagieren. Es unterstützt außerdem klare Zuständigkeiten, verlässliche Kommunikationswege und einen planbaren Umgang mit Reiseunterbrechungen.

Welche Risiken sollten Unternehmen berücksichtigen?

Unternehmen sollten je nach Reiseziel und Tätigkeit unter anderem politische Unruhen, Kriminalität, Naturereignisse, gesundheitliche Risiken, eingeschränkte medizinische Versorgung, Cyberrisiken und Reiseunterbrechungen berücksichtigen. Auch individuelle Faktoren und besondere Schutzbedürfnisse können eine Rolle spielen.

Wie bauen Unternehmen ein Travel Risk Management auf?

Ein wirksames Travel Risk Management beginnt mit der Bewertung von Reisezielen und möglichen Gefahren. Darauf aufbauend sollten Unternehmen Reisende informieren und schulen, Zuständigkeiten und Kommunikationswege definieren, Notfallprozesse vorbereiten sowie ihre Maßnahmen regelmäßig überprüfen und aktualisieren.

Was gehört in eine Reiserisikorichtlinie?

Eine Reiserisikorichtlinie sollte unter anderem Regeln zur Risikobewertung, zur Freigabe bestimmter Reisen, zur Kommunikation mit Reisenden, zu Notfall- und Evakuierungsprozessen sowie zur Nutzung von Reise- und Standortdaten enthalten. Außerdem sollten Zuständigkeiten und Eskalationswege klar festgelegt sein.

Wie unterstützt Technologie das Reiserisikomanagement?

Digitale Tools können aktuelle Risikoinformationen bündeln, Reisende und Verantwortliche warnen, Reise- und Standortdaten übersichtlich darstellen und die Kommunikation im Notfall erleichtern. KI-gestützte Funktionen und Predictive Analytics können zusätzlich dabei helfen, mögliche Reiseunterbrechungen früher zu erkennen. Die Entscheidung über geeignete Maßnahmen bleibt bei den zuständigen Verantwortlichen.

Welche Rolle spielt die Fürsorgepflicht beim Travel Risk Management?

Die Fürsorgepflicht beschreibt die Verantwortung von Arbeitgebern, angemessene Maßnahmen zum Schutz ihrer Beschäftigten zu treffen. Travel Risk Management übersetzt diese Verantwortung in praktische Prozesse für Geschäftsreisen – von der Risikobewertung vor Reiseantritt bis zur Unterstützung und Nachbereitung im Notfall.

Fazit

Mit einem strukturierten Reiserisikomanagement stellen sich Unternehmen sinnvoll auf, um Risiken frühzeitig zu erkennen, Reisende besser zu unterstützen und im Notfall handlungsfähig zu bleiben. Es ist ein Bekenntnis zu Verantwortung, Gesundheit und Sicherheit – und daher keine Option, sondern eine Notwendigkeit.

Ein gutes Travel Risk Management fußt auf einem ganzheitlichen Ansatz: von sorgfältiger Risikoabklärung und gezielten Mitarbeiterschulungen über transparente Kommunikationswege bis hin zum Einsatz innovativer Technologien wie Predictive Analytics. Durchdachte Reiserisikorichtlinien und eine moderne Reisemanagement-Lösung wie Navan unterstützen Unternehmen dabei, ihre Teams weltweit zu schützen.