Celonis zentralisiert globale Reiseprozesse mit Navan
Ergebnisse
22 %
Ersparnis bei Hotels
40+
Weiterempfehlungsrate (NPS)
83 %
mobile Nutzungsrate
Region
EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika
Hauptsitz
München, New York
Branche
Technologie
Verwendete Produkte
- Navan-Geschäftsreisen
- Navan Pro
- Navan-Reisezahlungen
Celonis ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Prozessoptimierung mit Hauptstandorten in München und New York sowie großen Niederlassungen in Madrid und London. Im Zuge der rasanten globalen Expansion des Unternehmens gewann das Thema Business Travel mehr und mehr an Bedeutung, um Teams zusammenzubringen, Kunden zu betreuen und das Geschäftswachstum voranzutreiben – insbesondere in Abteilungen mit direktem Kundenkontakt wie Sales, Value Engineering und Services.
„Geschäftsreisen haben für uns sowohl einen messbaren als auch einen strategischen Wert“, erklärt Karla Rodriguez, Managerin für Travel and Expense Operations bei Celonis. „Wir sehen Reisen als strategischen Hebel zur Wertschöpfung. Durch den Abbau administrativer Hürden ermöglichen wir es unserer Belegschaft, sich auf Innovation statt auf die Reiseverwaltung zu konzentrieren.“
Vor Navan
Vor der Einführung von Navan im Jahr 2020 stand Celonis vor erheblichen Herausforderungen im Reisemanagement. Die Mitarbeitenden buchten ihre Reisen unabhängig selbst, was zu einem fragmentierten Prozess mit wenig Übersicht und Kontrolle führte.
„Es wurde viel außerhalb unserer bevorzugten Kanäle gebucht oder die Reiserichtlinien wurden nicht eingehalten. Dadurch war es sehr schwer, Kosten zu kontrollieren oder einen einheitlichen Genehmigungsworkflow durchzusetzen“, so Rodriguez. Ohne eine zentrale Plattform fehlte den Finanz- und Reiseteams die notwendige Datengrundlage zu den Reiseausgaben. Die Analyse von Trends, Verhandlungen zu besseren Raten oder das Identifizieren von Einsparpotenzialen waren kaum möglich.
Auch bei der Fürsorgepflicht gab es kritische Lücken. „Es mangelte an Transparenz im Bereich Duty of Care, was die Gewährleistung der Sicherheit und Unterstützung unserer Mitarbeitenden während ihrer Reisen erschwerte“, so Rodriguez.
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Wir sehen Reisen als strategischen Hebel zur Wertschöpfung. Durch den Abbau administrativer Hürden ermöglichen wir es unserer Belegschaft, sich auf Innovation statt auf die Reiseverwaltung zu konzentrieren.
Karla Rodriguez
Manager, Travel & Expense Operations,
Darum hat sich Celonis für Navan entschieden
Bei der Evaluierung unterschiedlicher moderner Reiselösungen war eine einheitliche Zahlungsstrategie weltweit für Celonis von zentraler Bedeutung. Das Unternehmen benötigte ein Tool, das das fragmentierte Setup mit regionalen Firmenkarten zusammenführt und gleichzeitig eine einzige, automatisierte Datenbasis für Reiseausgaben bietet.
Navan überzeugte mit seiner integrierten Infrastruktur, durch die der Verwaltungsaufwand traditioneller Kartenprogramme und manueller Rückerstattungen wegfällt. Durch die Einbettung der Zahlung in den Buchungsprozess ermöglicht Navan den Einsatz virtueller Karten. Diese automatisieren die Datenerfassung und beschleunigen die Abstimmung der Ausgaben auf globaler Ebene.
„Alle für unser ERP-System erforderlichen Daten zu Transaktionen und Buchungen werden an einem Ort zusammengeführt. Das hat uns überzeugt“, erklärt Rodriguez. „Die Mitarbeitenden können die zentrale Karte nutzen, ohne privat Geld auslegen zu müssen. Das verbessert die Nutzererfahrung und bietet der Finanzabteilung eine bessere Datengrundlage sowie mehr Kontrolle. Jede Transaktion entspricht den Governance-Richtlinien und ist bereits abgeglichen, noch bevor die reisende Person wieder zuhause ist.“
Für Rodriguez ging es bei der Modernisierung der Prozesse nicht nur um Kosten, sondern um den Aufbau einer skalierbaren Basis für die globale Expansion: „In einem prozessorientierten Unternehmen wie Celonis ist kein Platz für manuelle, fragmentierte Abläufe.“
Anderen Unternehmen, die eine moderne Reiseplattform in Betracht ziehen, rät sie Folgendes: „Obwohl zunächst investiert werden muss, lohnt sich der Wechsel zu Navan, weil die Lösung unsere Governance-Möglichkeiten verbessert und den manuellen Arbeitsaufwand reduziert. Zudem erhält man Zugang zu besseren vorverhandelten Raten. Navan bietet uns außerdem die Daten, um von reaktiver Berichterstattung zu proaktiver Strategie überzugehen.“
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Navan lohnt sich, weil die Lösung unsere Governance-Möglichkeiten verbessert und den manuellen Arbeitsaufwand reduziert.
Karla Rodriguez
Manager, Travel & Expense Operations,
Der Navan-Effekt
Die Einführung der konsolidierten Plattform von Navan brachte dem globalen Reisemanagement von Celonis direkte Vorteile. Sie vereinfachte die Verwaltung, reduzierte den Aufwand für das Vendor Management und schuf eine einheitliche Buchungserfahrung für die Mitarbeitenden weltweit.
„Navan bietet eine zentrale Plattform für unsere Nutzer:innen und das Reporting, was das Travel Management deutlich einfacher gestaltet. Die Verwaltung von nur einem Anbieter reduziert den administrativen Aufwand“, so Rodriguez.
Besonders betont sie, dass die Plattform die Governance drastisch verbessert hat: „Integrierte Kontrollen helfen, unsere Reiserichtlinien konsistent durchzusetzen, nicht-konforme Buchungen zu reduzieren und sorgen für eine bessere finanzielle Übersicht.“ Dynamische Richtlinien, Vorgaben für die Flugkabinenklasse und Budgetobergrenzen tragen nun dazu bei, dass Buchungen von Vornherein den Richtlinien entsprechen. Damit wirkt der neue Kontrollmechanismus proaktiv statt reaktiv.
Mehrere Funktionen von Navan erwiesen sich für Celonis als besonders wertvoll. Dynamische Richtlinien und feste Obergrenzen ermöglichen es dem Travel Team, individuelle Regeln für jede Abteilung, Reiseart und Hierarchiestufe festzulegen und gleichzeitig die Kontrolle zu behalten. Vorgaben für die Kabinenklasse helfen, die Flugkosten zu senken, ohne den Komfort der Mitarbeitenden auf längeren Reisen zu beeinträchtigen.
Zudem ermöglichen die Integrationen von Navan die Anbindung an das ERP-System von Celonis (für Personaldaten) und an Salesforce (für Kundeninformationen), was einen nahtlosen Datenfluss sichert und den manuellen Arbeitsaufwand senkt.
Der Zugriff auf Echtzeit-Daten hat das Reisemanagement bei Celonis grundlegend verändert. Das Team kann Trends nun frühzeitig erkennen, Ausgaben genau überwachen und das gesamte Programm optimieren. Diese Transparenz ist ebenfalls essenziell im Bereich Duty of Care, da Echtzeit-Informationen zum Aufenthaltsort der Reisenden für die Einhaltung der Fürsorgepflicht unabdingbar sind.
„Genau zu wissen, wo sich unsere Mitarbeitenden befinden, ist für die Sicherheit auf Reisen entscheidend, da wir so im Notfall sofort reagieren können“, so Rodriguez. Sie betont, dass der Echtzeit-Überblick nicht nur in Bezug auf die Sicherheit relevant ist, sondern auch für Kostenoptimierungen, zeitnahe Genehmigungen und die Governance im Reisemanagement.
Mit Navan konnte Celonis erhebliche Kosteneinsparungen erzielen – 22 % bei Hotelbuchungen und 13 % bei Flügen. Dies belegt sowohl den Wert des Reiseangebots und der ausgehandelten Raten von Navan als auch die positive Wirkung der gesteigerten Richtlinieneinhaltung. Mit einer mobilen Nutzungsrate von 83 % und einer Hotelzubuchungsrate von 76 % ist die Akzeptanz der Plattform unter den Mitarbeitenden hoch – ein entscheidender Faktor für die Kontrolle und die langfristige Optimierung des Travel Managements.
Die Zufriedenheitswerte der Reisenden von 4,6 von 5 Punkten beim CSAT (Customer Satisfaction Score) und ein NPS (Net Promoter Score) von 40+ demonstrieren, die positive Wahrnehmung von Navan bei der Belegschaft. „Die Mitarbeitenden schätzen die einfache Buchung und die intuitive Benutzeroberfläche“, freut sich Rodriguez.
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Zu wissen, wo sich unsere Mitarbeitenden befinden, ist für die Sicherheit auf Reisen entscheidend, da wir so im Notfall sofort reagieren können.
Karla Rodriguez
Manager, Travel & Expense Operations,
Blick in die Zukunft
Celonis entwickelt sein Reisemanagement kontinuierlich weiter. Der Fokus liegt dabei auf einer weiteren Verbesserung der Governance, der Kostenoptimierung und der Reisendenerfahrung.
Im Kontext weiterer Expansionen und neuer Märkte für Celonis bietet die globale Plattform von Navan die erforderliche Skalierbarkeit, um dieses Wachstum konsistent zu unterstützen. „Selbst wenn sich das generelle Reiseverhalten oder regionale Anforderungen unterscheiden, bietet Navan einen zentralen Ort, an dem Kontrollen und Reporting zusammenfließen und der die Skalierung unserer Prozesse ermöglicht – und das auf sehr effiziente Weise“, schließt Rodriguez ab.