Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen: Was Arbeitgeber beachten sollten

Geschäftsreisen gehören für viele Angestellte zu einem festen Bestandteil ihres Arbeitsalltags. Sie führen Mitarbeitende oft in ungewohnte Umgebungen und manchmal in Länder mit anderen gesundheitlichen, politischen oder organisatorischen Bedingungen. Für Unternehmen bedeutet das, nicht nur die Reise selbst zu planen, sondern auch die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden im Blick zu behalten.

Hier setzt die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers an. Sie umfasst unter anderem die Information vor Reiseantritt, die Bewertung möglicher Reiserisiken, erreichbare Ansprechpersonen und klare Abläufe für Notfälle. Dieser Beitrag zeigt, worauf Unternehmen vor, während und nach einer Geschäftsreise achten sollten.

Was bedeutet Fürsorgepflicht auf Geschäftsreisen?

Die Fürsorgepflicht verpflichtet Arbeitgeber, die Gesundheit, Sicherheit und schutzwürdigen Interessen ihrer Beschäftigten zu schützen. Diese Verantwortung gilt nicht nur am regulären Arbeitsplatz, sondern kann sich auch auf Geschäftsreisen erstrecken. Welche Maßnahmen erforderlich sind, hängt unter anderem vom Reiseziel, der Reisedauer, der Tätigkeit und den jeweiligen Risiken ab.

Auf Geschäftsreisen bedeutet das beispielsweise, Reisende vorab über relevante Risiken zu informieren, geeignete Vorkehrungen zu treffen und im Notfall erreichbar zu sein. Im internationalen Geschäftsreisemanagement wird diese Verantwortung häufig als „Duty of Care“ bezeichnet.

Eine allgemeine Erklärung der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers und ihrer gesetzlichen Grundlagen finden Sie in unserem Grundlagenbeitrag.

Welche Pflichten gelten vor, während und nach der Geschäftsreise?

Anders als oft angenommen, beginnt die Fürsorgepflicht bereits vor Beginn der Dienstreise, erstreckt sich über den gesamten Reisezeitraum und wirkt in bestimmten Fällen auch nach der Rückkehr noch weiter.

Folgende Punkte sollten dabei berücksichtigt werden:

Vor Reiseantritt

• Reiseziel und Risiken bewerten: Prüfen Sie, ob am Zielort beispielsweise politische Unruhen, Naturereignisse, gesundheitliche Risiken oder besondere rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen sind.
• Sicherheits- und Gesundheitsinformationen bereitstellen: Stellen Sie relevante Informationen zum Reiseziel bereit, etwa Hinweise des Auswärtigen Amts oder Informationen zu Einreisebestimmungen. Auf notwendige Impfungen oder gesundheitliche Vorsorge können Arbeitgeber hinweisen; eine individuelle medizinische Beratung sollten Reisende mit geeigneten Fachstellen klären.
• Visa und Einreiseanforderungen prüfen: Klären Sie rechtzeitig, ob ein Visum, eine Arbeitserlaubnis, bestimmte Dokumente oder weitere Einreisevoraussetzungen erforderlich sind.
• Ansprechpersonen und Notfallprozesse festlegen: Informieren Sie Reisende darüber, an wen sie sich bei Problemen wenden können und wie im Notfall kommuniziert und gehandelt wird.
• Längere Aufenthalte gesondert vorbereiten: Bei längeren Geschäftsreisen oder Entsendungen können zusätzliche Fragen zu Unterkunft, Versicherungsschutz, Steuern, Arbeitsgenehmigungen und der Betreuung von mitreisenden Familienangehörigen relevant sein.
• Schulungen und Informationen: Je nach Reiseziel kann ein Kultur- oder Sicherheitstraining sinnvoll sein, damit Reisende relevante Gepflogenheiten, Risiken und lokale Vorgaben kennen.

Während der Reise

• Versicherungen: Unternehmen sollten prüfen, welcher Versicherungsschutz für die jeweilige Reise erforderlich ist und ob die Reisenden über die relevanten Leistungen und Ansprechstellen informiert sind. Das gilt auch für die medizinische Versorgung. Bei Haftpflichtversicherungen hängen Haftungsrisiko und -summe vom Zielland ab und sollten durch Beratung mit entsprechenden Expert:innen in Erfahrung gebracht werden. Hierbei lohnt es sich, konkret nach speziellen Dienstreiseversicherungen zu fragen.
• Kommunikation: Eine beidseitige Kommunikation mit den Reisenden muss jederzeit gewährleistet sein. Über ein Firmenhandy, Laptop und eine Internetverbindung ist dies in der Regel möglich. Den Mitarbeitenden sollte aber auch eine Hotline zur Verfügung stehen, die rund um die Uhr erreichbar ist. Das ist insbesondere für Reisen in andere Zeitzonen von großer Bedeutung.
• Notfälle und Travel Risk Management: Um im Notfall schnell handeln zu können, sollten Unternehmen nachvollziehen können, welche Reisenden betroffen sein könnten. Dafür benötigen sie aktuelle Reise- und Buchungsdaten sowie transparente Regeln für deren Nutzung.

Nach der Rückkehr

Bei längeren Aufenthalten oder Entsendungen können Fürsorgepflichten auch nach der Rückkehr relevant bleiben. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob weiterer Unterstützungsbedarf besteht und ob besondere Umstände der Reise nachbereitet werden müssen. Dazu können gehören:

• Gesundheitliche oder organisatorische Nachsorge: Klären Sie, ob die reisende Person nach der Rückkehr weitere Unterstützung benötigt oder besondere Belastungen aus der Reise nachwirken.
• Rückkehrgespräch und Informationsaustausch: Besprechen Sie relevante Erfahrungen, Sicherheitsvorfälle oder offene organisatorische Fragen und stellen Sie sicher, dass wichtige Informationen weitergegeben werden.
• Dokumentation und Anpassung von Maßnahmen: Halten Sie besondere Vorkommnisse fest und prüfen Sie, ob Reiserichtlinien, Notfallprozesse oder Informationen für künftige Reisen angepasst werden sollten.

Wie unterstützt Navan Unternehmen bei der Fürsorgepflicht?

Geschäftsreisen sind immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Eine moderne Lösung für das Reisemanagement wie Navan kann Travel Manager:innen und Admins aber dabei helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und im Notfall schneller zu reagieren. Die Plattform kann unter anderem in folgenden Bereichen unterstützen:

• Reise- und Buchungsdaten zentral bündeln: Unternehmen erhalten einen Echtzeit-Überblick über Reisepläne, Buchungen und Aufenthaltsorte ihrer Mitarbeitenden.
• Betroffene Reisende schneller identifizieren: Bei Unwettern, politischen Ereignissen oder anderen Störungen lässt sich leichter nachvollziehen, welche Reisenden betroffen sein könnten.
• Sicherheitsrelevante Informationen bereitstellen: Dashboards informieren über Ereignisse, die laufende oder bevorstehende Reisen beeinflussen können.
• Reiseziele und Buchungsoptionen einschränken: Admins können bestimmte Städte, Länder oder andere Optionen nach den Vorgaben der jeweiligen Reiserichtlinie von der Buchung ausschließen.
• Unterstützung im Notfall organisieren: Über die KI-Assistenz Ava und Navans Reiseexpert:innen erhalten Reisende bei Änderungen, Fragen oder akuten Problemen 24/7-Support.

Welche Funktionen und Maßnahmen sinnvoll sind, hängt von der Reiserichtlinie, den Reisezielen und den konkreten Anforderungen des Unternehmens ab.

FAQ

Was bedeutet Fürsorgepflicht bei Geschäftsreisen?

Die Fürsorgepflicht verpflichtet Arbeitgeber, die Gesundheit, Sicherheit und schutzwürdigen Interessen ihrer Beschäftigten auch während einer Geschäftsreise zu berücksichtigen. Dazu gehören je nach Reiseziel und Risikolage unter anderem Informationen vor der Reise, geeignete Schutzmaßnahmen und Unterstützung im Notfall. Im internationalen Geschäftsreisemanagement wird diese Verantwortung häufig als „Duty of Care“ bezeichnet.

Wann beginnt die Fürsorgepflicht bei einer Geschäftsreise?

Die Fürsorgepflicht beginnt bereits bei der Vorbereitung der Reise. Unternehmen sollten das Reiseziel und mögliche Risiken bewerten, relevante Sicherheits- und Einreiseinformationen bereitstellen sowie Ansprechpersonen und Notfallprozesse festlegen. Welche Maßnahmen erforderlich sind, hängt von der Reise, der Tätigkeit und den konkreten Umständen ab.

Welche Maßnahmen sollten Unternehmen vor Reiseantritt treffen?

Unternehmen sollten vor Reiseantritt insbesondere das Reiseziel prüfen, Reisende über relevante Risiken und Einreisevoraussetzungen informieren und die Kommunikation im Notfall organisieren. Je nach Reiseziel können außerdem Sicherheits- oder Kulturtrainings, Hinweise zur gesundheitlichen Vorsorge und zusätzliche Vorbereitungen für längere Aufenthalte sinnvoll sein.

Müssen Unternehmen wissen, wo sich ihre Reisenden aufhalten?

Unternehmen sollten im Notfall nachvollziehen können, welche Reisenden von einem Ereignis betroffen sein könnten. Dafür können aktuelle Reise- und Buchungsdaten erforderlich sein. Die Erhebung und Nutzung dieser Informationen sollte transparent, zweckgebunden und unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorgaben erfolgen.

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