Nos conseils sur les meilleures pratiques pour les travel managers

Quel que soit votre niveau d'expérience dans la gestion des voyages d'affaires, il est essentiel de maintenir certaines compétences à jour et d'appliquer les meilleures pratiques du secteur. Voici nos conseils pour orienter efficacement vos efforts et donner un nouvel élan à votre carrière de travel manager.

Boostez vos compétences en gestion des voyages d'affaires

Les travel managers qui excellent dans leur domaine doivent maîtriser un large éventail de compétences autant techniques que comportementales. Si une expertise du secteur et de ses technologies est indispensable, développer des relations solides est tout aussi crucial pour créer un programme de voyages d'affaires performant. Voici les compétences sur lesquelles vous concentrer :

1. Sourcez votre inventaire

Développez une solide compréhension des différents canaux de distribution utilisés par les fournisseurs de services de voyage.

2. Évaluez les logiciels B2B

Les fournisseurs de solutions de voyage d'affaires proposent une gamme variée de services : outils de réservation en ligne (OBT), agences de voyages d'affaires (TMC), logiciels de gestion des notes de frais et solutions de paiement. Certains nécessitent d'assembler plusieurs services, tandis que d'autres offrent des solutions tout-en-un. Les travel managers doivent comprendre les forces et faiblesses de chaque option — ainsi que les différences entre les solutions intégrées — pour avoir un avis éclairé sur l’écosystème qui convient le mieux à leur entreprise.

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3. Analysez vos données disponibles

Votre capacité à analyser efficacement les données de voyage permet d'identifier les tendances, d'optimiser les itinéraires, et de contrôler précisément les dépenses. Soyez à la pointe de l'innovation. Votre aisance avec les outils basés sur l'intelligence artificielle et le machine learning vous permettra de guider vos prises de décision et d'automatiser certaines tâches routinières.

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4. Valorisez la communication

Un travel manager doit défendre les intérêts du voyageur et se faire la voix de la solution de voyage au sein de l'entreprise. Cela demande de bonnes compétences en termes de communication et de collaboration avec la ou les plateformes de voyages, tout comme avec toutes les parties prenantes internes, comme les équipes Finance, Achats et RH.

5. Maîtrisez l'organisation et la résolution de problèmes

Les voyages peuvent vite s'avérer compliqués. Les travel managers doivent faire preuve de calme, même sous la pression, pour soutenir les voyageurs notamment dans des circonstances exceptionnelles, comme des imprévus météorologiques ou la fermeture d'espaces aériens. Savoir réagir rapidement et s'adapter en temps réel est essentiel.

Les meilleures pratiques pour les travel managers

Voici les procédures à suivre pour maintenir un haut niveau opérationnel :

1. Alignez la gestion des voyages sur les objectifs de l'entreprise

Chaque déplacement revêt son propre but. En démontrant le retour sur investissement (ROI) d'une gestion efficace des voyages — réduction des coûts, réservations conformes et sécurité renforcée des voyageurs — vous pouvez positionner les voyages d'affaires comme un levier stratégique de la réussite globale de l'entreprise.

2. Exploitez la technologie pour rationaliser vos processus

Adoptez des solutions intégrées qui réunissent systèmes de réservation, outils de gestion des dépenses et tableaux de bord en temps réel. Ces technologies ne réduisent pas seulement la charge administrative mais fournissent également des informations précieuses pour optimiser les budgets et renforcer votre devoir de diligence.

3. Mettez à jour vos politiques

Les politiques de voyage d'affaires ne sont pas figées dans le marbre. Régulations, conditions des fournisseurs, objectifs de l'entreprise : tout évolue en permanence. Travaillez étroitement avec votre équipe Finance pour régulièrement mettre à jour vos règles internes.

3. Tissez des liens stratégiques avec vos fournisseurs

Les données sont vos amies. Collaborez avec votre TMC pour analyser les données de votre programme et déterminez si des tarifs d’entreprise négociés peuvent améliorer votre programme, ou si les remises immédiates offertes par votre solution de gestion des voyages d'affaires actuelles vous apportent déjà les avantages souhaités.

4. Démontrez votre valeur ajoutée

Les voyages d'affaires sont essentiels pour les entreprises de toutes tailles, mais cela vient avec un coût — parfois très lourd. Les travel managers qui réussissent doivent savoir défendre leur programme de voyage et démontrer sa valeur auprès des équipes Finance et du comité de direction.

Navan, l’arme secrète des travel managers

Nous avons parlé des meilleures méthodes, mais voici une chose dont il faut s'éloigner — et qui n'est ni une compétence, ni une pratique : se perdre dans les détails logistiques. Il s'agit d'un piège dans lequel il est facile de tomber, compte tenu des nombreuses tâches qui incombent au travel manager. Pour rester au-dessus de la mêlée, vous avez besoin d'un partenaire qui vous aide à rationaliser et automatiser les processus ainsi qu'à analyser les données.

Navan est ce partenaire. Celui pensé autant pour les voyageurs que le comité de direction, pour maîtriser vos coûts et optimiser votre ROI. Afin que vous, travel manager, vous puissiez vous concentrer sur vos missions à plus fort impact.