Vous voulez devenir travel manager ? Tous nos précieux conseils

"La réponse à la question « Quel est le rôle d'un travel manager ? » qui serait « gérer les voyages d'affaires » n'est pas tout à fait exacte.

En réalité, ce rôle aux multiples facettes implique une diversité de tâches, nécessite un large éventail de compétences, s'accompagne d'une lourde responsabilité et a un impact direct sur les finances d'une entreprise. Car oui, la gestion des voyages d'affaires présente de nombreux défis : il s'agit non seulement de l'un des postes budgétaires les plus importants d'une entreprise, mais c'est aussi l'un des plus complexes, rendant cette position à la fois exigeante et gratifiante. Une chose est sûre, l'évolution constante du secteur des voyages d'affaires fait que vous ne risquez pas de vous y ennuyer. C'est parti pour le topo !

Qu'est-ce qu'un travel manager fait au juste ?

Le rôle de travel manager peut sembler parler de lui-même : permettre la bonne exécution logistique des voyages d’affaires des employés. Mais cette définition sous-estime largement les responsabilités. Les missions clé du travel manager :

1. Assurer le devoir de diligence

En collaboration avec l'équipe Sécurité de l'entreprise, les travel managers sont responsables du suivi de la santé et de la sécurité des employés en déplacement et doivent s'assurer qu'ils ont bien accès à une assistance 24h/24 et 7j/7. Ils doivent connaître la localisation des voyageurs en temps réel, se tenir informés des réglementations et des alertes de voyage, et avoir sous la main des plans de contingence en cas d'urgence.

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2. Élaborer et faire respecter les politiques de voyage d'entreprise

Une politique de voyage doit définir clairement quels employés sont autorisés à voyager pour l'entreprise et les conditions applicables à ces déplacements (par exemple : la classe affaires est-elle autorisée ?, quel est le montant des per diem ?, etc.). En collaboration avec les équipes Finance et RH, les travel managers sont responsables de la création et de la mise à jour de la politique T&E, de sa communication auprès des employés, et du contrôle du respect de cette politique voyage.

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3. Négocier les contrats avec les fournisseurs de voyage

Obtenir des tarifs compétitifs auprès des compagnies aériennes et ferroviaires, des hôtels ou des loueurs de voitures peut avoir un impact considérable sur la maîtrise des coûts de voyage. Cet aspect du métier nécessite de travailler en étroite collaboration avec les fournisseurs pour maintenir une bonne relation et obtenir des tarifs préférentiels. Les travel managers font parfois appel à un cabinet de conseil pour structurer le programme et négocier au nom de l'entreprise.

4. Suivre les dépenses de voyage

Les entreprises étant soucieuses de leur rentabilité, il est essentiel que les responsables puissent accéder en temps réel aux données concernant les dépenses des voyageurs, la raison de celles-ci, et quels employés ou départements génèrent quels coûts. Les managers collaborent avec les équipes Finance pour reporter les dépenses en temps réel et identifier les opportunités d'économies. Plus les données sont détaillées, plus il est facile de déceler des tendances et d'effectuer des ajustements.

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5. Analyser l'expérience voyageurs

Des voyages fluides et efficaces rendent les voyageurs satisfaits, davantage enclins à respecter les politiques de l'entreprise. Mener des enquêtes sur ce qui fonctionne et ce qui pose problème peut aider les responsables à apporter les ajustements nécessaires, en temps voulu.

Un faisceau de qualités et de compétences

Le poste de travel manager est-il fait pour vous ? Si ce rôle s'appuie sur différentes natures de compétences, il requiert généralement les qualités suivantes :

1. Le sens du détail

En matière de gestion des voyages d'affaires, le diable se cache vraiment dans les détails. L’objectif ? Parvenir à tous les maîtriser tout en gardant une vision d'ensemble claire.

2. Être à l'écoute

C'est peut-être l'une des qualités les plus essentielles, celle sans laquelle il serait impossible pour le travel manager d'instaurer une communication fluide et apaisée entre ses différents interlocuteurs. Savoir recueillir les satisfactions et les frustrations des voyageurs, comprendre les objectifs globaux de l'entreprise et les évolutions du secteur est primordial.

3. Valoriser la collaboration

C'est souvent le cas, mais c'est d'autant plus vrai pour les travel managers qui ne peuvent pas travailler en vase clos. Cette position exige une collaboration étroite avec des départements comme la Finance, les RH, les Achats ou encore, les Opérations.

4. Être orienté solution

Parce que des problèmes surgiront tous les jours : certains sont importants, d'autres moins ; certains nécessitent l'intervention d'autres équipes, d'autres des outils spécialisés. Si vous aimez trouver LA solution, vous adorerez la gestion des voyages d'affaires.

5. Avoir l'esprit d'analyse

Vous aimez naviguer parmi les données ? Rechercher des tendances, identifier des anomalies, et transformer le tout en actions concrètes ? Les travel managers s'appuient sur les données recueillies via les outils analytiques pour évaluer les performances de leur programme et déterminer les ajustements nécessaires.

6. Savoir s'adapter à n'importe quelle condition

L'univers des voyages d'affaires évolue rapidement, autant à l'échelle macro (événements mondiaux, conditions économiques) qu'à l'échelle micro (évolution des priorités business, nouveaux logiciels). Votre flexibilité face à ces changements est essentielle.

Navan, l'allié des travel managers

Certaines entreprises optent pour des programmes de voyage où les employés réservent leurs déplacements comme bon leur semble et soumettent leurs notes de frais à leur retour. D'autres font appel à plusieurs fournisseurs pour gérer les tâches distinctes : de la réservation de voyages, à la gestion des déplacements jusqu'à la gestion des dépenses.

Ces deux approches présentent leurs propres défis, qui peuvent enliser les travel managers dans les détails logistiques ou les obliger à consacrer du temps à la gestion de multiples partenaires.

Navan incarne la troisième voie : nous avons repensé l'ensemble du processus T&E et lui avons donné forme depuis le départ en une solution unique et unifiée. Notre objectif est de simplifier la vie de toutes les parties prenantes aux déplacements professionnels — des voyageurs eux-mêmes mais aussi des équipes Comptabilité et Finance, ainsi que des travel managers.

Notre solution allège le fardeau des tâches administratives pour que les travel managers puissent mettre toute leur énergie à booster leurs programmes. Navan, c'est l'atout qui va révolutionner votre parcours professionnel dans la gestion des voyages d'affaires, en vous permettant de développer de nouvelles compétences et propulser votre carrière.