Comment trois travel managers ont bâti des programmes axés sur l’avenir

Leçons tirées de l'expérience d'HelloFresh, d'Asana et de Canva sur la reconnaissance et la gestion de l'évolution des programmes voyages.

Toutes les entreprises prospères font face au même et excitant défi : la croissance. Alors qu’elles s'ouvrent à l'international, étoffent leurs équipes et augmentent leurs déplacements professionnels, les besoins des entreprises évoluent naturellement. Pour les travel managers, cela représente une opportunité mais également une responsabilité : savoir déceler quand leur programme voyage doit évoluer pour accompagner des besoins croissants.

Trois travel managers expérimentés — chez HelloFresh, Asana et Canva — se sont adaptés à ces moments de transition avec succès. Leurs parcours mettent en avant des enseignements précieux concernant le timing, la prise de décision et la planification stratégique de ce changement que chaque travel manager peut d'ores et déjà appliquer.

Savoir reconnaître une opportunité d’évolution

Déceler les premiers signes

Les meilleurs travel managers savent identifier le moment opportun pour mettre à jour leur programme voyage. Le signe déclencheur ne signifie pas que l'entreprise est en situation de crise, mais au contraire, cette nécessité de changement est une réponse à un repérage d’évolution dans les tendances de voyage et permet d'anticiper les besoins avant qu'ils ne deviennent urgents.

Renato Bianucci, Global Mobility and Travel Manager chez HelloFresh, décrit cette prise de conscience : « Alors que notre entreprise se développait rapidement, il était devenu clair que notre processus en place ne pouvait plus suivre le rythme. Gérer les voyages internationaux, avec des équipes de plus en plus dispersées depuis Berlin, ce n'était plus tenable. Nous savions que nous devions repenser entièrement notre approche pour trouver une solution viable. »

Il ne s'agissait alors pas de réparer un système défaillant — le programme voyage d'HelloFresh était tout à fait fonctionnel. Renato a plutôt su reconnaître que ce qui fonctionnait auparavant ne pourrait pas s'adapter efficacement à ses ambitieux plans de croissance à travers 18 sites dans le monde.

Des défis multiples

La croissance génère de la complexité à plusieurs échelles. Le parcours de Canva illustre parfaitement ceci : alors que le programme voyage de l'entreprise évoluait pour passer de la prise en charge d’opérations internes courantes à la gestion d'événements mondiaux d'envergure comme Canva Create 2025, il a dû se transformer d'une simple gestion logistique à un véritable outil événementiel.

Dynamique d'expansion internationale

L'expérience d'Asana met en lumière à quel point l'ouverture à l'international d'une entreprise crée ses propres défis. À mesure qu'une entreprise grandissait, elle faisait naturellement appel à de nouveaux fournisseurs pour ses différentes régions — une approche logique en réponse à une croissance rapide. Cependant, Vern Carandang, Head of Travel and Expense chez Canva chez Asana, a fini par identifier une opportunité d'amélioration : « Avoir la gestion des voyages et des notes de frais sous un unique système simplifie tout par rapport à l'approche multi-fournisseurs que nous avions auparavant », confie-t-il.

Mettre en place un environnement propice aux décisions éclairées 

Évaluer la situation actuelle et les besoins à venir

Un travel manager performant ne réagit pas seulement aux pressions immédiates : il évalue de manière proactive ses programmes face aux nécessités auxquelles il devra répondre dans le futur, par exemple :

• Est-ce que notre écosystème actuel peut supporter le double de notre volume actuel sans flancher ?
• Passons-nous trop de temps sur les tâches administratives au détriment de la planification stratégique ?
• Est-ce que notre écosystème actuel peut fournir la visibilité sur les données nécessaire pour accompagner des prises de décisions intelligentes ?
• Est-ce que nos employés sont satisfaits de leur expérience de voyage et dans quelle mesure leur expérience impacte-t-elle la conformité aux politiques internes ?

Construire une étude de faisabilité

Quand un travel manager identifie des opportunités d'évolution, il doit, avant tout, réaliser une étude de faisabilité convaincante. Encore une fois, les plus performants d'entre eux se concentrent sur l'impact global sur l'entreprise plutôt que de se limiter simplement à l'efficacité opérationnelle.

Andy O'Mara, Head of Travel and Expense chez Canva, insiste sur l'importance de démontrer la valeur d'une telle démarche : « Si je dois soumettre un rapport en urgence à un supérieur, je peux normalement le faire en moins d'une minute », explique-t-il. « C'est correctement formaté et facile à comprendre ». Cette capacité place les travel managers comme des partenaires proactifs, et non juste comme des centres de coûts.

Savoir déceler le moment opportun

Les entreprises dans ces études de cas ont toutes pris des décisions stratégiques pour faire évoluer leur programme durant des phases de croissance, et non à des périodes de crise. Ce choix du bon moment leur a permis de :

• Implémenter des changements lorsque les équipes étaient en capacité de les adopter
• Aligner les évolutions système avec les plans d'expansion
• Éviter d'ajouter du stress à des périodes critiques
• Tirer parti du momentum de la croissance pour sécuriser les ressources nécessaires à ce changement

Savoir gérer le processus de transition

Accompagner l'évolution de son programme de voyages

Les opérations de transition réussies demandent une attention toute particulière. Les travel managers doivent considérer les différentes natures de profils au sein de leurs équipes : les employés qui réservent les voyages, les responsables qui valident les déplacements, ou encore les équipes Finance qui supervisent les dépenses, et enfin, les cadres qui ont un besoin accru de visibilité sur leur programme.

Prenons l'exemple de Canva : l'entreprise a atteint un taux de conformité de 94% en misant sur l'expérience utilisateur durant cette transition. Plutôt que de renforcer la conformité à travers des restrictions, l'entreprise a fait du respect de la politique interne la voie la plus facile à emprunter pour les voyageurs. Kate Marsden, Head of Global Brand Partnerships chez Canva, a commenté ce résultat : « Navan rend les choses tellement plus simples. C'est une solution sans couture. »

Assurer une implémentation fluide

Les travel managers qui réussissent avec brio leur mission ont planifié cette transition de manière stratégique. Ils se sont notamment concentrés sur :

• Communication : exposer clairement les raisons d'un tel changement et comment cela va bénéficier aux différentes parties impliquées
• Formation : un accompagnement complet qui rend les nouveaux systèmes intuitifs plutôt que contraignants
• Support : des systèmes d'assistance robustes durant cette période de transition pour traiter les questionnements et remarques efficacement
• Mesure : des indicateurs clairs pour suivre l'adoption et identifier les éléments qui demandent une attention particulière

Trouver de l’inspiration dans le succès des autres

L’approche HelloFresh : une planification proactive

La transition d'HelloFresh montre toute la valeur d'une planification bien réfléchie. Plutôt que d'attendre que son écosystème montre ses faiblesses, l'entreprise a su déceler les tendances de croissance et a prévu son évolution en fonction. Les résultats parlent d'eux-mêmes : 33 % d'économies sur les hôtels, 28 % sur les vols, ou encore une satisfaction client qui affiche un score de 4,7/5.

Le modèle Asana : une consolidation stratégique

Le parcours d'Asana montre à quel point une consolidation millimétrée peut générer de la valeur. En combinant la gestion de ses voyages d'affaires et de ses dépenses, l'entreprise a éliminé les nœuds et les complexités tout en améliorant son expérience utilisateur et en réalisant 13 % d'économies sur les réservations d'hôtels.

La vision Canva : l’intuitivité en cheval de bataille

Canva a priorisé l'expérience utilisateur depuis le tout début. Résultat : 84 % d'adoption mobile et la capacité de gérer avec succès l'organisation d'événements internationaux sans que la logistique ne devienne un vrai casse-tête.

Nos conseils pro pour les travel managers

1. Développez des réflexions axées sur l’avenir

N'attendez pas que votre écosystème actuel montre ses faiblesses. Évaluez régulièrement la robustesse de votre programme face à votre croissance à venir et aux tendances du secteur des voyages d'affaires. Les travel managers les plus performants anticipent les besoins plutôt que de réagir aux crises.

2. Établissez des partenariats stratégiques

Informez-vous sur les plans d'expansion de l'entreprise, sur les cycles budgétaires et les priorités stratégiques pour vous positionner en partenaire clé de ces changements. Une fois que vous maîtriserez tout ce langage stratégique, vous serez plus à même de mobiliser du soutien pour l'évolution de votre programme. 

3. Chouchoutez l’expérience utilisateur 

La satisfaction des voyageurs quant à votre programme de voyages impacte directement le taux de conformité et les résultats de votre entreprise. Une solution que les collaborateurs veulent utiliser booste les résultats de toutes les personnes impliquées.

4. Planifiez au cordeau pour garantir le succès de l'implémentation

Une solution mal implémentée, même la meilleure soit-elle, offrira forcément de mauvais résultats. N'ayez pas peur d'investir du temps dans la mise en œuvre de ce changement, la communication autour de celui-ci, sans lésiner sur l'assistance afin que votre programme délivre tout son potentiel.

5. Prouvez et communiquez la valeur d'un tel projet

Développez des métriques claires qui démontrent l'impact concret sur l'entreprise. L'agilité à générer des données et des rapports en un clin d'œil fait de vous un contributeur stratégique pour les succès de l'entreprise.

La marche à suivre

Les trois travel managers nous ayant partagé leur expérience ont prouvé à quel point faire évoluer le programme voyages de son entreprise peut engendrer des améliorations significatives et alignées avec la croissance de son entreprise. Ils ont su reconnaître les opportunités au moment opportun, construire des études de faisabilité solides, gérer ces transitions de près et délivrer des résultats concrets. 

Plus important encore, ils se sont positionnés en véritable acteurs du changement, avec la capacité d’anticiper les besoins et de mettre en place des solutions. Cette approche ne permet pas juste d’améliorer les programmes voyages : elle élève la position du travel manager au sein même de l’entreprise.

Pour tout travel manager qui souhaite faire évoluer son programme, ces témoignages constituent une feuille de route : décelez tôt les croissances qui se dessinent, établissez des études sur lesquelles vous appuyer, supervisez les changements de très près, et enfin, mesurez les indicateurs qui comptent pour les leaders de l'entreprise pour faire reconnaître la légitimité de votre projet.

Enfin, les entreprises qui investissent les moyens nécessaires à l'évolution de leur programme voyages se dotent d'avantages compétitifs à travers la satisfaction de leurs employés, l'efficacité opérationnelle et l'intelligence d'entreprise. En tant que travel manager, votre rôle est de déceler ces opportunités et d'y mener votre entreprise.

Le développement réussi de votre programme voyages repose sur une réflexion stratégique, une planification minutieuse et une exécution finement maîtrisée. Les travel managers qui manient correctement ces processus deviennent des partenaires indispensables de l'entreprise qui ont la capacité d’initier de véritables succès.