Tout comprendre à la note de frais pour optimiser vos dépenses pros
L'équipe Navan
Introduction
Dès qu’une société se développe et que ses équipes s'agrandissent, les opportunités et les types de dépenses professionnelles augmentent autant qu'elles se diversifient. Très rapidement, la gestion des notes de frais peut alors devenir complexe, chronophage et surtout sujette aux erreurs. Ces erreurs entraînent des conséquences économiques non négligeables puisque, selon la GBTA, le traitement traditionnel d’une note de frais est évalué en moyenne à 50 euros par note, représentant environ 20 minutes de traitement pour les équipes comptables.
Aujourd’hui, des solutions existent pour soulager et optimiser la gestion des notes de frais en entreprise. Mais avant cela, il est essentiel de bien comprendre quelles dépenses sont concernées par une note de frais, ainsi que tout l’environnement administratif et législatif qui l'entoure.
Dans ce guide, nous vous détaillons tout ce qu'il faut savoir sur la note de frais en France, afin d’écarter les doutes, d’éviter les erreurs, et d'offrir à votre entreprise une gestion plus fluide et sécurisée des dépenses de vos employés.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Dans le cadre professionnel, la note de frais est un document permettant à un employé de demander à son employeur le remboursement des frais qu’il a personnellement avancés lors d’activités menées pour l'entreprise. Il s’agit d’un justificatif comportant des mentions obligatoires et devant être accompagné d'un reçu ou toute autre pièce justifiant la dépense engagée.
Quelles sont les dépenses professionnelles concernées ?
Parmi les dépenses les plus fréquentes figurent principalement celles effectuées lors de déplacements professionnels ou même directement sur site, telles que :
- Les frais de transport : billets de train, d’avion, essence et indemnités kilométriques du véhicule personnel utilisé à des fins professionnelles, etc.
- Les frais d’hébergement
- Les frais de repas professionnels (repas d'affaires, repas lors de déplacements)
- Les achats de matériel ou de fournitures de bureau liés à l'activité professionnelle
- Les abonnements professionnels nécessaires au bon déroulement de la mission de l’employé (logiciels métiers, revues spécialisées, etc.)
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Quelles informations doit contenir une note de frais ?
Pour être conforme à la réglementation fiscale française et recevable par les équipes comptables de l’entreprise, une note de frais doit mentionner clairement les éléments suivants :
- La date et le lieu de la dépense
- La nature de la dépense (transport, repas, hébergement, etc.)
- Le montant total TTC, accompagné du montant HT et du montant précis de la TVA si votre entreprise récupère cette taxe
- Le moyen de paiement utilisé (espèces, carte bancaire personnelle ou carte de l'entreprise)
- La référence du justificatif associé (facture, ticket, reçu numérique conforme à l’original)
- Le nom complet et/ou le matricule de l’employé concerné
Les erreurs courantes lors de la gestion des notes de frais
Une gestion manuelle des notes de frais génère souvent des erreurs humaines qui complexifient leur traitement comptable et administratif. Parmi les erreurs les plus fréquentes figurent :
L'absence ou la perte du justificatif
Égarer un justificatif est une situation fréquente dans le tumulte du quotidien professionnel. Or, obtenir un remboursement sans justificatif conforme est quasiment impossible. En France, près d'un salarié sur trois renoncerait chaque année à se faire rembourser certains frais professionnels précisément à cause de la perte des justificatifs associés. Il existe toutefois une solution exceptionnelle pour pallier ce problème : rédiger une attestation sur l’honneur précisant clairement le montant et les circonstances de la dépense effectuée.
Les montants incorrects ou mal saisis
Les erreurs typiquement humaines liées à des montants incorrects ou à des informations mal renseignées entraînent régulièrement des délais supplémentaires pour valider les remboursements. Ces erreurs obligent les équipes administratives ou comptables à effectuer des contrôles additionnels, ce qui rallonge le temps de gestion et accroît encore le coût global du traitement manuel des notes de frais. Ce phénomène constitue un véritable fléau opérationnel et financier pour les entreprises.
Le non-respect des délais internes
La législation française prévoit légalement un délai maximal de cinq années civiles pour soumettre une demande de remboursement des frais professionnels (article 2224 du Code civil). Néanmoins, dans la grande majorité des cas, les entreprises françaises appliquent des délais internes beaucoup plus courts, généralement situés entre 30 et 90 jours — étant déjà longs, avec des répercussions sur les finances personnelles des employés. Respecter scrupuleusement ces délais internes est donc essentiel afin d'éviter tout retard ou refus dans le remboursement de vos dépenses professionnelles.
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Quels sont les modes de remboursement possibles ?
Lorsqu'une entreprise rembourse à ses collaborateurs les frais professionnels avancés, elle peut choisir entre deux modes de remboursement : au réel ou au forfait.
Le remboursement des notes de frais au réel
Le remboursement des notes de frais au réel est la méthode la plus courante dans les entreprises françaises. Le collaborateur avance personnellement les frais engagés, puis transmet une note de frais détaillée à son employeur avec les justificatifs originaux correspondants. Le salarié reçoit ensuite un remboursement correspondant exactement aux montants réellement engagés.
Malgré sa transparence, cette méthode impose un traitement administratif plus lourd : contrôle minutieux des pièces justificatives, vérification des montants précis et validation par les managers ou le service financier. Cependant, elle permet à l’entreprise et au collaborateur de suivre précisément les dépenses engagées.
Le remboursement des notes de frais au forfait
Le remboursement au forfait consiste à verser au salarié une somme fixe et prédéfinie pour certaines catégories de dépenses professionnelles (repas, hébergement, indemnités kilométriques, etc.). Avec cette méthode, les salariés ne sont pas obligés de fournir systématiquement des justificatifs détaillés.
Pour fixer ces montants forfaitaires, les entreprises françaises se basent généralement sur les barèmes officiels de l'URSSAF, qui indiquent clairement les limites d’exonération des charges sociales. Utiliser ces barèmes simplifie la gestion administrative des frais professionnels tout en assurant à l'employeur une sécurité réglementaire.
Si l’employeur choisit d’accorder des remboursements supérieurs aux plafonds fixés par l’URSSAF, il reste libre de le faire. Cependant, il devra alors intégrer le montant dépassant le plafond dans l’assiette des cotisations sociales soumises à l’URSSAF, entraînant le paiement de charges sociales complémentaires uniquement sur la part excédentaire du plafond, et non sur la totalité de l'indemnité versée.
Comment comptabiliser les notes de frais ?
Une fois validées, les notes de frais doivent être inscrites précisément dans la comptabilité de l’entreprise. Une comptabilisation rigoureuse garantit un suivi clair, précis et conforme à la réglementation française.
Les différentes catégories de comptes
Les dépenses professionnelles sont traditionnellement comptabilisées dans des comptes spécifiques de classe 6 du Plan Comptable Général français. Voici les principaux comptes utilisés :
Compte 6251 – «
Compte 6256 – «
Compte 6257 – «
Compte 6234 – «
Compte 6064 – «
Compte 6181 – «
Compte 647 – «
Les montants à rembourser aux collaborateurs apparaissent ensuite au crédit du compte 421 «
Les conditions de récupération de la TVA
Les entreprises françaises peuvent récupérer la TVA associée à certaines dépenses effectuées par leurs salariés. Cette récupération est toutefois strictement encadrée par l’administration fiscale :
- Frais de repas : la TVA est récupérable à 100 %, à condition que les factures soient totalement conformes à la réglementation fiscale (mention claire de la TVA et identification précise de l’entreprise).
- Frais de déplacements : la TVA est récupérable sur les frais de péages, ainsi que sur le gazole à hauteur de 80 % pour un véhicule personnel de tourisme et à 100 % pour un véhicule utilitaire.
- Frais d’hébergement : la récupération de TVA sur les nuitées d’hôtel est interdite pour les collaborateurs internes (salariés et dirigeants). En revanche, la TVA liée aux nuitées d’hôtel offertes à des invités externes (clients, fournisseurs) est entièrement récupérable par l’entreprise. À noter : les petits déjeuners et les frais annexes facturés séparément à l’hébergement permettent une récupération de la TVA.
Les avantages d’une solution numérique tout-en-un pour gérer les notes de frais
Face aux difficultés inhérentes à la gestion manuelle des notes de frais, adopter une solution numérique tout-en-un telle que Navan apporte de nombreux avantages, tant pour les collaborateurs en déplacement que pour ceux en charge de l’organisation des voyages, ainsi que pour les équipes comptables et financières.
Notes de frais dématérialisées
Une plateforme digitale permet de se passer des notes de frais papier en intégrant l’ensemble des étapes : la soumission, le traitement, la validation et la réconciliation automatique des dépenses. Grâce à une application mobile intuitive, l’employé peut capturer directement ses justificatifs à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR). Ces documents sont numérisés instantanément et associés automatiquement à la dépense correspondante. La dématérialisation évite ainsi la perte des justificatifs et les erreurs de saisie en double, facilitant le travail quotidien des équipes.
Remboursements accélérés
L’automatisation complète des étapes clés (capture des justificatifs, validation rapide par le travel manager, les équipes RH ou la comptabilité, et traitement comptable simplifié) permet de réduire considérablement les délais de remboursement. Ainsi, les collaborateurs récupèrent leurs avances de frais plus rapidement, ce qui contribue à améliorer la satisfaction interne et à optimiser la gestion administrative globale.
Intégration des politiques internes
Une solution numérique tout-en-un facilite l’application rigoureuse et automatisée des politiques internes de dépenses et de voyages d’affaires. De la réservation du transport ou de l’hébergement à la gestion quotidienne des paiements via des cartes virtuelles et physiques paramétrables, l’entreprise bénéficie d’un contrôle proactif sur les dépenses engagées. En intégrant directement ses règles internes à la plateforme (plafonds de dépenses, types d’achats autorisés, modalités de validation), l’entreprise peut prévenir efficacement toute dérive ou abus avant même que les dépenses ne se concrétisent.
Respect de la conformité légale
Une plateforme digitale centralisée assure automatiquement la conformité de chaque dépense vis-à-vis des règles internes, ainsi que des normes fiscales et sociales en vigueur en France. Les exigences de l’URSSAF et des autorités fiscales sont intégrées par défaut à l’outil. En cas d’anomalie ou d’écart par rapport à la législation, une alerte immédiate est générée, permettant une correction rapide.
Accès à des données précises et des rapports détaillés
Enfin, une solution numérique tout-en-un offre un accès en temps réel à des données précises et détaillées sur l’ensemble des frais engagés par l’entreprise. Travel managers, équipes comptabilité et finance peuvent ainsi consulter des rapports clairs et personnalisables selon divers critères. Cette visibilité complète facilite la prise de décisions stratégiques éclairées et optimise durablement le pilotage financier global de l’entreprise.
Navan, pour une gestion apaisée des notes de frais
Navan est une plateforme digitale tout-en-un, dédiée à la gestion complète des dépenses et des déplacements professionnels, tout en intégrant des solutions de paiement avancées. Navan a été conçue pour simplifier considérablement la vie de toutes les parties prenantes dans l’organisations d’un voyage d’affaires : employés, responsables, travel managers et équipes comptables.
→ Réconciliation automatique des notes de frais
→ Visibilité en temps réel sur les dépenses
→ Données granulaires et rapports personnalisés
→ Cartes de paiement corporate physiques et virtuelles
→ Cybersécurité des données et respect des normes réglementaires
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FAQ
Une note de frais est un document permettant à l’employé de demander à son entreprise le remboursement des dépenses professionnelles avancées avec ses propres moyens, dans le cadre exclusif de sa mission professionnelle.
La loi française prévoit un délai maximal de 5 ans (selon l'article 2224 du Code civil). En pratique, la majorité des entreprises fixent cependant leurs propres délais internes, généralement beaucoup plus courts, compris entre 1 et 3 mois maximum après la dépense.
Oui. La plateforme Navan permet de gérer simplement et automatiquement les dépenses internationales engageant des devises étrangères. Une conversion immédiate au taux du marché est intégrée directement à la solution, évitant ainsi les risques d'erreurs de change lors du traitement comptable.
Toute note de frais valide doit être accompagnée de justificatifs, qu’ils soient physiques ou numériques. Ces documents peuvent être une facture détaillant clairement les biens ou services achetés, un ticket de caisse indiquant clairement le montant TTC dépensé, le taux de TVA appliqué, la date et le lieu précis de la dépense, ou encore toute copie numérique conforme aux originaux.
Oui, depuis juillet 2019 (décret n° 2019-197), la gestion entièrement numérique des notes de frais est officiellement reconnue par l'administration fiscale française. Les justificatifs numérisés doivent être archivés au format PDF/A-3 afin de garantir leur intégrité, leur lisibilité et leur conformité à long terme. Leur durée minimale de conservation est fixée à 10 ans.
Conclusion
Gérer efficacement les notes de frais ne doit plus nécessairement être synonyme de temps perdu, d’erreurs coûteuses ou de lourdeur administrative. Une gestion optimale des frais professionnels repose avant tout sur une solution digitale dédiée, capable de simplifier toutes les étapes administratives tout en respectant scrupuleusement les obligations réglementaires françaises.
La digitalisation, l’automatisation de l'ensemble du processus et le recours à des moyens de paiement corporate (pour les dépenses professionnelles régulières) deviennent vos meilleurs alliés pour une gestion simplifiée et sécurisée des notes de frais.
Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement. Il ne reflète pas nécessairement le point de vue de Navan et il ne s’agit en aucun cas de conseils juridiques, fiscaux, financiers, comptables ou de toute autre sorte. Si vous avez besoin de conseils spécifiques pour votre entreprise, veuillez consulter un expert, car les règles et les réglementations changent régulièrement.