La mise en place d’une politique de per diem, c'est-à-dire « par jour » en latin, est une approche efficace pour optimiser la gestion des voyages d’affaires. Elle repose sur l’octroi d’une
L’employeur alloue un
Dans cet article, vous découvrirez les principaux avantages de la politique de per diem ainsi que les étapes essentielles pour créer une politique entièrement adaptée aux besoins de votre entreprise.
Le terme légal de « grand déplacement » définit un déplacement professionnel situé à plus de 50 kilomètres de la résidence habituelle et à moins de 90 minutes du domicile en transports en commun. Cette terminologie permet de défiscaliser les frais engagés dans ce cadre : il s’agit de l’indemnité de grand déplacement, aussi appelée indemnité forfaitaire ou per diem.
Une politique de per diem, ou une politique d’indemnisation journalière des frais, consiste à définir une somme fixe attribuée aux salariés pour couvrir leurs dépenses professionnelles. Plutôt que de contrôler chaque facture, l’employeur définit un montant quotidien qui lui permet de simplifier la gestion des justificatifs.
Ce forfait englobe généralement les frais de repas, d’hébergement et de transports locaux. Certains employeurs prévoient également des frais accessoires comme les frais de pressing lors de missions plus longues. Cette enveloppe peut être ajoutée au salaire ou crédité sur une carte bancaire d’entreprise, selon les pratiques internes.
En France, le Code du travail stipule que les frais professionnels incombent à l’employeur dès lors qu’ils correspondent à des dépenses réelles et légitimes engagées dans le cadre de ses fonctions. Ainsi, tant que les sommes versées ne dépassent pas les barèmes officiels de l’URSSAF et correspondent à des frais engagés lors d’un grand déplacement, elles ne sont pas soumises aux cotisations de Sécurité sociale ni à la CSG-CRDS.
Mettre en place une politique de per diem claire et opérationnelle demande méthode, transparence et outils adaptés. Voici les étapes clés à suivre :
Avant toute chose, appuyez-vous sur l’historique des notes de frais pour déterminer un montant de per diem réaliste.
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Les barèmes de l’URSSAF constituent une base de référence pour fixer les plafonds du per diem. Ainsi, pour 2025, le montant quotidien pour un repas au restaurant s’établit à 21,10 € maximum. De plus, l’organisme propose également des per diem de référence pour chaque pays lors d’un grand déplacement. Cette grille présente de bons repères pour calibrer les indemnités journalières à l’international.
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Adopter une politique de per diem bien pensée permet de répondre à la fois à des enjeux financiers, organisationnels et humains. Elle constitue un levier stratégique pour les entreprises qui souhaitent professionnaliser la gestion des déplacements tout en améliorant l’expérience collaborateur.
Le forfait journalier simplifie la planification et la maîtrise des coûts. En remplaçant les remboursements à la dépense par un montant fixe, l’entreprise réduit naturellement l’écart entre ses prévisions et les dépenses réellement engagées. Cela améliore la visibilité globale sur les budgets et permet un meilleur suivi des frais de déplacement.
Fini le tri fastidieux des justificatifs : les équipes n’ont plus qu’à vérifier la durée et le lieu du déplacement. Le traitement des notes de frais est accéléré, les erreurs diminuent, et les responsables peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. La charge de travail des services RH et comptabilité s’en trouve considérablement réduite.
Définir des plafonds clairs dès le départ facilite la gestion des exonérations et réduit les risques de réintégration fiscale pour les salariés. Le versement de l’indemnité via le salaire ou une carte de paiement dédiée permet également un meilleur contrôle et une traçabilité simplifiée.
Côté salarié, le per diem apporte davantage de clarté et de confort. Plus besoin d’avancer les frais ni de collecter chaque reçu : le montant fixe alloué en amont ou en cours de mission permet une gestion autonome des dépenses. C’est un fonctionnement plus souple et moins contraignant, qui valorise le temps et l’implication des collaborateurs en déplacement.
En facilitant la vie des voyageurs d’affaires, cette politique renforce l’attractivité de l’entreprise. Elle démontre une attention portée à la qualité de vie au travail, particulièrement appréciée dans un contexte où les attentes des salariés en matière de simplicité, d’équilibre et de reconnaissance sont plus fortes que jamais.
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