Tout comprendre à la politique d'indemnisation per diem

Introduction

La mise en place d’une politique de per diem, c'est-à-dire « par jour » en latin, est une approche efficace pour optimiser la gestion des voyages d’affaires. Elle repose sur l’octroi d’une indemnisation forfaitaire pour couvrir les frais des salariés en « grand déplacement ». Ce modèle a l'avantage d’être gagnant-gagnant : les entreprises bénéficient d’une meilleure transparence et réduisent le temps passé à vérifier les notes de frais, tandis que les employés bénéficient de davantage d’autonomie, tout en n'ayant plus à fournir systématiquement leurs justificatifs.

L’indemnisation per diem consiste donc pour l’employeur à allouer un montant journalier fixe couvrant les repas, l’hébergement et autres dépenses courantes liées au déplacement professionnel de son employé. Le défi est alors d’établir une politique de per diem équitable et flexible, qui tienne compte des spécificités de chaque destination.

Dans cet article, vous découvrirez les principaux avantages de la politique de per diem ainsi que les étapes essentielles pour créer une politique entièrement adaptée aux besoins de votre entreprise.

Qu’est-ce qu'une politique de per diem ?

Une politique de per diem, ou une politique d’indemnisation journalière des frais, consiste à définir une somme fixe attribuée aux salariés pour couvrir leurs dépenses professionnelles. Plutôt que de contrôler chaque facture, l’employeur définit un montant quotidien qui lui permet de simplifier la gestion des justificatifs.

Ce forfait englobe généralement les frais de repas, d’hébergement et de transports locaux. Certains employeurs prévoient également des frais accessoires comme les frais de pressing lors de missions plus longues. Cette enveloppe peut être ajoutée au salaire ou crédité sur une carte bancaire d’entreprise, selon les pratiques internes.

Pourquoi les politiques de per diem sont-elles importantes pour les entreprises ?

L’adoption d’une politique de per diem offre avant tout une meilleure maîtrise des coûts liés aux déplacements. Au lieu de contrôler chaque facture, les responsables financiers n’ont plus qu’à valider un forfait journalier déjà établi, ce qui réduit considérablement la charge de travail liée au traitement des notes de frais.

Sur le plan social, le forfait indemnise les collaborateurs sans qu’ils aient systématiquement à avancer les dépenses ni à collecter chaque facture. L’employé perçoit un montant fixe, un fonctionnement plus pratique qui lui offre davantage de visibilité pour gérer les dépenses liées à ses déplacements professionnels. C’est également un moyen de rendre votre entreprise plus attractive et d’attirer (ou de conserver) les talents.

Comment mettre en place une politique de per diem ?

1. Analysez les dépenses passées afin de définir un montant per diem pertinent 

La première étape pour élaborer une politique de per diem efficace consiste à étudier plusieurs mois de notes de frais, en tenant compte des variations selon la période, la localisation ou le pays de destination. Si vous utilisez un outil de gestion des voyages d’affaires numérique comme Navan, il suffit d'étudier les rapports détaillés disponibles sur la plateforme, sur la période souhaitée. 

Cette analyse permet de repérer les postes de dépenses (repas, hébergement, transports, etc.) les plus importants et de mesurer les écarts de coûts entre différentes villes, comme entre Paris et une agglomération de taille moyenne, ou entre deux pays.

2. Choisissez le mode de versement le plus adapté

Plusieurs options s’offrent à l’employeur pour s’adapter aux besoins de son entreprise. Certains choisissent d’annexer directement le forfait au salaire précédent, permettant ainsi de limiter l’avance de frais pour le salarié. D’autres préfèrent un remboursement annexé au salaire suivant, une fois que le déplacement a eu lieu.

Il existe également la possibilité d’utiliser des cartes de paiement spécifiques — cartes d’achat ou cartes corporate —, idéales pour suivre les dépenses en temps réel et exercer un contrôle centralisé. Ce mode de fonctionnement que propose notamment Navan allège significativement la charge administrative et offre une meilleure visibilité pour toutes les parties concernées : voyageurs d’affaires, travel managers, responsables ou encore service comptabilité.

4. Fixez les dépenses éligibles et non-éligibles tout en prévoyant des exceptions 

Pour assurer la clarté de votre politique d’indemnisation per diem, détaillez les dépenses couvertes (repas, hébergement, transports, etc.) et indiquez le montant quotidien maximum autorisé. Une communication transparente sur ces points limite les risques d’erreur et évite toute confusion entre dépenses autorisées et non autorisées.

Parmi les dépenses habituellement non couvertes par l'indemnité journalière, vous retrouverez les achats personnels, les activités sans lien direct avec la mission ou encore, les dépenses excessives.

La flexibilité est néanmoins essentielle. Il peut être judicieux de définir des règles d’exception destinées aux situations particulières (événements internationaux, salons très coûteux, etc.). De cette façon, vous maintenez un niveau d’adaptabilité permettant de couvrir des coûts plus élevés sans pénaliser vos collaborateurs.

5. Conciliez le tout dans un document 

Une fois les montants, les modalités de versement et les règles d’exception définis, renseignez-les dans un document clair, annexé à votre politique de voyage si vous en disposez d’une ou indépendamment. Mettez-le à la disposition de tous les salariés (via l’outil de communication interne tel que Slack ou disponible dans votre documentation interne, etc.) afin de rendre transparente la politique per diem : les dépenses couvertes mais également la démarche en cas de dépassement et les procédures d’ajustement éventuelles.

6. Utilisez une plateforme de gestion numérique 

Adopter une solution numérique dédiée aux voyages d’affaires se révèle être un atout majeur pour mettre en place une politique de per diem performante. Et pour cause, vous disposez d’un suivi en temps réel des dépenses, aidant les collaborateurs à respecter le budget de leur indemnisation journalière. 

La centralisation des réservations (transports, hébergement, etc.) dans un même outil contribue également à une vision globale des coûts et à une meilleure organisation. L’entreprise bénéficie alors d’un contrôle budgétaire optimisé, tandis que les salariés sont, pour leur part, autonomes tout au long de leur déplacement professionnel grâce à l’application sur laquelle ils peuvent consulter et modifier leur itinéraire.

Les principaux atouts d’une politique de per diem

1. Optimisation financière des voyages d’affaires

Grâce à un forfait journalier, il devient plus aisé de planifier et de budgétiser les déplacements. Les entreprises qui adoptent ce modèle réduisent naturellement l’écart entre leurs prévisions et leurs dépenses réelles et améliorent ainsi leur visibilité sur les coûts globaux.

2. Gain de temps dans l’organisation et le traitement des notes de frais

L’allègement administratif est considérable : plutôt que de passer au crible chaque justificatif, les équipes n’ont plus qu’à vérifier le lieu et la durée du déplacement. Les comptables et responsables financiers peuvent donc se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

3. Meilleure conformité aux réglementations en vigueur

La définition préalable des plafonds facilite la gestion fiscale et sociale, tout en écartant le risque de réintégration pour les salariés. De plus, le fait que le montant soit annexé au salaire ou disponible sur une carte bancaire ajouté à la réduction des démarches renforcent par ailleurs la qualité de l’expérience de voyage d’affaires.

Conseils aux voyageurs d’affaires qui bénéficient d’une indemnité per diem

Avant le départ, consultez la politique de per diem de votre entreprise et vérifiez le montant de votre indemnité journalière. Assurez-vous également d’avoir transmis toutes les informations nécessaires sur votre déplacement à votre responsable ou au service comptable, afin d’obtenir l’allocation adaptée à la nature de votre voyage d’affaires.

En organisant votre voyage et sur place, adaptez vos choix de dépenses en conséquence : évitez, par exemple, de réserver un hébergement nettement plus onéreux que le forfait prévu, sans l’accord préalable de votre service administratif, sous peine de devoir assumer la différence. Côté repas, certaines dépenses comme les dîners professionnels peuvent être couvertes, tandis que les dépenses à caractère personnel restent à votre charge.

Navan, le partenaire des voyageurs d’affaires

Navan est une plateforme de référence pour la gestion complète des déplacements professionnels, intégrant les caractéristiques de la politique de per diem de votre entreprise. À travers son tableau de bord unique, les collaborateurs peuvent réserver leurs billets, planifier leur hébergement et déclarer leurs dépenses en temps réel. Les travel managers et les responsables bénéficient d’une vue d’ensemble, ce qui leur permet de vérifier immédiatement si les frais engagés restent dans la fourchette autorisée.

L’un des principaux atouts de Navan réside dans la personnalisation accrue de ses fonctionnalités au regard des préférences des utilisateurs et de la politique de voyage de l'entreprise afin de garantir la conformité avec les seuils fiscaux et les règles internes.

Navan est également l’allié des entreprises responsables et de toutes celles en devenir : la plateforme permet un suivi précis des émissions liées aux déplacements professionnels de l'entreprise et encourage des options de transport à faibles émissions.

FAQ

Qu’est-ce qu’une politique d’indemnisation per diem et quel est son objectif ?

Il s’agit d’un forfait journalier versé aux salariés pour couvrir leurs frais professionnels lors d’un voyage d’affaires. Cette méthode simplifie la gestion comptable, car moins de justificatifs à traiter, et apporte une meilleure visibilité sur les dépenses.

Comment les entreprises fixent-elles les taux des indemnités journalières ?

Les entreprises peuvent analyser leurs données internes (historique des notes de frais, nature des déplacements) et se référer aux plafonds définis par l’URSSAF pour bénéficier d’exonérations sociales et fiscales. Elles ajustent ensuite ces montants en tenant compte de la destination et de la durée du voyage, afin de refléter les coûts réels engagés par leurs collaborateurs.

Quelles dépenses entrent dans l’indemnisation journalière et lesquelles en sont exclues ?

Parmi les dépenses autorisées, on retrouve généralement l’hébergement, le transport ou encore des dépenses accessoires, telles que le pressing pour une mission plus longue. En revanche, les achats personnels, les activités sans lien avec le travail ou encore les dépenses excessives peuvent être exclus de l’indemnisation et rester à la charge de l’employé.

Les employés peuvent-ils garder le surplus du per diem ?

En règle générale, si un employé dépense moins que le montant qui lui est alloué, il peut conserver la différence. Toutefois, ce principe varie d’une entreprise à l’autre, selon la politique per diem mise en place.

Conclusion

Les politiques d’indemnisation per diem constituent un véritable levier pour optimiser les dépenses liées aux déplacements professionnels. Elles apportent plus de clarté et réduisent le stress pour les employés, qui savent précisément ce qui fait partie de leur indemnisation journalière et ce qui en est exclu. L’équipe comptable gagne également un temps considérable, puisqu’elle n’a plus à courir après les reçus ni à se heurter à des justificatifs perdus. Une politique per diem juste, adaptée au coût de la vie de chaque destination, simplifie ainsi tous les processus et renforce la confiance à tous les niveaux.

Pour tirer pleinement parti de cette approche, l’adoption d’outils de gestion spécialisés, tels que Navan, se révèle être un accélérateur de performance. Les entreprises bénéficient ainsi d’un partenaire qui les aide à obtenir une visibilité approfondie de leurs dépenses et leur offre des voyages d’affaires plus fluides et agréables.

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