9 dépenses pros à régler avec votre carte bancaire d’entreprise
L'équipe Navan
Introduction
La carte bancaire d’entreprise est aujourd’hui de plus en plus adoptée par les entreprises françaises et européennes. Et pour cause, elle résout à elle seule de nombreux problèmes liés au dépenses professionnelles : elle simplifie la gestion des notes de frais, centralise les dépenses professionnelles et automatise le traitement des justificatifs. En pratique, qu’est-ce que cela donne ? Quelles catégories d'achats peuvent être autorisées ? Quelles sont les différents types de cartes proposés ?
Dans cet article, nous passons en revue les différentes types de cartes bancaires professionnelles ainsi que 9 frais pouvant être comprises dans la politique de dépenses de votre entreprise.
Quelle carte bancaire professionnelle choisir ?
Avant d'explorer plus précisément les différents usages, il est important de bien comprendre les principales solutions disponibles sur le marché quand on parle de cartes bancaires professionnelles :
La carte bancaire professionnelle classique
Proposée par les banques traditionnelles, elle reste essentiellement un moyen de paiement standard associé à un compte bancaire pro dédié. Bien qu'elle convienne aux dépenses courantes, elle offre peu de possibilités d'intégration avec d'autres outils financiers internes et apporte peu d'automatisation dans la gestion des justificatifs et des notes de frais.
La carte d'achat
Elle a historiquement été pensée pour simplifier le règlement des achats récurrents dans le cadre du travail (typologie fournitures, matériel de bureau, consommables ou petits équipements). Elle permet ainsi de fluidifier les processus d'approvisionnement et de simplifier le traitement administratif lié aux dépenses fournisseurs régulières, avec une traçabilité renforcée des dépenses passées.
La carte corporate
À l'origine destinée essentiellement à gérer les frais de déplacements et les notes de frais des collaborateurs lors de voyages d'affaires, son usage s'est considérablement étendu au fil des années. Elle couvre désormais une large variété de dépenses professionnelles, allant des déplacements aux frais marketing, abonnements en ligne, services numériques et urgences opérationnelles, tout en offrant des contrôles internes avancés, une gestion automatisée des justificatifs et une meilleure intégration dans les systèmes comptables et financiers de l'entreprise.
La carte virtuelle intégrée
Les plateformes modernes comme Navan proposent une solution innovante combinant l'ensemble de ces fonctionnalités traditionnelles en une même offre intégrée. Il s'agit souvent de cartes virtuelles, générées instantanément et utilisées pour chaque opération spécifique (en ligne, abonnements récurrents ou réservations). Elles apportent une flexibilité maximale, une sécurité optimisée (fraude limitée grâce aux numéros uniques pour chaque transaction), une intégration aux logiciels financiers internes, et une automatisation complète du reporting et de la comptabilité des dépenses professionnelles.
1 . Transports et déplacements professionnels
Les déplacements professionnels représentent l'une des principales catégories d'utilisation d'une carte bancaire professionnelle. Pour les équipes commerciales et consultants fréquemment en déplacement, régler directement les trajets en avion ou en train via SNCF Connect pour les professionnels simplifie considérablement leur quotidien. Les cadres dirigeants qui voyagent régulièrement apprécient particulièrement l'intégration automatique des justificatifs qui facilite le reporting des dépenses et leur suivi budgétaire en temps réel.
Bon à savoir
La plateforme Navan vous permet de réaliser vos réservations de transport et d'hébergement directement depuis l'interface et, pour chaque transaction, une carte de paiement virtuelle est automatiquement générée. Vous n'avez pas besoin de renseigner vos informations bancaires, ni de réconcilier les dépenses : tout se fait automatiquement.
2. Hébergement lors des voyages d'affaires
La carte bancaire professionnelle facilite les réservations hôtelières auprès de plateformes comme Booking.com, Liligo.fr ou directement sur les sites des hôtels. Pour les commerciaux itinérants et consultants qui passent plusieurs nuits par semaine à l'extérieur, la solution Navan permet de réserver et régler facilement leur hébergement sans avance de frais personnels, tout en respectant la politique voyage de l'entreprise. Les formateurs qui se déplacent régulièrement sur différents sites apprécient particulièrement cette simplification, qui élimine les avances personnelles parfois conséquentes.
3. Repas professionnels
Lors des déplacements ou des déjeuners d'affaires, la carte bancaire professionnelle - d'achat ou corporate - permet au détenteur de ne pas avoir à avancer les frais ou encore d'inviter des collaborateurs, clients ou prospects. Ces dépenses sont automatiquement classées, et le traitement comptable accéléré. Par exemple, les responsables relations clients, qui organisent fréquemment des repas, peuvent régler facilement l'addition au restaurant ou commander via des services de livraison comme Uber Eats ou Deliveroo lors de réunions en interne.
4. Abonnements logiciels et services numériques
Alors que chaque niveau et département au sein de l'entreprise est désormais digitalisé, les responsables informatiques et administrateurs systèmes doivent gérer de nombreux abonnements aux applications SaaS comme Slack, Microsoft 365, Salesforce ou Google Workspace. La carte bancaire professionnelle leur permet de centraliser ces paiements récurrents, souvent en devises étrangères, sans multiplier les moyens de paiement. De plus, pour les chefs de projets qui souscrivent régulièrement à des services en ligne spécialisés (outils de design, hébergement, développement), la carte bancaire professionnelle permet une traçabilité optimale de ces investissements.
5. Charges opérationnelles récurrentes
Les responsables administratifs et des bureaux peuvent régler efficacement les dépenses opérationnelles stratégiques mensuelles (factures internet fibre, téléphonie Orange Business ou Bouygues Entreprises, services cloud, électricité) avec leur carte bancaire professionnelle. Cette centralisation offre aux services généraux une visibilité complète sur les frais de fonctionnement et améliore considérablement le contrôle budgétaire de l'infrastructure de l'entreprise.
6. Fournitures de bureau et petits équipements
Les responsables des bureaux et les assistants de direction en charge des commandes peuvent effectuer directement leurs achats de fournitures et de petit matériel professionnel avec la carte bancaire professionnelle. Pour les responsables des services généraux qui doivent régulièrement remplacer du matériel ou acheter des consommables, cette solution évite les procédures complexes de remboursement et simplifie la traçabilité des commandes.
7. Événements professionnels internes et externes
Les chargés d'événementiel, responsables communication et équipes RH organisent des séminaires, des conférences ou encore des événements clients dont tous les frais peuvent être efficacement centralisés avec une carte bancaire professionnelle. Pour celles et ceux en charge d'organiser des événements qui doivent souvent verser des acomptes substantiels et gérer de multiples prestataires (location de l'espace de réception, traiteur, agence, etc.), cette solution offre à la fois flexibilité immédiate et suivi budgétaire précis.
8. Dépenses marketing et publicité
Les équipes marketing et les spécialistes de l'acquisition digitale utilisent quotidiennement la carte bancaire professionnelle pour gérer les campagnes publicitaires en ligne (Facebook Ads, LinkedIn Ads, Google AdWords). Pour les responsables marketing qui supervisent des budgets publicitaires importants et diversifiés, la carte bancaire professionnelle offre une lisibilité immédiate des investissements par canal et permet d'ajuster rapidement les stratégies. Les directeurs marketing apprécient particulièrement la vision consolidée et en temps réel des performances budgétaires de leurs actions.
9. Dépenses urgentes ou imprévues
Selon ses fonctionnalités, la carte bancaire professionnelle peut permettre de faire face aux imprévus auxquels les managers et techniciens terrain sont régulièrement confrontés : remplacement urgent de matériel informatique défectueux, interventions non planifiées de prestataires, ou frais de transport en situation exceptionnelle. Pour les équipes logistiques qui doivent parfois résoudre rapidement des problèmes opérationnels, cette solution permet de réagir instantanément tout en maintenant une traçabilité complète des dépenses engagées, même dans l'urgence.
La carte corporate Navan, l’allié pour un suivi transparent des dépenses
La carte corporate Navan est spécifiquement conçue pour répondre aux nouveaux enjeux rencontrés par les entreprises françaises dans la gestion quotidienne de leurs dépenses professionnelles. Connectées nativement à la plateforme tout-en-un Navan, elles simplifient et optimisent l’ensemble du processus, du paiement à l’intégration comptable.
Voici les principaux avantages de la carte corporate Navan :
Plus besoin de multiplier les outils : profitez d'une plateforme unique pour suivre toutes vos dépenses professionnelles, des voyages d'affaires aux abonnements numériques, en passant par les achats ponctuels ou récurrents.
Chaque dépense effectuée via la carte est automatiquement traitée, catégorisée et synchronisée avec votre logiciel comptable, éliminant définitivement la saisie manuelle chronophage des notes de frais par vos équipes.
Réglez facilement des plafonds de dépenses spécifiques par collaborateur, équipe ou type de dépense. Définissez des alertes de contrôle ou établissez des règles personnalisées d’approbation pour garantir un strict respect de votre politique interne.
La carte corporate Navan s'intègre immédiatement aux principaux ERP et logiciels comptables utilisés par votre entreprise (Sage, SAP, Oracle, Quickbooks, etc.), assurant une synchronisation parfaite et sans effort.
Grâce à votre tableau de bord Navan, bénéficiez d’une totale visibilité en temps réel sur vos dépenses. Accédez en un clin d'œil à des rapports et analyses financières détaillés pour prendre des décisions éclairées.
FAQ
Pour contrôler efficacement vos dépenses, la solution Navan vous permet de fixer facilement des plafonds de dépense personnalisés par employé ou par type de dépense. Vous pouvez aussi restreindre certaines catégories d’achats, recevoir des alertes immédiates en cas de dépenses inhabituelles, ou encore demander une validation préalable des achats si nécessaire. Ainsi, vous respectez mieux votre politique interne tout en donnant davantage d’autonomie à vos collaborateurs.
Selon la taille et l’organisation de votre entreprise, quelques semaines suffisent généralement pour déployer les cartes physiques et virtuelles auprès des collaborateurs. Durant toute cette période, l'équipe Navan vous accompagne pour garantir une intégration fluide avec vos systèmes existants et une utilisation optimisée.
Les entreprises qui les adoptent gagnent en efficacité et réalisent rapidement des économies. En moyenne, le temps consacré aux tâches administratives liées aux notes de frais diminue d’au moins 30 %. Les coûts administratifs sont réduits, et la conformité de vos collaborateurs à votre politique de dépenses s'améliore. Enfin, en automatisant ces tâches opérationnelles, votre équipe financière peut se concentrer sur des missions stratégiques à plus forte valeur ajoutée.
Conclusion
La carte bancaire professionnelle constitue aujourd'hui un levier stratégique précieux pour optimiser la gestion et le suivi des dépenses au sein de votre entreprise. En couvrant efficacement un large éventail de frais courants, elle simplifie réellement le quotidien de toutes vos équipes, quelle que soit leur fonction : commercial, marketing, RH ou encore informatique.
En optant pour les cartes corporate, vous bénéficiez d'une solution moderne tout-en-un, répondant précisément aux besoins actuels de votre entreprise. Grâce à leur intégration intelligente, vous réduisez les tâches administratives, donnez davantage d'autonomie à vos équipes, et offrez à votre direction financière une visibilité transparente et un contrôle renforcé sur les dépenses professionnelles de l'ensemble de votre organisation.
Vous souhaitez en savoir plus sur les cartes corporate Navan et découvrir comment optimiser efficacement vos dépenses ? Contactez dès aujourd'hui nos experts pour une démonstration personnalisée.
Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement. Il ne reflète pas nécessairement le point de vue de Navan et il ne s’agit en aucun cas de conseils juridiques, fiscaux, financiers, comptables ou de toute autre sorte. Si vous avez besoin de conseils spécifiques pour votre entreprise, veuillez consulter un expert, car les règles et les réglementations changent régulièrement.