6 conseils pour prévenir la fraude à la note de frais en entreprise

Introduction

La fraude à la note de frais reste l'un des abus financiers les plus répandus au sein des entreprises. En effet, un récente étude réalisée par l'Institut Français de Prévention de la Fraude (IFPF) révèle que 89% des cas de fraude en entreprise seraient liés aux notes de frais. Et au-delà des pertes financières, ces abus affectent également la confiance entre les collaborateurs et l'entreprise.

Heureusement, il existe des leviers efficaces pour prévenir ce phénomène : dématérialisation, cartes de paiement corporate, gestion numérique des frais... Nous vous délivrons 6 conseils pratiques pour détecter plus facilement les abus, simplifier vos contrôles internes et agir efficacement contre la fraude à la note de frais dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document officiel permettant aux collaborateurs d’être remboursés des dépenses engagées dans le cadre de leur mission professionnelle. Ces frais peuvent concerner des déplacements (taxis, trains, avion), des repas d'affaires, des frais d'hébergement voire des achats professionnels spécifiques.

Chaque note de frais doit impérativement mentionner :

• La date et lieu de la dépense
• L'objet détaillé des frais
• Les montants HT et TTC engagés
• Le nom de l'employé concerné
• Les justificatifs précis (factures, tickets)

1. Dématérialisez entièrement vos notes de frais

Selon une étude réalisée par la Global Business Travel Association (GBTA), traiter une note de frais manuellement prend 20 minutes en moyenne, chaque erreur rajoutant 18 minutes supplémentaires. Traiter les notes de frais au format papier représente également un coût moyen estimé à 50 euros par note de frais. Une somme considérable !

Comment la dématérialisation agit contre la fraude ?

Grâce à la dématérialisation, les notes de frais sont automatiquement traitées via le système OCR (reconnaissance optique de caractères). Ce procédé digital évite les erreurs manuelles — très courantes — et garantit une traçabilité optimale. Vos justificatifs numériques (au format PDF/A-3 avec signature électronique) deviennent ainsi conformes à la législation française, réduisent les risques de falsification et facilitent les contrôles fiscaux ou Urssaf. Sans compter le gain de temps inestimable aussi bien pour vos employés, qui n’ont plus à conserver et à soumettre manuellement chaque justificatif, que pour vos équipes finance et comptabilité, qui n’ont plus besoin de les réclamer constamment, de les traiter individuellement, ni de les retranscrire dans un tableau Excel. À noter que si elle paraît évidente, la dématérialisation est loin d'être acquise : en France, 80% des professionnels déclarent gérer encore leurs notes de frais de façon traditionnelle.

3 bonnes pratiques :

• Centralisez la gestion des notes de frais sur une plateforme digitale unique
• Automatisez la saisie OCR, la validation hiérarchique et le remboursement
• Assurez un archivage numérique fiable (PDF/A-3, signature électronique conforme aux exigences légales françaises)

2. Fournissez des cartes bancaires corporate à vos employés

Les cartes bancaires d’entreprise sont une solution privilégiée pour contrôler les dépenses des salariés, mais aussi un atout majeur pour ces derniers puisqu'ils n’ont plus besoin de soumettre leurs justificatifs afin d'obtenir un remboursement. Selon une étude réalisée par l'Ifop et Mooncard en 2023, 75 % des cadres de TPE patientent plus de deux semaines avant d’être remboursés. Les chiffres révèlent même que les avances de frais professionnels provoquent ponctuellement des découverts bancaires sur les comptes personnels des collaborateurs concernés. La carte corporate constitue un levier efficace pour éviter cette problématique.

Comment l’utilisation de cartes de paiement corporate limite-t-elle la fraude ?

En plus d’éviter aux salariés d’avoir à avancer les dépenses effectuées dans le cadre de leur fonction, une carte de paiement fournie par l’entreprise permet d’encadrer précisément les frais engagés et de réconcilier automatiquement les notes de frais. En connectant cette carte bancaire à une solution numérique de gestion (ou en optant directement pour les cartes intégrées à votre plateforme digitale de gestion des dépenses professionnelles), vous disposez d'une visibilité en temps réel sur chaque transaction réalisée. Résultat : vous réduisez drastiquement le risque de fraude lié aux faux justificatifs ou aux dépenses abusives, tout en ayant une vue précise pour contrôler les flux et agir immédiatement en cas d’anomalie.

3 bonnes pratiques :

• Équipez de cartes de paiement corporate les collaborateurs en déplacement régulier
• Paramétrez les plafonds de dépenses adaptés au profil utilisateur
• Connectez automatiquement les dépenses effectuées aux outils internes de gestion numérique

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3. Définissez des plafonds clairs et des processus précis

Souvent négligée ou mal élaborée, la politique de dépenses constitue pourtant la référence indispensable pour encadrer efficacement les frais engagés au nom de votre entreprise. En effet, sans règles claires, simples et adaptées à la réalité professionnelle quotidienne de vos employés, comment déterminer précisément ce qui relève ou non de l'abus ?

Comment une politique de dépenses clairement définie réduit-elle la fraude ?

Des politiques claires relatives aux dépenses et aux voyages d’affaires, mentionnant des plafonds précis pour chaque catégorie de frais (transport, repas, hébergement), responsabilisent d'abord l'ensemble de vos collaborateurs. Des processus d'approbation et de remboursement bien définis favorisent par ailleurs la confiance des employés envers votre organisation. Surtout, ces politiques internes éliminent les zones d’ombre et les possibilités de multiples interprétations, situations propices aux abus et aux fraudes. Enfin, utiliser une plateforme de gestion des dépenses et des voyages d’affaires comme Navan vous permet d’intégrer directement vos politiques internes. Ainsi, chaque dépense ou réservation (hôtel, trajet, etc.) est automatiquement contrôlée. C'est une façon efficace d'éviter toute dérive tout en informant clairement vos collaborateurs du cadre budgétaire établi.

3 bonnes pratiques :

• Fixez explicitement les plafonds par catégorie (repas, transport, hôtel, etc.)
• Formalisez les procédures d’approbation hiérarchique et les justificatifs exigés
• Diffusez largement et régulièrement, sous forme facilement accessible, votre politique interne auprès des équipes

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4. Établissez des partenariats avec vos fournisseurs réguliers

Lorsque vos employés se déplacent régulièrement vers les mêmes destinations professionnelles, ils empruntent souvent les mêmes itinéraires et séjournent dans les mêmes établissements. En plus d’obtenir des tarifs négociés, la mise en place de partenariats solides avec ces fournisseurs habituels permet de définir un cadre clair, réduisant ainsi considérablement les opportunités de fraude.

Comment des partenariats solides agissent contre la fraude ?

En sélectionnant une liste restreinte de prestataires réguliers et fiables, tels que des compagnies aériennes, des chaînes hôtelières ou des hôtels appréciés par vos employés, vous simplifiez le contrôle des dépenses, car vous connaissez à l'avance les tarifs pratiqués. Cela représente même une occasion non négligeable de négocier des tarifs préférentiels en vous basant sur la régularité et sur le volume annuel de vos réservations. En plus de rendre toute fraude plus difficile lors de déplacements fréquents vers une même destination, cette pratique facilite le quotidien de vos collaborateurs qui n'ont plus à perdre du temps à rechercher un vol ou un hébergement adapté. Tous ces partenariats fournisseurs doivent idéalement être détaillés directement dans votre politique interne de dépenses et de voyages d’affaires. Enfin, l'idéal reste d’encadrer vos dépenses et vos déplacements professionnels via une solution numérique tout-en-un, permettant aussi de réaliser directement les réservations : plus besoin de négocier, la plateforme s'en charge pour vous en vous faisant bénéficier automatiquement des meilleurs tarifs négociés.

3 bonnes pratiques :

• Sélectionnez une liste restreinte de prestataires réguliers (compagnies aériennes, chaînes hôtelières, agences voyage)
• Négociez des tarifs préférentiels en justifiant le volume annuel de réservations
• Mentionnez clairement ces partenariats au sein de votre politique interne de voyage et mettez en place des réservations automatiques via une plateforme centralisée

5. Communiquez sur vos règles et sensibilisez contre la fraude au sein de votre entreprise

Il est vrai que la communication au sein des entreprises a été fortement bouleversée par la généralisation de la numérisation des tâches professionnelles. Ce phénomène s'est encore accentué avec l'émergence de nouveaux modes de travail comme le télétravail. Dans ce contexte, comment réussir à communiquer clairement et garantir que les informations et les règles soient transmises efficacement et équitablement à tous vos collaborateurs ?

Comment la sensibilisation réduit-elle la fraude interne ?

On ne le répétera jamais assez : une bonne communication est souvent la clé pour résoudre de nombreux problèmes ! Même les politiques internes les mieux pensées et mises en œuvre ne permettront pas de réduire efficacement les fraudes si elles ne sont pas clairement communiquées aux équipes. Certes, l'effort de communication peut sembler chronophage ; pourtant, c'est une occasion précieuse d'établir le dialogue avec vos collaborateurs, de recueillir leurs retours et de répondre à leurs éventuelles questions. Pourquoi ne pas organiser des réunions générales, ainsi que des sessions adaptées à chaque département lorsque les règles diffèrent de l'un à l'autre ? Il est également essentiel de rendre ces politiques facilement accessibles au format numérique, et non perdues sur une plateforme que personne ne consulte jamais. Enfin, pensez à communiquer positivement, notamment lorsqu'un nouveau partenariat est établi. Dédier un canal spécifique sur Slack aux évolutions des règles internes peut constituer une façon simple et efficace de lutter contre la fraude grâce à l'information.

3 bonnes pratiques :

• Organisez des réunions de sensibilisation régulières, adaptées à chaque service
• Rendez les politiques internes facilement consultables et accessibles sur des supports digitaux connus des employés
• Créez des outils internes simples (comme un canal Slack spécifique) pour diffuser régulièrement les évolutions des règles

6. Choisissez une plateforme de gestion tout-en-un

Et si la meilleure solution pour lutter efficacement contre la fraude à la note de frais au sein de votre entreprise était tout simplement d'adopter une plateforme tout-en-un ? Une solution capable de prendre en charge chaque aspect de la gestion des dépenses et des voyages d’affaires pour toutes les parties prenantes : employés, responsables, travel managers, équipes comptables ou financières. La Global Business Travel Association (GBTA) estime que les entreprises pourraient réaliser jusqu'à 20 % d'économies sur leurs dépenses de voyage en adoptant des outils de réservation en ligne. Une donnée largement validée par HelloFresh qui, en seulement un an avec Navan, a réalisé 28 % d’économies sur ses vols et 33 % sur ses réservations d’hôtels.

Pourquoi une solution digitale limite-t-elle la fraude ?

Les approches manuelles et traditionnelles de gestion des frais professionnels multiplient les risques d’erreurs, les dérives de dépenses et les abus financiers. À l'inverse, une plateforme numérique centralisée intègre directement vos politiques internes, connecte vos cartes de paiement corporate et automatise l’archivage des données. Selon une étude réalisée par Navan en partenariat avec Skift, 75 % des responsables financiers affirment qu'une plateforme tout-en-un améliore significativement le contrôle interne et le respect des règles budgétaires en entreprise. En garantissant une visibilité totale et en temps réel sur chaque dépense, ces outils facilitent ainsi la détection immédiate d’éventuelles anomalies ou fraudes.

3 bonnes pratiques :

• Adoptez une plateforme centralisée intégrant toutes les étapes : réservation, gestion des dépenses et réconciliation automatique des notes de frais
• Intégrez des cartes corporate paramétrables qui appliquent nativement vos règles internes de dépenses
• Utilisez les reportings et alertes générés en temps réel pour identifier immédiatement les anomalies et prévenir efficacement les risques de fraudes

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Navan, votre allié pour lutter contre la fraude en entreprise

Navan est une plateforme tout-en-un qui combine gestion des déplacements professionnels, suivi des dépenses et analyse budgétaire au sein d’une interface intuitive, parfaitement adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

Grâce à ses outils modernes et intuitifs, Navan simplifie la gestion des cartes bancaires d’entreprise et aide à prévenir efficacement la fraude à la note de frais. Choisir Navan, c’est bénéficier de nombreux avantages :

→ Automatisation complète de la saisie des dépenses

Chaque transaction effectuée par carte corporate est synchronisée en direct sur la plateforme, offrant une visibilité immédiate aux équipes financières et leur permettant de reprendre instantanément le contrôle sur les dépenses réalisées.

→ Plafonds de dépenses ajustables

Vous pouvez facilement définir différents plafonds de dépenses selon les départements, les postes ou les types de dépenses. Ces limites ajustables garantissent à la fois flexibilité et rigueur, s'adaptant efficacement aux besoins spécifiques de chaque équipe.

→ Alertes personnalisées instantanées

Les managers peuvent paramétrer des notifications en temps réel, afin d’être immédiatement prévenus en cas de dépassement de plafonds, de transactions non conformes ou suspectes, leur permettant alors de réagir rapidement.

→ Visibilité en temps réel sur les dépenses

Grâce aux tableaux de bord intuitifs, visualisez clairement l’évolution des dépenses par employé, par département ou par catégorie. Disposez ainsi de données transparentes et fiables, nécessaires à une prise de décisions éclairée et proactive.

→ Politique interne appliquée automatiquement

Votre politique de dépenses peut être directement intégrée à la plateforme. Ainsi, chaque dépense est automatiquement contrôlée pour s'assurer qu'elle est en parfaite adéquation avec vos règles internes, réduisant drastiquement les risques d'abus ou de dépenses non conformes.

Conclusion

La fraude aux notes de frais n’est pas une fatalité : elle peut être efficacement évitée grâce à des processus digitalisés, des règles internes clairement définies et une communication régulière auprès de vos équipes. Que ce soit par la dématérialisation des justificatifs, l’attribution de cartes corporate aux salariés ou encore le choix de fournisseurs privilégiés, chaque mesure joue un rôle essentiel dans la lutte contre ce type de fraude.

Enfin, adopter une plateforme numérique tout-en-un simplifie considérablement la gestion de vos dépenses professionnelles tout en sécurisant vos processus internes de contrôle. Grâce à des outils intuitifs, centralisés et facilement adoptables par vos collaborateurs, vous maîtrisez mieux vos budgets, gagnez du temps et protégez durablement votre entreprise contre les abus financiers.