5 pratiques pour simplifier la gestion des voyages d'affaires
L'équipe Navan
Introduction
Vos processus de validation des voyages d'affaires se font encore à coup d'e-mails ? Vous perdez régulièrement le fil des déplacements de vos collaborateurs et peinez à appliquer de façon proactive votre politique de voyages ? Vous avez l'impression de perdre un temps fou dans une gestion souvent chaotique ?
Gérer les voyages d'affaires ne se limite pas à réserver des billets ou des chambres d'hôtel. Dans un quotidien rythmé par des messages Slack et des e-mails qui ne cessent de s’enchaîner, les ajustements de dernière minute, les obligations légales ou réglementaires et les contraintes employeur complexifient davantage chaque déplacement professionnel. Cette réalité peut rapidement entraîner des erreurs lourdes de conséquences, tant sur le plan financier qu'en matière de sécurité de vos équipes. Pour toutes ces raisons, superviser les voyages d'affaires est devenu un réel défi pour les travel managers et tous ceux impliqués dans leur organisation.
Dans cet article, nous vous proposons cinq stratégies concrètes : testées, approuvées et adaptées aux réalités des entreprises françaises. Ces méthodes vous permettront de transformer un processus souvent complexe en une expérience simple, fluide, sécurisée et maîtrisée.
1. Adoptez une plateforme de gestion centralisée
La première étape pour simplifier la gestion des déplacements consiste à adopter une plateforme digitale qui regroupe plusieurs services. Au lieu de jongler constamment entre divers outils et canaux de communication, une solution intégrée offre une vue d'ensemble complète et en temps réel des déplacements professionnels de vos collaborateurs.
En plus du gain de temps lié à l’organisation pratique du voyage professionnel (réservation de billets, hébergements), une solution centralisée comme Navan vous permet aussi de regrouper et gérer efficacement toutes les dépenses associées. Ainsi, le temps consacré à l’administratif diminue sensiblement, bénéficiant autant aux équipes financières et comptables qu’aux travel managers et aux voyageurs eux-mêmes. Chaque utilisateur a accès à une interface dédiée qui centralise toutes les informations nécessaires, disponibles en quelques clics.
Cette centralisation garantit aussi une meilleure conformité : les options de réservation peuvent être définies selon la politique de voyage de l'entreprise. Les travel managers peuvent ainsi vérifier automatiquement et immédiatement que chaque réservation est conforme aux règles internes.
Enfin, cette approche accélère et simplifie les processus décisionnels en permettant d'éviter les erreurs et les doublons, d'agréger facilement les données budgétaires et d'obtenir des tarifs avantageux grâce aux tarifs négociés en amont par la plateforme.
Bon à savoir
Shopify a réalisé 26 % d’économies sur ses réservations hôtelières après avoir adopté la solution Navan. Parmi les fonctionnalités particulièrement appréciées, les Navan Rewards qui incitent directement les collaborateurs à privilégier des hôtels plus abordables en échange de récompenses financières, permettant ainsi à l'entreprise de maîtriser ses coûts tout en valorisant les équipes.
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2. Automatisez les flux d'approbation
Les échanges d'e-mails nécessaires à l'approbation manuelle de chaque déplacement représentent souvent une perte de temps importante, en plus d’être une source fréquente d'erreurs et d'oublis. Alors qu'un processus d'approbation manuelle prend généralement plusieurs jours, l'automatisation permet de le réduire à quelques heures seulement.
En automatisant vos flux d'approbation, chaque demande de déplacement est instantanément transmise aux responsables concernés et contrôlée automatiquement pour assurer sa conformité avec la politique interne de votre entreprise.
Grâce à des règles personnalisées intégrées directement dans votre outil de gestion des déplacements et des notes de frais, vous simplifiez considérablement les processus internes. Vous bénéficiez d’une réduction significative des délais de traitement et d’une meilleure traçabilité sur chaque demande et dépense associée. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur de fastidieuses validations administratives.
3. Établissez une politique de voyage claire
Une politique de voyage bien structurée constitue le socle d'une gestion facilitée et maîtrisée. Pour augmenter votre taux de conformité interne et réduire les demandes chronophages de clarifications, il est essentiel de rédiger une charte simple et précise, qui clarifie tous les éléments et les processus liés aux déplacements professionnels.
Selon une enquête menée par BCD Travel en 2024 sur les politiques de voyage d'entreprise, neuf employés sur dix affirment connaître la politique de voyage interne, mais deux tiers d’entre eux déclarent l’avoir tout de même contournée dans l’année. Ces écarts résultent très souvent d'un manque de clarté et de précision dans les directives.
Découvrez notre guide complet pour élaborer votre politique de voyage d'entreprise
En intégrant des exemples pratiques et en expliquant clairement l'impact de chaque directive, vous donnez des repères précis à vos collaborateurs, ce qui augmente naturellement leur taux d’adhésion et de conformité.
De plus, une charte de voyage bien formulée permet à la fois d'améliorer la sécurité de vos voyageurs et de protéger votre entreprise en cas de contrôle fiscal ou de litige, en répondant aux exigences rigoureuses imposées par les autorités françaises, comme l’URSSAF.
4. Analysez vos données en temps réel
L’analyse détaillée des données liées à vos déplacements professionnels est essentielle pour assurer une gestion efficace. Alors que le baromètre IFTM x EPSA 2024 révèle une forte hausse des tarifs aériens et hôteliers sur l’année écoulée, il devient impératif d’analyser vos données voyages en temps réel, d'autant plus que ces budgets représentent souvent le deuxième poste de dépenses dans les entreprises, après les salaires.
En regroupant toutes les données relatives aux réservations, dépenses et notes de frais dans un tableau de bord dynamique actualisé en permanence, vous offrez à vos travel managers ainsi qu’à vos équipes financières une visibilité complète et instantanée sur l’évolution des coûts. Cette approche permet une prise de décision rapide et intelligente, capable de générer des bénéfices économiques immédiats. En effet, les entreprises qui exploitent activement ce type d'analyse réalisent généralement entre 15 % et 20 % d’économies sur leur budget voyages grâce à une identification précise des sources de surcoûts et à la mise en place de mesures correctives adaptées.
Enfin, la centralisation efficace de ces données permet de mieux anticiper les évolutions budgétaires et de répondre plus facilement aux exigences comptables et réglementaires françaises. Elle facilite la réconciliation des notes de frais, améliore la conformité, et grâce à l’analyse prédictive, permet d’anticiper les fluctuations tarifaires. Une telle démarche proactive contribue ainsi directement à optimiser vos dépenses voyages et à renforcer la performance opérationnelle et la satisfaction globale de vos équipes.
Bon à savoir
Grâce aux données fournies par Navan, HelloFresh a optimisé ses dépenses de déplacement en identifiant des opportunités d’économie concrètes. Ainsi, en analysant précisément les comportements de réservations, HelloFresh a détecté que réserver les voyages en avance permettrait de réduire significativement les coûts. À la suite de campagnes de communication auprès des collaborateurs, l’entreprise constate désormais que ses voyageurs réservent plus tôt et dépensent ainsi moins.
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5. Formez vos équipes et offrez-leur une assistance adaptée
Une gestion performante des voyages d’affaires repose avant tout sur une communication fluide. En effet, une grande proportion des difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre d'un nouveau programme de voyages (taux élevé de hors politique, non-adoption des outils numériques, etc.) résulte avant tout d’un manque de formation et d’information des collaborateurs.
Dès l'arrivée de nouveaux employés, sensibilisez-les aux bonnes pratiques et aux enjeux liés aux déplacements professionnels. L’organisation régulière de sessions de formation ou la mise à disposition de ressources pédagogiques adaptées (tutoriels, webinaires, ateliers pratiques) favorisent une prise en main rapide des outils utilisés, qu’il s’agisse d’une plateforme de réservation centralisée ou d’une application mobile spécifique.
En parallèle, accordez une importance particulière à la sécurité des voyageurs d’affaires : prévoyez des points d’information spécifiques relatifs à la sûreté des déplacements internationaux, aux procédures internes d’assistance et sensibilisez vos collaborateurs aux bonnes pratiques en cas de crise. Proposez des assurances adaptées aux voyages professionnels pour protéger à la fois vos employés et votre entreprise en cas d’imprévus (perturbations, retards, accidents éventuels ou incidents médicaux).
Enfin, la mise à disposition d'un support client réactif et accessible 24h/24 et 7j/7 constitue un atout majeur. Une assistance de qualité, capable de répondre immédiatement aux questions et de résoudre les problèmes rencontrés durant les déplacements, contribue à réduire le stress, renforce l'autonomie de vos équipes sur le terrain, tout en améliorant leur satisfaction et leur productivité globale.
Navan, votre partenaire pour une gestion des voyages d'affaires (vraiment) simplifiée
Navan se distingue par sa capacité à rendre la gestion des déplacements professionnels simple et fluide grâce à une plateforme intuitive et complète. Conçue spécifiquement pour répondre aux enjeux du marché français, notre solution centralise les réservations, automatise les flux d’approbation et vous offre une visibilité instantanée sur l’ensemble de vos données voyages.
Entièrement intégrée aux principaux outils comptables utilisés par les entreprises françaises tels que Cegid, SAP ou encore Oracle, Navan assure une maîtrise optimale des dépenses et garantit la sécurité et la conformité de tous les déplacements. La plateforme embarque un système d’alerte proactif, répondant ainsi aux obligations du devoir de diligence défini par la législation française. Vous avez ainsi l’assurance de remplir parfaitement vos obligations employeur vis-à-vis des collaborateurs en déplacement.
Enfin, grâce à son interface intuitive conçue spécifiquement pour le marché français, Navan améliore significativement l’expérience utilisateur. L'ensemble des collaborateurs impliqués disposent alors d’une solution simple mais performante qui centralise tout le nécessaire : réservations personnalisées, processus automatisés et tableaux de bord analytiques.
FAQ
En regroupant tous les processus au sein d’un seul et même outil, une plateforme centralisée simplifie les réservations, garantit la conformité des demandes avec votre politique interne et améliore considérablement la visibilité globale. En évitant la multiplication des plateformes et des échanges d’e-mails, elle fait gagner du temps à tous les collaborateurs concernés.
Un système automatisé assure un traitement immédiat et efficace : chaque demande de déplacement est instantanément dirigée vers les bonnes personnes et vérifiée automatiquement selon vos règles internes. Cela élimine les échanges fastidieux, réduit considérablement les délais d'approbation et limite les risques d'erreurs ou de non-conformité.
Une politique de voyage bien définie garantit que tous les salariés connaissent parfaitement les règles internes liées aux déplacements. Elle facilite le respect des procédures et permet une meilleure maîtrise des coûts. Une politique clairement communiquée protège également l’entreprise en cas de contrôle réglementaire.
En analysant vos données voyages, vous prenez rapidement des décisions éclairées fondées sur des éléments concrets. Cette approche proactive facilite la détection rapide des surcoûts inutiles, améliore votre capacité à anticiper les évolutions budgétaires et permet une optimisation constante de votre programme voyages.
Une bonne formation initiale et régulière des utilisateurs garantit la prise en main rapide et efficace des outils et des processus internes. En parallèle, un support réactif aide à résoudre immédiatement tout problème rencontré par les collaborateurs. Cette démarche améliore non seulement leur autonomie, mais augmente aussi leur satisfaction générale, tout en ayant un effet positif mesurable sur la productivité globale.
Conclusion
La gestion moderne des déplacements professionnels nécessite une approche intégrée, claire et proactive. En adoptant une plateforme centralisée comme Navan, en automatisant les flux d’approbation, en communiquant une politique voyage limpide, en analysant en continu vos données voyages et en formant efficacement vos équipes, vous optimisez significativement la gestion et la rentabilité de vos déplacements professionnels.
Prêt à simplifier votre gestion des déplacements et à transformer vos voyages d'affaires en avantage compétitif ?
Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement. Il ne reflète pas nécessairement le point de vue de Navan et il ne s’agit en aucun cas de conseils juridiques, fiscaux, financiers, comptables ou de toute autre sorte. Si vous avez besoin de conseils spécifiques pour votre entreprise, veuillez consulter un expert, car les règles et les réglementations changent régulièrement.