ShopFully réunit trois solutions en une et simplifie sa gestion T&E

Siège

Milan, Italie

Taille de l'entreprise

Petites et moyennes entreprises (1-800 employés)

Industrie

Commerce, Tech

Produits

• Navan Dépenses
• Navan Travel Payments
• Navan Voyages d'affaires

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ShopFully connecte des millions de personnes dans le monde à des commerces locaux à l’aide des nouvelles technologies et de l’intelligence artificielle. Présente dans 10 pays, l’entreprise gère un programme de voyages complexe. Auparavant, elle utilisait trois solutions différentes pour les voyages d’affaires, les notes de frais et les remboursements, chacune possédant des lacunes. Un modèle inefficace qui l’a poussée à se mettre en quête d’une solution unifiée, et à choisir Navan. 

Avant Navan

En 2022, ShopFully a signé un contrat avec une entreprise de gestion des voyages (TMC). Malheureusement, celle-ci a changé ses prix peu après et ce partenariat s’est révélé moins économique que prévu. Par ailleurs, l’inventaire ferroviaire de la TMC ne correspondait pas aux besoins de ShopFully, qui effectue de nombreux voyages intérieurs en Italie.

Côté notes de frais, ShopFully travaillait avec un fournisseur de cartes prépayées dont les fonctionnalités étaient assez limitées. En l'absence de fonds sur le compte, les transactions étaient rejetées. L’équipe comptable manquait de visibilité. Certains achats importants utilisaient les fonds présents sur le compte sans que l’équipe ne soit prévenue à l’avance. Transférer de l’argent pour alimenter le compte prenait deux jours - un décalage souvent problématique. Chaque mois, les employés devaient soumettre leurs notes de frais, reçus papier inclus, ce qu’ils faisaient souvent avec du retard. Cela obligeait l’équipe Finance à leur courir après pour obtenir les informations manquantes.

«

« À la fin de chaque mois, l’équipe Finance devait courir après les employés qui n’avaient pas soumis leurs reçus. Si un commercial ayant dépensé 3 € pour un café oubliait de fournir le reçu correspondant, il fallait parfois le contacter plusieurs fois avant de l’obtenir. C’était une vraie perte de temps. »

Giacomo Quaglia

Group P&C Procurement & Cost Control Manager

Pourquoi Navan

Approbations simplifiées, inventaire plus complet

Lorsque la TMC précédente de ShopFully a changé sa tarification, Giacomo Quaglia, Group Procurement & Cost Control Manager, s’est mis à la recherche d’une solution tout-en-un de gestion des voyages et des notes de frais.

Navan s’est révélé être la plateforme idéale. Avec la solution de gestion des voyages précédente, un responsable de ShopFully devait approuver manuellement chaque voyage avant qu’une réservation puisse être effectuée, ce qui générait une perte du temps. Avec Navan, toutes les réservations conformes sont automatiquement validées et le responsable du voyageur dispose d’un délai pour rejeter les réservations non conformes, ce qui simplifie le processus.

Navan offre également un inventaire de voyage bien plus large. Désormais, les employés de ShopFully accèdent aux meilleures agences de location de voitures et au contenu de plus de 30 compagnies ferroviaires, dont des compagnies italiennes, où l’entreprise voyage beaucoup. Les utilisateurs peuvent gérer, modifier et annuler leurs réservations de manière autonome directement sur la plateforme.

Donnés granulaires et remboursements rapides

Côté Expense, Giacomo a été impressionné par les données en temps réel fournies par Navan. Un niveau de granularité à des années lumières de ce que proposait la solution précédente, qui fonctionnait avec des cartes prépayées et offrait un accès limité aux données.

Le processus de collecte des reçus, auparavant chronophage pour l’équipe Finance, a aussi été un critère déterminant. Il suffit aux employés de photographier leurs reçus et de les importer directement dans application Navan.

Avant, le remboursement des frais avancés prenait du temps. Avec Navan, c’est bien plus rapide : les collaborateurs sont remboursés en devises locales en quelques jours seulement.

Navan Rewards

Une autre fonctionnalité avait particulièrement attiré l’attention de Giacomo : les Navan Rewards. Celles-ci encouragent les employés à opter pour des hôtels moins chers pour économiser l’argent de l’entreprise contre des récompenses. « Quand nous avons entendu parler de cette fonctionnalité, nous avons immédiatement pensé que ce serait un avantage intéressant à offrir »,explique Giacomo.

L’effet Navan

Un gain de temps considérable

En plus de gagner du temps sur la réservation et l’approbation des voyages, ShopFully profite d’une gestion des notes de frais optimisée. Le processus de réconciliation est automatisé. Grâce à la reconnaissance visuelle, les champs se remplissent automatiquement dans l’application une fois le reçu pris en photo, peu importe la langue. « Le fait que les informations soient capturées automatiquement représente un vrai gain de temps. Sur ce point, Navan est fantastique », confie Giacomo.

Des politiques dynamiques intelligentes

Avant Navan, ShopFully avait fixé une limite de prix par nuit d’hôtel pour chaque pays. Selon Giacomo, cette approche rigide était contre productive : « en configurant manuellement nos politiques, nous n’avions pas de visibilité sur la réalité des prix dans chaque ville. Par exemple, le tarif d’une nuit d’hôtel à Milan n’avait rien à voir avec celui d’une petite ville italienne. Cela générait de nombreux problèmes ». Aujourd’hui, lorsqu’un voyageur cherche un hôtel, Navan calcule un prix médian en temps réel en fonction de la destination et des dates sélectionnées. Ainsi, l’entreprise est certaine que ses employés réservent à un prix raisonnable.

Trois, deux, un

En rassemblant trois solutions en une, ShopFully a considérablement simplifié la gestion de ses voyages d’affaires. Avant tout, l’entreprise n’a plus à payer pour ni à gérer 3 solutions différentes. 

L’équipe de Giacomo n’a plus qu’un seul interlocuteur en charge des voyages, des notes de frais et des remboursements, ce qui lui fait gagner un temps précieux et simplifie considérablement son travail et celui des équipes Finance et comptabilité. 

Tous les besoins des employés en termes de voyages et de notes de frais étant couverts par une seule et même plateforme, ils profitent d’une bien meilleure expérience. Ce que confirme Giacomo : « l’onboarding des nouveaux employés est plus facile. Il leur suffit d’apprendre à utiliser un seul outil. Navan est tellement simple d’utilisation qu’ils maîtrisent rapidement la plateforme. »

Les avantages pour ShopFully

Depuis l'implémentation de Navan, la gestion des voyage et des notes de frais n’est plus un calvaire pour les salariés de ShopFully, et les avantages pour l’entreprise sont nombreux. 

Équipes finance et comptabilité :

• Accèdent aux données de voyage et de dépense en temps réel sur une plateforme centralisée
• Disposent d’outils efficaces pour réaliser un prévisionnel précis
• Ne perdent plus de temps à faire la chasse aux reçus 

Voyageurs :

• Réservent et gèrent facilement leurs voyages
• Accèdent à un large inventaire
• N’ont plus à remplir de rapports de notes de frais manuels 
• Gagnent des Rewards lorsqu’ils réservent des hôtels moins chers

Faire des voyages un levier de croissance

Navan a considérablement optimisé les processus de gestion des voyages, des notes de frais et des remboursements de ShopFully. Gain de temps, économies et hausse de la satisfaction des employés ne sont qu’une partie des nombreux avantages dont profite l’entreprise.

À l’avenir, Giacomo et son équipe entendent explorer davantage les données fournies par Navan pour mieux comprendre les habitudes de voyage des employés, au niveau de l’individu ou du département. Cela leur permettra d’identifier les causes des dépassements de budget et d’ajuster la politique de voyage pour améliorer l’expérience des voyageurs. Grâce à cette analyse approfondie, ils pourront également mieux prévoir les budgets et faire des voyages un véritable levier de croissance.