Navan : une révolution pour les voyages dʼaffaires chez HelloFresh

Région

NORAM : Amérique du Nord, EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique, APAC : Asie-Pacifique

Siège

Berlin

Taille de l'entreprise

Grandes entreprises (>2 500 employés)

Industrie

Alimentation

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Travel Payments

Solutions précédentes

American Express

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Basée à Berlin, HelloFresh est une multinationale spécialisée dans les kits de repas avec 14 000 employés et 18 bureaux dans le monde entier. Dès sa création en 2011, l’entreprise a transformé la façon de manger des foyers en proposant des box-repas composées d’aliments frais et livrées à domicile.

Au fur et à mesure de sa croissance, ses processus de gestion des voyages se sont rapidement révélés inadaptés. L’équipe en charge des voyages était obligée de faire des heures supplémentaires pour gérer les voyages d’employés se trouvant dans différents fuseaux horaires. Il était grand temps de changer de solution.

Avant Navan

Avant Navan, HelloFresh gérait ses déplacements professionnels via American Express Global Business Travel. Les deux travel managers de l’entreprise devaient réserver manuellement tous les voyages et se tenir disponibles à toute heure pour effectuer des modifications. 

« C’était très chaotique », confie Renato Bianucci, Global Mobility and Travel Manager chez HelloFresh, souvent forcé de travailler jusqu’à 22h00 pour valider les réservations d’employés se trouvant dans d’autres fuseaux horaires.

Les processus manuels n’étaient pas évolutifs, il fallait sans cesse faire la chasse aux reçus et il n’y avait aucun moyen de savoir à combien s’élevaient les dépenses liées aux déplacements professionnels via la plateforme. 

« L’entreprise se développant rapidement, nos processus existants se sont vite révélés insuffisants. Gérer les déplacements d’une équipe de plus en plus internationale depuis Berlin n’était plus une option. Nous devions changer notre approche pour trouver une solution plus adaptée », explique Renato.

Pourquoi Navan

Transparence

L’une des raisons pour laquelle HelloFresh a choisi Navan sont les fonctionnalités de reporting avancées de la plateforme. 

Auparavant, obtenir les données nécessaires pour créer des rapports sur le programme de voyage de l’entreprise prenait près d’une journée à Renato et son équipe. Aujourd’hui, ils peuvent contrôler les dépenses de voyage en temps réel et créer des rapports complets et granulaires en un clic.

Évolutivité

Pour une entreprise en pleine croissance, pouvoir traiter efficacement les données RH des employés et des nouvelles recrues est essentiel. C’est pour cette raison que HelloFresh recherchait un outil capable d’ajouter des utilisateurs à sa plateforme de voyage depuis Workday, son logiciel RH, et de synchroniser toutes les données de voyage en les associant à l’entité et au centre de coûts correspondants. C’est ce que permet l’API de Navan avec Workday, qui évite à Renato d’ajouter manuellement des données et supprime le risque d’erreur humaine.

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« Nous cherchions un outil que les collaborateurs aient plaisir à utiliser. Avec Navan, nous l’avons trouvé. »

Renato Bianucci

Global Mobility and Travel Manager

Expérience voyageur

HelloFresh souhaitait également offrir une expérience voyageur supérieure à ses employés. Le processus de gestion des voyages était complexe et chronophage : il fallait réagir. Pour ce faire, Renato et son équipe se sont mis en quête d’ « un outil que les collaborateurs aient plaisir à utiliser. Avec Navan, nous l’avons trouvé. »

L’effet Navan

Après une implémentation facile et rapide, Navan a radicalement transformé la gestion des voyages chez Hellofresh.

Une gestion des voyages basée sur les données

D’un point de vue stratégique, les données fournies par Navan sont inestimables, explique Michali Henig, Head of Global Travel and Mobility chez HelloFresh : « Avant Navan, nous n’avions qu’une connaissance partielle des déplacements des collaborateurs, et peu de données à disposition. Désormais, rien ne nous échappe. »

Grâce à ces données de grande qualité, l’équipe en charge des déplacements a accès à toutes les données dont elle a besoin pour optimiser le programme de voyage. « Les rapports de Navan sont très utiles, notamment pour comprendre le comportement des voyageurs. Nous savons comment l’argent de l’entreprise est dépensé et quelle action mettre en place pour réduire le budget », explique Michali. Par exemple, ces rapports ont permis d’identifier la possibilité de réaliser des économies en réservant plus en avance, ce qui a ensuite été communiqué aux voyageurs. « Aujourd’hui, ils réservent plus en amont de leur voyage et dépensent moins. »

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« L’équipe dirigeante est très impressionnée par la qualité des rapports que je leur propose. Et cela ne me prend que 10 minutes ! »

Renato Bianucci

Global Mobility and Travel Manager

Des voyageurs satisfaits

Avec Navan, les voyageurs de HelloFresh peuvent facilement organiser, réserver et modifier leurs voyages eux-mêmes sur la plateforme. Ils gagnent du temps et profitent de plus de flexibilité et d’une expérience plus personnalisée.

Selon Renato, « les employés aiment utiliser Navan. Leurs retours sont toujours positifs ». L’excellent score CSAT (satisfaction client) de 4,7/5 vient confirmer ses dires.

Pendant la recherche, les politiques dynamiques s’affichent directement sur la plateforme et permettent aux utilisateurs d’identifier ce qu’ils peuvent réserver ou non. Michali apprécie le fait que Navan guide les voyageurs. « Il est impossible de se tromper ». En cas d’imprévus, ils peuvent contacter l’assistance via le chat disponible 24/7, directement sur l’application Navan.

Grâce à Navan Travel Payments, les employés n’ont plus besoin d’avancer de frais pour leurs déplacements. La plateforme génère automatiquement une carte virtuelle pour chaque réservation, ce qui permet aux voyageurs de gagner du temps et de ne plus utiliser leur propre moyen de paiement. « Nous profitons d’une meilleure expérience à tous les niveaux », déclare Michali.

En tant que voyageuse, Michali apprécie les rappels qui incluent ses billets et toutes les informations concernant son voyage. « Je n’ai plus besoin de chercher parmi une centaine d’e-mail. Tout ce dont j’ai besoin est à portée de main. »

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« Navan transforme la façon dont nous gérons nos déplacements professionnels. Suivi du budget, processus de réservation simplifié, rapports complets… Navan a permis à Hellofresh de passer au niveau supérieur. »

Michali Henig

Head of Travel and Mobility

Efficacité opérationnelle

Avec Navan, le quotidien de Renato a complètement changé. Le fait que les voyageurs effectuent eux-mêmes leurs réservations avec l’approbation de leur manager lui fait gagner de nombreuses heures de travail. Les échanges d’e-mail interminables, perte de temps pour toutes les personnes concernées, ont laissé place à une expérience simple et intuitive pour les employés et pour Renato lui-même. « Je ne compte plus le nombre d’heures économisées grâce à Navan », raconte-t-il.

Désormais, Renato a enfin le temps de se concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme l’optimisation du programme de voyage. 

De plus, grâce à Navan Travel Payments, l’équipe en charge des voyages n’a plus à traiter manuellement les remboursements et le nombre de factures à collecter a considérablement réduit. Lorsqu’on lui demande ce qu’elle préfère chez Navan, la réponse de Michali est sans détour :

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« Navan remplit ses promesses. C’est la solution parfaite pour nous ! »

Michali Henig

Head of Global Travel and Mobility

Développement durable

Engagement envers la Science Based Targets initiative (SBTi), pour réduire les déchets alimentaires ou pour développer des emballages recyclables innovants… Le développement durable joue un rôle prépondérant à tous les niveaux chez HelloFresh, voyages d’affaires inclus. 

En plus des données en temps réel et des rapports sur les émissions de CO2 générées par les voyages disponibles sur Navan, la plateforme offre toute une gamme de fonctionnalités visant à à aider les clients à réduire l’impact environnemental de leur programme de voyages.

L’une d’entre elles est le pop-up Alternative en train, que Michali et Renato considèrent comme l’une de leur fonctionnalité préférée. « Alors que je cherchais un vol de Berlin à Amsterdam, une fenêtre s’est affichée pour me proposer de consulter les trajets en train à la place. Je me suis vraiment demandé si cela faisait sens de choisir un vol sur cet itinéraire », confie Michali. Cette fonctionnalité aide les voyageurs à comprendre l’impact de leurs réservations individuelles sur les émissions de l’entreprise et contribue sur le long terme à ce que HelloFresh atteigne ses objectifs en matière de développement durable. 

Vers l'avenir

Dans les meilleures conditions pour poursuivre son expansion 

Navan a fourni à HelloFresh tous les ingrédients dont l’entreprise a besoin pour gérer un programme de voyage performant. Aujourd’hui, elle n’a plus qu’à se concentrer sur les détails de la recette pour l’optimiser au maximum.

« Nous utilisons les données granulaires de Navan pour identifier les décisions bénéfiques pour l’entreprise et améliorer notre programme de voyages, notamment en ce qui concerne les coûts et la durabilité », déclare Renato. Grâce à ces données et à la plateforme intuitive, Michali et Renato sont convaincus que Navan est le partenaire idéal sur le long terme.