7 avantages d’une plateforme tout-en-un pour gérer ses voyages d'affaires en 2025

En 2025, la gestion des voyages d'affaires entre dans une nouvelle ère grâce aux plateformes numériques tout-en-un qui centralisent les réservations de déplacements professionnels et intègrent des moyens de paiement corporate. Gain de temps, réduction des erreurs, économies… Alors qu'Excel, l'outil pionnier en matière de gestion des dépenses, célèbre ses 40 ans cette année, ces plateformes révolutionnent la façon dont les entreprises gèrent les déplacements professionnels et leurs frais. Pourtant, nombreuses sont les entreprises qui hésitent encore à adopter ces nouvelles technologies, redoutant de perturber des processus bien établis et d'engendrer des répercussions financières négatives.

Dans un monde post-Covid où les employés sont souvent dispersés aux quatre coins du globe, les voyages d'affaires jouent, plus-que-jamais, un rôle crucial dans la croissance et la cohésion d'équipe, en plus d'être essentiels pour rencontrer prospects, clients et autres collaborateurs. 

Selon une étude menée par Navan en collaboration avec Skift sur l’état des voyages et des dépenses d’affaires en 2025, employés et responsables s’accordent même à près de 80 % pour dire que les réunions en personne sont plus efficaces que les réunions virtuelles. 

Les entreprises recherchent aujourd'hui des moyens simples et efficaces de simplifier l'organisation de ces rencontres essentielles à leur bon fonctionnement. Les solutions numériques tout-en-un vont leur permettre de mieux maîtriser les coûts et de faciliter le traitement des frais, mais également de simplifier l’organisation de ces voyages d'affaires. Des avantages qui auront un impact direct sur le bien-être des équipes lors de leurs déplacements professionnels.

Votre entreprise utilise encore des outils obsolètes avec des processus manuels qui entraînent des erreurs répétées, des dépassements budgétaires et une surcharge administrative pour vos équipes ? Face à ces défis, découvrez les 7 fonctionnalités d’une plateforme digitale tout-en-un qui feront de 2025 l’année où vous franchirez (enfin) le pas.

1. Une gestion centralisée des réservations

Le très grand nombre d’outils de réservation disponibles peut rendre la gestion des voyages d'affaires énergivore pour toutes les personnes concernées. Entre les réservations effectuées en agences de voyages, sur différents sites externes à l’entreprise, et les multiples va-et-vient nécessaires pour approuver un voyage, les entreprises se heurtent régulièrement à des erreurs, des doublons ou encore des dépassements budgétaires. Suivre et contrôler les dépenses, tout en veillant au respect des politiques de voyage internes, devient alors un véritable casse-tête.

Adopter une plateforme numérique tout-en-un accessible autant par les employés que par les responsables et l’équipe financière permet de centraliser toutes les réservations d’hôtels et de transports en un seul et même lieu. Par ailleurs, grâce à ses relations privilégiées avec les fournisseurs, la solution choisie peut vous proposer des prix préférentiels sur certaines options.

Cette simplification des processus, couplée aux tarifs négociés, a un impact direct sur les finances de votre entreprise. La Global Business Travel Association (GBTA) estime que les entreprises pourraient réaliser jusqu'à 20 % d'économies sur leurs dépenses de voyage en adoptant des outils de réservation en ligne. Une donnée largement validée par l'expérience récente de notre client HelloFresh qui, en seulement un an avec Navan, a réalisé 28 % d’économies sur ses vols et 33 % sur ses réservations d’hôtels.

En bref :

• Réduction globale des coûts de voyage
• Simplification des processus d’approbation
• Meilleure conformité avec les politiques internes

2. Une application simple d'utilisation pour maximiser l'adoption

En déplacement, les employés doivent souvent gérer des imprévus : vols annulés, modifications d’hôtels, ajustements d’emploi du temps. Sans un outil adapté à portée de main, ces aléas peuvent entraîner des retards dans la soumission des notes de frais, voire leur perte, ce qui engendre des erreurs dans les rapports. Accessible depuis le téléphone, l’application permet aussi bien aux organisateurs du voyage qu'aux voyageurs de gérer les imprévus et d’ajuster le planning, n’importe où, n’importe quand.

Une application mobile tout-en-un, telle que celle proposée par Navan, est également l'endroit où vos équipes peuvent soumettre leurs notes de frais en quelques clics. Il leur suffit de prendre une photo des reçus, et le système les associe automatiquement à la bonne réservation. Dites adieu aux retards et aux oublis. De plus, votre entreprise peut, de son côté, effectuer les remboursements de manière rapide, selon ses propres critères. Selon Navan, les employés dont l’entreprise a adopté sa solution sont en moyenne remboursés sous 24 heures, contre plusieurs jours voire semaines pour des remboursements classiques.

En bref :

• Gain de temps considérable pour les employés
• Réduction des erreurs dans les rapports
• Processus de remboursement simplifié et accéléré

3. Une visibilité en temps réel sur les frais grâce aux cartes corporate

Certaines plateformes, comme Navan, proposent des cartes de paiement d’entreprise intelligentes - physiques et virtuelles - qui permettent aux employés de payer directement lors de leurs déplacements d'affaires et d'enregistrer instantanément leurs dépenses. Un double avantage : pour les employés qui n’ont plus à soumettre leurs notes de frais manuellement, et pour les gestionnaires qui gagnent un temps précieux lors de la réconciliation.

Les entreprises qui automatisent leurs processus de gestion des frais avec ces cartes de paiement intelligentes peuvent économiser en moyenne entre 15 et 20 heures par mois sur la gestion des notes de frais. Pour une grande entreprise comme Zoom (plus de 2 500 employés) qui a adopté la solution de paiement Navan, cela représente pas moins de 3 jours d'économies par mois sur la réconciliation des notes de frais de ses employés. 

Sur Navan, par exemple, les règles en matière de dépenses professionnelles sont directement intégrées aux cartes de paiement; il est donc impossible d'effectuer des transactions non conformes aux politiques internes de l’entreprise.

En bref :

• Meilleure gestion globale du budget
• Gain de temps pour l’équipe financière, les organisateurs de voyages et les collaborateurs en déplacement
• Transparence et conformité aux politiques internes de l’entreprise

4. Des données granulaires et des rapports générés en quelques clics

Le manque de visibilité globale sur les dépenses liées aux déplacements professionnels peut perpétuer des pratiques financières inefficaces et entraîner des dépassements budgétaires. De plus, les rapports traditionnels arrivent souvent trop tard et manquent de précision, rendant difficile l'analyse des tendances ou la détection des anomalies.

Grâce à un tableau de bord analytique intégré à la plateforme de gestion, vous accédez, en temps réel, à une vue d'ensemble des coûts, classés par catégorie. En plus, ces plateformes génèrent des rapports détaillés et personnalisables, vous permettant d'approfondir l'analyse des dépenses sur des périodes spécifiques, par département, par projet ou par employé. Ces rapports facilitent l'identification des tendances, la détection des dépenses inhabituelles et la prise de décisions éclairées pour optimiser les budgets futurs.

Selon le tout récent rapport Navan x Skift sur l’état des voyages et des dépenses d’affaires en 2025, 75 % des responsables financiers et des gestionnaires de voyages affirment que l’adoption d’une plateforme tout-en-un et une utilisation optimale de ses fonctions permettent de réaliser des économies significatives pour leur entreprise.

En bref :

• Analyse approfondie des dépenses en temps réel
• Identification rapide des anomalies
• Ajustements proactifs des politiques de voyage

5. Des politiques de voyage ajustables en temps réel

Les entreprises ayant des politiques de voyage trop rigides se heurtent à des dérogations fréquentes de la part de leurs salariés, entraînant des dépassements budgétaires et complexifiant la gestion des voyages.

Les plateformes numériques tout-en-un vous aident à configurer des politiques de voyage ajustables à tout moment, pouvant s’appliquer à la fois au niveau individuel et du département, en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise. Cela permet un contrôle strict sur les coûts tout en offrant plus d'autonomie aux employés. Résultat : plus de flexibilité pour les voyageurs, moins de stress pour toutes les parties, et une meilleure conformité aux règles de l'entreprise.

En bref :

• Moins de dérogations de la part des employés
• Réduction des dépassements budgétaires
• Amélioration de la satisfaction des collaborateurs, ceux qui organisent comme ceux qui voyagent 

6. Une intégration facile avec votre système comptable

L'un des freins majeurs lorsque les entreprises envisagent d'opter pour une plateforme de gestion des frais de voyage est sa capacité à s'intégrer avec les systèmes comptables déjà en place, tels que SAP, Oracle ou Microsoft Dynamics. Pourtant, des plateformes comme Navan s'intègrent parfaitement à vos logiciels existants et synchronisent automatiquement les données dans les deux sens. Cette synchronisation permet de suivre les flux de trésorerie liés aux déplacements professionnels de manière plus précise, d'identifier rapidement les anomalies et d’assurer un suivi comptable optimal sans avoir à jongler entre plusieurs systèmes.

Quels avantages directs pour votre entreprise ? Divers rapports - Forrester Consulting en 2022, GBTA et SAP Concur en 2023 - s'accordent sur une diminution de 75 % à 80 % des erreurs de saisie suite à l'intégration d'une plateforme numérique au système comptable préexistant.

En bref :

• Réconciliation automatique des dépenses avec le système comptable existant
• Réduction des erreurs humaines liées à la saisie manuelle
• Meilleure transparence et traçabilité des dépenses

7. Un suivi de l’empreinte carbone

La durabilité est un enjeu prioritaire pour les entreprises d’aujourd’hui, notamment en ce qui concerne les déplacements professionnels, car ils représentent une part importante de leur empreinte carbone. Cependant, un écart subsiste entre la prise de conscience et l'action. Le Baromètre du voyage d’affaires Amex GBT 2023 rapporte que, bien que 66 % des entreprises mesurent leurs émissions de CO₂, seules 16 % d'entre elles ont mis en place et piloté des actions concrètes pour les réduire.

Certaines plateformes numériques de gestion des déplacements professionnels, comme Navan, intègrent des outils pour suivre les émissions de carbone générées par chaque déplacement. Ces données sont traduites dans des rapports détaillés, permettant aux entreprises de prendre des mesures concrètes pour réduire l'impact environnemental de leurs voyages d’affaires. Par exemple, en encourageant l’utilisation de modes de transport plus écologiques, tels que le train, ou en optimisant la fréquence des déplacements selon leur nécessité.

En bref :

• Mesure précise des émissions de CO₂ pour chaque voyage
• Adoption de politiques environnementales éclairées
• Renforcement de l’engagement de l'entreprise en matière de responsabilité sociétale (RSE)

Découvrez comment Navan peut aider votre entreprise à adopter des réflexes écologiques pour vos voyages d'affaires et à atteindre vos objectifs de développement durable. Planifiez sans attendre une démo avec notre équipe commerciale.