Zoom réalise 15 % d’économies et gagne 3 jours par mois sur la réconciliation

Région

NORAM : Amérique du Nord, EMEA : Europe, Moyen-Orient, et Afrique

Siège

San Jose, USA

Taille de l'entreprise

Grandes entreprises (>2 500 employés)

Industrie

Tech, Services

Produits

• Navan Voyages d'affaires
• Navan Travel Payments
• Navan Pro

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Zoom exerce la plupart de ses activités sur sa propre plateforme. Mais lorsqu’il s’agit de connexions humaines, c’est vers Navan que se tourne la société américaine. Pour ses salariés, les rencontres en personne sont essentielles pour signer de nouveaux contrats, déployer la plateforme auprès de nouveaux clients et collaborer entre collègues. Zoom utilise Navan pour la gestion des voyages d’affaires depuis 2018, et profite depuis de processus de réservation plus simples, d’un taux d’adoption plus élevé et de coûts de voyage réduits.

Avant Navan

Des difficultés liées à l’absence d’outils

Avant d’opter pour Navan, Zoom n’avait pas de solution de gestion des voyages à proprement parler. Mais lorsque ses dépenses liées au voyage ont augmenté, les problèmes se sont rapidement multipliés :

• La budgétisation s'avérait complexe sans une source de données centralisée.
• La réconciliation des notes de frais pouvait prendre des semaines.
• Ajuster les politiques et s’assurer que les voyageurs en soient informés et s’y conforment était un casse-tête.
• Il était impossible de localiser les voyageurs en temps réel et d’accomplir son devoir de diligence.
• Les voyageurs en déplacement n’avait pas accès à l’assistance dont ils avaient besoin en cas de problème. 

Le diagnostic était sans appel : il était urgent pour Zoom de trouver une solution de gestion des voyages capable d’en centraliser l’administration, d’appliquer les politiques, de suivre les dépenses et d’assister les voyageurs 24/7.

Pourquoi Zoom a choisi Navan

Un des critères de Zoom dans le choix de ses partenaires est l’adéquation avec sa culture d’entreprise centrée sur l’humain.

Alors que la société évaluait plusieurs fournisseurs et solutions traditionnelles, Zoom a vite compris que Navan était en mesure de simplifier le processus de réservation et la gestion des voyages pour toutes les parties impliquées. Un Office Manager nous d’ailleurs a confié : « c’est un plaisir d’utiliser la plateforme Navan ». Une fois la décision de travailler avec Navan prise, le déploiement de la solution a pris un mois.

Meilleur inventaire, meilleurs tarifs

Forte de sa longue expérience dans l’industrie, Rebecca Linton, Global Head of Accounts Payable and Travel chez Zoom, connaît bien les problèmes auxquels sont confrontés les Travel Managers au quotidien.

Elle raconte : « lorsqu’on travaille dans les voyages d’affaires, l’un des problèmes que l’on rencontre le plus souvent, c’est quand les collaborateurs viennent nous voir en disant qu’ils trouvent des tarifs plus intéressants sur d'autres plateformes ». Avec Navan, cela n’arrive plus.

« Le leakage est de l’histoire ancienne. La plateforme est conçue pour augmenter la conformité aux politiques internes, et il est facile d’expliquer aux salariés en quoi cela nous a motivé à choisir Navan et pourquoi il est important d’utiliser la plateforme », confie Rebecca.

«

« Navan optimise la gestion des voyages et nous permet de profiter des tarifs disponibles sur internet. De plus, les connexions directes de Navan avec des compagnies aériennes élargissent considérablement l’inventaire. »

Rebecca Linton

Global Head of Accounts Payable and Travel

Depuis, Zoom comptabilise 15 % d’économies sur les voyages. Selon Rebecca, les connexions directes de Navan avec des compagnies aériennes, les tarifs négociés, les contrôles de conformité aux politiques et les Navan Rewards ont été des facteurs déterminants.

« Navan Rewards participe à offrir aux employés une expérience de qualité, car ils peuvent gagner facilement des récompenses », explique Rebecca. « Pourquoi ne pas choisir l’hôtel qui permet d’obtenir des Rewards s’il est similaire à une autre option ? ».

Simplicité d’utilisation et gestion plus efficace

Zoom a rendu l’utilisation de Navan obligatoire pour tous les salariés et observe ainsi un taux d’adoption de 98 % pour les réservations effectuées en ligne.

Aujourd'hui, les réservations et les paiements sont centralisés sur une seule plateforme, et les notes de frais sont automatiquement réconciliées dans le logiciel comptable de Zoom. « Nous avons supprimé de nombreuses tâches manuelles et gagné des heures de travail », affirme Rebecca.

Chez Zoom, la gestion des déplacements professionnels fonctionne désormais en pilote automatique. Des mécanismes de contrôle intelligents permettent d’ajuster rapidement les politiques, et les responsables sont immédiatement notifiés si une réservation non conforme est effectuée. En cas d’urgence, Zoom peut localiser ses salariés en temps réel. 

D’après Rebecca, « les solutions de gestion des voyages traditionnelles sont peu intuitives. En comparaison, Navan ressemble aux plateformes que nos salariés utilisent au quotidien. Leurs retours sont très positifs. »