3 dirigeants financiers partagent leur approche des dépenses
L'équipe Navan
Pour les entreprises en forte croissance ou présentes à l’international, comme Canva, SoundCloud et Fever-Tree, les solutions traditionnelles de gestion des voyages d’affaires et des dépenses ne sont pas seulement inefficaces et peu pratiques. Les systèmes manuels et cloisonnés freinent la croissance, alourdissent la gestion administrative et limitent l’accès aux données dont les responsables financiers ont besoin pour prendre des décisions importantes.
Dans cet article, découvrez comment 3 entreprises ont remplacé leurs systèmes par la solution intégrée de gestion des voyages et des notes de frais de Navan, afin de centraliser les données relatives à leurs dépenses.
Comment Canva simplifie la gestion des voyages et des notes de frais pour ses équipes dans le monde
- Entreprise : Canva
- Client Navan depuis : 3 ans
- Nombre de collaborateurs : 5 500
- Résultats avec Navan :94 % des réservations conformes à la politique • satisfaction client de 4,7/5 (CSAT) 84 % d’adoption sur mobile
Canva cherchait une solution de gestion des voyages et des dépenses qui permette à ses équipes de se concentrer sur la créativité et la collaboration, plutôt que sur les tâches administratives.
Avant Navan
Avant de choisir Navan, Canva ne disposait pas d’un processus structuré pour gérer les voyages. Une personne des ressources humaines réservait manuellement les vols et les hébergements. Chronophage, peu efficace et difficile à faire évoluer, ce processus créait des goulots d’étranglement et freinait l’ambition de Canva : donner à chacun, partout dans le monde, les moyens de tout concevoir. Canva cherchait donc une solution complète « entièrement axée sur l’expérience utilisateur », explique Rudy Batts, responsable des dépenses à l’échelle mondiale chez Canva. Navan répondait à ce besoin.
« La valeur que Navan apporte à mon organisation est difficile à quantifier : la plateforme nous donne de la liberté. Mes parties prenantes peuvent créer et gérer des programmes sans avoir à mettre en place des processus ou une infrastructure complexes. La solution est extrêmement autonome et simple à utiliser. »
Avec Navan
Canva a d’abord adopté Navan pour gérer ses voyages. Pour les collaborateurs comme Rudy Batts, la différence a été immédiate. « Grâce à de meilleures réservations d’hôtels et de vols, et à la possibilité de récupérer la valeur des billets inutilisés, Navan nous aide à réaliser des économies de façon intelligente et évolutive », explique-t-il.
Quatre ans plus tard, Canva a ajouté la gestion des dépenses à sa solution Navan. L’entreprise a ainsi pu tirer pleinement parti d’une plateforme intégrée : plus de contrôle, une meilleure conformité à la politique et des processus simplifiés. Canva a également déployé BrexPay, qui permet d’effectuer facilement des transactions dans plusieurs devises, dont l’EUR, la GBP, l’USD et l’AUD.
Les résultats sont tangibles. Avant de choisir Navan, Canva ne pouvait pas suivre efficacement le respect de sa politique. Aujourd’hui, 94 % des réservations y sont conformes. Les rapports en temps réel et l’efficacité accrue des processus permettent aussi de gagner du temps. Les équipes financières de Canva peuvent désormais préparer et diffuser des rapports urgents en quelques minutes, dans un format clair et facile à comprendre.
Navan offre ainsi à Canva la souplesse et le contrôle nécessaires pour simplifier les réservations, tenir la direction informée et atteindre ses objectifs de croissance.
Comment SoundCloud a unifié la gestion de ses voyages et de ses dépenses dans le monde avec Navan
- Entreprise : SoundCloud
- Client Navan depuis : 7 ans
- Résultats avec Navan : 15 % d’économies sur les hôtels • 18 % d’économies sur les vols • satisfaction client de 4,6/5 (CSAT)
SoundCloud est une plateforme mondiale de streaming musical dont le siège se trouve à Berlin. L’entreprise possède également des bureaux à New York, Los Angeles et Londres. À mesure qu’elle grandissait, ses besoins en matière de gestion des voyages et des dépenses devenaient plus importants.
Avant Navan
Chez SoundCloud, les voyages d’affaires et les notes de frais étaient gérés à l’aide de différents outils de réservation régionaux et de systèmes distincts. Ces processus fragmentés compliquaient la production des rapports et alourdissaient la charge de travail des collaborateurs et de l’équipe financière.
SoundCloud cherchait donc une solution centralisée pour harmoniser ses processus à l’échelle mondiale, mieux suivre ses dépenses et accompagner la croissance de l’entreprise.
« Nous voulions une solution centralisée, capable de gérer les voyages d’affaires et les notes de frais de nos équipes partout dans le monde, de nous donner une vision claire des dépenses et d’accompagner la croissance de notre entreprise. »
Avec Navan
Avec Navan, SoundCloud regroupe la gestion des voyages d’affaires, des dépenses et des paiements liés aux déplacements sur une même plateforme. Les collaborateurs peuvent réserver des vols, des hôtels, des trains et des voitures de location sans passer d’un outil à l’autre. La gestion des notes de frais est aussi simplifiée grâce à la collecte automatique des justificatifs et au suivi des dépenses de voyage en temps réel.
L’équipe financière bénéficie de données standardisées et de rapports unifiés. Les validations automatisées réduisent également le travail de vérification manuelle. Aujourd’hui, 75 % des transactions sont préapprouvées automatiquement.
« Nous voulions une solution centralisée, capable de gérer les voyages d’affaires et les notes de frais de nos équipes partout dans le monde, de nous donner une vision claire des dépenses et d’accompagner la croissance de notre entreprise », explique Zeno de Cock, directeur de la comptabilité chez SoundCloud.
Avec Navan, SoundCloud a harmonisé ses processus régionaux, réduit la charge administrative et réalisé 15 % d’économies sur les hôtels et 18 % sur les vols.
Comment Fever-Tree centralise la gestion des voyages d’affaires et des dépenses avec Navan
- Entreprise : Fever-Tree
- Client Navan depuis : 3 ans
- Nombre de collaborateurs : 1800
- Résultats avec Navan :22% d'économies réalisées sur les hôtels 92% de taux d'adoption de l'application mobile
Présente dans 74 pays, Fever-Tree gérait ses voyages par téléphone via un prestataire britannique, souvent contourné par les salariés. Son expansion internationale accentuait le manque de visibilité de l’équipe Finance. Pour centraliser voyages et notes de frais, l’entreprise a choisi Navan.
Avant Navan
L’équipe Finance manquait de visibilité sur les dépenses de voyage. Les employés réservaient souvent hors plateforme, tandis que la politique restait dans un document statique et que les notes de frais arrivaient parfois plusieurs semaines après les déplacements. Les managers vérifiaient chaque note manuellement. « Contrôler chaque transaction était un vrai jeu de patience », se souvient Ben Lenehan, directeur financier des opérations. Sans données centralisées en temps réel, Fever-Tree ne pouvait ni localiser ses voyageurs — un enjeu de duty of care — ni repérer les dépenses les plus élevées pour ajuster sa politique.
Un processus de notes de frais inefficace
La saisie manuelle de chaque dépense rendait le processus lent et fastidieux. Les notes étaient souvent incomplètes ou en retard, et l’équipe Finance perdait du temps à réclamer reçus et informations manquantes.
« Avant Navan, nos processus de gestion des voyages et des notes de frais étaient réactifs. Nous découvrions les dépenses seulement une fois les achats effectués et il n’y avait pas de règle fixe. Avec Navan, nous contrôlons les dépenses en temps réel et gérons le paiement des voyages de manière proactive. »
Avec Navan
Fever-Tree centralise voyages, paiements et notes de frais sur une seule plateforme. Les cartes virtuelles automatisent les paiements et leur rapprochement, tandis que les données en temps réel aident l’équipe Finance à mieux suivre les dépenses et à ajuster la politique de voyage. Les salariés réservent facilement et bénéficient d’une assistance disponible 24 h/24 et 7 j/7.
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Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement. Il ne reflète pas nécessairement le point de vue de Navan et il ne s’agit en aucun cas de conseils juridiques, fiscaux, financiers, comptables ou de toute autre sorte. Si vous avez besoin de conseils spécifiques pour votre entreprise, veuillez consulter un expert, car les règles et les réglementations changent régulièrement.