Reisemanager:innen im Porträt: Effektive Erfolgsstrategien für zukunftssichere Geschäftsreisen

Wachstum bringt für jedes erfolgreiche Unternehmen nicht nur neue Chancen, sondern auch unvorhergesehene Herausforderungen mit sich. Eine zunehmende internationale Präsenz, steigende Mitarbeiterzahlen und ein wachsendes Geschäftsreisevolumen verändert zwangsläufig auch die Anforderungen an das interne Travel Management. 

Für Geschäftsreiseabeilungen bedeutet dies, frühzeitig zu erkennen, wann und wie das Geschäftsreiseprogramm weiterentwickelt werden muss, um die nächste Entwicklungsstufe des Unternehmens optimal zu unterstützen.

Die Reisemanager:innen von HelloFresh, Asana, ConnectWise und Canva haben diesen Wandel beispielhaft gestaltet. Ihre Erfahrungen zeigen, wie wichtig das richtige Timing, fundierte Entscheidungen und eine vorausschauende Planung für erfolgreiche, zukunftssichere Geschäftsreiseprogramme sind – und liefern wertvolle Anregungen für die gesamte Branche.

Wachstumspotenziale erkennen

Anzeichen für Wandel richtig deuten

Die erfolgreichsten Reiseverantwortlichen zeichnen sich dadurch aus, dass sie frühzeitig erkennen, wann strategische Anpassungen des Geschäftsreiseprogramms erforderlich sind. Dabei agieren sie proaktiv und lassen sich nicht erst von akuten Krisen leiten. Vielmehr liegt ihr Fokus darauf, Trends und Entwicklungen rechtzeitig zu identifizieren, um zukünftigen Anforderungen voraus zu sein und optimale Bedingungen für Geschäftsreisende sicherzustellen. 

Renato Bianucci, Global Mobility & Travel Manager bei HelloFresh, schildert seinen Erkenntnisprozess, wie folgt: „Mit dem rasanten Wachstum des Unternehmens wurde schnell klar, dass unser bisheriger Prozess nicht mehr mithalten konnte. Die Steuerung internationaler Geschäftsreisen für eine wachsende, weltweit verteilte Belegschaft aus Berlin heraus war auf Dauer nicht tragbar. Uns war bewusst, dass wir unser Konzept grundlegend überdenken mussten, um eine langfristige Lösung zu finden.“

Statt lediglich ein ineffizientes Reisesystem zu überarbeiten, erkannte Bianucci frühzeitig, dass das bisherige Modell zwar den aktuellen Anforderungen des Unternehmens entsprach, zukünftig jedoch nicht mehr ausreichen würde. Angesichts der ehrgeizigen Wachstumspläne in 18 internationalen Märkten würde es langfristig an seine Grenzen geraten und den steigenden Anforderungen nicht mehr gerecht werden. 

Vielschichtige Herausforderungen

Mit dem Unternehmenswachstum steigt meist die Komplexität der Abläufe auf mehreren Ebenen gleichzeitig. Diese Erfahrung machte auch ConnectWise nach der Übernahme eines anderen Unternehmens. In kürzester Zeit verdoppelte sich dadurch die Mitarbeiterzahl. Für Mindy Owen, Travel & Expense Managerin bei ConnectWise, bedeutete dies, Prozesse und Systeme rasch so weiterzuentwickeln, dass sie sowohl das gestiegene Buchungsvolumen als auch die neuen, zusätzlichen Anforderungen zuverlässig abbilden konnte. 

Auch bei Canva war dieser Wandel deutlich spürbar. Während das Geschäftsreiseprogramm anfangs auf die interne Zusammenarbeit ausgerichtet war, verschob sich der Fokus mit der Organisation großer, internationaler Events wie „Canva Create 2025“. Hier erweiterte sich der Aufgabenbereich vom rein Organisatorischen hin zur strategischen Unterstützung für umfassende Veranstaltungen.

Globale Expansion effizient managen

Asana stand vor ähnlichen Herausforderungen. Im Zuge der internationalen Expansion setzte das Unternehmen zunächst auf verschiedene Anbieter in unterschiedlichen Regionen – eine nachvollziehbare Strategie in einer Phase schnellen Wachstums. Doch Vern Carandang, Program Manager für Travel & Expense bei Asana, erkannte schließlich das wirkungsvollste Optimierungspotenzial: „Wenn Reise- und Spesenmanagement unter einem einzigen System laufen, wird alles deutlich einfacher als mit der Vielzahl an Anbietern, die wir bislang im Einsatz hatten“, berichtet er.

Strategische Entscheidungsparameter etablieren

Den Status quo mit künftigen Anforderungen abgleichen

Erfolgreiche Reisemanager:innen agieren nicht nur reaktiv, sondern prüfen proaktiv, inwieweit ihr Geschäftseiseprogramm auch zukünftigen Anforderungen gewachsen ist. Dabei stellen sie sich gezielt strategische Fragen wie:

• Können unsere aktuellen Systeme problemlos das doppelte Buchungsvolumen abwickeln, ohne Engpässe zu verursachen?
• Investieren wir zu viel Zeit in administrative Aufgaben und zu wenig in strategische Planung?
• Liefert unser System die nötige Daten-Transparenz, um fundierte Entscheidungen treffen zu können?
• Sind unsere Mitarbeitenden mit dem Reiseerlebnis zufrieden – und wirkt sich das womöglich auf die Einhaltung von Richtlinien aus?

Den geschäftlichen Nutzen klar kommunizieren

Sobald Reisemanager:innen Optimierungspotenziale identifizieren, gilt es, einen schlagkräftigen Business Case für notwendige Investitionen zu entwickeln. Die erfolgreichsten Fach- und Führungskräfte argumentieren dabei nicht allein mit operativer Effizienz, sondern stellen den strategischen Mehrwert für das Unternehmen in den Vordergrund.

Andy O’Mara, Head of Travel & Expense bei Canva, beschreibt sein Vorgehen wie folgt: „Wenn ich kurzfristig einen Bericht an die Geschäftsleitung liefern muss, schaffe ich das meistens innerhalb einer Minute“, erklärt er. „Der Bericht ist übersichtlich strukturiert und leicht verständlich.“ Dies verleiht dem Travel Management einen hohen strategischen Wert und eine besondere Reaktionsstärke – weit über die Funktion eines reinen Kostenfaktors hinaus.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Die Unternehmen in diesen Fallstudien haben ihre Geschäftsreiseprogramme gezielt mit einer vorausschauenden Timing-Strategie während intensiver Wachstumsphasen weiterentwickelt. Dieser Ansatz ermöglichte ihnen:

• Veränderungen umzusetzen, als die Teams bereit und aufnahmefähig waren
• Systemanpassungen nahtlos mit den Expansionsplänen des Unternehmens abzustimmen
• Störungen während geschäftskritischer Phasen zu vermeiden
• Das positive Momentum des Wachstums zu nutzen, um notwendige Ressourcen zu sichern

Den Wandel professionell steuern

Change Management im Travel Management

Die erfolgreiche Weiterentwicklung eines Geschäftsreiseprogramms erfordert ein gut durchdachtes Change Management. Reisemanager:innen müssen die Bedürfnisse verschiedener Stakeholder im Blick behalten: Mitarbeitende, die Geschäftsreisen buchen, Vorgesetzte, die Reisen genehmigen, Finanzteams, die Ausgaben abwickeln, sowie Führungskräfte, die Transparenz und strategische Informationen benötigen.

Canva fokussierte sich beispielsweise während des Transformationsprozesses besonders auf das Nutzererlebnis – mit nachhaltigem Erfolg: Die Richtlinien-Compliance stieg auf beeindruckende 94 %. Anstatt starre Vorgaben festzulegen, wurde die Einhaltung der Richtlinien für die Mitarbeitenden einfach und attraktiv gemacht. Kate Marsden, Head of Global Brand Partnerships bei Canva, fasst dieses Ergebnis treffend zusammen: „Navan fühlt sich einfach so viel leichter an – der Prozess ist durchgängig reibungslos.“

Eine reibungslose Umsetzung sicherstellen

Die erfolgreichsten Reisemanagement-Teams haben ihre Veränderungen strategisch geplant und umgesetzt. Dabei legten sie vor allem Wert auf die folgenden Aspekte:

• Kommunikation: Klare und transparente Informationen darüber, warum Veränderungen stattfinden und welchen Mehrwert sie für die einzelnen Beteiligten bieten.
• Schulung: Umfassende Trainings, die dafür sorgen, dass neue Systeme intuitiv genutzt werden können, statt zusätzliche Hürden aufzubauen.
• Support: Ein leistungsfähiges Support-System, das während der Einführungsphase Fragen und Unsicherheiten zügig klärt.
• Messbarkeit: Klare Kennzahlen zur Erfolgskontrolle, um die Mitarbeiterakzeptanz zu überwachen, den Mehrwert darzustellen und gezielt nachsteuern zu können.

Stakeholder-Engagement stärken

Auch ConnectWise konnte eine beeindruckende Nutzungsquote von 100 % erreichen. Das Unternehmen entschied sich dazu, relevante Stakeholder frühzeitig in die Auswahl einzubinden und die Vorteile klar zu kommunizieren. Für Mindy Owen war dabei auch entscheidend, dass die gewählte Lösung zur Unternehmenskultur passte: „Als Software-Unternehmen war eine technologisch fortschrittliche Lösung für uns ein Muss“, betont sie.

Erfolgsmodelle aus der Praxis

HelloFresh: Vorausschauend planen

HelloFresh wartete nicht, bis bestehende Prozesse das Unternehmenswachstum behinderten, sondern analysierte frühzeitig relevante Trends und richtete ihre Strategie darauf aus. Mit diesem vorausschauenden Ansatz erzielte das Unternehmen beeindruckende Ergebnisse: 33 % Einsparungen bei Hotelbuchungen, 28 % Einsparungen bei Flügen und eine Kundenzufriedenheit von 4,7 von 5.

Asana: Strategische Konsolidierung

Asana reduzierte hingegen die Komplexität im Buchungsprozess durch die Zusammenführung von Reise- und Spesenmanagement in einer Lösung. Das vereinfachte die Abläufe für Mitarbeitende erheblich, während gleichzeitig 13 % Einsparungen bei Hotelbuchungen erzielt werden konnten.

ConnectWise: Perfektes Zusammenspiel mit der Unternehmenskultur

Bei ConnectWise lag der Schlüssel zum Erfolg im kulturellen Fit: Die Wahl einer technologieorientierten SaaS-Lösung passte ideal zur DNA des Softwareunternehmens. So wurde nicht nur eine 100%ige Akzeptanz erreicht, sondern auch eine Nettoersparnis von 9 % bei Reisebuchungen.

Canva: Nutzererlebnis im Mittelpunkt

Canva setzte in seiner Strategie von Beginn an konsequent auf ein reibungsloses und positives Nutzererlebnis. Heute erfolgen dadurch 84 % der Buchungen mobil und selbst große internationale Veranstaltungen lassen sich stressfrei und effizient organisieren.

Wichtige Erkenntnisse für Reisemanager:innen

• Denken Sie vorausschauend: Warten Sie nicht, bis Ihre aktuellen Systeme an ihre Grenzen stoßen. Überprüfen Sie Ihr Geschäftsreiseprogramm regelmäßig im Hinblick auf zukünftige Wachstumspläne und Branchentrends. Die erfolgreichsten Reisemanager:innen erkennen Änderungsbedarf frühzeitig und agieren proaktiv, statt erst im Krisenmodus zu reagieren.
• Bauen Sie strategische Beziehungen auf: Verschaffen Sie sich ein umfassendes Verständnis der Wachstumspläne, Budgetzyklen und strategischen Prioritäten Ihres Unternehmens. Positionieren Sie sich als Fachkraft auf Augenhöhe. Wer die Unternehmenssprache spricht, findet leichter Gehör und Unterstützung für die Weiterentwicklung des Geschäftsreiseprogramms.
• Stellen Sie das Nutzererlebnis in den Mittelpunkt: Die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden hat unmittelbaren Einfluss auf die Nutzungsquote der Geschäftsreiselösung, die Einhaltung von Richtlinien und langfristig auch den Unternehmenserfolg. Systeme, die gerne genutzt werden, führen zu höherer Richtlinienkonformität und effizienteren Prozessen für alle Beteiligten.
• Planen Sie eine erfolgreiche Umsetzung: Auch das beste System entfaltet ohne professionelle Einführung nur wenig Wirkung. Investieren Sie genügend Zeit in Ihr Change Management, die richtige Kommunikation und einen umfassenden Support, damit Ihr neues Geschäftsreiseprogramm sein volles Potenzial entfalten kann.
• Kommunizieren Sie den Mehrwert transparent: Arbeiten Sie mit klaren Kennzahlen, die den unternehmerischen Nutzen Ihres Geschäftsreiseprogramms belegen. Wer schnell aussagekräftige Analysen und Berichte liefern kann, wird als strategischer Kompass im Unternehmen wahrgenommen.

Der Weg nach vorn

Diese Praxisbeispiele zeigen eindrucksvoll, wie sich Geschäftsreiseprogramme vorausschauend und im Einklang mit einem rasanten Unternehmenswachstum weiterentwickeln lassen. Alle dargestellten Reisemanager:innen erkannten wertvolle Chancen, entwickelten überzeugende Business Cases, führten Veränderungen professionell durch und konnten dadurch messbare Erfolge vorweisen.

Dabei traten sie insbesondere als strategische Fachkräfte auf, die in der Lage sind Unternehmensbedarfe frühzeitig antizipieren und gezielt innovative Lösungen voranzutreiben. Auf diese Weise optimierten sie nicht nur die bestehenden Geschäftsreiseprogramme, sondern stärkten auch die Bedeutung und Sichtbarkeit ihrer eigenen Rolle im Unternehmen.

Sollten auch Sie aktuell Ihr eigenes Geschäftreiseprogramm evaluieren, dann bieten diese Erfolgsgeschichten wertvolle Orientierung: 

• Erkennen Sie frühzeitig Wachstumsmuster.
• Entwickeln Sie überzeugende strategische Argumente für die gewünschte Weiterentwicklung.
• Gestalten Sie Veränderungen vorausschauend. 
• Machen Sie erzielte Ergebnisse für die Geschäftsleitung transparent und messbar. 

Der Aufwand lohnt sich, denn Unternehmen, die gezielt in die strategische Weiterentwicklung ihrer Geschäftsreiseprogramme investieren, verschaffen sich wertvolle Wettbewerbsvorteile. 

Als Reisemanager:in können Sie aktiv dazu beitragen, die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden zu steigern, die operative Effizienz zu erhöhen und zentrale Unternehmensstrategien maßgeblich voranzubringen. Sie verfügen über die Kompetenz, Chancen frühzeitig zu identifizieren und gezielt zu nutzen.

Letztendlich erfordert eine erfolgreiche Transformation im Travel Management strategisches Denken, vorausschauende Planung und konsequente Umsetzung. Wer diesen Prozess beherrscht, wird als Treiber des unternehmerischen Erfolgs unverzichtbar.

Legen Sie noch heute den Grundstein für ein zukunftsfähiges Geschäftsreiseprogramm.