Top-Ergebnisse für Asana mit der Komplettlösung von Navan

Region

EMEA: Europa, Naher Osten und Afrika, NORAM: Nordamerika

Hauptsitz

San Francisco, USA

Unternehmensgröße

Großunternehmen (2.500+ Mitarbeitende)

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Geschäftsreisen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Reisezahlungen

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Mit über 1.800 Mitarbeitenden und über einer Millionen Nutzer:innen weltweit unterstützt die börsennotierte Software-Lösung Asana Unternehmen dabei, ihre Arbeit besser zu organisieren und zu überblicken.

Bis vor Kurzem wurden Geschäftsreisen und Ausgaben bei der Projektmanagement-Plattform jedoch nicht an einem Ort verwaltet, was im Zuge der globalen Skalierung zu Problemen führte.

Zwar nutzt Asana Navan bereits seit 2018 für das Reisemanagement und konnte damit handfeste Ergebnisse wie 13 % Ersparnis bei den Hotelkosten erzielen. Doch erst im März 2023 wurde auch die Ausgabenlösung von Navan ausgerollt und damit das ganze Potenzial der End-to-End-Lösung ausgeschöpft.

Vor Navan

Buchungen außerhalb der Plattform und fragmentierte Daten

Bei Asana wurde Navan für die Verwaltung der Geschäftsreisen weltweit genutzt. Ein guter Überblick über Ausgaben und Spesen war aber nicht vorhanden. Der Grund war die Zusammenarbeit mit verschiedenen Anbietern für das Ausgabenmanagement und Firmenkarten in den USA und mehreren Banken weltweit.

„Es gab häufig Probleme mit den Firmenkarten in EMEA und APJ“, sagt Vern Carandang, Program Manager für Travel and Expense bei Asana. Eine große Schwierigkeit war die niedrige Zahlungsakzeptanz. Manche Händler lehnten Transaktionen einfach ab und die Mitarbeitenden waren verständlicherweise frustriert.“

Aber die Verwendung mehrerer Lösungen verursachte auch andere Probleme. Bei der Erstellung von Berichten musste Carandang verschiedenste Währungen manuell in US-Dollar umrechnen, was mehrere Stunden Zeit kostete und anfällig für manuelle Fehler war.

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„Seit wir Navan-Ausgaben nutzen, hören wir immer wieder extrem gutes Feedback von unseren Mitarbeitenden.”

Vern Carandang

Programme Manager for Travel and Expense

„Wir haben 13 Standorte weltweit. Also musste ich die einzelnen Reporte herunterladen, alles umrechnen und in einem Bericht zusammenfassen”, so Carandang. „Mit Navan kann ich alles direkt in US-Dollar konvertieren und die Reportings gefallen mir sehr. Dadurch spare ich so viel Zeit.”

Darum hat sich Asana für Navan entschieden

Die globale Skalierbarkeit war laut Carandang der Hauptgrund, weshalb bei Asana eine neue Lösung für das Ausgaben- und Spesenmanagement gesucht wurde. Nach einem umfangreichen Ausschreibungsverfahren fiel die Wahl auf Navan, um die Vorteile einer All-in-one-Lösung für die Verwaltung von Geschäftsreisen, Kosten und Ausgaben auszuschöpfen.

Der Navan-Effekt

Doppelte Vorteile mit Navan-Ausgaben

Mit der Erweiterung auf Navan-Ausgaben sind die Vorzüge einer End-to-End-Lösung gleich sichtbar geworden.

„Geschäftsreisen und Spesen in einem System zu managen macht alles leichter. Es ist kein Vergleich zu dem Sammelsurium an verschiedenen Expense- und Kartenanbietern, das wir vorher verwalten mussten”, sagt Carandang.

Heute werden 98 % der Transaktionen, die über Ausgabenkarten von Navan getätigt werden, automatisch genehmigt. Die Einführung von Navan-Ausgaben hat außerdem schnellere Rückerstattungen für die Mitarbeitenden weltweit ermöglicht. Zu den Zeiten, als mehrere Lösungen verwendet wurden, mussten Mitarbeitende oft lange warten, bis sie ihr Geld zurückerhielten. Mit Navan erfolgt die Rückerstattung in der Regel innerhalb weniger Tage.

„Navan hat unsere Probleme auf globaler Ebene gelöst“, freut sich Carandang. „Seit wir Navan-Ausgaben nutzen, hören wir immer wieder extrem gutes Feedback von unseren Mitarbeitenden.“

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„Geschäftsreisen und Spesen in einem System zu managen macht alles einfacher. Es ist kein Vergleich zu dem Sammelsurium an verschiedenen Expense- und Kartenanbietern, das wir vorher verwalten mussten.”

Vern Carandang

Programme Manager for Travel and Expense

Weniger Reisekosten durch Navan-Prämien

Aus langjähriger Erfahrung mit der Geschäftsreiselösung von Navan herrschte bei Asana Konsens über die Vorteile von Navan: die Einfachheit in der Bedienung für die Reisenden und Admins sowie die positiven Auswirkungen auf die Unternehmensbilanz sprachen für sich.

„Durch die dynamischen Richtlinien konnten wir hohe Kosteneinsparungen erzielen“, sagt Carandang. Denn mit Navan wurden bei Asana benutzerdefinierte Richtlinienkontrollen erstellt, die sich am Durchschnittspreis für den jeweiligen Reisezeitraum am Zielort orientieren. „Auf der Navan-Plattform erhalten unsere Mitarbeitenden über die dynamischen Richtlinien und Einstellungen optisch einen Hinweis, die Preise im Blick zu behalten.“

Durch das Prämienprogramm von Navan, das Anreize für kostengünstige Hotelbuchungen schafft, konnten bei Asana ebenfalls erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Die neuesten Zahlen zeigen, dass eine durchschnittliche Hotelübernachtung bei Asana 23 % günstiger ist, wenn die Mitarbeitenden mit Navan-Prämien buchen.

Meetings und Events

Über das Feature zur Planung von Meetings und Events von Navan wurden bei Asana bereits wichtige Veranstaltungen wie das jährliche Sales Kickoff (SKO) und der President's Club organisiert. Diese Funktion ermöglicht Unternehmen die Verwaltung von Veranstaltungen an einem zentralen Ort – inklusive automatisierter Genehmigungsprozesse. „Unser internes Event-Team war sehr zufrieden. Die Buchungen waren für die Reisenden sehr einfach, unser Team hat Zeit gespart und sie hatten alles Wichtige stets im Blick“, erklärt Carandang. „Wir sind wirklich begeistert von den Event-Funktionen der Plattform.“

„Navan als All-in-one-Lösung macht alles so viel einfacher und alle sind damit zufrieden“, fasst er zusammen.

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„Navan als All-in-one-Lösung macht alles so viel einfacher und alle sind damit zufrieden.“

Vern Carandang

Programme Manager for Travel and Expense