Global skalierbares Reise- und Ausgabenmanagement für Canva mit Navan

Region

APAC: Asien-Pazifik

Hauptsitz

Sydney

Unternehmensgröße

Großunternehmen (2.500+ Mitarbeitende)

Branche

Technologie

Verwendete Produkte

• Navan-Reisezahlungen
• Navan-Ausgaben
• Navan-Geschäftsreisen

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Das Technologieunternehmen Canva mit Hauptsitz in Sydney gehört zu den am schnellsten wachsenden Tech-Firmen der Welt. Rund 230 Millionen aktive Nutzer:innen verwenden die Plattform monatlich für ihre Designs – jederzeit und überall. 

Mit steigendem Wachstum des Unternehmens und regelmäßigen aufwendigen globalen Events wurde deutlich, dass eine intuitive, skalierbare All-in-one- Lösung für das Reise- und Spesenmanagement unverzichtbar war. 

Nach umfassender Suche fiel die Wahl auf Navan – ein Anbieter, der in der Lage ist, sich an die sich ändernden Anforderungen von Canva anzupassen und den Mitarbeitenden ermöglicht, sich auf Kreativität und Zusammenarbeit zu konzentrieren statt auf zeitaufwendige Reiseverwaltung.

Vor Navan

Vor dem Wechsel zu Navan gab es bei Canva keine klaren Strukturen für das Reisemanagement. Eine Vollzeitkraft aus der Personalabteilung kümmerte sich manuell um alle Buchungen. Dieses Setup war nicht nur zeitintensiv und ineffizient, sondern war mit der wachsenden Mitarbeiterzahl auch kaum mehr umsetzbar. 

Deshalb wollte Canva auf eine leistungsfähige Self-Service-Plattform umsteigen, die für alle Mitarbeitenden einfach zugänglich ist. Außerdem sollten Datentransparenz in Echtzeit, unkomplizierte Buchungsprozesse und aussagekräftige Berichte für einen besseren Überblick sorgen und datenbasierte Entscheidungen ermöglichen.

Darum hat sich Canva für Navan entschieden

Bei der Auswahl der passenden Lösung wurde bei Canva der Fokus auf ein benutzerorientiertes Design, Skalierbarkeit sowie eine nahtlose Reisendenerfahrung gelegt. 

Navan überzeugte sofort mit der intuitiven Benutzeroberfläche und Funktionen, die Reisebuchung, Firmenkartenverwaltung und Spesenabrechnung für alle Beteiligten deutlich vereinfachten. Dies wusste auch Kate Marsden, Head of Global Brand Partnerships and Design School bei Canva, von Anfang an zu schätzen.

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„Mit Navan ist alles viel einfacher. Bei anderen Plattformen musste ich Flüge und Hotels separat buchen. Jetzt habe ich alles in einem Tool.”

Kate Marsden

Head of Global Brand Partnerships and Design School, Canva

Nach vier Jahren erfolgreichen Reisemanagements mit Navan wurde bei Canva beschlossen, auch die Spesenverwaltung über Navan abzuwickeln. Durch die Umstellung auf eine All-in-one-Lösung erhielt das Unternehmen noch mehr Kontrolle, erhöhte die Compliance und Einfachheit im gesamten Travel und Expense Management. 

Gleichzeitig wurde für Geschäftsreisen weltweit BrexPay für Navan eingeführt, um nahtlose Transaktionen in mehreren Währungen – darunter Euro, Britische Pfund, US-Dollar und Australische Dollar – zu ermöglichen.

„Mit Navan können wir intern Programme aufsetzen, ohne aufwendige Prozesse oder Infrastrukturen erstellen zu müssen. Es ist selbsterklärend und super einfach zu bedienen”, freut sich Ruby Batts, Head of Global Spend bei Canva. 

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„Der Mehrwert, den Navan für mich und mein Team bringt, lässt sich kaum in Zahlen fassen. Wir haben so viel Freiheit gewonnen.”

Rudy Batts

Head of Global Spend, Canva

Ergebnisse mit Navan

Seit der Einführung von Navan hat sich die Einhaltung der Reiserichtlinien bei Canva deutlich verbessert – vor allem bei Hotel- und Flugbuchungen. Früher fehlte die Transparenz darüber, wer die Vorgaben einhielt, was ein effektives Monitoring erschwerte. Heute werden 94 % der Reisen regelkonform gebucht. 

„Unsere Reisekostenrichtlinien werden jetzt deutlich mehr eingehalten“, merkt Batt an. „Dank optimierten Hotel- und Flugbuchungen sowie der Möglichkeit, ungenutzte Tickets einzulösen, hilft Navan uns dabei, auf smarte und skalierbare Weise Kosten zu sparen.“

Auch Andy O’Mara, Head of Travel and Expense bei Canva, lobt die positiven Auswirkungen auf die Finanzberichterstattung und Effizienz: „Wenn ich kurzfristig einen Bericht für das Management erstellen muss, geht das meist in weniger als einer Minute. Ich öffne einfach das Dashboard, setze die passenden Filter und kann die Daten teilen. Alles ist übersichtlich formatiert und leicht verständlich.“

Die dynamischen Richtlinienkontrollen, Echtzeit-Reporting und Duty-of-Care-Funktionen von Navan bieten Flexibilität und Kontrolle zugleich. So profitieren alle Mitrbeitenden bei Canva von einer reibungslosen Buchungserfahrung, während die Geschäftsführung jederzeit die Zahlen im Blick hat und Compliance-Vorgaben einhalten kann.

Globales Reisemanagement

Eine der größten Bewährungsproben im Travel Management für Canva war die Canva Create 2025. Bei diesem Flaggschiff-Event des Unternehmens in Los Angeles kamen Tausende von Canva-Nutzer:innen aus aller Welt zu einem Tag voller Kreativität, Design und Innovation zusammen.

Als offizieller Reisepartner für Canva Create wurde Navan für die Reiseplanung für sämtliche Canva-Mitarbeitende, die sogenannten „Canvanauts“, genutzt. Mithilfe von Navan verlief die Reise nach Los Angeles sowohl für die Canvanauts als auch die eingeladenen Speaker:innen reibungslos. Dies zeigt, wie problemlos die Plattform selbst große globale Events abbilden kann.

„Navan war ein Game Changer für uns, weil wir uns ganz darauf verlassen konnten, dass alle unsere Reisenden sicher und pünktlich zur Create kommen“, sagt Jimmy Knowles, Global Head of Experiential bei Canva, der federführend bei der Planung von Create war. 

„In dieser Größenordnung kann die Reiseplanung schnell zum Albtraum werden, aber mit Navan hatten wir einen zuverlässigen Partner, der uns jeglichen Stress abgenommen hat.“

Durch die einfache Koordination und zentralisierte Verwaltung konnte sich das Team von Canva ganz darauf konzentrieren, ein unvergessliches Event auf die Beine zu stellen – ohne von zeitraubenden Reisearrangements ausgebremst zu werden.

Blick in die Zukunft

Da Canva weiterhin wächst und seine globale Präsenz ausbaut, werden skalierbare, intelligente Systeme immer bedeutender. 

Mit Navan als verlässlichem Partner ist Canva in der Lage, den sich wandelnden Anforderungen im Bereich Geschäftsreisen und Ausgaben gerecht zu werden, ohne dabei Abstriche bei Nutzererlebnis oder Effizienz machen zu müssen. 

Durch die Kombination aus intuitivem Design, zuverlässigem Reporting und flexibler Richtlinienverwaltung verfügt Canva weiterhin über die Agilität und Einfachheit, die das Unternehmen auszeichnen.

Navan ist dabei nicht einfach nur ein Tool, sondern bildet einen Grundbaustein, der die Mitarbeitenden und die Mission von Canva dabei unterstützt, kreatives Design weltweit zu fördern. Andy O’Mara ist überzeugt: „Navan ist benutzerfreundlich, spart viel Zeit und bringt das gesamte Reiseprogramm schnell zum Laufen.”

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„Das All-in-one-Tool von Navan ist meine Empfehlung für alle, die das Reise- und Ausgabenmanagement aufbauen oder optimieren.

Andy O'Mara

Head of Travel and Expense, Canva