Vom Operativen zum Strategischen: Wie neue Technologien die Karrieren von Reisemanager:innen verändern

Das Vorurteil hält sich wacker: Viele meinen, dass neue Technologien Jobs im Travel Management bedrohen. Doch die Realität sieht ganz anders aus, wie die Beispiele von Unternehmen wie HelloFresh, Asana, ConnectWise und Canva eindrucksvoll beweisen. Durch innovative Lösungen werden Reisemanager:innen keineswegs überflüssig, sondern wandelt sich vom reinen Organisieren hin zu einer beratenden, strategischen Funktion auf Führungsebene.

Im Folgenden möchten wir anhand authentischer Erfahrungsberichte aus den Reiseabteilungen dieser Unternehmen, wie moderne Technologien den Arbeitsalltag verändern, neue Handlungsspielräume eröffnen und die Position im Unternehmen nachhaltig stärken.

Lassen Sie sich davon überzeugen, dass digitale Tools menschliche Kompetenzen nicht ersetzen, sondern gezielt fördern und ihren Wert im Unternehmen steigern.

Mehr Wertschöpfung: Die neue Rolle von Reisemanager:innen

Von Administration zu Strategie

Für Renato Bianucci, Global Mobility & Travel Manager bei HelloFresh, sind moderne Technologien ein echter Gamechanger: „Ich kann gar nicht zählen, wie viele Stunden ich durch Navan spare“, berichtet er. „Meine gesamte Arbeitsweise hat sich verändert.“ 

Wo früher die Bestätigung einzelner Buchungen seine Abende bestimmte, gestaltet Renato heute maßgeblich die Geschäftsreisemanagement-Strategie von HelloFresh und setzt Impulse für Weiterentwicklungen, die dem gesamten Unternehmen zugutekommen. Dank der Automatisierung von Routinetätigkeiten kann er sich voll auf strategische Aufgaben, die Betreuung von Dienstleistern sowie die kontinuierliche Optimierung des Geschäftsreiseprogramms fokussieren.

Auch Mindy Owen, Travel & Expense Managerin bei ConnectWise, bestätigt diese Entwicklung: „Navan verschafft mir Freiräume, sodass ich mich auf die wirklich wirkungsvollen und strategischen Aspekte meiner Arbeit konzentrieren kann.“ Statt von administrativen Aufgaben vereinnahmt zu werden, widmet sie sich nun verstärkt Initiativen, die nachhaltig zum Geschäftserfolg beitragen.

Gestärkte berufliche Kompetenzen

Andy O'Mara, Head of Travel & Expense bei Canva, demonstriert eindrucksvoll, wie moderne Technologien die eigenen Fähigkeiten von Reisemanager:innen auf ein neues Niveau heben können. Dringende Reports für die Geschäftsleitung erstellt er heute in weniger als einer Minute und präsentiert sich so als agiler Business-Partner, der Führungskräfte mit zügigen und fundierten Einblicken in wichtigen Entscheidungsprozessen unterstützt.

Dabei nimmt ihm die Software nicht einfach die Arbeit ab, sondern verschafft ihm die nötigen „Superkräfte“, um seinen Job außergewöhnlich gut zu machen. Die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit, mit der Andy O'Mara heute entscheidungsrelevante Erkenntnisse liefert, machen ihn für das Management zu einer unverzichtbaren strategischen Ressource.

Fundierte Entscheidungen dank moderner Analysemöglichkeiten

Heute ermöglichen umfassende Analysetools strategisches Denken und Handeln im Travel Management. Michali Henig, Head of Global Travel and Mobility bei HelloFresh, bringt diese Entwicklung bestens auf den Punkt: „Früher kannten wir Reisemuster eher anekdotisch, jetzt nutzen wir fundierte Dateneinblicke, mit denen wir unser Programm gezielt optimieren können.“

Mit dieser neu gewonnenen Datenkompetenz entwickeln sich Reisemanager:innen von reaktiven Problemlösenden zu proaktiven Strategen. Sie erkennen Trends frühzeitig, können zukünftige Bedürfnisse präzise vorhersagen und ihre Optimierungsvorschläge evidenzbasiert statt aus dem Bauch heraus begründen.

Erfolgreiche Stakeholder-Kommunikation im Travel Management

Empowerment statt Kontrolle: Mitarbeitende befähigen

Durch die Automatisierung von Routinetätigkeiten gewinnen Fachkräfte im Travel Management wertvolle Zeit das Wesentliche: Sie können Beziehungen zu Reisenden aktiv pflegen, Geschäftsanforderungen besser verstehen und proaktiv Lösungen entwickeln, noch bevor Herausforderungen entstehen.

Rudy Batts, Head of Global Spend bei Canva, beschreibt seine Erfahrungen wie folgt: „Meine Stakeholder können Programme aufsetzen und steuern, ohne komplexe Prozesse oder Strukturen schaffen zu müssen.“

So wandelt sich die Rolle von Reisemanager:innen grundlegend: Anstatt als Gatekeeper komplizierte Abläufe zu kontrollieren, agieren sie heute als Enabler. Sie entwickeln Self-Service-Lösungen, die Mitarbeitende stärken und gleichzeitig für die notwendige Transparenz und Kontrolle im Unternehmen sorgen.  

Das Reiseerlebnis messbar verbessern

Die in diesen Fallstudien vorgestellten Reiseverantwortlichen erreichten beeindruckende Zufriedenheitswerte, weil sie das Nutzererlebnis gezielt in den Mittelpunkt stellten – und nicht ausschließlich auf Kosteneinsparungen setzten.

Während HelloFresh einen Kundenzufriedenheitswert von 4,7 von 5 verzeichnet, erreicht Canva eine Buchungskonformität von 94  % – und das nicht durch strenge Vorgaben, sondern weil die regelkonforme Buchung zum komfortabelsten Weg gemacht wurde.

Diese Ergebnisse wurden also dadurch erzielt, dass Mitarbeitende alles Notwendige und Wichtige an einem Ort fanden, die gleiche Auswahl und Flexibilität wie bei privaten Buchungen genossen und unnötige Hürden im Prozess konsequent abgebaut wurden. Kurzum: Durch die klare Ausrichtung auf Schnelligkeit, Einfachheit und Transparenz wurde die Einhaltung der Reiserichtlinien zum natürlichen Favoriten der Reisenden.

Kate Marsden von Canva sagt dazu: „Navan fühlt sich einfach so viel leichter an – es läuft völlig reibungslos.“ Wenn Mitarbeitende gerne mit dem Geschäftsreiseprogramm arbeiten, geben sie dieses positive Feedback auch an die Reiseverantwortlichen weiter, die solche Erfahrungen ermöglichen.

Komplexe Geschäftsinitiativen souverän realisieren

Moderne Technologien erlauben es Reisemanager:innen auch komplexe Unternehmensinitiativen zu begleiten, die manuell kaum zu bewältigen wären. Wie leistungsfähig dieses Setup sein kann, zeigte Canva mit der erfolgreichen Ausrichtung seines Vorzeige-Events „Canva Create 2025“.

„Reiselogistik kann bei diesen Dimensionen schnell sehr kompliziert werden – aber mit den richtigen Geschäftsreise-Systemen wissen wir, dass wir alles ohne Stress realisieren können“, so Jimmy Knowles, Global Head of Experiential bei Canva.

Die Reiseleitung dieser Unternehmen wurde durch den gezielten Einsatz moderner Technologien zu anerkannten Wegbereitern, die große Projekte souverän ermöglichen, anstatt als potenzielle Engpässe zu gelten.

Der messbarer Mehrwert für Unternehmen

Erfolgskennzahlen auf einen Blick

Dank moderner Technologien können Reisemanager:innen nicht nur Veränderungen ermöglichen, sondern auch deren messbare Wirkung klar nachweisen.

Kostenoptimierung:

• Asana: 13 % Ersparnis bei Hotelbuchungen, 23 % geringere Übernachtungskosten (im Durchschnitt)
• Canva: 94 % Richtlinienkonformität als Grundlage für systematische Kostensenkungen
• ConnectWise: 9 % Nettoersparnis bei allen Buchungen
• HelloFresh: 33 % Ersparnis bei Hotelbuchungen und 28 % bei Flugbuchungen

Operative Exzellenz:

• Asana: Keine Probleme mehr mit Währungsumrechnungen oder Zahlungsabwicklung
• Canva: 84 % mobile Buchungsquote, Berichte auf Knopfdruck
• ConnectWise: Automatisierter Spesenabgleich, durchschnittlich 18 Tage Vorlaufzeit für Buchungen
• HelloFresh: Echtzeit-Reporting ersetzt aufwändige manuelle Prozesse

Berufliche Anerkennung und Wachstum

Wer konkrete Erfolge wie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und höhere Mitarbeiterzufriedenheit nachweisen kann, wird zum unverzichtbaren Baustein unternehmerischer Erfolgsgeschichten.

Andy O’Mara von Canva empfiehlt: „Wenn Sie eine Travel- und Expense-Plattform aufbauen, nutzen Sie Navan als Komplettlösung. Es ist benutzerfreundlich, spart viel Zeit und bringt Ihr Geschäftsreiseprogramm schnell zum Laufen.“

Moderne Technologien bieten längst mehr als reine Systemfunktionalität; sie eröffnen den Weg zu nachhaltiger Professionalisierung und bilden die Grundlage für den beruflichen Aufstieg im Travel Management.

Reisemanager:innen als Treiber für Nachhaltigkeit und Fortschritt

Strategische Projekte wirkungsvoll unterstützen

Reiseverantwortliche leisten heute unter anderem einen wertvollen Beitrag, indem sie übergeordnete Unternehmensziele wie Nachhaltigkeit gezielt fördern. So unterstützt bei HelloFresh beispielsweise die Funktion zur Anzeige umweltfreundlicher Bahn-Alternativen die Wahl nachhaltiger Reiserouten – ohne das Nutzererlebnis einzuschränken.

„Als ich einen Flug von Berlin nach Amsterdam suchte, wurde ich gefragt, ob ich stattdessen den Zug nehmen möchte“, erzählt Henig. „Das hat mich dazu gebracht, meine Reise bewusster zu planen.“ Dank intelligenter Systemlösungen tragen Reiseabteilungen nicht mehr nur passiv durch reine Richtlinien, sondern aktiv zu den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens bei, indem solche Optionen durch smartes Buchungsdesign sichtbar und attraktiv gemacht werden.  

Die eigene Karriere sicher aufstellen

Durch die konsequente Nutzung moderner Technologien konnten die hier vorgestellten Reisemanager:innen langfristige Karriereperspektiven für sich schaffen. Sie zeigen, dass sich ihr Expertenwissen in Kombination mit leistungsstarken Tools nicht nur bewahren, sondern sogar deutlich ausbauen lässt.

Die Zukunft der Travel-Management-Karriere

Diese Praxisbeispiele zeigen eindrucksvoll: Die Zukunft des Travel Managements gehört denjenigen, die moderne Technologien gezielt für sich nutzen. Wer digitale Tools sinnvoll einzusetzen weiß, erhöht seinen eigenen Mehrwert, da zeitaufwändige Routinetätigkeiten automatisiert werden. Es entsteht mehr Raum für strategisches Arbeiten, 

Beziehungsmanagement und die Weiterentwicklung von Geschäftsreiseprogrammen. Auch Rudy Batts von Canva betont, dass moderne Reisetechnologien Reiseverantwortliche von administrativen Aufgaben entlasten, sodass diese sich ganz auf ihren Beitrag zum strategischen Unternehmenserfolg konzentrieren können.

Moderne Technologien ermöglichten es den hier vorgestellten Reisemanager:innen nicht nur, ihre Geschäftsreiseprogramme zu modernisieren, sondern auch, ihre eigene Rolle im Unternehmen auf ein neues Niveau zu heben – als strategische Partner, Impulsgeber für Wandel und wertvolle Ressourcen für ihr Unternehmen. Sie sind der Beweis, dass menschliche Expertise durch den gezielten Einsatz von Technologie an Bedeutung gewinnt, und zeigen, dass sie auch in Zukunft im Travel Management nicht zu ersetzen sind.

Strategien für die berufliche Weiterentwicklung

Die Reisemanager:innen von HelloFresh, Asana, ConnectWise und Canva zeigen, welche Ansätze Sie übernehmen können, um ihre eigene Karriere in diesem Sinne erfolgreich zu transformieren:

• Nutzen Sie moderne Technologien als Verbündete: Betrachten Sie moderne Travel-Management-Plattformen als Instrumente zur beruflichen Weiterentwicklung: Statt sie als Bedrohung ihrer Rolle wahrzunehmen, stärken sie Ihre Fähigkeiten. Wenn Sie diese Technologie gezielt einsetzen, sichern Sie sich einen echten Wettbewerbsvorteil.
• Fördern Sie Ihr strategisches Denken: Nutzen Sie die durch Automatisierung gewonnene Zeit, um Ihre strategischen Kompetenzen auszubauen. Analysieren Sie Daten, erkennen Sie Trends und geben Sie Empfehlungen, die die übergeordneten Unternehmensziele vorantreiben.
• Bauen Sie Geschäftspartnerschaften auf: Erarbeiten Sie ein Verständnis für Geschäftsziele, Budgetzyklen und strategische Prioritäten – sprechen Sie die Sprache der Unternehmensstrategie.
• Weiten Sie Ihre Change-Management-Kompetenz aus: Reiseverantwortliche geben heute Impulse für Veränderungen und führen ihr Unternehmen sicher durch Veränderungsprozesse. Stärken Sie Ihre Fähigkeiten in Kommunikation, Schulungsformaten und im Umgang mit verschiedenen Interessensgruppen.
• Kommunizieren Sie Ihre Ergebnisse transparent: Lernen Sie relevante Kennzahlen zu identifizieren, zu tracken und zielgruppengerecht zu präsentieren. Sichtbare Erfolge und ein klarer Mehrwert machen Sie für Ihr Unternehmen unverzichtbar.
• Bleiben Sie am Puls der Reisebranche: Die technologischen Entwicklungen im Travel Management schreiten rasant voran. Bleiben Sie über neue Technologien, Best Practices und Branchentrends informiert, um mit Ihrem Unternehmen immer einen Schritt voraus zu sein.

Ihr nächster Karriereschritt im Travel Management

Die Beispiele von HelloFresh, Asana, ConnectWise und Canva zeigen: Der Einsatz moderner Technologien sorgt nicht nur für mehr Arbeitsplatzsicherheit, sondern eröffnet auch echte Chancen für berufliches Wachstum und unternehmerischen Erfolg.

Indem Sie Tools nutzen, die Routinetätigkeiten automatisieren, schaffen Sie Freiräume für strategisches Denken, Beziehungsaufbau und messbaren Mehrwert. Kompetenzen, die nur im Zusammenhang mit Menschen erreicht und umgesetzt werden können.

Klar ist: Moderne Technologien werden das Travel Management in den nächsten Jahren noch grundlegend verändern. Wer diesen Wandel als Gelegenheit zur eigenen Weiterentwicklung begreift und gezielt für bessere Ergebnisse einsetzt sowie aktiv mitgestaltet, wird auch in Zukunft erfolgreich sein. Denn Ihre Expertise in Kombination mit neuen Technologien ist nicht zu ersetzen. 

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