Comment calculer les frais de déplacement professionnel en 2025 ?

Au réel, au forfait, per diem, grand déplacement… Autant de notions que les entreprises doivent maîtriser pour bien gérer les frais de déplacement professionnel de leurs salariés. Derrière ces termes techniques se cachent des enjeux cruciaux : conformité réglementaire, performance budgétaire, et équité entre collaborateurs.

Une chose est sûre : des frais mal encadrés peuvent nuire à la santé financière de l’entreprise et générer de la frustration chez les salariés, avec à la clé des remboursements incohérents, des retards ou encore des incompréhensions.

Et comme chaque année, le cadre social et fiscal évolue. L’Urssaf encadre strictement le remboursement de ces frais — qu’il s’agisse de missions ponctuelles, régulières ou de longue durée, en France comme à l’international.

Alors, comment calculer les frais de déplacement professionnel de manière juste, conforme et performante ? Notre guide complet vous apporte des réponses concrètes, aux côtés des barèmes à jour et des bonnes pratiques pour structurer vos politiques de remboursement efficacement.

Qu’entend-on par « frais de déplacement professionnel » ?

Les frais de déplacement professionnel désignent toutes les dépenses engagées par un salarié lorsqu’il est amené à se déplacer dans le cadre de ses fonctions, en dehors de son lieu de travail habituel.

On distingue plusieurs catégories principales :

• Frais de transport : billets de train, d’avion, taxis, transports en commun, indemnités kilométriques, etc.
• Frais de repas : lorsque le salarié ne peut pas prendre son repas dans les locaux de l’entreprise.
• Frais d’hébergement : nuits d’hôtel ou autres logements temporaires.
• Frais annexes : péages, stationnement, location de véhicule, visa, assurance, etc.

💡 Deux méthodes de remboursement s’offrent aux employeurs : au réel ou au forfait. Chacune présente des avantages et ses conditions selon le contexte.

Comment calculer les frais de déplacement professionnel ?

→ Le remboursement au réel

Cette méthode consiste à rembourser les dépenses effectivement engagées, sur présentation des justificatifs (factures, tickets de caisse, notes d’hôtel, billets de transport, etc.).

L’avantage de cette méthode est sa transparence et sa précision, notamment utile pour des missions spécifiques ou les collaborateurs en mobilité fréquente, comme les consultants ou encore les commerciaux.

→ Le remboursement forfaitaire

L’entreprise peut opter pour des indemnités forfaitaires, à condition de respecter les plafonds d’exonération fixés par l’Urssaf. Cela permet une gestion plus simple des frais, sans nécessairement collecter chaque justificatif.

Les principaux forfaits sont :

• L’indemnité kilométrique de déplacement professionnel
• L'indemnité repas
• L'indemnités hébergement
• L’indemnité grand déplacement
• L'indemnité mobilités durables

L'indemnité kilométrique déplacement professionnel

Un salarié utilisant son véhicule personnel dans le cadre professionnel peut percevoir une indemnité kilométrique. Cette dernière est calculée à partir du barème fiscal officiel – mis à jour ou non – chaque année.

Barème kilométrique 2025 

Lorsque le salarié utilise sa voiture, le montant de remboursement varie selon trois critères :

• La puissance fiscale du véhicule (en nombre de CV)
• Le nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel
• Le type de véhicule (thermique ou électrique)

💡 Les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 %.

📌 Accédez au simulateur officiel des frais kilométriques

Les indemnités repas et hébergement (hors grand déplacement)

Lorsqu’un salarié déjeune hors de son lieu de travail habituel, ou passe la nuit à l’extérieur dans le cadre de son activité, il peut être indemnisé selon des plafonds exonérés. Voici les barèmes officiels de l'Ursaff :

Frais de repas 2025

Frais d’hébergement 2025

Les indemnités de grand déplacement

Le grand déplacement désigne une mission professionnelle qui impose au salarié de s’éloigner de sa résidence habituelle dans des conditions particulières. En 2025, sont concernés les déplacements :

• situés à plus de 50 kilomètres du domicile habituel,
• dont le temps de trajet aller en transports en commun dépasse 90 minutes.

Dans ce cas, l’entreprise peut verser une indemnité forfaitaire, aussi appelée per diem, destinée à couvrir les frais supplémentaires liés à la restauration et à l’hébergement.

📌 Découvrez notre article consacré à la politique d'indemnisation per diem

Les frais de déplacement en Outre-mer

Les déplacements professionnels en Outre-mer — que ce soit dans les DOM (Guadeloupe, Martinique, Réunion, Guyane, Mayotte) ou dans certains COM (Collectivités d’Outre-mer) — sont soumis à un cadre spécifique.

Les indemnités journalières versées aux salariés envoyés en mission suivent les barèmes applicables aux agents civils de l’État, tels que définis par l’arrêté du 3 juillet 2006. Ces montants permettent de compenser les frais engagés lors d’un déplacement prolongé en dehors de la métropole.

Le montant de l’indemnité dépend de deux paramètres essentiels :

• La zone géographique : chaque territoire ultramarin dispose de plafonds spécifiques, reflétant le coût de la vie locale.
• La durée du séjour : comme pour les grands déplacements en métropole, l’indemnisation peut évoluer selon la durée de la mission.

💡 Ces indemnités peuvent se cumuler avec d'autres remboursements (billets d’avion, frais de visa, transports locaux, etc.) selon les politiques de voyage et de dépenses de l’entreprise.

Les frais de déplacement à l’étranger

Lorsqu’un salarié est amené à se déplacer à l’étranger dans le cadre de ses fonctions, l’entreprise peut lui verser des indemnités sont appelées per diem internationaux, exonérées de cotisations sociales lorsqu’elles respectent les plafonds définis par l’État.

En pratique, les barèmes de remboursement appliqués sont ceux prévus pour les agents civils de l’État en mission à l’international, publiés chaque mois par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. Ces barèmes tiennent compte :

• Du coût de la vie dans le pays de destination (hébergement, restauration, frais annexes)
• De la ville précise, car certains barèmes varient d’une capitale à une ville secondaire
• De la durée du séjour, qui peut influencer le niveau d’indemnisation

Ces indemnités sont versées sans obligation de fournir de justificatifs, à condition de rester dans les limites fixées par l’arrêté en vigueur.

📌 Consultez les barèmes des déplacements dans les DOM-COM et à l’étranger

Le forfait mobilités durables et la prime transport

En complément des remboursements classiques de frais de déplacement, les entreprises peuvent encourager les mobilités douces et les trajets domicile-travail écoresponsables grâce à deux dispositifs incitatifs :

Ces deux dispositifs sont cumulables, sous réserve de respecter les plafonds réglementaires. Leur mise en place peut s’effectuer via un accord collectif ou une décision unilatérale de l’employeur, selon les pratiques de l’entreprise.

📌 Découvrez tous nos conseils pour des voyages d’affaires plus écoresponsables

Navan, pour une gestion simplifiée des frais professionnels

Conformité réglementaire, collecte des justificatifs, remboursement rapide… La gestion des déplacements professionnels cumule des étapes complexes et chronophages, souvent propices aux erreurs.

Navan simplifie chaque étape grâce à une plateforme intuitive et automatisée. De la collecte des notes de frais au respect des plafonds fiscaux, tout est pensé pour fluidifier le traitement, renforcer la rigueur et garantir la conformité. Résultat : une gestion plus rapide, plus fiable et plus durable — au service des équipes RH, des travels managers comme des employés en déplacement.

→ Réconciliation automatique des notes de frais

Les justificatifs (billets, reçus, factures) sont collectés et enregistrés automatiquement en un et même endroit. Cela permet aux équipes de récupérer facilement ces documents sans avoir à traiter manuellement les demandes.

→ Conformité sociale et fiscale garantie

Les plafonds d’exonération et les règles en vigueur peuvent être intégrés à la plateforme afin de garantir le respect des normes fiscales et sociales, tout en assurant un remboursement dans les règles pour vos employés.

→ Visibilité en temps réel sur les dépenses

Des tableaux de bord personnalisables offrent un suivi détaillé des dépenses par employé, mission ou département. Les alertes de dépassement permettent une gestion proactive des budgets et garantissent une prise de décision éclairée.

→ Suivi de l’empreinte carbone

Navan met à disposition des analyses carbone détaillées pour chaque déplacement professionnel. Cela permet aux entreprises de suivre l’impact de leurs trajets et selon les modes de transport, de fixer des budgets carbone et d’encourager des choix plus durables grâce à des indicateurs de CO₂ et des suggestions de réservation.

→ Intégration fluide des outils et politiques internes

Navan s’adapte à vos politiques de per diem, règles de dépenses et systèmes ERP. L’intégration se fait en toute simplicité pour une gestion harmonieuse entre vos outils de voyage et de comptabilité.

La gestion des frais de déplacement impose de concilier conformité, rigueur fiscale et engagement environnemental. En combinant les bonnes pratiques (remboursement au réel ou au forfait) avec des outils comme Navan, les entreprises peuvent simplifier leurs processus, maîtriser leurs budgets et réduire leur empreinte carbone. Une approche moderne, efficace et durable, au service d’une politique de mobilité alignée avec les enjeux de notre époque.