Quels sont les atouts de Navan Expense pour la gestion de vos dépenses ?

Une gestion traditionnelle des notes de frais est souvent synonyme de processus chaotiques, où la perte de justificatifs, les retards de remboursement et les interminables approbations sont monnaie courante. Alors que les équipes Finance et Comptabilité perdent un temps considérable à traquer les pièces manquantes, les collaborateurs doivent s’atteler à des saisies manuelles fastidieuses et avancer eux-mêmes les frais de leurs déplacements professionnels.

La plateforme Navan Expense a été spécialement conçue pour éliminer ces problèmes grâce à une approche moderne et intuitive. Dans cette analyse détaillée  basée sur des tests terrain et des retours utilisateurs concrets, nous vous révélons comment la solution fonctionne au quotidien.

Qu’est-ce que Navan Expense ?

La plateforme de gestion des notes de frais Navan Expense est un outil moderne qui s’adapte aux besoins de l’entreprise, quelle que soit sa taille. Elle simplifie le suivi des dépenses, l’approbation des transactions et la clôture comptable en fin de mois. Les entreprises peuvent l’utiliser de manière autonome ou l’intégrer à leur écosystème financier existant pour obtenir une visibilité complète sur les voyages d’affaires et les notes de frais.

Avec Navan, les dépenses sont automatiquement catégorisées, les justificatifs sont intelligemment associés aux transactions correspondantes, et les remboursements sont traités plus rapidement. Les responsables Finance et Comptabilité bénéficient d’une visibilité en temps réel, tandis que les collaborateurs disposent d’un moyen rapide et intuitif pour soumettre leurs frais et suivre leur traitement.

Fonctionnalités et avantages

Navan permet une gestion des notes de frais rapide, précise et fluide pour toutes les parties concernées, des collaborateurs aux équipes Finance. Voici un aperçu détaillé des fonctionnalités essentielles sur lesquelles ils peuvent s’appuyer au quotidien : 

1. Capture intelligente des reçus

Lorsque les collaborateurs utilisent leur carte personnelle pour des achats professionnels, il leur suffit de photographier le justificatif via l’application mobile Navan pour soumettre la dépense à leur entreprise. La plateforme analyse automatiquement les informations des reçus et catégorise les dépenses en conséquence

2. Application des politiques et processus d’approbations

L’entreprise peut paramétrer ses politiques de dépenses directement sur la plateforme Navan. L’intégration des politiques permet aux collaborateurs d’accéder aux politiques à tout moment et de réserver en toute conformité : les transactions sont hors politique sont automatiquement signalées et les approbateurs concernés sont immédiatement notifiés. La traçabilité complète des dépenses permet aux équipes Finance et Comptabilité d’obtenir des données précises et actionnables.

3. Remboursements automatiques

Une fois la dépense approuvée, les remboursements sont réalisés sous quelques heures grâce à la synchronisation de Navan avec les systèmes RH et bancaires de l’entreprise. Les collaborateurs peuvent suivre le statut de leur remboursement en temps réel depuis leur espace personnel.

4. Visibilité en temps réel et analyses avancées

Le tableau de bord Navan offre une vue complète sur les dépenses par collaborateur, département, fournisseur, etc. Les équipes Finance peuvent rapidement identifier les anomalies et analyser les tendances pour optimiser en continu la politique de dépenses de l’entreprise.

5. Intégrations ERP et cartes bancaires

Navan s’intègre nativement aux ERP les plus couramment utilisés (NetSuite, Xero, Sage Intacct) et aux principales cartes d’entreprise (Visa, Mastercard, American Express), automatisant ainsi la réconciliation comptable et la création de rapports.

L’ensemble de ces fonctionnalités permet de réduire efficacement les processus manuels tout en apportant un meilleur contrôle de votre programme de dépenses, indépendamment de la taille de votre entreprise.

Comment Navan améliore l’expérience utilisateur

Une solution de gestion des dépenses doit être simple d’utilisation pour tous. Navan se concentre sur l’efficacité des processus en éliminant les frictions et en facilitant les tâches quotidiennes, aussi bien pour les collaborateurs et les travel managers que pour les équipes Finance.

1. Soumission facile des notes de frais

Il existe quatre manières de soumettre une transaction à leur employeur :

• Capture automatique des informations du justificatif grâce à la reconnaissance OCR du téléphone
• Import depuis leur carte personnelle
• Saisie manuelle des informations
• Envoi par e-mail

Lorsque le compte Navan Expense du collaborateur est connecté à sa carte corporate, les transactions sont automatiquement enregistrées et soumises.

Une note de frais soumise via l’application mobile Navan

2. Approbation centralisée de toutes les transactions

Navan Expense fluidifie les processus de vérification et d’approbation. Grâce à l’intégration des politiques de dépenses, les transactions conformes aux politiques de l’entreprise sont automatiquement approuvées.

En revanche, toute dépense hors politique est instantanément signalée et le responsable concerné automatiquement alerté.

Les responsables et administrateurs examinent, approuvent ou rejettent les transactions via un tableau de bord dédié, accessible aussi bien sur ordinateur que sur mobile.

Les approbateurs peuvent consulter les transactions signalées ainsi que toutes les demandes qui leur sont assignées, selon les circuits d’approbation définis par l’entreprise.

3. Tableau de bord analytique complet

Le tableau de bord de Navan Expense offre aux responsables une vue d’ensemble des dépenses de l’entreprise et un accès direct aux transactions soumises pour approbation par leurs équipes.

Cette interface permet de :

• Filtrer et consulter toutes les transactions
• Analyser les tendances de dépenses 
• Visualiser les voyages récents, passés et à venir
• Gérer l’activité des cartes bancaires
• Accéder et mettre à jour les données utilisateur

Cet espace administrateur est conçu pour simplifier la gestion des dépenses et faciliter une prise de décision éclairée, basée sur les données.

4. Expérience intuitive sur mobile et web

Soumettre une note de frais, revoir les approbations, suivre les tendances de dépenses, etc. : la majorité des actions liées aux dépenses sont disponibles sur les deux supports.

Cette approche multi-support et sans couture simplifie la vie de tous les utilisateurs. Certaines fonctionnalités plus avancées – notamment celles destinées aux équipes Finance et Comptabilité, qui nécessitent une visibilité et un contrôle complets – sont accessibles sur ordinateur uniquement.

Les avis des utilisateurs sur Navan Expense

« L’intégration de Navan avec notre carte d’entreprise virtuelle a  simplifié la vie des collaborateurs de manière concrète : plus besoin d’avancer les frais et ni attendre d’être remboursé ! »

— Responsable administratif, G2

« Après avoir testé de nombreuses solutions, Navan est la plus ergonomique. Elle est rapide, efficace, intuitive. »

— Directeur financier, Trustpilot

« Navan a révolutionné la gestion des notes de frais dans notre entreprise. Interface agréable, utilisation fluide : c’est tout ce dont on avait besoin ! »

— Utilisateur vérifié, Capterra

Pour lire davantage d’avis clients, rendez-vous sur la page dédiée de notre site.

Navan Expense : le verdict

Navan Expense est une solution pensée pour les entreprises qui souhaitent gérer les dépenses de leurs collaborateurs plus rapidement et avec davantage de précision. C’est un précieux outil pour les équipes Finance et Comptabilité qui souhaitent éliminer les processus manuels, booster la conformité à leur politique de dépenses, obtenir une visibilité en temps réel sur les coûts et accélérer leur clôture mensuelle.

Si vous voulez vous débarrasser de systèmes de gestion obsolètes, Navan offre une expérience tout-en-un intuitive et moderne, pensée pour une utilisation nomade et répondant efficacement aux besoins quotidiens de vos équipes.

Vous souhaitez en savoir plus sur ce que Navan peut apporter à votre entreprise ? Demandez une démo avec nos experts !