PME : comment choisir une solution de gestion des notes de frais adaptée ?

Gérer les notes de frais représente une part importante de la gestion administrative des petites et moyennes entreprises (nombre d’employés compris entre 10 et 250 avec un CA inférieur à 50 millions d’euros). Et naturellement, plus leurs opérations se développent, plus le suivi des dépenses se complexifie. C’est pour cette raison qu'elles peuvent se tourner vers une plateforme dédiée à la gestion des notes de frais qui simplifiera leurs processus et leur fera gagner du temps, tout en améliorant la précision de leur données.

Mais face aux nombreuses options disponibles sur le marché, comment choisir celle qui saura répondre aux besoins spécifiques d’une PME et accompagner sa croissance ? On vous dit tout dans cette analyse.

Une petite entreprise a-t-elle vraiment besoin d’une plateforme pour gérer ses notes de frais ?

C’est une question légitime. Il est vrai qu’il est courant dans les petites structures de gérer les notes de frais manuellement et que s’accompagner d’un outil peut paraître superflu. Et pourtant, le fait de s'en passer génère de nombreuses difficultés. Chasse aux justificatifs, longues heures perdues à tenter de faire correspondre les chiffres dans un tableur Excel : l’ensemble de ces processus peut faire perdre un temps précieux et mobiliser des ressources humaines qui seraient mieux utilisées ailleurs.

En s’appuyant sur une solution de gestion des notes de frais adaptée, les petites entreprises peuvent :

• Automatiser l’ensemble de leurs processus et réduire ainsi les erreurs humaines
• Obtenir des données sur leurs dépenses en temps réel afin de mieux prévoir et gérer leurs budgets
• Renforcer la conformité des dépenses à la politique de l’entreprise et ainsi réduire significativement les dépenses hors politique
• Accélérer les remboursements et ainsi améliorer la satisfaction et la productivité des employés

Comment définir les besoins de son entreprise ?

Avant d’explorer les différentes options, il est essentiel de déterminer les processus qui nécessitent une amélioration et l’apport d’une solution de gestion des notes de frais. Toute entreprise, même les plus petites, fait face à ses propres défis. Définir des objectifs clairs vous permettra de choisir l’outil en mesure de vous accompagner pour les atteindre.

Voici quelques besoins à prendre en compte :

• Suivi en temps réel des dépenses des employés
• Renforcement des politiques de dépenses pour prévenir les dépassements et la fraude
• Accélération des remboursements pour maintenir la satisfaction de vos équipes
• Reporting précis et automatisé pour garantir la conformité fiscale
• Workflows fluidifiés permettant aux équipes Finance de gagner du temps
• Solution évolutive qui grandit avec votre entreprise

Cette analyse préalable vous permettra de cibler votre recherche sur les solutions répondant précisément aux besoins de votre entreprise.

Les critères de sélection 

Voici un tour d’horizon des étapes importantes pour choisir une solution de gestion des notes de frais adaptée à votre taille et vos ambitions :

1. Identifiez vos besoins spécifiques

Avant de comparer les différentes solutions, c’est au sein de votre entreprise que cela se passe : 

• Est-ce que vos dépenses sont en majorité liées aux voyages d’affaires ?
• Souhaitez-vous également pouvoir suivre vos événements, tels que des repas clients, ou rester concentré uniquement sur les dépenses opérationnelles ?
• Pour quel type de dépenses avez-vous besoin d’un suivi ? (ex. voyages, fournitures de bureau, etc.)
• Combien d’employés utiliseront la solution ? Quelles équipes ?
• Avez-vous besoin d’une visibilité en temps réel ?

Connaître les réponses à ces questions vous aidera à affiner vos options et à cibler les solutions les plus pertinentes.

2. Testez la simplicité d’utilisation

Une solution trop complexe à utiliser – même la plus performante – perdra tout intérêt puisque les employés ne l’utiliseront pas. Favorisez une solution de gestion des notes de frais intuitive, avec une interface simple que même les personnes qui sont moins à l’aise avec la technologie peuvent maîtriser. Vérifiez bien que l’application mobile permet d’importer les reçus pendant  le déplacement.

Voici les fonctionnalités à surveiller pour garantir l’adoption :

• Scan de reçus : l’employé photographie son justificatif via la plateforme qui l’associe directement à la dépense correspondante.  
• Catégorisation automatique : la réconciliation des notes de frais est intégrée au système.
• Interface intuitive : une bonne ergonomie favorise une expérience utilisateur fluide, sans nécessité de formation approfondie.

Un outil que les employés aiment utiliser est la clé d'un taux d’adoption élevé et de gains mesurables en efficacité.

3. Vérifiez l’intégration avec votre logiciel comptable

Une petite entreprise s’appuie généralement sur une plateforme spécialisée pour rationaliser sa comptabilité. Assurez-vous donc que votre solution de gestion des notes de frais s’y intègre de façon fluide. Une synchronisation transparente met directement à jour les dépenses, réduisant la saisie manuelle et améliorant considérablement la précision de vos rapports.

Par exemple, la solution tout-en-un Navan s’intègre avec des plateformes comptables comme Sage Intacct, NetSuite et Xero. Grâce au processus de catégorisation et de réconciliation automatisé, la clôture des comptes n’a jamais été aussi simple.

4. Passez en revue la tarification et la structure des coûts

Il existe des solutions de gestion des notes de frais dans toutes les gammes de prix, certaines d’entre elles sont même gratuites. Gardez toujours à l’esprit qu’une plateforme gratuite peut s’avérer limitée côté fonctionnalités et appliquer une tarification opaque lorsque vous souhaiterez en ajouter. C’est pourquoi il est important d’évaluer l’ensemble de vos besoins, des coûts et de leur évolution.

Outre l’abonnement à la plateforme, n’oubliez pas de prendre en compte :

• Les frais d’implémentation
• Le coût de la formation (si nécessaire)
• Les tarifs du support client selon les niveaux d’assistance
• Les évolutions de prix en fonction des fonctionnalités

Anticipez les coûts additionnels potentiels liés à la croissance de votre entreprise et identifiez les fonctionnalités auxquelles vous souhaiterez accéder à mesure que les tarifs d’abonnement augmentent.

Les fonctionnalités indispensables

Maintenant que vous avez défini vos besoins, explorons les fonctionnalités essentielles que doit proposer votre future solution.

1. Suivi des dépenses et reporting en temps réel

L’un des avantages les plus significatifs d’une solution de gestion des notes de frais est le suivi des dépenses en temps réel. Cette fonctionnalité offre aux équipes Finance et Comptabilité une visibilité immédiate sur l’utilisation des budgets et les aide à identifier rapidement les tendances ou anomalies.

En quelques clics, vous pouvez générer des rapports personnalisés pour suivre les dépenses par employé, par projet ou par département. Pour les petites structures soucieuses d’optimiser leurs ressources, l’accès instantané à ces données est indispensable pour orienter les décisions

2. Automatisation et rapprochement des notes de frais

S’il fallait ne retenir qu’une fonctionnalité, l’automatisation représente la véritable valeur ajoutée d’une solution de gestion des notes de frais. Voici les points essentiels à prendre en compte :

• Catégorisation automatique des dépenses selon la politique interne
• Reconnaissance et association des justificatifs aux dépenses via OCR
• Signalement automatique des dépenses non conformes (dépassements, fournisseurs non approuvés, etc.)

Cette automatisation allège la charge de travail de vos équipes Finance et assure la précision des données.

3. Conformité et application des politiques

Le respect des politiques internes de dépenses est crucial pour le contrôle financier des petites entreprises. Votre solution doit vous permettre de :

• Fixer des plafonds de dépenses
• Proposer des fournisseurs ou prestataires approuvés
• Signaler automatiquement les dépenses hors politique

Certaines plateformes avancées, comme Navan, vous permettent en plus de définir des workflows d’approbation personnalisés. Ainsi, les dépenses non conformes peuvent être automatiquement soumises à validation managériale, avec la possibilité de les autoriser a posteriori sans bloquer l’activité de l’entreprise.

4. Évolutivité

À mesure que votre entreprise grandit, vos besoins en gestion des notes de frais évoluent. Assurez-vous que la solution choisie puisse accompagner votre croissance prévisionnelle : intégration de nouveaux employés, ouverture de nouvelles filiales, ou encore gestion de volumes de dépenses plus importants.

Choisir une solution évolutive vous évitera les contraintes de mise à niveau ou de changement de plateforme par la suite.

5. Fonctionnalités de développement durable

Avec la croissance de votre entreprise et l’importance croissante des déplacements professionnels, certaines plateformes incluent des outils pour vous aider à voyager et dépenser de manière plus responsable. Ces fonctionnalités peuvent inclure :

• Suivi de votre empreinte carbone liée aux dépenses professionnelles
• Calcul des émissions associées aux déplacements
• Définition et gestion de budgets carbone pour réduire l’impact environnemental

L’intégration de ces outils peut soutenir vos objectifs de durabilité et démontrer votre responsabilité d’entreprise auprès de vos clients et employés.

Comment implémenter une solution de gestion des notes de frais dans votre PME

Une fois votre solution choisie, place à l’implémentation. Les étapes suivantes vous aideront à assurer une transition en douceur, en prenant l’exemple de Navan :

• Configurez votre compte : paramétrez le logiciel avec vos catégories de dépense, politiques et workflows d’approbation.
• Connectez-vous à l’application : pour gérer vos dépenses en déplacement, téléchargez l’application de la plateforme et ayez accès à toutes vos données à portée de main.
• Suivez l’adoption : surveillez l’utilisation du logiciel par vos employés. Si l’adoption est faible, recueillez leurs retours et proposez une formation complémentaire si nécessaire.
• Consultez régulièrement les rapports : utilisez les outils de reporting pour analyser les habitudes de dépenses, identifier les opportunités de réduction des coûts et vérifier la conformité aux politiques.

Optez pour une gestion des notes de frais moderne et optimisée

Une solution de gestion des notes de frais adaptée à votre PME vous aidera non seulement à rationaliser vos dépenses, mais sera également un investissement rentable en termes de temps, de précision financière et de satisfaction des employés.

En évaluant concrètement les besoins de votre entreprise, en privilégiant une solution simple d’utilisation et en étant attentif aux possibilités d'évolution, vous sélectionnerez un réel partenaire de croissance.