Politique de cartes de paiement d'entreprise : mode d’emploi

Introduction

Selon le rapport 2024 de la Global Business Travel Association (GBTA), les dépenses mondiales liées aux déplacements professionnels ont augmenté de plus de 11 % en 2024, après deux années - 2022 et 2023 - déjà significatives en croissance. Effectivement, 64 % des voyageurs d’affaires interrogés au cours de cette étude déclarent dépenser plus qu’en 2023, avec des frais qui s'élèvent en moyenne à 810 euros pour leur dernier déplacement. Et qui dit hausse des montants et multitude de dépenses à gérer dit aussi nécessité d’un encadrement rigoureux.

Dans ce contexte, une politique de carte bancaire professionnelle s’avère essentielle : elle facilite la prise en charge des dépenses quotidiennes (déplacements, hébergement, repas de travail, etc.) tout en protégeant l’entreprise contre les abus, les retards de justification et la fraude.

Avec une politique de carte corporate claire, bien documentée et communiquée à tous les niveaux, les équipes sont responsabilisées, le traitement comptable est fluidifié et chaque paiement reste strictement professionnel. 

Dans ce guide, nous vous expliquons pourquoi il est indispensable de mettre en place une telle politique et partageons nos conseils pour en tirer tous les avantages et retrouver contrôle et visibilité sur vos dépenses professionnelles.

Qu’est-ce qu’une politique de carte de paiement professionnelle ?

Une politique de carte bancaire professionnelle est un document officiel de l’entreprise qui regroupe l’ensemble des règles encadrant l’utilisation des cartes bancaires pros par ses employés. 

Elle vise à définir clairement :

• Les objectifs de la politique : son rôle est de protéger l’entreprise contre les abus, d’assurer une utilisation cohérente des ressources financières et de simplifier la gestion générale des dépenses. Ceci doit être clairement explicité.

• Les bénéficiaires : elle précise qui peut bénéficier d’une carte bancaire professionnelle. Par exemple, les collaborateurs en déplacement régulier, les managers, ou certains responsables de service.

• Les responsabilités de chacun : elle indique quel service (par exemple, la comptabilité, les ressources humaines, la direction financière) est chargé du contrôle et quelles sont les obligations des détenteurs de la carte.

• Les sanctions en cas de non-respect : cette politique inclut également des limites de dépenses, des consignes sur les types d’achats autorisés et les exigences en matière de justificatifs pour chaque paiement.

Les éléments essentiels d’une politique de carte de paiement d'entreprise

Pour mettre en place une politique de carte bancaire professionnelle efficace, nous vous suggérons d’identifier et de développer les aspects suivants :

1. Les critères d’éligibilité 

Définissez les types de postes ou de profils qui peuvent prétendre à une carte bancaire professionnelle. Certains collaborateurs, du fait de leurs responsabilités ou de leurs déplacements fréquents, sont plus susceptibles d’en avoir besoin. De plus, précisez les conditions spécifiques pour l’attribution d’une carte (ancienneté, statut, etc.).

2. Les dépenses autorisées et les plafonds de dépenses 

Déterminez les catégories de dépenses acceptées (billets d’avion, hôtels, frais de repas, abonnements pros, etc.). Précisez également les seuils financiers à ne pas dépasser (quotidiens, hebdomadaires ou mensuels).

3. Les processus d’approbation

Indiquez les modalités du processus d’approbation : qui doit approuver, et dans quels délais ? Pour certaines dépenses, une validation supplémentaire peut être requise.

4. Les exigences en matière de reporting et de notes de frais 

Expliquez précisément comment soumettre les preuves d’achat (factures, reçus) et dans quels délais.

5. Les modalités de traitement des dépenses 

Décrivez clairement comment et quand les dépenses sont vérifiées, validées puis intégrées dans la comptabilité. Indiquez également la manière dont un employé doit procéder en cas de litige ou de problème technique avec la carte.

6. Les conséquences en cas de non-respect 

Spécifiez les mesures disciplinaires en cas de fraude ou d’abus avéré, depuis l’avertissement jusqu’au remboursement des sommes dépensées de manière abusive et le retrait de la carte de paiement d'entreprise. 

Comment mettre en place une politique de carte de paiement professionnelle ?

La simple publication d’un document ne suffit pas à faire appliquer une politique de carte corporate. Voici quelques pratiques pour assurer sa bonne intégration :

1. Organisez des formations et des sessions d’explication

• Présentez la politique aux équipes concernées et assurez-vous que chacun en comprend la logique, les règles et les conséquences.

• Répondez aux questions et clarifiez les points qui pourraient susciter des malentendus.

2. Réalisez des audits et des contrôles réguliers

• Mettez en place un système d’audit (par trimestre, semestre ou selon la fréquence la plus adaptée) pour examiner les relevés de carte, vérifier les justificatifs, et s’assurer que les dépenses correspondent bien à des achats professionnels.

• Identifiez rapidement tout écart ou comportement suspect pour préserver la santé financière de l’entreprise.

3. Favorisez une communication claire et transparente

• Rendez la politique facilement accessible à tous (documentation interne, e-mail de rappel, etc.).

• Établissez les canaux de communication à suivre pour obtenir de l’aide ou déclarer un incident.

• Encouragez le dialogue entre les services financiers, la comptabilité et les collaborateurs détenteurs de cartes.

4. Automatisez la gestion et le suivi des dépenses

• Appuyez-vous sur des outils digitaux B2B de gestion de notes de frais et de rapports pour centraliser la collecte des données, réduire les risques d’erreurs manuelles et accélérer la validation des justificatifs.

• Paramétrez des alertes automatiques avertissant les managers ou le service financier d’un éventuel dépassement de seuil.

5. Créez un climat de responsabilisation

• Sensibilisez chaque employé aux répercussions de la mauvaise utilisation d’une carte corporate, non seulement pour la société mais aussi pour son parcours professionnel.

• Insistez sur la logique de confiance réciproque : l’entreprise fournit un outil pratique, et en échange, l’employé doit s’engager à l’utiliser efficacement.

Les avantages d’une politique de carte corporate

• Contrôle financier renforcé : un cadre clair et des procédures de contrôle définies assurent une meilleure visibilité sur les dépenses et réduisent les dérives.

• Simplification de la gestion des dépenses : centraliser les règlements par cartes bancaires permet aux équipes comptables de regrouper plus facilement les informations, d’optimiser la réconciliation et de limiter les erreurs de saisie.

• Amélioration de la visibilité et de la prévision budgétaire : des rapports précis et réguliers facilitent la planification financière, puisque les responsables peuvent analyser en continu les coûts par département, projet ou employé.

• Réduction des risques de fraude et d’abus : les limites de dépenses, les actions de sensibilisation et les audits réguliers servent de garde-fous pour les utilisateurs de la carte.

• Gain de temps pour les collaborateurs : les détenteurs de cartes bancaires d’entreprise n’ont plus à avancer de frais, ce qui réduit le stress et la charge administrative liée aux demandes de remboursement.

• Renforcement de la confiance employeur-employé : lorsque les règles sont claires et qu’il existe une transparence autour des dépenses, les salariés se sentent soutenus et disposent d’un outil facilitant leur travail.

Les défis courants dans la gestion des cartes corporates 

1. Dépenses non autorisées ou non conformes

Les collaborateurs peuvent, involontairement ou non, utiliser la carte pour des achats personnels ou dépassant les limites. 

La réponse → des audits réguliers, des avertissements et une formation récurrente pour rappeler les bonnes pratiques.

2. Retard dans la soumission des justificatifs

Les retards compliquent le travail de réconciliation comptable, engendrent des décalages et peuvent fausser la visibilité sur la trésorerie.

La réponse → des rappels automatiques, des délais stricts et une plateforme de gestion des voyages d’affaires qui dispose d’un outil de numérisation des reçus aide à limiter ce phénomène.

3. Non-respect de la politique ou manque de responsabilisation

Lorsqu’un employé ignore ou néglige systématiquement les règles, c’est le signe d’un problème de communication et de suivi.

La réponse → une politique bien documentée, disponible à tout moment, et un système de sanctions progressives permettent de faire respecter le cadre défini.

4. Complexité de la gestion manuelle

L’analyse de relevés papier et le recoupement de justificatifs physiques sont une source récurrente d’erreurs et de retards dans le traitement des notes de frais

La réponse → s’équiper avec des solutions digitales tels que des plateformes et des applications de gestion des voyages d’affaires permet d’automatiser de nombreuses tâches, comme la vérification des reçus et l’émission de rapports.

Navan, l’allié de vos dépenses d’entreprise

Navan propose des outils intuitifs et modernes pour fluidifier la gestion de cartes bancaires d’entreprise. S’appuyer sur Navan, c’est avant tout gagner en efficacité grâce à :

• L’automatisation de la saisie des dépenses : les transactions effectuées par carte sont synchronisées en temps réel, ce qui offre une vue immédiate des achats en cours et aide les services financiers à garder le contrôle.

• Des plafonds de dépenses ajustables : en fonction du département et des positions, vous pouvez définir différents plafonds de dépenses. Ces limites vont assurer un meilleur contrôle, tout en offrant de la flexibilité, ce qui est essentiel pour s’adapter aux besoins de chacun.

• La personnalisation des alertes : les managers peuvent recevoir des notifications en cas de dépassement des plafonds ou de dépenses suspectes, ce qui leur permet d’agir en temps voulu.

• Des outils de reporting en temps réel : grâce à des tableaux de bord intuitifs, vous suivez l’évolution des dépenses par employé, par service, ou encore par type de dépenses, et pouvez prendre des décisions basées sur des données fiables.

• Une politique appliquée de manière proactive : en paramétrant directement votre politique dans la plateforme, vous vous assurez que chaque transaction réponde aux critères que vous avez mis en place, réduisant ainsi les risques de dépenses non-conformes. 

FAQ

Qu’est-ce qu’une politique de carte corporate ?

Une politique de carte de paiement d'entreprise est un ensemble de directives qui déterminent les conditions d’utilisation des cartes bancaires professionnelles, ainsi que les processus d’approbation, de contrôle et de sanction qui s’y rattachent. Elle a pour objectif d’assurer que les dépenses effectuées par les collaborateurs restent cohérentes, justifiées et conformes à la stratégie financière de l’organisation.

Pourquoi une politique de carte corporate est-elle importante ?

Elle est cruciale pour garantir une utilisation appropriée des ressources financières de l’entreprise. Sans cadre clair, les risques de dépenses excessives, de retards dans les justificatifs ou même de fraude augmentent. En définissant clairement les règles, l’entreprise gagne en visibilité, en efficacité et renforce la responsabilisation de ses employés.

Comment faire appliquer correctement une politique de carte corporate ?

Il existe plusieurs leviers sur lesquels agir :

• Former les salariés à l’utilisation de la carte et aux enjeux de la politique.

• Réaliser des audits réguliers et mettre en place des alertes pour détecter rapidement les anomalies.

• S’appuyer sur un outil de gestion des dépenses - comme Navan - qui automatise la collecte des justificatifs et l’analyse des relevés.

• Communiquer clairement et rappeler régulièrement les conséquences possibles en cas de non-respect.

Quelles sont les conséquences en cas de non-respect de la politique de carte d’entreprise ?

Cela dépend de la gravité de l’infraction et des règles internes de l’organisation. Les sanctions peuvent aller d’un simple rappel à l’ordre à un avertissement formel, voire un licenciement en cas de fraude avérée. L’employé peut également être tenu de rembourser les sommes engagées abusivement, et se voir retirer l’accès à la carte bancaire professionnelle.

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