5 fonctionnalités qui simplifient vos processus comptables

Pour travailler de manière efficace, les équipes comptables ont besoin d’outils robustes, conçus pour simplifier la gestion des notes de frais, réduire le nombre de tâches manuelles et offrir un contrôle financier en temps réel. 

Navan Expense est l’un d’eux. La solution permet aux équipes Finance et Comptabilité d’automatiser les tâches répétitives, d’accéder à des données exactes et granulaires tout en gagnant un temps précieux, qu’elles peuvent consacrer à des tâches plus stratégiques. 

Les nouvelles fonctionnalités Navan Expense ont été spécialement pensées pour optimiser la gestion des notes de frais et aider les comptables à contrôler les données financières plus efficacement. Elles leur offrent la visibilité et la précision nécessaires à la prise de décisions financières plus intelligentes, qui contribuent vraiment à la croissance de l’entreprise. 

Voici comment la solution Navan Expense permet aux équipes comptables d’avoir un véritable impact sur la croissance de l’entreprise. 

5 façons dont Navan simplifie vos processus comptables

1. Une vérification comptable simplifiée pour plus d’exactitude 

La page de vérification comptable de Navan Expense centralise la vérification des transactions et permet aux équipes comptables de filtrer, mettre à jour et vérifier les notes de frais avant de les exporter ou synchroniser avec leur système ERP. Cet outil améliore l’exactitude des données comptables et réduit le nombre d’erreurs.

Navan y a intégré de nouvelles fonctionnalités utiles pour les comptables : 

• Nouveaux onglets : contrôlez le statut de chaque transaction en signalant le problème associé (par exemple reçu manquant ou catégorisation erronée). Cela permet de les identifier en un coup d’œil et d’éviter les erreurs avant la synchronisation dans l’ERP. 
• Filtres optimisés et recherche dans la page : grâce à de nouveaux filtres et fonctionnalités de recherche, vous pouvez identifier plus rapidement des transactions spécifiques et résoudre les problèmes plus facilement.
• Paramètres de contrôle pour garantir l’intégrité des données : verrouiller des transactions post-synchronisation pour maintenir la cohérence des données et éviter les modifications non autorisées. 

Pourquoi est-ce un vrai plus pour les comptables ? En automatisant les processus de vérification et en réduisant les tâches manuelles, ces fonctionnalités améliorent l’exactitude et offrent une visibilité essentielle pour gérer efficacement les notes de frais. 

2. La gestion en bloc de transactions pour accélérer les processus

Avec Navan, les équipes comptables peuvent gérer de multiples transactions de manière simultanée. Les comptables de petites et grandes entreprises peuvent désormais approuver, rejeter, demander plus d’informations ou mettre à jour les informations de jusqu’à 50 transactions à la fois. Cela leur évite de répéter les mêmes actions pour toute une série de transactions et leur permet de gagner du temps.

Cette fonctionnalité est disponible directement sur le tableau de bord des administrateurs Navan Expense. Elle permet également de modifier l’approbateur, le type de notes de frais et les informations de transaction comme le code GL et le centre de coût. Grâce à cet outil qui rend les processus récurrents plus efficaces et plus adaptés à de grands nombres de transactions, vos comptables peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

Pourquoi est-ce un vrai plus pour les comptables ? Ces actions de gestion en bloc accélèrent le traitement des transactions, réduisent le temps consacré aux approbations routinières et permettent aux comptables de travailler plus efficacement. 

3. Un reporting financier optimisé grâce à des intégrations ERP sans coutures

Des intégrations ERP sans coutures permettent de connecter Navan à des plateformes comme NetSuite et Xero et d’automatiser le flux des données de transactions directement dans le système ERP.

Pourquoi est-ce un vrai plus pour les comptables ? Grâce à ces intégrations directes, plus besoin d’entrer manuellement des données. Celles-ci sont beaucoup plus exactes, et la clôture comptable Les comptables profitent d’une plus grande exactitude et la clôture de fin de mois s’en trouve accélérée. C’est une étape essentielle si vous souhaitez un arsenal technologique performant.

4. Plus de précision avec les champs personnalisés

Les champs personnalisés permettent d’indiquer des données uniques concernant les employés lors de la soumission de transactions, comme le numéro de projet ou l’objectif du voyage. Cette fonctionnalité permet d’obtenir des rapports plus exacts et de mieux allouer les coûts. 

Par exemple, avec des processus d’approbation conditionnels, les équipes comptables peuvent rediriger les demandes d’approbation vers le bon approbateur en fonction de critères spécifiques, afin que les transactions soient validées par la personne la plus compétente sur le sujet. Ces champs clairement attribués permettent aux équipes comptables de personnaliser des champs visibles basés sur des attributs RH ou des réponses précédentes, réduisant ainsi la complexité pour les utilisateurs et minimisant le nombre d’erreurs. 

Pourquoi est-ce un vrai plus pour les comptables ? Grâce aux champs personnalisés, les données sont plus granulaires, pour un reporting plus précis et une allocation des coûts par projets simplifiée. Cette approche structurée de la collecte des données réduit les erreurs et permet aux équipes comptables de profiter d’une plus grande transparence sur les données.

5. Moins de tâches manuelles grâce à l’automatisation 

En utilisant un logiciel de gestion des notes de frais moderne, les équipes comptables peuvent automatiser les processus récurrents comme le suivi des dépenses, l’encodage des transactions et la collecte de documents justificatifs tels que les factures et les reçus. L'automatisation de ces processus réduit les erreurs et fait gagner du temps, ce qui permet aux comptables de se concentrer sur des tâches plus stratégiques. 

Pourquoi est-ce un vrai plus pour les comptables ? Grâce aux automatisations, les équipes comptables n’ont plus besoin d’effectuer de tâches répétitives et manuelles. Avec une visibilité en temps réel sur les dépenses et des processus simplifiés, les comptables peuvent prendre des décisions éclairées en temps voulu. 

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Pour en savoir plus sur les avantages de l’automatisation, téléchargez notre guide Rapprochement bancaire, osez enfin l'automatisation. Vous y découvrirez comment Navan simplifie le processus de réconciliation et comment gagner un temps précieux sur la clôture comptable. 

Conclusion

En rendant les processus plus efficaces et en offrant plus d’exactitude et plus de contrôle, la solution de gestion des notes de frais Navan est un réel avantage pour les équipes comptables. Elle est la preuve que la technologie est un atout considérable pour les entreprises modernes. 

Planifiez une démo dès aujourd’hui pour découvrir comment Navan peut aider votre équipe comptable à profiter de plus d’efficacité et de contrôle dans sa gestion des notes de frais.