10 raisons de connecter vos cartes corporate à un outil de gestion des notes de frais

Introduction

De nos jour, une gestion efficace des dépenses professionnelles est un des piliers de la santé financière d'une entreprise. Elles sont d’ailleurs de plus en plus nombreuses à proposer à leurs salariés une solution de paiement pratique et sécurisée : la carte corporate ou carte d’entreprise. Celle-ci permet aux collaborateurs d’effectuer divers paiements liés à leur activité professionnelle, qu’il s’agisse de frais de déplacement, d’abonnements logiciels ou d’autres types de dépenses. 

Souvent, les entreprises possèdent un outil de gestion de notes de frais indépendant de leur programme de cartes, en partie à cause des relations étroites qu'elles entretiennent avec leurs partenaires bancaires. Cependant, aujourd'hui, ce choix fait passer les entreprises à côté d'avantages considérables en termes de gain de temps, d'efficacité et de productivité, leur permettant entre autres de réduire les problèmes de réconciliation, les erreurs humaines et délais de remboursement.

Les cartes corporate, lorsqu'elles sont intégrées à un outil de gestion des notes de frais, représentent une solution puissante pour optimiser les processus financiers. Dans cet article, nous partageons avec vous 10 bonnes raisons de connecter vos cartes corporate à un outil de gestion des notes de frais.

Pourquoi connecter vos cartes corporate à un outil de gestion des notes de frais ?

1. Simplification des processus comptables

L'un des principaux avantages de l'intégration des cartes corporate à un outil de gestion des notes de frais est la simplification des processus administratifs. Traditionnellement, la gestion des notes de frais est une tâche chronophage, impliquant la collecte, la vérification et l'approbation manuelles des reçus. Grâce à l'automatisation, les transactions effectuées avec les cartes corporate sont automatiquement enregistrées et catégorisées, ce qui réduit considérablement le temps consacré à ses tâches qui offrent peu de valeur ajoutée, et permet aux équipes comptables de se concentrer sur des aspects plus stratégiques.

2. Gain de temps et réduction des tâches administratives

L'automatisation permet de réduire la charge administrative associée à la gestion des notes de frais. Grâce à la connexion des cartes corporate à l'outil de gestion des notes de frais, les équipes comptables sont en mesure de suivre les transactions en temps réel, ce qui facilite le rapprochement bancaire et la génération de rapports financiers détaillés. Pour les employés en charge de ses tâches, cela représente un gain de temps énorme.

3. Amélioration de la traçabilité et du contrôle des dépenses

Les cartes corporate intégrées à un outil de gestion des notes de frais offrent une meilleure traçabilité des dépenses. Ce suivi des dépenses en temps réel permet une analyse plus fine du comportements des employés en terme de dépenses et une meilleure compréhension de l'utilisation des fonds de l'entreprise.

4. Contrôle renforcé

En connectant vos cartes corporate à votre logiciel de gestion des notes de frais, vos politiques de dépense sont directement intégrées aux cartes et s'appliquent à chaque paiement. les fonctions de contrôle intégrées permettent de fixer des plafonds de dépenses et d'imposer des restrictions d'utilisation par catégorie de dépense ou par fournisseur. Cela aide à éviter les dépassements de budget, la fraude et à assurer la conformité avec les politiques internes de l'entreprise.

5. Optimisation de la trésorerie

L'utilisation de cartes corporate connectées à un outil de gestion des notes de frais peut également améliorer la gestion de la trésorerie. Les données collectées permettent d'identifier les tendances de dépenses et les opportunités d'économies, facilitant ainsi la planification budgétaire et la réalisation du prévisionnel. Vous avez accès à des données actionnables grâce auxquelles vous pouvez prendre des décisions éclairées.

6. Débit différé

Certaines cartes offrent l'option de débit différé, ce qui peut améliorer le flux de trésorerie en permettant à l'entreprise de mieux gérer ses liquidités.

7. Réduction des erreurs et des fraudes

L'automatisation des processus de gestion des dépenses réduit le risque d'erreurs humaines et de fraudes. Les transactions sont enregistrées en temps réel, ce qui permet de détecter rapidement toute activité suspecte.

8. Conformité accrue

Les outils de gestion des notes de frais assurent une meilleure conformité aux politiques de l'entreprise, évitant ainsi les amendes coûteuses et les problèmes juridiques.

9. Amélioration de la productivité

En éliminant la nécessité pour les employés d'avancer des fonds et de gérer manuellement les notes de frais, les cartes corporate intégrées à un outil de gestion des notes de frais augmentent la productivité des équipes. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur leurs missions principales sans être distraits par des tâches administratives fastidieuses.

10. Satisfaction des employés

La simplification des processus de gestion des notes de frais participe à réduire le stress et à améliorer la satisfaction des employés, en particulier pour ceux qui voyagent fréquemment pour affaires.

Navan Connect : une solution intégrée pour vos paiements

Navan, la solution tout-en-un de gestion des voyages d'affaires et des notes de frais, a lancé Navan Connect. Grâce à cette technologie brevetée, vous pouvez connecter vos cartes d’entreprise Visa ou Mastercard à la plateforme Navan et profiter de tous les avantages de Navan Expense. Les limites de dépenses définies dans la politique de l’entreprise sont automatiquement appliquées au moment du paiement et chaque note de frais est catégorisée, remboursée et réconciliée.

Les avantages de Navan Connect

• Conservez les avantages dont vous profitez avec vos cartes actuelles

Récompenses, réductions, réseau d’acceptation et relations bancaires… Avec Navan Connect, vous conservez tous les avantages des cartes que vous utilisez.  

• Gardez votre budget sous contrôle

Supprimez les dépenses hors politiques avant même qu’elles ne surviennent grâce à des mécanismes de contrôle intégrés dans chaque carte. Ces garde-fous s’ajustent de manière dynamique en fonction du poste et de la catégorie de dépense.

• Suivez les transactions en temps réel

Obtenez une visibilité totale sur toutes les dépenses. Les transactions en attente et validées s’affichent en temps réel sur les tableaux de bord de Navan, ce qui vous permet identifier des comportements récurrents et des opportunités d’économies.

Conclusion

Connecter vos cartes corporate à un outil de gestion des notes de frais présente de nombreux avantages, allant de la simplification des processus administratifs à l'amélioration de la traçabilité et du contrôle des dépenses. Cette intégration permet non seulement d'optimiser la gestion financière de l'entreprise, mais aussi d'améliorer la productivité et la satisfaction des employés. En adoptant cette solution, vous serez en mesure de réaliser des économies significatives et renforcer votre position concurrentielle sur le marché.

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