Note de frais : définition, remboursement et optimisation

Introduction

Dans le monde professionnel, la note de frais est un document essentiel permettant aux salariés et aux dirigeants d'entreprise de se faire rembourser les dépenses engagées dans le cadre de leur activité professionnelle. Cet article de blog vise à fournir une compréhension approfondie de ce qu'est une note de frais, son fonctionnement, ses implications fiscales et sociales, ainsi qu’à fournir une série de bonnes pratiques pour la gestion des notes de frais en entreprise. 

Définition et processus de gestion des notes de frais

Définition

Une note de frais est un formulaire interne à l'entreprise, par lequel un salarié ou un dirigeant demande le remboursement de frais qu'il a engagés à titre personnel, dans le cadre de son activité professionnelle. Ces frais peuvent inclure des dépenses de déplacement, de repas, d'hébergement, et d'autres frais divers liés à l'exercice de leurs fonctions.

La gestion des notes de frais du paiement jusqu’au remboursement 

Le processus de remboursement commence par la soumission d'une note de frais par le salarié, qui doit inclure des justificatifs tels que des reçus ou des factures. Ces documents servent à vérifier que les dépenses engagées sont bien réelles et à combien elles s'élèvent. Une fois validée par le service comptable, la note de frais est enregistrée, et le remboursement est effectué. Les sommes remboursées sont généralement exonérées de cotisations sociales, ce qui en fait un outil fiscalement avantageux pour les entreprises.

Les différents types de frais professionnels

Les frais professionnels pouvant faire l'objet d'une note de frais varient selon la politique de l'entreprise et la réglementation locale. Ils incluent généralement :

• Frais de déplacement : utilisation de véhicules personnels, transports en commun, vols et billets de train, location de véhicules.
• Frais de séjour : hébergement, repas, et autres dépenses liées à des missions professionnelles.
• Autres types de frais : télécommunications, logiciels, matériel de bureau, etc.

Modes de remboursement des notes de frais

Remboursement au réel

Dans ce cas, l'entreprise rembourse le montant exact des frais dépensés par ses salariés, en s'appuyant sur les justificatifs transmis. Ce mode de remboursement est souvent utilisé pour des frais spécifiques comme les frais de déplacement.

Remboursement forfaitaire

L'entreprise peut également choisir de rembourser les frais professionnels sur une base forfaitaire. Une indemnité forfaitaire est versée aux salariés, en fonction du type de dépense engagé. Si les dépenses réelles dépassent le montant forfaitaire, la différence reste à la charge du salarié.

Implications fiscales et sociales

Les remboursements de frais professionnels ne sont pas considérés comme un revenu et ne sont donc pas soumis à l'impôt sur le revenu. Cependant, si une entreprise rembourse une somme forfaitaire au-delà des plafonds prévus par l'Urssaf, le salarié doit déclarer cet excédent dans sa déclaration annuelle de revenus.

Gestion des notes de frais : comment l’optimiser ? 

L’importance d’une gestion automatisée

La gestion des notes de frais est une tâche chronophage qui peut représenter un coût important pour une entreprise. Il est donc crucial de mettre en place un système de validation et de contrôle efficace pour assurer la maîtrise et la gestion de ces coûts. 

Un outil moderne de gestion de notes de frais permet aux parties prenantes de gagner en visibilité et en contrôle, mais également d'augmenter leur productivité et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. 

En effet, comme le révèle une étude menée par OpinionWay en partenariat avec Navan, la gestion des notes de frais en entreprise est une tâche encore très manuelle, qui repose souvent sur des processus vieillissants. 80 % des assistant(e)s de direction et des office managers se chargent régulièrement des tâches suivantes : 

• Collecte et vérification des notes de frais
• Validation des informations
• Retraitement manuel des notes de frais
• Gestion des désaccords concernant les informations figurant sur la note de frais

… des tâches que 52 % d’entre eux considèrent comme automatisables.

Des outils de gestion tout-en-un et modernes

Pour simplifier la gestion des notes de frais, de nombreuses entreprises se tournent vers des solutions numériques, comme des logiciels ou des applications dédiées. Ces outils permettent de gagner du temps et de faciliter le processus de validation et de contrôle, grâce à l’automatisation et à des intégrations avec les systèmes comptables utilisés couramment par les entreprises.

Une application tout-en-un comme Navan permet d’unifier et d’automatiser la gestion des notes de frais du paiement jusqu’à la réconciliation. Navan automatise la gestion des notes de frais, depuis le paiement jusqu’à la réconciliation, et permet aux assistant(e)s de direction et aux équipes comptables de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, notamment grâce à :

• Un contrôle total sur les dépenses : Navan permet d’intégrer des politiques entièrement personnalisées aux cartes corporate utilisées par les employés pour éliminer les dépenses hors politique avant même qu'elles ne soient validées.
• Une gestion des notes de frais simplifiée : il suffit aux employés de prendre leurs reçus en photo - Navan s'occupe du reste et soumet leurs notes de frais automatiquement et en quelques secondes. Celles-ci sont ensuite immédiatement approuvées ou signalées comme devant être vérifiées, puis réconciliées.
• Des remboursements rapides dans le monde entier : les employés sont remboursés directement sur leur compte bancaire en quelques jours seulement, dans plus de 25 devises et 45 pays.

Pour en savoir plus sur les solutions concrètes que propose Navan, téléchargez notre guide !

Conclusion

La note de frais est un outil indispensable pour le remboursement des dépenses professionnelles. Bien que sa gestion puisse être complexe, l'utilisation de solutions numériques et la mise en place de politiques claires peuvent grandement simplifier le processus. En respectant les règles fiscales et sociales, les entreprises peuvent optimiser la gestion de leurs notes de frais tout en assurant la conformité légale.

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