Accélérer le remboursement des notes de frais : mode d’emploi

Processus fastidieux, délais de traitement à rallonge et avances de frais imprévues… Tout cela fait du remboursement des frais de déplacement un sujet sensible pour de nombreux salariés amenés à voyager régulièrement pour le travail. 

Si les collaborateurs donnent beaucoup d’importance à la culture d’entreprise en général, la façon dont sont gérés les remboursements y contribue largement. Lorsqu’une société oblige ses salariés à avancer eux-mêmes les frais de leurs déplacements professionnels, de leurs déjeuners d’affaires ou parfois même de leur matériel de bureau, elle prend le risque de voir le moral de ses équipes décliner et de freiner leur productivité.

Mais qu’est-ce qui entre dans la catégorie des frais professionnels et quand faut-il rembourser ses salariés ? Comment une entreprise peut-elle s’assurer que ses voyageurs soient remboursés plus rapidement ? Nous vous expliquons tout dans cet article.

Qu’est-ce que les frais de déplacement ? 

Selon les réglementations relatives à l'impôt sur le revenu, les frais de déplacements sont des dépenses engagées dans le cadre d’un déplacement professionnel effectué en dehors du lieu de travail habituel du salarié. Par exemple, les frais générés par les trajets domicile-travail ne sont pas considérés comme tels.

Ces frais comprennent : 

• Les frais d'hébergement
• Les frais de transport (transports en commun, taxi, VTC, etc.)
• Les frais de repas
• Les coûts additionnels comme les frais d’assurance, les coûts liés au transport de bagages, d’internet, de téléphone, de parking, etc. 

Les biens ou services qui ne sont pas exclusivement nécessaires au déplacement professionnel ne sont pas considérés comme des frais de déplacement au sens fiscal du terme. Cela concerne par exemple les vêtements, valises et autres équipements de voyage. 

Lorsqu’un employé utilise son véhicule personnel pour se déplacer sur une mission professionnelle, son employeur est tenu de lui verser des indemnités kilométriques selon un barème kilométrique annuel fixé par l’Administration fiscale.

L’employeur doit-il prendre en charge les frais de déplacement ? 

La prise en charge ou non des frais de déplacement par l’employeur est une question qui relève du droit du travail. L’employeur est tenu de rembourser les frais de déplacement directement liés à une mission ayant obligé le salarié à se rendre ailleurs que sur son lieu de travail habituel. À la fin dudit déplacement, ce dernier doit soumettre une note de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais ? 

Une note de frais prend le plus souvent la forme d’une fiche remplie par le collaborateur concerné et remise à l’employeur ou au service comptable de la société. C’est ce document qui permet au salarié de se faire indemniser les frais professionnels engagés pendant son déplacement ou son voyage d’affaires. 

Il convient d'y joindre des justificatifs authentiques et légaux (en version papier ou numérique) tels que les factures d'hôtel, les billets de train, les reçus de restaurants, etc. Ces justificatifs servent à prouver que la dépense à bien été effectuée et doivent contenir au moins trois des éléments suivants :

• Date
• Point de vente
• Nombre de kilomètres parcourus 
• Motif de la dépense
• Coût total
• Nom du salarié ou de l’entreprise concernée

L’employeur peut rembourser les frais de déplacements soit en temps que frais réels, soit en appliquant un barème en fonction de leur nature. Si les frais ne sont pas pris en charge par l'employeur, les voyageurs peuvent déduire les dépenses pour les frais supplémentaires de repas dans leur déclaration d'impôt sur le revenu en tant que frais professionnels. Les montants forfaitaires correspondants tels que définis par la Direction générale des finances publiques s'appliquent. 

De combien de temps dispose l’employeur pour rembourser les frais de déplacement ? 

En règle générale, si le remboursement des frais de voyage a été accepté, il doit être effectué dans un délai raisonnable. Le Code du travail ne prévoit pas de délai légal pour ces remboursements, mais il est souvent question de 30 jours.

Selon la destination et la durée du voyage, attendre avant d'être remboursé peut représenter une charge financière importante pour les collaborateurs et nuire fortement à leur motivation. Un délai de remboursement long peut sérieusement affecter la motivation des voyageurs à repartir en déplacement, ou les pousser à questionner la solvabilité de l'entreprise et se mettre à la recherche d'un nouvel employeur.

Comment accélérer le remboursement des notes de frais ?

Une solution moderne de gestion des notes de frais vous permet d'améliorer considérablement l'efficacité des processus de remboursement des frais de déplacement. Pour atteindre vos objectifs, vous devez être particulièrement attentif aux critères de cette section lors du choix de votre fournisseur.

1. Remboursements plus rapides

Lorsque les collaborateurs avancent eux-mêmes leurs frais de déplacement, ils doivent souvent patienter des semaines, voire des mois, avant d’être remboursés. Un logiciel de gestion des notes de frais comme Navan, qui peut être directement relié au compte bancaire personnel des voyageurs, permet d’effectuer des remboursements en quelques jours seulement. 

Lorsque les dépenses sont soumises, toutes les informations concernant les transactions sont enregistrées et codées. La vérification de la conformité aux politiques, les processus d'approbation, la réconciliation et le reporting sont ensuite entièrement automatisés. Dès le remboursement approuvé, l'argent est directement versé sur le compte bancaire du salarié.

2. Processus automatisés

L'époque où le service comptable devait comparer une à une toutes les informations d'une note de frais avec des justificatifs au format papier collés au scotch sur des feuilles volantes est révolue.

Aujourd’hui, il existe des logiciels de gestion des dépenses innovants qui automatisent les processus manuels et fastidieux qui faisaient perdre un temps précieux aux services comptables, comme la vérification de la conformité de chaque transaction aux politiques internes, la soumission des notes de frais et la saisie manuelle des justificatifs.

Pour plus d’efficacité, rien ne vaut la centralisation de toutes les données relatives aux voyages d'affaires et aux notes de frais sur une seule plateforme. Cela permet d'améliorer le stockage des données et d'établir des rapports plus précis. Un tel système permet d’approuver automatiquement les dépenses des collaborateurs, de les documenter et d’indiquer si elles sont conformes aux politiques internes. En automatisant ces processus, vous pouvez  considérablement accélérer les remboursements au sein de votre société.

3. Cartes virtuelles et politiques intégrées

Les cartes virtuelles permettent d'optimiser de nombreux processus de gestion des notes de frais, et notamment la gestion des frais de déplacement, qui est souvent la bête noire des voyageurs d’affaires. 

Une solution de bout en bout comme Navan connecte les données de voyages d'affaires et les dépenses qui y sont liées, tout en offrant une solution de paiement adaptée aux besoins des entreprises comme des voyageurs.

Cela présente de nombreux avantages :

• Navan génère une carte de paiement virtuelle pour chaque réservation. Les voyageurs n’ont donc plus besoin d’avancer les frais.
• Les politiques de voyage sont directement intégrées à la plateforme de réservation et automatiquement appliquées à toutes les réservations, ce qui garantit une conformité maximale aux politiques internes et un meilleur contrôle sur le budget.
• Grâce aux données en temps réel, les administrateurs et le service comptable ont accès aux transactions et aux frais générés pour chaque voyage et n'ont plus à s'inquiéter des réservations hors politique. 

4. Cartes corporate intelligentes

En France, peu nombreuses sont les entreprises qui fournissent des cartes de crédit à leurs employés, par peur des dépenses indésirables et de la fraude. Pourtant, couplées à un système de gestion des voyages d’affaires et des notes de frais, les cartes corporate intelligentes ont bien des avantages. Elles augmentent le taux de conformité, limitent la fraude et offrent plus de contrôle et de visibilité - tout le contraire des raisons pour lesquelles elles effraient !

Grâce à la Navan Connect, la technologie innovante de connexion de carte de Navan, les entreprises peuvent désormais connecter leurs cartes de crédit d'entreprise Visa et Mastercard existantes à la plateforme de gestion des notes de frais Navan Expense et notamment profiter des avantages suivants :

• Les salariés ne sont plus obligés d’avancer eux-mêmes les frais. Ils disposent d'un moyen de paiement leur permettant de régler en toute sécurité les dépenses professionnelles telles que les déjeuners d’affaires, le matériel de bureau dont ils ont besoin ou les abonnements logiciels récurrents.
• Les politiques de dépense sont directement intégrées aux cartes corporate. Par exemple, le montant qu’un salarié peut dépasser chaque jour pour ses repas lorsqu’il est en déplacement professionnel. Les voyageurs peuvent consulter les politiques qui les concernent à tout moment dans l'application. Lorsqu’ils utilisent leur carte (qui s’active uniquement selon des critères définis par l’entreprise, par exemple lorsque l’employé voyage), les transactions sont directement comparées aux règles fixées par la politique. Si l'achat est conforme à cette dernière, la transaction est automatiquement autorisée, catégorisée et réconciliée.
• Fournir des cartes corporate aux collaborateurs ne signifie pas qu'ils peuvent effectuer des dépenses illimitées, sans aucun contrôle. Bien au contraire : Navan permet de mettre en place des contrôles proactifs pour éliminer les dépenses hors politique. Les entreprises peuvent les personnaliser en fonction de la destination, du type de commerçant ou du poste du voyageur. Si les dépenses d'un employé ne respectent pas les politiques en vigueur, les administrateurs en sont informés en temps réel et peuvent demander à la personne concernée de rembourser les dépenses non conformes.

La gestion simplifiée des notes de frais avec Navan

C’est un fait : les retards de remboursement génèrent de la frustration chez les employés qui voyagent. De même, la patience du service comptable est souvent mise à rude épreuve lorsqu’il faut vérifier manuellement chaque transaction et faire la chasse aux reçus auprès des salariés. Pour résoudre ces problèmes et améliorer le bien-être et la satisfaction de leurs équipes, les entreprises peuvent certes mettre à leur disposition des cartes de paiement traditionnelles, mais c’est une solution temporaire. Ce dont elles ont vraiment besoin, c’est d’une technologie qui comprennent l’ensemble de leurs besoins, y réponde efficacement, et évolue avec elles. 

La solution de gestion des notes de frais de Navan propose des cartes virtuelles et physiques et rassemble paiements de voyage, notes de frais et réconciliation. 

Grâce à la gestion automatisée des notes de frais et à Navan Connect, la technologie qui permet de connecter des cartes corporates existantes à Navan Expense, les collaborateurs n'ont plus à se demander quand ils seront remboursés, les responsables financiers ont l'esprit tranquille en sachant que seules les transactions conformes aux politiques sont autorisées, et les équipes comptables n'ont plus à se soucier des justificatifs et ni à perdre du temps à cause de processus d'approbation complexes.

Vous souhaitez en savoir plus sur la plateforme Navan et l’avantage d’une gestion unifiée des voyages d'affaires, des notes et des cartes corporate ? Prenez rendez-vous dès maintenant pour une démo produit avec nos experts !