Quels KPI sont essentiels pour optimiser votre gestion T&E ?

Introduction

Les indicateurs clés de performance (KPI) permettent de mesurer l'efficacité des processus mis en place pour atteindre des objectifs donnés. Bien que toutes les entreprises soient, à un moment ou à un autre, concernées par ces métriques, leur pertinence varie en fonction de la taille et de la nature de chaque structure. Dans le domaine de la gestion Travel & Expense (T&E), repérer les indicateurs stratégiques à analyser fait la différence entre une simple collecte de données et leur transformation en opportunités d’optimisation.

Contre toute attente, la première erreur serait de vouloir collecter et analyser un trop grand nombre de métriques, dont toutes ne sont pas pertinentes pour la nature de votre entreprise. Il est donc crucial de se concentrer sur les KPI ayant un impact réel. Mais alors, comment les repérer ? Et surtout, comment les analyser correctement ? C’est le sujet de notre tout dernier guide dans lequel vous découvrirez 6 indicateurs fondamentaux pour une gestion optimale des notes de frais et des voyages d’affaires.

Dans cet article, nous vous aidons à y voir plus clair en ce qui concerne les indicateurs clés de performance et nous dévoilons 3 KPI déterminants pour reprendre le contrôle de votre entreprise.

Les différentes catégories d’indicateurs clés de performance

Tout d’abord, il est important de comprendre les différentes familles de KPI, chacune étant conçue pour répondre à des objectifs spécifiques et s’alignant sur la stratégie globale de votre entreprise.

Les KPI stratégiques

Ces indicateurs à grande échelle offrent une vision globale de la performance de l’entreprise. Ils sont particulièrement utilisés par la direction pour suivre l’atteinte des objectifs globaux, mesurer la santé financière et commerciale, et orienter les décisions à long terme. 

Les KPI opérationnels

Axés sur l’efficience des processus à court terme, ces indicateurs mesurent l’exécution quotidienne ou mensuelle des activités. Ils permettent d’identifier rapidement les dysfonctionnements et d’ajuster les actions en temps réel pour améliorer la productivité. 

Les KPI fonctionnels

Conçus pour analyser la performance dans des domaines spécifiques (finance, informatique, ressources humaines, etc.), ces indicateurs permettent d’évaluer l’efficacité d’un département ou d’une équipe et d’identifier les axes d’amélioration propres à chaque fonction.

Les KPI avancés vs les KPI retardés

Il est essentiel de distinguer ces deux types d’indicateurs. Les KPI avancés (ou indicateurs de prévision) permettent d’anticiper les tendances et d’orienter les stratégies de manière proactive, tandis que les KPI retardés mesurent les résultats déjà obtenus et offrent un bilan précis des performances passées.

3 KPI essentiels pour votre gestion T&E

1. Le taux de conformité

→ Ce KPI mesure le pourcentage de dépenses qui respectent intégralement votre politique voyages et notes de frais. Il reflète l’adhésion des collaborateurs aux règles établies et permet de détecter rapidement les écarts par rapport aux standards fixés.

Pour améliorer ce taux de conformité, il est recommandé de mettre en place des formations régulières afin de familiariser les employés avec les politiques en vigueur. La diffusion de rappels clairs sur les consignes et la configuration d’alertes automatiques dès qu’une réservation sort du cadre prévu contribuent également à renforcer le respect des règles. Par ailleurs, l’instauration d’un système de validation préalable pour les catégories sensibles garantit un contrôle constant et une meilleure application des politiques établies.

2. Les moyens de paiement

→ Ce KPI évalue le pourcentage d'utilisation de moyens de paiement centralisés – par exemple, l’emploi de cartes virtuelles ou physiques dédiées aux dépenses professionnelles – par opposition à l’usage de moyens personnels. Il permet ainsi d’apprécier la transparence financière en temps réel et l’intégration effective des règles de gestion dans l’ensemble des processus de paiement.

Pour optimiser l’utilisation de ces moyens, il convient d’adopter des solutions de paiement modernes spécialement conçues pour les dépenses professionnelles. La configuration de plafonds de dépenses ajustés selon les profils des voyageurs et le contexte des déplacements est essentielle. De plus, l’installation d’alertes pour détecter rapidement toute dépense inhabituelle et la mise en place d’un système de validation préalable pour les montants critiques renforcent efficacement le contrôle financier.

3. L'empreinte carbone

→ Ce KPI mesure les émissions de CO₂ générées par les déplacements professionnels ainsi que leur évolution dans le temps. Il sensibilise aux impacts environnementaux des voyages et met en lumière des opportunités de réduction.

Pour réduire l’empreinte carbone de vos voyages d’affaires, il est conseillé de proposer des outils de calcul précis permettant d’évaluer les émissions liées à chaque déplacement. Encourager l’utilisation de modes de transport à moindre impact, comme privilégier le train plutôt que l’avion pour certains trajets, contribue significativement à cette réduction. La mise en place d’un budget carbone par équipe ou projet, la valorisation des initiatives responsables et l’intégration de critères environnementaux dans la politique de voyage renforcent cette démarche. Enfin, favoriser des alternatives telles que la visioconférence permet de limiter les déplacements lorsque cela est possible.

Découvrez les 6 KPI incontournables pour optimiser votre gestion T&E 

Transformez vos KPI en résultats concrets avec Navan

Navan est une plateforme complète de gestion des notes de frais et des voyages d’affaires, conçue pour analyser efficacement vos KPI et les transformer en améliorations mesurables pour votre entreprise. Avec Navan :

Boostez votre taux de conformité

Votre politique de voyage s'intègre directement sur la plateforme Navan afin qu'elle soit prise en compte lorsque vos collaborateurs effectuent leurs réservations via l'espace dédié, sur ordinateur comme sur mobile. Un système d'alerte en temps réel permet de signaler tout écart avant la confirmation d'une transaction. Son tableau de bord analytique permet a posteriori d’identifier les tendances de non-conformité par département, équipe ou individu, facilitant ainsi une intervention rapide et ciblée pour garantir le respect de vos règles internes.

Offrez du choix en matière de moyens de paiement

La plateforme centralise et contrôle l’ensemble des moyens de paiement via un système de cartes virtuelles dédiées ou physiques. Chaque transaction est automatiquement enregistrée et catégorisée, et peut être limitée selon des paramètres prédéfinis (montant, catégorie, durée de validité). Cette approche limite les avances de frais et réduit les dépenses hors-système.

Agissez concrètement sur les émissions de vos déplacements

Lorsque vous organisez votre voyage d'affaires via Navan, la plateforme vous indique l’empreinte carbone de chaque option de transport proposée. Le tableau de bord permet de suivre l’évolution des émissions, permettant de définir et de suivre des objectifs de réduction par équipe. Cette approche proactive vous aide à mettre en œuvre des mesures concrètes pour limiter l’impact environnemental de vos déplacements professionnels et ainsi, à respecter vos engagements RSE.

Conclusion

Les trois KPI présentés représentent un excellent point de départ pour optimiser la gestion de vos déplacements professionnels. Toutefois, pour une approche réellement complète, il est essentiel de suivre également d'autres indicateurs complémentaires tels que le taux d'adoption de vos outils, l'efficacité des processus de réconciliation et la satisfaction de vos collaborateurs. En identifiant rapidement les dysfonctionnements et en ajustant l’ensemble de vos processus, vous mettez toutes les chances de votre côté pour instaurer une stratégie T&E performante et durable.

Découvrez l'intégralité des 6 KPI dans notre guide