L'IA de Navan au service de la gestion des notes de frais et du pilotage financier

La gestion des frais de déplacements est parfois labyrinthique. Avant d'atterrir dans des tableurs Excel, c'est dans les taxis, pendant des conférences et des dîners avec des clients que ces transactions ont lieu, dans différents fuseaux horaires et de multiples devises. 

Les équipes Finance, elles, doivent composer avec des reçus qui manquent de contexte, des vérifications manuelles et de mauvaises surprises en fin de mois. 

L'IA que Navan a développée pour optimiser les processus financiers est conçue pour prendre en charge le gros du travail. Elle forme une équipe d'agents qui travaillent ensemble efficacement et configurent des politiques intelligentes, automatisent la gestion des notes de frais en temps réel, garantissent la conformité des transactions et leur réconciliation en fin de mois. 

Ainsi, 73 % des notes de frais sont automatiquement approuvées et réconciliées, sans intervention humaine. 

Découvrez notre technologie d'IA spécialement conçue pour les notes de frais et comment elle bénéficie aux équipes Finance. 

L'IA appliquée aux politiques de voyage

Ses missions :

• Paramétrer des politiques de voyage dynamiques basées sur les tarifs du marché en temps réel
• Ajuster les plafonds autorisés de manière automatique pour différents itinéraires et villes
• Afficher les options de voyage conformes à chaque voyageur en fonction de leur profil
• Récompenser les collaborateurs qui choisissent des options de voyage économiques
• Mettre automatiquement à jour les plafonds de dépense en fonction des variations du marché 

La valeur ajoutée pour l'équipe Finance : 

• Plus besoin de vérifier en permanence ce qui est conforme et ce qui ne l'est pas
• Voit les économies augmenter à mesure que les employés font des choix plus économiques
• N'a plus à mettre à jour les politiques manuellement à chaque fois que les conditions du marché changent 
• Voit le taux de conformité augmenter puisque les employés ont accès à leur politique 
• Simplifie l'application des politiques pour tous les employés.

Concrètement, comment ça marche ? 

Lorsqu'un voyageur effectue une recherche sur Navan, l'IA définit automatiquement un plafond spécifique à cette recherche puis met en avant les options conformes à la politique et les Navan Rewards disponibles pour chacune d'entre elles. Si le voyageur choisit un hôtel inférieur à ce plafond, l'IA calcule les économies réalisées et récompense l'utilisateur avec des Rewards en points ou en euros qu'il pourra utiliser pour ses futurs séjours à l'hôtel. Ainsi, l'IA participe à générer des économies pour l'entreprise et à augmenter le taux de conformité. 

L'IA appliquée à la gestion des notes de frais

Ses missions :

• Créer et soumettre les rapports de notes de frais de manière automatique : pas besoin de formulaire, de fichier excel ni de suivi 
• Capturer les données de transaction directement auprès des réseaux de paiement
• Extraire le contexte de chaque note de frais en fonction de la réservation, du calendrier et de l'emplacement
• Générer des descriptions claires pour chaque champ 
• Appliquer les catégories, les étiquettes et les codes correspondants

La valeur ajoutée pour l'équipe Finance : 

• Reçoit des notes de frais complètes sans devoir courir après les employés pour obtenir plus de contexte 
• Plus besoin de jouer les détectives : l'IA récupère automatique les reçus ou associe les photos correspondantes
• Chaque transaction est catégorisée et encodée avec exactitude 
• Pas de temps perdu à déchiffrer des descriptions de notes de frais vagues 
• Se concentre sur l'analyse des données au lieu de perdre du temps sur des tâches manuelles/administratives
• Élimine le retard dans le traitement des notes de frais en fin de mois 

Concrètement, comment ça marche ? 

Lors d'un rendez-vous client, un commercial règle les cafés et les viennoiseries avec sa carte sans contact. À partir des informations du voyage, l'IA sait que l'employé est en visite chez un client, voit la liste des participants au voyage sur le calendrier, identifie le café et crée automatiquement une note de frais avec la description suivante : « Café avec le client Acme Corp chez Le café du XIIème pour examiner la roadmap du premier trimestre ». En arrière-plan, l'application attribue la note de frais au projet et à la politique correspondants. Le voyageur n'a qu'à payer (pas besoin de rapport de notes de frais) et l'équipe Finance obtient des données claires et contextuelles sans avoir à effectuer de suivi. 

L'IA appliquée à la vérification des transactions

Ses missions :

• Analyser la conformité de chaque transaction en temps réel en fonction des politiques de dépenses
• Détecter plus de 20 types d’activités suspectes (des reçus générés par IA aux doublons de facturation)
• Créer des politiques personnalisées et des alertes par mots-clés pour identifier des infractions ciblées
• Ne signaler que les transactions non conformes nécessitant une validation humaine
• Appliquer les politiques de manière homogène à l’ensemble des collaborateurs et des zones géographiques

La valeur ajoutée pour l'équipe Finance : 

• Examine uniquement ce qui compte ; les transactions conformes sont validées automatiquement
• Bénéficie d'un audit complet de toutes les transactions à 100 % sans augmenter les effectifs
• Détecte instantanément les violations de politique et les tentatives de fraude
• S’assure que tous les employés respectent les mêmes règles, quel que soit leur département ou leur emplacement
• Définit des alertes par mots-clés personnalisés 
• L'IA libère l’équipe pour des tâches stratégiques

Concrètement, comment ça marche ? 

Un collaborateur soumet un reçu de restaurant en apparence parfaitement normal : c'est le bon logo, et il y a même des traces de café. Mais l'IA de Navan détecte qu’il a en réalité été généré par une intelligence artificielle et le signale automatiquement pour vérification. Pendant ce temps, des milliers de notes de frais conformes sont validées sans nécessiter d'intervention. Résultat : l'équipe Finance ne se concentre que sur ce qui requiert réellement son attention, et les collaborateurs comprennent que même les tentatives de fraude les plus sophistiquées ne passent plus entre les mailles du filet.

L'IA appliquée à la réconciliation 

Ses missions :

• Rapprocher automatiquement les transactions par carte avec leurs réservations de voyage, reçus et factures correspondants
• Associer chaque transaction aux comptes du grand livre et aux centres de coûts correspondants
• Appliquer le traitement fiscal adéquat à l’ensemble des écritures
• Synchroniser des données propres et structurées directement vers le système ERP
• Conserver une piste d’audit complète pour chaque transaction

La valeur ajoutée pour l'équipe Finance : 

• Clôture les comptes plus rapidement, sans rapprochements manuels ni formules complexes sur tableur
• Ne s'arrache plus les cheveux à essayer de réconcilier de mystérieuses transactions
• Cesse de jouer les détectives en essayant de retrouver des reçus manquants
• Dispose enfin d’une source de vérité unique, au lieu de données éparpillées dans différents systèmes.
• Aborde les audits avec sérénité grâce à des rapports complets et fiables.
• Libère l’équipe des tâches chronophages de rapprochement pour se concentrer sur l’analyse stratégique.

Concrètement, comment ça marche ? 

Un paiement de 247,80 € pour une chambre d'hôtel, effectué avec une carte corporate, apparaît sur Navan. L'IA le rattache au déplacement correspondant, le rapproche de la facture de l’hôtel, vérifie le respect de la politique et l'associe au centre de coûts correspondant, puis l’intègre dans votre circuit de validation comptable. Au moment de la clôture, l’équipe Finance dispose de données propres et cohérentes, prêtes à être comptabilisées.

Notre technologie d'IA transforme des dépenses réelles, souvent désordonnées, en données structurées et fiables sur lesquelles les équipes Finance peuvent s’appuyer pour piloter l’entreprise.

Vous souhaitez la voir à l’œuvre ? Demandez une démo et mettez l'IA de Navan au service de votre équipe finance.