Pourquoi les pros du voyage d’affaires optent pour les outils de réservation en libre-service ?

Une génération de processus de gestion des voyages d'affaires toute entière laisse désormais place à des solutions modernes offrant une plus grande flexibilité et un meilleur contrôle, tant aux employés qu'aux responsables. En étendard de cette transformation, nous retrouvons les outils de réservation en libre-service pour les voyages d'affaires.

Dans ce guide, nous vous expliquons ce que sont les systèmes de réservation en libre-service, pourquoi ils gagnent en popularité et comment votre entreprise peut tirer parti de leur adoption.

Qu’est-ce qu’un outil de réservation en libre-service ?

Un outil de réservation en libre-service est une plateforme numérique où les voyageurs peuvent réserver et gérer leurs voyages d'affaires en toute autonomie, sans avoir à faire appel à un travel manager. Ces systèmes permettent aux utilisateurs de réaliser leurs réservations, réduisent le besoin de supervision constante et boostent la conformité aux politiques de l'entreprise.

Pourquoi les plateformes de réservation en libre-service se démocratisent dans le secteur des voyages d’affaires ?

Alors que les entreprises repensent la manière dont elles gèrent leurs déplacements professionnels, les outils de réservation en libre-service pour les voyages d'affaires se sont rapidement imposés comme la norme, si bien que 78% des voyageurs d'affaires américains déclarent qu'ils préfèrent désormais la réservation en libre-service (GBTA). En réponse à des systèmes vieillissants et des processus d'approbation manuels contraignants, les entreprises optent pour des plateformes permettant aux employés de gérer leurs propres réservations, tout en conservant la visibilité et le contrôle nécessaires.

En adoptant des outils de voyage d'affaires en libre-service, les entreprises font le choix de l’agilité, de la conformité et d’une expérience de voyage fluidifiée.

Les avantages de la réservation en libre-service pour les voyageurs

Les systèmes de voyages d'affaires en libre-service offrent de précieux avantages pour plusieurs équipes au sein de votre entreprise.

Pour les voyageurs d'affaires :

• Réservations plus rapides : les voyageurs peuvent réserver vols, hôtels et transports en quelques clics.
• Plus de flexibilité : les employés peuvent réaliser des réservations durant leur déplacement ou modifier leur voyage à tout moment.
• Indication claire des politiques : la plateforme n'affiche que les options conformes aux politiques ou signale toutes celles qui sortent du cadre établi par l'entreprise.

Pour les équipes Finance et Opérations :

• Contrôle des coûts : les outils de réservation d'entreprise en libre-service donnent accès à des tarifs négociés et à des fournisseurs privilégiés.
• Données en temps réel : visibilité instantanée sur les dépenses par employé, équipe ou département.
• Application automatique des politiques : politiques de voyage appliquées de manière cohérente sans supervision manuelle.

Comment choisir un outil de réservation en libre-service

Les fonctionnalités des outils de réservation en libre-service peuvent varier d'une plateforme à l'autre. Lors de la comparaison des outils de réservation en libre-service, recherchez les fonctionnalités qui offrent l’équilibre entre contrôle et flexibilité adapté à vos besoins.

Voici les éléments à prioriser :

• Interface intuitive et support mobile
• Inventaire complet (aérien, hôtel, train, voiture)
• Politiques personnalisables et flux d'approbation
• Reçus automatisés et synchronisation des notes de frais
• Support 24/7

Réservation en libre-service ou assistant de voyage : lequel choisir ?

Choisir entre l'outil de réservation en libre-service intégré à une solution de gestion de voyages comme Navan et l'assistance d'un agent humain ne devrait pas se faire au détriment de l’autre. En intégrant les deux approches, les entreprises peuvent encourager leurs voyageurs à gérer les réservations simples de manière autonome, avec la tranquillité d'esprit de savoir qu'un support humain est toujours disponible en cas de besoin.

Réservation en libre-service pour les voyages simples

Les outils de réservation en libre-service sont une excellente option pour les itinéraires simples qui n'impliquent pas de vols avec correspondance ou autre exigence particulière. Ces plateformes font économiser un temps précieux et renforcent efficacement la conformité avec les politiques de voyage de l’entreprise, tout en offrant aux voyageurs la liberté de choisir.

Agents de voyage corporate pour les déplacements complexes

Quand le voyage comprend des trajets inhabituels, des vols avec correspondance, ou des réservations de groupe importantes, l'expérience d'un agent chevronné s’avère précieuse. Les agents peuvent gérer les exigences particulières, s'adapter aux changements de dernière minute, et accéder à des ressources et des solutions particulières.

L'approche de Navan associe les deux : la réservation en libre-service pour la majorité des demandes courantes, secondée d’un support 24/7 disponible à tout moment quand les choses se compliquent.

Donnez le pouvoir aux voyageurs grâce aux outils de réservation en libre-service

Les outils de réservation en libre-service façonnent l'avenir des voyages d'affaires en donnant aux employés la liberté de gérer leurs déplacements facilement, tout en assurant que les voyages soient alignés avec les objectifs de l'entreprise. Cet équilibre entre flexibilité et contrôle aide les entreprises à être plus agiles, à rester conformes à leurs règles et surtout, à créer une meilleure expérience pour vos collaborateurs sur la route.